計算機信息化處理技術在辦公自動化中的運用分析

【摘要】? ? 本文將主要介紹辦公自動化中所用到的計算機信息處理技術類型，并提出企業(yè)與行政單位需要在辦公期間合理使用文字軟件處理、圖文制作以及文件檔案保存等計算機信息處理技術，確保日常辦公可以朝科技化、智能化與自動化的方向發(fā)展，通過分析計算機信息化處理技術在辦公自動化中的功能，為企業(yè)與行政單位發(fā)展提供可靠的保障。

【關鍵詞】? ? 計算機信息化處理技術? ? ?辦公自動化? ? 檔案管理? ? 文字軟件? ? 數(shù)據(jù)表格

引言：

隨著計算機信息化技術的迅速發(fā)展，人們日常生活和工作都發(fā)生了巨大的變化，計算機信息處理技術成為了社會生活當中不可缺少的重要工具。同時，面對當前全球經濟化的發(fā)展浪潮，各個行業(yè)領域的企業(yè)客戶都遍布在海內外，擺脫了空間的束縛。在這樣的發(fā)展背景下，要想解決企業(yè)運行模式和工作方式分散問題，就必須要以計算機信息處理技術為基礎，構建科學高效的自動化辦公系統(tǒng)，從而滿足企業(yè)經營發(fā)展的實際需求，提高競爭實力和工作效率。而截至目前，辦公自動化并沒有一個準確的定義，主要就是將計算機網絡和辦公模式結合在一起。只要是在辦公模式中利用了新技術與新設備等科學技術，都可以被稱作為辦公自動化，很多企業(yè)都利用其中的自動化原理，充分發(fā)揮出了辦公自動化高效性能，并促使企業(yè)實現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展。

一、辦公自動化中所應用的計算機信息處理技術

（一）B/S型結構

在當前信息技術快速發(fā)展的時代背景下，辦公自動化系統(tǒng)也應用了新型的B/S型結構。常見的B/S型結構應用起來都十分方便，對計算機設備并沒有十分嚴格的要求，只需要安裝相應的數(shù)據(jù)庫和服務器即可完成辦公操作，并且B/S型結構十分適合企業(yè)辦公人員進行自主操作。但此應用模式對互聯(lián)網環(huán)境要求較為嚴格，一旦網絡出現(xiàn)中斷事故，那么就會對計算機系統(tǒng)的正常運行造成嚴重影響。除此之外，由于該技術屬于一種新型的計算機信息處理技術，所以B/S型結構相關體系具體包括三種：接口、WED服務器以及數(shù)據(jù)服務器。其中，用戶和系統(tǒng)之間可以利用接口建立起相應的聯(lián)系，在使用與B/S型結構相關程序的基礎上，用戶能夠在瀏覽器上進行自主辦公。而在第一層服務發(fā)出之后，WED服務器就可以接收到相應的信息，并在最短的時間將使用過的HTML代碼反饋給用戶。在使用B/S型結構第三層體系之后，用戶可以將所獲取的數(shù)據(jù)存儲到相應的服務器當中，整個體系可以看作是一個數(shù)據(jù)庫，能夠和WED服務器相配合完成工作，主要工作內容就是協(xié)調并處理服務器所接收到的相關指令。

（二）WED2.0技術

在辦公自動化系統(tǒng)當中，計算機信息處理技術是其核心內容，它可以有效提高辦公效率和辦公質量。現(xiàn)如今，辦公自動化系統(tǒng)中的計算機信息處理技術中，WED2.0技術應用十分普遍，它屬于一種先進的新型計算機信息處理技術，能夠為辦公系統(tǒng)帶來一個全新的服務平臺。常見的WED2.0技術都是通過APP形式呈現(xiàn)給用戶的，在辦公自動化系統(tǒng)交流平臺當中，可以完成便捷化與高效化的溝通，每個行業(yè)的工作人員都可以采取WED2.0技術進行交流和溝通。并且，利用WED2.0技術所構建的平臺，還能夠為客戶提供一個互相關聯(lián)的溝通交流平臺，從而能夠提供更高質量的服務。在此技術應用前提下，可以減少距離因素帶來的不利影響，為整體辦公效率提供保障。企業(yè)各個部門和員工都能夠與客戶之間展開高效溝通。

