促進企業人力資源檔案管理信息化的路徑探究

王濤

摘要：隨著互聯網技術的發展，我國迎來了信息化社會，這給企業的建設和發展提供了重要的技術力量保障。人力資源檔案管理是企業管理工作中的重要工作內容，做好人力資源檔案管理工作對企業的發展有著重要的影響。文章主要就促進企業人力資源檔案管理信息化的路徑展開討論，并分析了企業人力資源檔案管理中運用信息化的重要性、企業人力資源檔案管理中存在的問題等內容，希望給我國企業和檔案管理人員提供一定的借鑒價值。

關鍵詞：企業人力資源;檔案管理;信息化

信息化是利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，從而提高經濟增長質量，推動社會經濟發展轉型的歷史進程。信息化時代的到來給企業的人力資源管理工作帶來了發展的曙光，企業只有積極地融入信息化時代中來，才能促進企業的健康發展。

一、企業人力資源檔案管理中運用信息化的重要性

（一）有利于提升檔案服務水平

檔案管理工作本身是為企業發展所服務的，它主要是為企業發現人才、招聘人才，從而為企業提供充足的人才儲備。人力資源檔案管理工作實現信息化已經成為當前企業發展的重要趨勢，它顛覆了傳統的人力資源檔案管理方式，使紙質的檔案管理形式一去不復返，在具體的工作中它將人力資源信息利用計算機進行保存，人們實現了智能化查詢，這不僅減少了人力資源檔案管理的工作量，而且降低了人們的工作難度。其次，企業的人力資源檔案管理工作進行信息化建設，可以對人力資源信息進行實時更新，提升了人力資源信息的準確性，并且這些信息的準確性提升之后將會給企業的建設和發展提供更加有力的參考，進而幫助企業領導層做出正確的決策。

（二）是新時期人才戰略的需要

隨著社會的進步和發展，我國對人才的需求也越來越大，但是部分企業在人力資源的運用上存在很多問題，不能根據人才的實際情況和特長進行針對性的應用，從而導致部分人才的才能在企業建設中沒有被充分發揮出來。企業的人力資源檔案管理工作實現信息化，可以更加便利地對檔案進行存儲和調取，能夠對人員的專業技能、特長及工作經驗等進行準確的把握，企業可以充分發揮人才的優勢，促進企業的發展。

（三）降低了企業人力資源檔案管理的成本

企業人力資源檔案管理工作是一項十分復雜的工作，而且在進行人力資源檔案信息的采集、整理及統計的過程中會浪費大量的時間、精力及財力、物力。實現人力資源檔案管理信息化，可以簡化工作流程，縮短信息采集、整理和統計的時間，從而降低了人力、物力等資源的投入。其次，企業的人力資源檔案管理工作進行信息化建設，可以實現管理內容的無紙化，從而打破了空間限制壁壘，減少了人力資源檔案的儲存空間。

二、企業人力資源檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）人力資源檔案管理的信息化意識薄弱

當前，我國整體信息化進程推進相對緩慢，最主要原因是我國產業領域復雜多樣，沒有采用集中化的發展，從而阻礙了各個領域的發展，人力資源檔案管理水平也相對落后，因此，人力資源檔案管理的信息化建設意識觀念也相對薄弱，處于得過且過的狀態。雖然人力資源檔案管理信息化建設正在進行當中，但是目前還沒有引起管理人員的足夠重視，一直堅持傳統觀念，沒有更新管理模式，沒有與信息化相結合，只重視人力資源檔案的保管工作，卻忽略了人力資源檔案的更新與補充，也沒意識人力資源檔案管理信息開發對人力資源管理的重要意義，因此失去了它應有的價值。只有不斷加強人力資源檔案管理信息化的意識，才能發揮出它獨特的優勢。

（二）人力資源檔案管理工作量大，設備落后

改革開放以來，各種類型的企業如同雨后春筍般發展起來，呈現出一片欣欣向榮的景象，滿足了社會發展和人們生活的需求，企業在發展的同時，人力資源檔案管理中產生的檔案資料越來越多，這在無形中增加了企業人力資源檔案管理人員的工作量。其次，部分企業在人力資源檔案管理信息化建設上的投資不足，很多檔案管理的設備還十分的落后，比如很多企業沒有專門的檔案室，進行人力資源檔案管理的軟件和硬件設施也不齊全，很多紙質檔案都得不到有效保護，更不用說進行信息化建設。

（三）專業人才的培訓不到位

管理人員在企業的檔案管理工作中發揮著重要的作用，但是企業當前的人力資源檔案管理人員專業水平有限，還不具備信息化管理的知識和能力，而且他們已經適應了傳統的人力資源檔案管理方式，難以轉變。企業急需要對其進行培訓和教育，從而提高管理人員的工作能力，促進人力資源檔案管理工作的發展。然而，部分企業對專業人才的培訓不到位，沒有就人力資源檔案管理人員存在的問題進行分析，也沒有制定人才培養的計劃，所以很多企業檔案管理人員的能力一直處于停滯狀態，制約著企業的發展。

