以“1234”工作模式加強供應(yīng)商履約管理

■ 國網(wǎng)重慶市電力公司長壽供電分公司 何 茜

供應(yīng)商履約管理作為現(xiàn)代電力物資采購工作的前提基礎(chǔ)，其重要性不言而喻，要確保電力物資供應(yīng)及時，入網(wǎng)設(shè)備質(zhì)量合格，必須采取科學(xué)的供應(yīng)商履約管理模式，從而促進公司提質(zhì)增效。

供應(yīng)商履約管理現(xiàn)狀

物資供應(yīng)及合同違約處理工作位于供應(yīng)鏈的后端，既受項目監(jiān)管單位、供應(yīng)商、設(shè)計院等的外部因素影響，也受物資計劃、采購等相關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)同的內(nèi)部因素影響。此外，物資供應(yīng)既涉及與供應(yīng)商、需求單位的橫向協(xié)調(diào)，又涉及與供應(yīng)鏈其他專業(yè)的縱向溝通。影響因素的復(fù)雜性，促使供應(yīng)保障及合同履約環(huán)節(jié)進一步提升管理力度。

以“1234”工作模式加強供應(yīng)商履約管理模式

成立供應(yīng)商違約處理工作小組，建立組織支撐保障機構(gòu)

供應(yīng)商違約處理工作涉及項目管理部門、運檢部門、物資部門和合規(guī)審計部等部門，不同部門僅關(guān)注本環(huán)節(jié)職能而忽視全過程的貫通，容易形成管理漏洞和盲區(qū)。為打破各部門壁壘驅(qū)動各部門協(xié)同，有序推進供應(yīng)商履約管理工作，長壽供電分公司建立了兩套機構(gòu)：組織支撐保障機構(gòu)和技術(shù)支撐保障機構(gòu)。

創(chuàng)新約談機制，實現(xiàn)“1234”工作模式

一個規(guī)定。“一個規(guī)定”指按照《國家電網(wǎng)公司供應(yīng)商履約管理辦法》的規(guī)定，規(guī)范招標(biāo)采購要求，細(xì)化供應(yīng)商不良行為處理措施。

兩種適用情況。對供應(yīng)商進行約談的兩種適用情況：在公司物資管理活動中，入網(wǎng)設(shè)備在制造、抽檢、驗收、安裝、調(diào)試、運行的全壽命周期內(nèi)發(fā)生質(zhì)量問題；供應(yīng)商在合同履約過程中，在交貨及時性、發(fā)票提交及時性、供貨服務(wù)水平、誠信等方面存在的問題。

三個規(guī)范。長壽供電分公司制定了供應(yīng)商約談工作流程以及處理意見標(biāo)準(zhǔn)模板，并依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)和簽訂合同進行問題處理。約談前由專家進行評估定性，物資、項目部門、合規(guī)審計部（紀(jì)委辦）、供應(yīng)商幾方代表必須參與約談，約談工作當(dāng)場進行責(zé)任確認(rèn)和處理意見確定。

供應(yīng)商違約處理工作小組組織機構(gòu)

約談始終做到三個規(guī)范，即約談程序規(guī)范、約談方式規(guī)范、約談內(nèi)容規(guī)范。約談前，制定約談函送達供應(yīng)商，供應(yīng)商代表須攜帶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人授權(quán)委托書及被授權(quán)人身份證原件準(zhǔn)時參加約談。約談中，堅持問題導(dǎo)向，指出合同履約存在的問題，講清有關(guān)規(guī)定，客觀分析違約情況，提出整改措施及處理意見，形成約談記錄表。約談結(jié)束后，由約談對象制定整改計劃并限期整改。

四個注重。四個注重指注重違約處理、注重接受監(jiān)督、注重整改督促、注重結(jié)果運用。注重違約處理方面，落實各項責(zé)任，長壽供電分公司積極協(xié)調(diào)供應(yīng)商配合保障物資供應(yīng)，動態(tài)跟蹤生產(chǎn)進度，專人實時掌握供應(yīng)商在交貨及時性、發(fā)票提交及時性、供貨服務(wù)水平、誠信方面的情況，對于供應(yīng)商違約情況及時約談處理，并按物資合同違約事實確認(rèn)單對供應(yīng)商進行違約處理。注重接受監(jiān)督方面，遵循公平公正原則，公司遵循“公平公正、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范”的原則，主動接受監(jiān)督人員的監(jiān)督，按國家電網(wǎng)公司要求認(rèn)真開展約談工作，嚴(yán)格自律，實事求是。注重整改督促方面，確保工作實效，物資部門配合項目部門對供應(yīng)商整改情況提出解決方案，進行跟蹤和驗收，形成供應(yīng)商違約處理及整改情況記錄表。注重結(jié)果運用方面，形成閉環(huán)管控，供應(yīng)商履約管理主要包括供應(yīng)商資質(zhì)能力信息核實、供應(yīng)商績效評價、供應(yīng)商不良行為處理、供應(yīng)商分類分級管理、供應(yīng)商服務(wù)等內(nèi)容。公司將供應(yīng)商約談處理結(jié)果和整改驗收情況及時反饋市公司物資部，并在供應(yīng)商績效評價環(huán)節(jié)予以考量，最后市公司物資部將供應(yīng)商績效評價結(jié)果用于招標(biāo)環(huán)節(jié)，從而使供應(yīng)商履約管理流程形成閉環(huán)。

效果

長壽供電分公司以同業(yè)對標(biāo)為抓手，不斷探索、總結(jié)、提升，學(xué)習(xí)借鑒兄弟單位的先進經(jīng)驗，查找自身供應(yīng)商管理工作的不足之處，改進工作方式、方法，優(yōu)化管理手段、方法和流程，積極創(chuàng)新，持續(xù)提高物資管理水平。

長壽供電分公司運用“1234”工作模式，規(guī)范供應(yīng)商履約管理工作，持續(xù)加強約談工作及時性、規(guī)范性、有效性，有利于強化入網(wǎng)物資質(zhì)量管控，保障電網(wǎng)安全穩(wěn)定運行；有利于強化合同履約管理，全力保障電網(wǎng)建設(shè)，促進公司提質(zhì)增效；有利于規(guī)范物資管理流程，加強電力企業(yè)廉政風(fēng)險防控；有利于促進供應(yīng)商改善內(nèi)部管理流程和提升產(chǎn)品質(zhì)量，營造供需雙方“雙贏”局面。