（三）視頻技術

在科學技術快速發(fā)展的背景下，網絡視頻技術也成為辦公自動化系統(tǒng)中的重要組成部分，尤其是在辦公自動化過程中的視頻會議應用，在未來辦公模式中必將成為主流發(fā)展方向。在視頻會議出現(xiàn)之后，可以讓辦公職員與客戶之間隨時隨地進行商討，滿足員工和企業(yè)領導之間的互動交流。此外，無線視頻技術的推廣和應用，也可以幫助道路交通管理部門對道路交通進行實時監(jiān)管，從而全面了解路面上車輛的行駛情況，減少交通事故的發(fā)生。也就是說，將視頻技術應用在辦公自動化系統(tǒng)當中，可以有效避免企業(yè)辦公資源的浪費，提高辦公人員的整體工作效率。

二、計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用功能

（一）優(yōu)化辦公自動化管理機制

從當前企業(yè)與事業(yè)單位實際發(fā)展情況來看，在辦公自動化計算機信息處理技術方面投入的資金支持較少，這主要是因為辦公自動化計算機信息處理技術無法帶來直接的經濟效益。同時，部分單位在計算機硬件和軟件方面技術應用并不成熟，只能完成一些簡單的信息處理工作，無法對其中的重難點問題進行有效解決，進而大大降低了實際工作效率。而計算機操作人員技術應用能力也側面反映出了對計算機信息處理技術的重視程度不夠。此外，在計算機應用軟件選擇方面，由于對實際需求了解不充分并且國內所研發(fā)的軟件價格偏貴，所以大部分企業(yè)與事業(yè)單位管理人員都將重點放在了價格上，忽略了軟件應用的實際功能。對此，相關企業(yè)與部門一定要重視計算機技術的隱性作用，在計算機軟件應用選擇方面從實際角度出發(fā)，挑選出合適的軟件，從而更好地推動辦公自動化的發(fā)展進程。

（二）為辦公自動化提供更加專業(yè)的服務

現(xiàn)如今，從各單位專業(yè)技術人才的職業(yè)素養(yǎng)來看，由于單位類型不同，所以從業(yè)人員在技術應用方面存在很大差異，這種差異并不可調和，只能依靠后天的努力去進行調整。而企業(yè)或事業(yè)單位中的部分計算機專業(yè)人才，都存在應用理論和方法掌握不充分的問題，這也阻礙著辦公自動化的順利發(fā)展。因此，通過科學合理的計算機信息處理技術，能夠有效提高計算機系統(tǒng)運行的安全性。

例如：通過安裝瑞星殺毒軟件、設置防火墻以及漏洞修補等等，都可以保證計算機維持在一個良好的運行狀態(tài)。從專業(yè)角度分析來看，各單位計算機專業(yè)技術人員還要不斷更新知識儲備，有效維護辦公自動化成果，并利用原有的條件來創(chuàng)設一個對企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)展更加有利的辦公自動化環(huán)境。

（三）自動化文件檔案管理

在辦公自動化系統(tǒng)應用過程中，最重要的一項內容就是對各項信息進行整理和收發(fā)。而在計算機信息處理技術的幫助下，這一項辦公活動就會變得更加便捷。從單位辦公管理角度分析來看，利用計算機信息處理技術可以實現(xiàn)網絡文件便捷瀏覽。管理人員結合自身的需求來設計工作流程，針對使用過程中所出現(xiàn)的情況以及后期出現(xiàn)的任何變動及時保存，從而能夠提供更加便捷的服務。并且管理人員在收到信息之后要做好保存歸檔。歸檔之后的文件也可以根據(jù)保密等級，由管理工作人員來設置訪問權限，查詢文檔工作可以不定期進行，以此來保證文件檔案信息不會被盜取利用。

