招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息化管理與應(yīng)用

武靖

【摘要】招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備和材料招標(biāo)。一般而言，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)具有比較完善的內(nèi)部管理制度，同時(shí)也存在一些潛在問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，本文著重分析了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息化管理和實(shí)際應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)；信息化；管理與應(yīng)用

根據(jù)相關(guān)主管部門(mén)不完全統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，目前全國(guó)共有五千余家工程項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前，我國(guó)工程項(xiàng)目招標(biāo)代理行業(yè)從業(yè)人員門(mén)檻相對(duì)較低，素養(yǎng)也參差不齊，暗箱操作時(shí)有發(fā)生。工程招標(biāo)代理工作中的一些流程非常復(fù)雜，招標(biāo)周期長(zhǎng)，各地都開(kāi)展了電子招投標(biāo)探索，對(duì)招標(biāo)代理工作的信息化管理提出更高要求。

工程招標(biāo)代理信息化管理的內(nèi)容

工程招標(biāo)代理中的信息分類(lèi)

可分為內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息主要取決于項(xiàng)目本身，如項(xiàng)目概況、項(xiàng)目研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃等。在代理工作的后期，將形成項(xiàng)目相關(guān)合同文件、合同制度、投資渠道和目標(biāo)等，以及招標(biāo)公告、招標(biāo)文件和招標(biāo)計(jì)劃。所謂外部信息，是指國(guó)家制度和行業(yè)法律法規(guī)、市場(chǎng)價(jià)格信息、工程造價(jià)和進(jìn)度參考信息，以及潛在投標(biāo)人的實(shí)力和聲譽(yù)等信息。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如果不運(yùn)用信息化管理手段，獲取信息的工作將極為龐大。

工程招標(biāo)代理信息的管理內(nèi)容

所謂信息管理，是指相關(guān)信息的組織和流通，使決策者能夠根據(jù)信息做出正確的判斷。為了改進(jìn)規(guī)劃、決策和控制方面的工作，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息管理工作也必須滿足咨詢(xún)服務(wù)的要求，很多時(shí)候建設(shè)單位的招標(biāo)文件條件設(shè)置是否合理取決于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及信息管理工作。比如招標(biāo)文件中對(duì)于評(píng)標(biāo)方式的設(shè)定，代理機(jī)構(gòu)人員需反復(fù)與建設(shè)單位進(jìn)行溝通。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理的目的，必須準(zhǔn)確及時(shí)地了解信息來(lái)源，建立完善信息管理體系。項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要根據(jù)行業(yè)已有信息，建立項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立配套的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、投標(biāo)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)家評(píng)審信息數(shù)據(jù)庫(kù)。完善數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)掌握動(dòng)態(tài)管理信息。無(wú)論是內(nèi)部管理信息還是外部管理信息，都要做好相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、分類(lèi)和處理，以及后續(xù)的整理、存儲(chǔ)、傳輸和使用工作。

工程招標(biāo)代理在信息管理中的主要需求

前期工作階段

在項(xiàng)目招標(biāo)前期，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須全面收集所代理的建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)工作的信息內(nèi)容。重要內(nèi)容涉及建設(shè)市場(chǎng)發(fā)展的對(duì)象和市場(chǎng)主體信息等內(nèi)容，建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)資訊和項(xiàng)目信息傳遞，對(duì)招標(biāo)工作的順利開(kāi)展重要作用。

中期管理工作階段

本階段，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)已獲得擬代理的建設(shè)項(xiàng)目基本信息，須根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)單位的委派，全面開(kāi)展招標(biāo)管理工作。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，信息管理的內(nèi)容涉及很多方面，比如根據(jù)不同的招標(biāo)方式，審查參與投標(biāo)單位的資質(zhì)等。再如，部分建設(shè)單位有自己內(nèi)部的招標(biāo)要求，按照建設(shè)單位的工作規(guī)范進(jìn)行招標(biāo)，以及按照國(guó)家政策要求發(fā)布招標(biāo)文件等。

后期工作階段

在這一工作階段，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須從信息系統(tǒng)中獲取與招投標(biāo)工作有關(guān)的反饋信息，在自己公司已有信息系統(tǒng)資源上，根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)加以補(bǔ)充與創(chuàng)新，提高招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理能力與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

