RPA技術在高校財務信息化建設的應用

寇常雙

本文主要闡述了RPA（機器人流程自動化）技術應用對財務信息化建設的影響，簡單分析了RPA技術及其工作特點。通過資金支付應用模塊的現(xiàn)有問題舉例，分析了RPA財務機器人對財務工作效率提升、服務質量優(yōu)化的作用。同時，敘述了RPA技術的三個特點：機器處理、基于明確規(guī)則和模擬用戶操作與交互。最后，探討了RPA技術有可能應用到的其他財務工作領域，分析了RPA財務機器人規(guī)范化工作特點的優(yōu)越性與局限性，為進一步優(yōu)化財務業(yè)務處理能力和財務管理水平提供可能性。

一、RPA的意義與影響

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和計算機科學技術的進步，信息化建設成果在社會的各個領域得到廣泛應用。其中智能自動化技術在財務信息化建設領域的應用頗為廣泛，多數(shù)財務工作的特點具有重復性和標準性，而智能自動化技術中的RPA技術可以針對此特點將財務工作進行規(guī)范整合，改變傳統(tǒng)財務工作的模式，使用機器人代替人工，可以極大地提升生產效率和管理水平，推動了財務工作的信息化建設，實現(xiàn)信息化基礎平臺相關的基礎設施建設，有利于解決師生關切度高、管理和服務流程優(yōu)化、跨部門系統(tǒng)集成或流程整合、系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)同步與共享以及本部門業(yè)務信息化關鍵問題。同時推動財務管理水平和服務理念的更新，促進財務工作效率和財務防控風險意識的提高，對高校高質量發(fā)展具有重要的支撐作用。

“智慧財務”發(fā)展的過程中，智能自動化是關鍵技術和核心能力，為財務管理工作提供越來越數(shù)據(jù)化、互聯(lián)網(wǎng)化、智能化的發(fā)展。隨著高校資金的不斷增長，賬務處理的業(yè)務也隨之大幅增長，其中的資金支付環(huán)節(jié)處理需要大量支付環(huán)節(jié)與支付信息。重復繁瑣的工作限制了財務人員的發(fā)展，如何優(yōu)化財務支付流程作業(yè)、減少成本、提高效率、確保零失誤來解放財務工作人員，成為當下高校財務工作需要思考的問題。RPA智能財務機器人應運而生。RPA，作為IA技術在財務領域的先鋒應用，正在逐步投入財務工作。RPA財務機器人可以出色地完成大量重復性、定義清晰、有固定邏輯而少有意外情況的工作，使資金的支付效率得到快速提升，極大地保證了支付效率。

二、RPA技術分析

RPA智能機器人是一種模擬人工執(zhí)行重復性任務的軟件，RPA技術涉及到自動化技術、自然語言處理技術、機器學習、高級分析、智能工作流等多項計算機技術。RPA技術的發(fā)展一方面得益于市場需求，利用技術特點可提高工作效率和質量;另一方面RPA的技術特點相較于傳統(tǒng)的軟件開發(fā)具有開發(fā)周期短、設計簡單的技術優(yōu)勢。概括分析可將RPA技術的特點總結為以下三個方面：

技術特點一是機器處理，RPA需要根據(jù)預先編寫的腳本進行機械的重復性工作，實現(xiàn)機器的自動化處理代替人工手動處理，機器處理的工作模式極大地解放了手工勞動力，同時也提高了工作效率。

技術特點二是規(guī)則明確，RPA機器人需要基于明確的規(guī)則操作，流程必須有明確的、可被數(shù)字化的觸發(fā)指令和輸入，流程不得出現(xiàn)無法提前定義的例外情況。RPA機器人是基于規(guī)則在用戶界面進行自動化操作，具有非入侵性，其模式不影響原有IT基礎框架。RPA機器人按既定程序工作的特點，可實現(xiàn)自動化生產線，具有平穩(wěn)性、可靠性和高效性的優(yōu)點。