除此之外，文檔的收發(fā)與整理工作也會在計算機技術的參與下實現(xiàn)自動化，這也代表著計算機技術會從以往的紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，后期的檔案管理也可以實現(xiàn)自動化。

（四）自動化工作流程

目前，很多企業(yè)或單位對計算機構建網絡系統(tǒng)并不陌生，在實際工作中也進行了大力推廣和應用，這也滿足了現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的實際需求，同時也為企業(yè)與事業(yè)單位帶來了一定的挑戰(zhàn)。在單位內部建立良好的信息交流平臺成為內部信息交流溝通的重要途徑。通過單位內部的信息化平臺，能夠讓員工及時了解企業(yè)單位的發(fā)展動態(tài)，從而有利于后期的培訓工作，實現(xiàn)企業(yè)內部資源優(yōu)化，在市場環(huán)境中樹立起良好形象。此外，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，不僅可以對整個工作流程進行自動化監(jiān)督，同時還可以協(xié)調各個部門當中的資源，從而使其整體維持在一個穩(wěn)定且健康的運行環(huán)境。

三、計算機信息處理技術在辦公自動化中的具體應用

（一）文字軟件處理

在企業(yè)日常辦公內容中，文字是最為基礎的載體，職工通過文字可以進行信息傳遞，確保企業(yè)可以正常運行。所以，在辦公期間，工作人員必須要對文字處理工作給予高度重視。而文字處理軟件也是計算機信息處理技術應用期間最為關鍵的組成部分，當前我國文字處理軟件有很多種類，具體包括：Xournal++、Speaker、RJTextEd以及Inspire等等。在企業(yè)辦公室辦公環(huán)境中，工作人員一般會面對數(shù)量較多的合同、檔案以及文件，對這些文字資料需要進行一一審批，不僅花費了工作人員大量的時間和精力，同時也降低了員工的整體辦公效率。所以，必須要選擇科學合理的文字處理軟件來進行信息處理，使審批工作可以在最短的時間內完成。比如：Sigil就是一款十分優(yōu)秀的文字編輯器，它可以支持多個層級的分級目錄編輯器，自動結合標題生成相應的目錄，而且還包含著類似于Office word的用戶操作界面，使用起來十分方便。另外，它還可以實現(xiàn)跨平臺操作，WIndows以及Mac都可以將其應用在制作當中。此外，其中還具體包含著元數(shù)據(jù)編輯器，支持TXT和EPUB等多種格式文本的導入，非常適合企業(yè)日常辦公。

（二）圖文制作技術

圖文制作技術指的就是對文字、圖片以及視頻等相關信息進行加工處理的一種計算機技術。在傳統(tǒng)辦公室管理過程中，員工通常都要在圖文制作方面浪費大量的精力，特別是在信息獲取和處理環(huán)節(jié)中，人力操作效率非常低，而且也間接提高了企業(yè)單位的成本支出。所以，企業(yè)工作人員可以合理使用PS、CoreIDRAW等圖文制作軟件。例如：在企業(yè)具體項目中，可以先明確會議主題，隨后利用Xmind思維導圖軟件完成配圖工作，結合會議當中的重點，將會議主題分成不同的步驟，之后再利用HyperSnap等相關軟件完成配圖，配圖要與會議重點內容相匹配。這樣一來，不僅保證了文字與圖片搭配的合理性，同時也可以針對不合理的地方進行局部修改，從而保證檔案可以精準無誤，為企業(yè)后續(xù)開展相關工作提供有價值的參考依據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)表格處理技術