工程招標(biāo)代理的信息管理與應(yīng)用

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用

當(dāng)前，招標(biāo)代理業(yè)務(wù)在國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。為增強(qiáng)企業(yè)的實(shí)力，招標(biāo)代理企業(yè)制度必須根據(jù)不同階段進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖兓c調(diào)整。根據(jù)自己企業(yè)的特點(diǎn)，形成適應(yīng)自身情況的行業(yè)信息庫(kù)，并利用網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)手段進(jìn)行階段性?xún)?yōu)化。利用信息管理手段，收集其他企業(yè)的招標(biāo)代理資料及信息，提高企業(yè)在行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。建立自己企業(yè)信息庫(kù)在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)工作中作用非常明顯，比如能夠根據(jù)自己的檔案和資料進(jìn)行分類(lèi)管理，利用已有的各種類(lèi)型的工程招標(biāo)文件，在新的招標(biāo)代理活動(dòng)中提高管理效率。基于此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可以安排自己企業(yè)內(nèi)部管理人員，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文件和資源做分類(lèi)信息管理，包括存儲(chǔ)、傳輸和處理，檢索、整理和利用等，以降低管理成本，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量與信用評(píng)價(jià)體系

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)素質(zhì)參差不齊，服務(wù)質(zhì)量無(wú)法一概而論。僅僅靠資質(zhì)高低，無(wú)法完全判斷招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的實(shí)力。服務(wù)質(zhì)量是公司實(shí)力的象征，優(yōu)化招標(biāo)代理企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量與信譽(yù)評(píng)估制度，有助于增強(qiáng)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)改善服務(wù)質(zhì)量的積極性，規(guī)范行業(yè)行為，推動(dòng)招標(biāo)代理行業(yè)的健康發(fā)展。建議公開(kāi)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)和誠(chéng)信評(píng)估結(jié)果，設(shè)立招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的誠(chéng)信檔案，以記載招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)和誠(chéng)信評(píng)估結(jié)果。一方面，可以引導(dǎo)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提高服務(wù)質(zhì)量；另一方面，也為建設(shè)單位選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供依據(jù)。

完善招標(biāo)資料、檔案信息管理

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要注意檔案資料的存檔，全面落實(shí)該項(xiàng)職責(zé)。對(duì)以往代理的招標(biāo)項(xiàng)目出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)分析，并選擇各個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)經(jīng)歷，及時(shí)復(fù)盤(pán)，做好資源和存檔的工作。有時(shí)，為了避免重大項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題后續(xù)不能查找原因，需長(zhǎng)期存檔；若文檔和材料不能按時(shí)提供，則需要督促相關(guān)管理人員盡快提交。因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立信息管理中心。

構(gòu)建工程造價(jià)模塊

工程造價(jià)模塊包括建設(shè)項(xiàng)目的定額以及不同地區(qū)有關(guān)人工市場(chǎng)價(jià)格、機(jī)器設(shè)備的各類(lèi)價(jià)格信息和成本費(fèi)用等。但構(gòu)建工程造價(jià)模塊工作量龐大，難度較高。比如勞動(dòng)力價(jià)格包括不同地區(qū)不同市場(chǎng)上不同類(lèi)型、不同技能、不同水平勞動(dòng)力的價(jià)格漲跌，以及相關(guān)的價(jià)格指數(shù)。在項(xiàng)目造價(jià)確定的過(guò)程中，其定價(jià)方式可采用官方信息價(jià)格、建設(shè)施工現(xiàn)場(chǎng)報(bào)價(jià)、產(chǎn)品零售和批發(fā)價(jià)格、機(jī)械設(shè)備租賃或購(gòu)買(mǎi)等多種形式。

完善招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)市場(chǎng)信用體系

強(qiáng)化代理機(jī)構(gòu)信用體系建設(shè)，通過(guò)分析項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信用狀況，使業(yè)主可以了解招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的實(shí)力，準(zhǔn)確選擇自己需要的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。

加強(qiáng)代理機(jī)構(gòu)自身風(fēng)險(xiǎn)管理

建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理工作存在法律、程序等風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)代理工作的風(fēng)險(xiǎn)管控，規(guī)避招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。首先要明確各部門(mén)的職責(zé)，明確招標(biāo)代理過(guò)程中各部門(mén)的職責(zé)和分工。其次，識(shí)別、分析、評(píng)估和控制各階段可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，確定最佳應(yīng)對(duì)計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施，并將相關(guān)內(nèi)容編入招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。最后，宣傳并實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃，以確保代理人在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)能夠有效實(shí)施該計(jì)劃。

結(jié)論

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理工作負(fù)責(zé)與建設(shè)項(xiàng)目的信息溝通。建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在收到相應(yīng)任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)整理信息，并通過(guò)各網(wǎng)絡(luò)代理組織及時(shí)公布有關(guān)招標(biāo)信息，并采用多種手段加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，提升項(xiàng)目質(zhì)量。

（作者單位：中招國(guó)際招標(biāo)有限公司）

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（責(zé)編：彭淑榮）