（四）人力資源檔案管理的信息化程度應用水平不高

人力資源檔案與職工的切身利益息息相關，它不僅關系著職工的薪資待遇，而且關系著職工的未來發展，但是企業人力資源歸檔是一項非常繁瑣的工作，需要投入大量的人力和物力。傳統的人力資源歸檔信息化運用水平不高，也沒有對它引起高度的重視，這樣就嚴重影響了人力資源檔案歸檔的效率。隨著社會的發展，現在的檔案歸檔中計算機的作用被充分地體現出來，也被廣泛地應用到其中，在計算機的輔助下可以對檔案進行自動編號，從而有效地提高了人力資源檔案的歸檔速度，從而解放了大量的人工勞動。但是目前人力資源檔案管理中信息化全面應用模式還沒有實現，所以信息化程度還需要不斷地完善，相信隨著科學技術的發展，檔案管理信息化應用水平會不斷地提升。

（五）缺少統籌規劃，盲目性較強

企業人力資源檔案管理工作涉及到企業的開發、生產經營及人事管理等工作，所以需要各個部門和環節做好密切配合工作，尤其是信息化的引入對企業提出了更高的要求，企業必須進行統籌規劃，系統組織安排，實現與管理、人事等部門的有效銜接，但是當前很多企業缺少統籌規劃的能力，存在一定的盲目性，難以發揮信息化的作用，更沒有協調好各部門之間的關系，從而阻礙了企業的人力資源檔案管理工作的發展。

三、促進企業人力資源檔案管理信息化的路徑

（一）強化人力資源檔案管理人員的信息化意識

意識是指導行為的基礎條件，有什么樣的意識就會產生什么樣的行為表現，對于人力資源檔案管理工作來說也是如此，人力資源檔案管理人員只有從意識上重視信息化建設，才能將其落實到日常工作中。首先，企業的領導應該加大對人力資源檔案管理信息化建設的重視程度，增加對信息化建設的投資，這樣可以解決檔案管理設備不足的問題，提高人力資源檔案信息化建設的水平和質量。其次，企業人力資源檔案管理的一線人員應該轉變工作觀念，積極采用信息化的模式對檔案進行管理，強化科技化意識，將人力資源管理從傳統的手工操作向數字化過程進行轉變。最后，企業應該做好宣傳工作，利用現代化的媒體軟件和平臺在企業中宣傳信息化建設的優勢和作用，營造信息化建設的工作氛圍，從而提高檔案管理人員的信息化意識，自覺調整工作方式，促進企業檔案管理工作的建設和發展。

（二）及時進行硬件和軟件的升級

當前科學技術發展迅速，各種硬件和軟件系統的更新周期短，所以企業應該緊跟科學技術發展的腳步，及時對硬件和軟件系統進行升級，保障信息收集、梳理、整合、搜索及發布的快捷性。硬件和軟件的更新可以提高企業檔案資源管理的工作效率，并促進企業的建設和發展，所以這也是企業突破自我發展的重要方式。企業內部只有注重系統的升級，并不斷地淘汰落后的設備和軟件，才能從根本上解決企業人力資源檔案管理工作效率低的問題。

（三）完善人力資源檔案信息化平臺

信息化是當前社會發展的一個重要趨勢，信息化在人力資源檔案管理中的運用主要是利用信息化技術和手段對檔案進行處理、分析、存檔等，極大地方便了檔案的調取，也有效提高了人力資源檔案的利用率，所以必須完善人力資源檔案信息平臺，其首要的任務是對人力資源檔案管理系統進行升級，確保信息的準確性與完整性，這就要求企業按照公司目前的現狀、管理情況、人員配置等選擇適合自己公司的管理軟件，并加大投資力度為人力資源檔案信息化建設配備適合自己公司的現代化儀器。檔案管理安全對于企業發展是非常重要的，安裝防火墻等系統對檔案信息進行加密，防止信息被盜和出現病毒，確保信息安全。

（四）提升人力資源檔案管理人員的專業素養

人力資源檔案管理人員的專業素質直接影響著企業檔案管理的信息化建設進程，為此企業必須重視人才的培養工作，提升人力資源檔案管理人員的專業素質，建立一支專業化的檔案管理團隊。首先，企業應該制定一套完善的人才培養計劃，針對企業檔案管理人員存在的問題進行定期的培訓和教育，并聘請專業的人士給檔案管理人員講解信息化建設的相關知識，提高管理人員對信息化的認識，促進其將互聯網技術和先進的設備應用到檔案管理工作中。其次，企業應該注重人才的引進工作，積極地從社會中引進復合型的技術人才，彌補當前企業人力資源檔案管理人員緊缺的不足，從而提升整個人力資源檔案管理隊伍的水平。最后，企業應該建立考評機制，對管理人員的工作態度、工作能力等進行考核，從而調動管理人員的工作積極性，使其自覺投入到檔案管理工作的信息化建設中去。

四、結語

信息化已經成為當下企業人力檔案資源管理工作的發展趨勢，企業應該緊跟時代發展的潮流，加入到信息化發展的行列中，正視自身管理中存在的不足，強化管理人員的信息化意識，提高管理人員的專業素質，及時更新硬件和軟件系統，促進企業的信息化發展。相信在不久的將來，我國企業將會在人力資源檔案管理方面實現更大的飛躍和發展。

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（作者單位：河北省地礦局第三地質大隊）