技術特點三是模擬用戶操作與交互，RPA主要模擬的是人工手動操作，例如復制、粘貼、鼠標點擊、鍵盤輸入等操作，實現(xiàn)了同等于人機交互的機器與機器的交互模式。機器的完整拷貝功能保證了工作的準確性，降低出錯率，相比人工操作RPA機器人極大地提升了財務工作的效率與準確率。

RPA技術的工作原理分為三個步驟：腳本錄制、腳本編輯、腳本執(zhí)行。其中腳本錄制是通過錄制屏幕動作，記錄操作界面的鼠標和鍵盤位置自動生成操作腳本;腳本編輯的過程中可以手動修改腳本參數(shù)，生成新的腳本。最后腳本執(zhí)行步驟就是導入修改后的新腳本，當這些操作腳本再次被執(zhí)行的時候，可對其應用場景進行自動化處理。這一過程實現(xiàn)了RPA機器人對人類操作的模擬，通過執(zhí)行固定的腳本命令，完成數(shù)據(jù)輸入的簡單固定業(yè)務流程。RPA技術對人類操作的模擬，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的收集和整理、驗證和分析、記錄、協(xié)調和管理、計算、溝通、報告等多方面功能，為實現(xiàn)自動化機器操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工手工操作提供了便捷的手段，使人工勞動力得到解放，提高了財務工作效率，使財務管理水平得到顯著的提高。

三、RPA的應用舉例

（一）平臺融合，數(shù)據(jù)互通

在資金支付業(yè)務中會計需在財務內網(wǎng)系統(tǒng)的財務憑證中獲取大量的支付信息錄入到預算管理一體化系統(tǒng)中，其中包含一般支付申請和公務卡申請支付進行手動處理;一般支付申請的操作需要手動錄入收款賬號、銀行名稱、金額、用途等支付信息;公務卡申請支付需要手動錄入公務卡號、持卡消費時間、金額等支付信息。涉及到財政資金支付時，需要登錄到財政一體化系統(tǒng)進行支付，但由于兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)共享機制，出納還需再重新錄入支付信息，每天需在兩個系統(tǒng)間切換并重復大量簡單的手工操作，不但耗時費力、效率低下，而且極易出現(xiàn)錄入錯誤，重復的工作量已經(jīng)嚴重影響工作效率。RPA財務機器人可以不改變現(xiàn)有軟件系統(tǒng)部署的形式跨系統(tǒng)執(zhí)行，將財務內網(wǎng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財政預算管理一體化系統(tǒng)相對應，進行數(shù)據(jù)的自動錄入，將財務人員從重復性高、規(guī)則明確、標準化的工作流程中解脫出來，更有效地提升工作效率，同時減少了人工錄入存在的錯誤率。RPA財務機器人將兩個平臺數(shù)據(jù)的融合使財務出納支付工作得到質與量的快速提高，為提高財務工作的服務質量提供保障。

（二）憑證篩查，降低錯誤率

在傳統(tǒng)的支付過程中，對已支付或未支付的憑證需要人工記憶和手動篩查來完成辨別，這個過程中漏支和錯支的情況較為普遍。而RPA財務機器人的工作模式可以很好地解決并避免這類問題的發(fā)生。RPA財務機器人首先收集財務內網(wǎng)系統(tǒng)中的憑證信息，并歸類為“未處理”單據(jù)信息，再將憑證信息內容傳送到財政門戶，財政系統(tǒng)操作完成的同時也將財政門戶系統(tǒng)保存的支付信息結果反饋回機器人管理界面并將對應信息分類為“已支付”單據(jù)信息。這一工作流程全程自動完成，為財務出納人員提供了可靠可用的篩選信息，極大地提升了支付效率。RPA財務機器人的憑證分類處理功能模塊，降低了人工處理的漏支和錯支的概率，極大地提高了財務工作效率，使出納工作得到優(yōu)化與完善。