該技術在辦公室日常辦公中十分常見，其技術本身具有簡便且快捷的特點，工作人員可以利用數(shù)據(jù)表格處理技術，大幅度提高工作效率。比如行政事業(yè)單位每天都會生成大量的數(shù)據(jù)，不管是經濟收入、財政支出還是工資發(fā)放，都需要針對這些數(shù)據(jù)作出相應的表格。在以往的行政單位部門管理過程中，數(shù)據(jù)管理工作通常都會由人為操作來完成制作和處理，這樣的方式不僅處理速度較慢，同時也很容易出現(xiàn)計算錯誤等問題，很難保證工作質量。而如果利用數(shù)據(jù)表格處理技術，就可以使這些數(shù)據(jù)在計算機后臺完成分析和處理，并最終整理到位，工作人員在需要的時候可以一鍵導出表格，這樣的方法真正實現(xiàn)了辦公自動化，數(shù)據(jù)的使用效率也得到了明顯提升。另外，經過此技術處理之后的表格，也有效降低了表格處理工作的難度，十分便于工作人員掌握，提高了行政單位的整體運行效率。

（四）5G網絡辦公技術

在當前5G網絡技術全面推廣的發(fā)展背景下，無線網絡技術的先進水平也在不斷提高。無線網絡技術已經融入日常生活中的方方面面，無線網絡能夠允許用戶建立起遠距離無線連接的數(shù)據(jù)網絡傳輸渠道，其中具體包含無線連接改進紅外技術與射頻技術，與有線網絡相關應用。這兩者最大的區(qū)別就是網絡傳播媒介有所不同，5G技術可以利用無線電技術取代傳統(tǒng)的網線，可以和網絡之間相互備份。另外，辦公自動化系統(tǒng)對網絡也提出了十分嚴格的要求，5G技術的誕生也充分滿足了日常工作需求。隨著我國5G基建建設的深入發(fā)展，通過無線網絡技術能夠明顯提高辦公通信效率，形成萬物互聯(lián)的發(fā)展局勢。例如：當旅游局的工作人員需要進行外地出差時，可以利用行政單位微信來進行OA流程審批，再通過微盤、移動辦公專家以及手機WPS等辦公軟件完成辦公，從而打破了時間和地點的限制，讓整體辦公過程變得更加高效，為行政單位的良好發(fā)展奠定了基礎，辦公人員也不再局限在狹小的空間當中，可以隨時隨地展開工作。

（五）文件保管與檔案存儲

通常情況下，企業(yè)重要文件和員工資料都需要進行嚴密保管。很多小型企業(yè)和事業(yè)單位由于人員較少，所以檔案存儲與管理都十分方便。然而，一些大型行政代為的文件與檔案資料非常多，每天都會出現(xiàn)大量需要保存的文件，如果香菇那工作人員無法科學利用計算機技術來落實文件管理，那么就會影響企業(yè)單位的整體工作效率。傳統(tǒng)檔案與文件保存方法幾乎都是實體保存，一同堆放到檔案室當中，等到需要查閱的時候十分麻煩，甚至還會出現(xiàn)文件丟失和查找困難等問題。所以，通過制作電子檔案目錄，可以讓工作人員在查找文件資料時能夠快速找出相應的文件。例如：可以選擇云服務技術，將海量的檔案信息保存在云端，從而在需要調用的時候直接從云端提取相應的文件。此外，企業(yè)與事業(yè)單位還可以找專業(yè)人員制作檔案管理系統(tǒng)，如九州檔案管理軟件、紫光管理系統(tǒng)等等，都可以實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化系統(tǒng)組成如圖1所示。

四、結束語

總之，我國網絡技術發(fā)展正處于高速發(fā)展狀態(tài)，在日后的企業(yè)與事業(yè)單位辦公環(huán)境中，計算機信息處理技術的應用水平還會不斷提高，在提高辦公效率的基礎上，還能夠跨空間完成信息化溝通交流，這就意味著辦公自動化也成為了信息時代發(fā)展的主流方向。而雖然目前辦公軟件帶來了十分便利的條件，但是針對不同行業(yè)和不同領域，對辦公軟件所提出的要求也明顯不同。伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，未來辦公自動化系統(tǒng)在計算機信息處理技術不斷升級優(yōu)化的前提下，還會變得越來越先進，從而進一步提高工作效率。

參? 考? 文? 獻

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周洪（1973-），男，漢族，山東臨沂，本科，技師，研究方向：信息技術與管理專業(yè)。