機關事業單位檔案安全保障研究

周利

摘 要：機關事業單位當中的檔案管理牽扯到的人員、行業眾多，是一項十分重要的信息資源，因此，保證機關事業單位檔案的安全是十分重要的。但各種因素影響之下，檔案管理和安全保障機制面臨著不小的挑戰，如何在國家電子政務快速發展的當下，提高機關事業單位檔案的安全、建立相應的保障體系是有關部門和管理人員要解決的問題。

關鍵詞：檔案管理;機關事業單位;管理方案;

機關事業單位的檔案安全管理主要涉及了對檔案安全基礎設施、檔案安全組織架構、檔案安全保障流程以及檔案安全保障規則等方面的管理和控制，可以看到，機關事業單位的檔案安全管理工作比較復雜，可能存在的安全風險因素較多，要想規避信息泄露問題，保障檔案安全，提高安全管理的效果和質量需要進行深化改革[1]。

一、加強機關事業單位檔案安全保障的原因

為什么有關單位和相應的管理人員要對機關事業單位的檔案安全如此重視并且推動安全保障機制的建立與改革呢？

首先，加強檔案安全保障有助于提升機關事業單位的檔案管理水平。保障檔案信息的安全是管理檔案的一大方面，檔案的管理和維護必須要在保障檔案信息安全的基礎之上進行，如果檔案信息泄露，那么檔案的管理也就會隨之停擺，造成一系列的問題。只有在檔案安全的情況下，讓檔案管理的工作人員針對人力、財力、物力、技術等多方面進行綜合協調，才能全方位提升檔案管理的水平。

其次，加強機關事業單位檔案安全保障也有助于應對發生的各種自然非自然的重大事件。比如說，面對自然災害問題，像洪災、地震等人力不可控制的自然災害，往往會對檔案的安全產生不小的威脅，只有強化對檔案的安全保障，才更有可能在強大的自然災害面前留存下相應的檔案信息。比如說，面對人為的破壞，一些不法分子違規盜取檔案信息，造成不良的影響。只有做好檔案安全保障，才能有效避免人為災禍，避免信息泄露，避免由于檔案信息泄露產生更加惡劣的影響。

最后，在新時代下，信息已經成為了一項重要資源，在國家競爭、各單位競爭和個人競爭的過程中，信息資源都發揮出了強大的作用。可以看到，信息資源十分重要，因此，要加強對檔案信息的安全管理。同時，在信息時代下，檔案安全管理也迎來了技術方面的挑戰，更多先進的技術可以應用在檔案安全管理當中，提升管理效率，減輕管理壓力，然而信息技術也使得檔案信息的泄漏存在更多的風險。

二、加強機關事業單位檔案安全保障的具體策略

（一）強化檔案安全意識，加強人員培訓

在加強機關事業單位檔案安全的工作過程中，人是主動者，是保障檔案安全的執行者，是管理檔案的實施者。相關的從業人員有相應的檔案安全意識和風險防控意識，才能在進行管理的過程中加強對檔案安全的重視，在進行管理過程中注意信息安全問題，避免信息泄露，堅守保密原則，堅持各自的職責。因此，要加強對檔案管理人員的安全培訓，組織多種形式的檔案安全教育活動，讓與檔案安全相關的人員都樹立信息安全觀念。比如說，同一區域內的機關事業單位，可以一同組織檔案安全座談會，安排所有管理單位檔案的從業人員聽座談會，邀請檔案信息管理的專家進行經驗分享，對于檔案管理過程中可能會出現的檔案信息泄露問題進行警示，避免從業人員在管理過程中出現同樣的失誤，強化檔案管理人員的安全思維和風險意識，同時也增強檔案管理人員的專業技能。

同時，對于相應的檔案管理意識，可以設計一定的考核和獎懲制度。為了保證檔案管理工作人員始終保持檔案安全警惕，可以利用現代化信息技術推送題目，讓檔案管理人員定期回答問題，讓他們心中始終有一根弦。針對具體的檔案安全管理工作，對于一些不符合安全保障的操作方式，單位要給予懲罰，而能夠解決檔案安全問題的管理人員，要進行一定的獎勵，充分調動信息安全管理人員的主觀能動性。

（二）建立和完善檔案安全管理工作制度

在加強機關事業單位的檔案安全工作的過程中，要注意建立和完善檔案安全管理工作制度，在加速檔案信息數字化的進程當中，采取先進的檔案信息安全保障管理手段，提高檔案安全管理的軟實力，還要將檔案安全風險防控機制融入其中，最大限度的提高機關事業單位的檔案安全[2]。比如說，對于機關事業單位當中的不同等級的檔案，可以制定不同的安全制度，對于較為珍貴的檔案，要建立完善的保護制度，制定應急預案，在緊急情況下如何檢查檔案安全、如何保證檔案安全工作切實有效的執行等都要做好制度保障。比如，在管理檔案信息時，運用先進的網絡技術，讓網格化的技術構筑起電子檔案信息的安全屏障，提高檔案信息安全的預防能力。比如說，在構建檔案安全保障機制時，要制定科學的安全風險應對方案，降低檔案安全風險發生的概率，對檔案存放環境進行全面清理，對存放環境的風險進行評估。

三、結語

面對機關事業單位的檔案安全保障管理工作，要主動進行防范，把預防放在重要的位置，避免信息泄露之后再進行補救所產生的損失，在信息時代，有關單位及管理人員要把預防與治理相結合，從各個方面保障機關事業單位的檔案安全。

參考文獻：

[1]吳雅鳴.互聯網時代檔案管理信息安全保障體系建設研究[J].蘭臺世界，2017（6）：20-21.

[2]顧倩倩.加強檔案安全保障體系建設? 確保事業單位檔案信息安全[J].才智，2015（15）：319.