（三）自動錄入，提高效率

RPA智能財務機器人是自動處理執(zhí)行智能軟件，機器人部署在“財政支付系統(tǒng)”終端上，根據(jù)規(guī)則和需要，替代業(yè)務流程中的人工操作，RPA智能財務機器人可以快速將財務系統(tǒng)中全部付款信息輕松錄入到財政系統(tǒng)中，其操作簡單、非常容易上手，針對二十幾位的銀行卡賬號只需2-3秒的時間，全部支付信息自動錄入全程不到5秒完成，RPA財務機器人使出納工作的效率得到極大的提升，同時機器人工作模式是完整的粘貼復制，極少出現(xiàn)信息錯填漏填的情況，保障了支付全過程的安全性，防范風險發(fā)生的可能性。RPA財務機器人既解決了具有重復性的財務工作，極大地提高了財務人員工作效率，也保證了支付信息的數(shù)據(jù)零差錯。RPA機器人以高效、快捷、便宜的特質跨出了“機器做事”的階段，步入“相當于人做事”的新領域。RPA財務機器人執(zhí)行各種重復性任務，降低人工成本和錄入差錯率，從而助力學校提升財政資金支付款效率，全面實現(xiàn)自動化。

四、RPA應用的局限性

RPA技術的優(yōu)越性在于可高效處理機械的重復性工作，其原理基于固定規(guī)則進行操作，但同時也暴露了其局限性，當高校財務的業(yè)務場景發(fā)生改變時，其應用規(guī)則也發(fā)生改變，面對異常事件的發(fā)生，RPA機器人無法判斷與規(guī)則不符的情況，這時需要進行人工干預，在一定程度上限制了財務機器人的應用發(fā)展。其次，RPA技術對應用系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性有要求，一旦發(fā)生軟件升級或者系統(tǒng)平臺切換，RPA機器人無法應對導致運行失敗并無法迅速恢復時，學校需要重新投入時間和開發(fā)成本對RPA進行重新部署和優(yōu)化。同時日常的運行維護也需要有對計算機知識有一定了解的人員。多方因素考慮，PRA機器人的運營條件需要較高的保障要求。第三，RPA技術具有明確規(guī)則和固定流程的特點，由于PRA技術是按照固定的腳本執(zhí)行命令，無法通過自我認知學習去處理復雜的、變化性強的業(yè)務。但是具體高校財務業(yè)務的流程不是一成不變的，當業(yè)務流程需要優(yōu)化時，RPA機器人相對應地需要進行重新部署和設計。因此為了快速應對需求變化，學校需要設計RPA機器人的優(yōu)化跟蹤機制，保障RPA機器人的高質量地、正常有序地運行。綜上所述，RPA機器人的局限性與其本身的技術特點緊密相關，在利用RPA技術拓展業(yè)務的同時，設計相對應的配套方案來解決受限問題，可以使RPA技術的應用得到更全面地、有效地發(fā)展與改進，更高效地服務于高校財務信息化建設工作。

五、推進RPA應用的探究

目前，全國各地高校的信息化建設程度因多方因素而有所不同，而RPA財務機器人的應用在各個高校也有不同的體現(xiàn)，但大多數(shù)應用都處于初步發(fā)展的階段。RPA智能財務機器人應用的優(yōu)越性是體現(xiàn)在多方面的，如提高辦公效率、節(jié)省人力、提升服務水平、規(guī)范化辦公、減少人工出錯率、防控風險、信息共享、數(shù)據(jù)融合、統(tǒng)籌管理等。人工智能是未來科技發(fā)展的重要方向，而RPA財務機器人的推廣是未來財務工作考量的重要方向，其有利于財務信息化建設的推廣。在未來的RPA財務機器人應用建設可以考慮以下方面：

（一）RPA在高校財務應用的領域

在高校財務工作中有許多具有重復性和標準化的工作，這類工作都可以通過RPA機器人來完成，既可以解脫人工勞力，又可以提高效率并保證低錯誤率。RPA可應用的發(fā)展方向有高校收費工作、預算工作、核算工作、檔案管理。高校收費是高校資金的重要來源，收費工作具有量大、重復性、標準性的特點。RPA財務機器人若可以實現(xiàn)自助繳費、自助打印發(fā)票、自動記賬等功能，將會解放出大量的財務工作人員，同時也將提升收費工作的效率和準確率。財務預算工作是高校財務工作中十分重要的環(huán)節(jié)，若RPA財務機器人可以對預算管理進行預先模型設置，對預算編制、執(zhí)行分析、報告生成等環(huán)節(jié)給出參考依據(jù)，這將對高校管理工作起到積極有效的作用，是重要的科學依據(jù)。隨著高校資金的不斷增加，財務核算工作量也隨之增加，RPA財務機器人可以考慮解決發(fā)票校驗、重復業(yè)務檢查、預算控制、自動制單等工作，在復核工作中若出現(xiàn)不符合要求的憑證可進行自動發(fā)送短信通知經(jīng)辦人等功能，這些大量的重復性工作交給機器人來完成可以高效地提升財務工作效率和質量。RPA財務機器人還可以運用到電子檔案掃描工作中，生成憑證的電子文檔，利于保存的同時也便于師生快速查閱，減少了師生線下查閱時間和跑腿次數(shù)，提高了服務效率和服務質量。RPA智能機器人在高校財務工作領域的應用是多方面的，利用好RPA技術可以有效地、高效地、出色地完成工作任務，為未來的高校發(fā)展提供了科學性、前瞻性的助力。

（二）RPA技術實現(xiàn)規(guī)范化工作流程

根據(jù)RPA財務機器人標準化流程的工作特點，結合高校財務的業(yè)務需求和要求，可通過對業(yè)務模塊進行梳理，結合自身業(yè)務需求將業(yè)務流程優(yōu)化從而預先制定規(guī)范的財務管理制度，制定標準的、合理的實施方案，通過RPA技術實現(xiàn)的財務機器人進行大量的財務工作操作，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作。RPA財務機器人可以模擬人工操作進行信息的復制、粘貼、錄入等操作，通過RPA完成的基礎財務工作具有規(guī)范性，將重復的、分散的工作整合為標準流程，對財務工作秩序起到規(guī)范性作用。同時，結合大數(shù)據(jù)分析等技術將重點問題進行整理分析，規(guī)范財務制度并將制度鑲嵌于財務流程與業(yè)務流程中，實現(xiàn)自動化流程，提升財務業(yè)務質量。規(guī)范化、制度化的工作流程可以實現(xiàn)全過程跟蹤，有利于財務業(yè)務管理的風險控制，防范風險。最后，規(guī)范化的財務工作成果可以提供可靠性的數(shù)據(jù)信息，通過對數(shù)據(jù)信息的智能分類后，將不同信息推送到各個部門，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和財務系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的全方位自動對接，從而進一步實現(xiàn)全面的財務信息化建設，為推動智能化高校提供支持和保障。

結 語

智能自動化是未來高校財務信息化建設的重要工具，其高效、精準的特征符合未來高校財務管理理念。財務信息化建設需要結合實際問題，將管理理念投入到財務工作中。RPA技術的應用將會使財務工作得到質的發(fā)展與量的提高，RPA智能財務機器人是財務信息化建設工作中的一個小模塊，也是未來高校財務工作發(fā)展的一個重要方向，通過RPA技術的廣泛應用，高校財務工作效率將得到大步的提高，財務工作風險可得到有效地防范，同時也將給高校財務管理理念注入新思想，為高校財務服務提供新助力，保證高校財務優(yōu)質和高效發(fā)展。

（作者單位：寧夏大學）