新時期城鄉居民養老保險檔案管理研究

陳一鵬

摘要：居民養老保險承擔著社會保障性的責任，很多居民的養老資料也都保存在居民養老保險檔案之中，所以檔案的管理水平也影響著民生問題。然而，以我國當前事城鄉居民養老保險檔案管理工作的開展現狀來看，仍然存在很多問題亟待解決。因此在本文的研究中，也基于城鄉居民養老保險檔案管理的特征，提出了一些針對性的解決對策，致力于提升檔案管理的質量和效率，為我國的城鄉居民提供更好的服務。

關鍵詞：養老保險;檔案管理;城鄉居民

引言：在我國的福利政策機制之下，很多民眾的資料數據都以檔案的形式得以儲存，比如養老保險檔案，也是城鄉居民辦理以及享受社保業務的重要憑證，所以養老保險的檔案管理水平也會影響到民生工作的開展效率和質量。我國當前城鄉居民的養老保險檔案管理信息化程度較低，而且管理人員的理念也相對落后，所以呈現出的管理效果并不好。因此，對養老保險檔案管理存在的問題進行分析，并提出解決對策也更有現實意義。

一、基本概念概述

1.檔案管理的含義

檔案管理是我國檔案事業不可或缺的環節，當前，我國檔案管理工作的內容眾多，如檔案的收集、整理、鑒定、保存、編目、檢索、統計以及編輯等，都在檔案管理的范疇之內。檔案的價值體現在為相關部門的工作開展提供基礎的信息和資料，但是在保險機構這樣具有一種公共性質的部門之中，所搜集到的檔案信息資料的規模則非常龐大，而且質量也是良莠不齊，所以檔案也會顯得非常雜亂，而檔案管理就是對檔案進行梳理和歸類的過程。檔案管理水平越高，檔案的系統性也就更強，使用效率也就越高，也就更能夠滿足社會所需。隨著社會的全面進步，檔案管理也呈現出智能化和數字化的趨勢，傳統檔案管理工作基本都是手工管理，而進入到網絡信息時代，計算機管理模式也廣泛應用于實踐之中。因此，檔案管理的獨立性、復雜性、科學性、智能性以及開放性特征也會越來越明顯。

2.城鄉居民養老保險檔案管理的特征

（1）公共性

與一般企業不同的是，如保險機構這樣的事業性單位所產生的產品也具有一定的公共性質。所以城鄉居民養老保險的檔案管理，所涉及到的檔案內容也都屬于公共事業的范疇，檔案管理工作與民生息息相關。

（2）服務性

公共事業都是具有服務性的，養老保險的本質就是服務于民的，所以在城鄉居民的養老保險檔案管理工作中，所涉及到的檔案內容也都是為民眾提供服務的資料的數據，所以服務性也是養老保險檔案管理的重要特征。

（3）政策性

我國的人口基數仍然處于14億的量級，雖然我國地大物博，但龐大的人口規模也無法實現足夠的資源分配。目前來看，東南沿海地區明顯要比中西部西區的經濟更加發達，所以財政資金也更加充沛。但是對于城鄉居民養老保險這項惠民工程而言，則必須要在國家的宏觀調控下予以開展，所以中國的養老保險也是具有政策性的事業。因此，作為城鄉居民養老保險的檔案管理中，也必須要依據政策性的原則開展管理工作。

（4）涉及面廣

不同于其它類別的保險，養老保險是一項惠民政策，這項政策也需要覆蓋全國人民。我國擁有超過14億的人口，無論是城鎮人口還是鄉村人口，基數都非常大，所以進行城鄉居民養老保險檔案管理工作，也會涉及到非常龐大的群體，覆蓋面積也遠超其它保險。

（5）內容復雜

結合城鄉居民養老保險的檔案管理工作實踐可以發現，保險業務繁多，而且每一項業務都會涉及到檔案內容。比如在居民的參保登記過程，保險費用的收取、繳納以及撥付過程，以及保險基金以及賬戶的管理過程，所歷經的程序都會呈現在檔案之中，所以檔案管理內容也極其復雜。

（6）變動性大

我國人數基數龐大，而且在市場經濟的背景下，很多人員的工作以及戶籍也都在跟隨著形勢發生著變化，這就涉及到養老保險的轉移問題，在經濟下行以及靈活就業的時代背景下，養老保險的變動性勢必會越來越強。而對于保險檔案工作人員而言，這也就意味著檔案也隨之發生著不斷的變化，從而導致管理難度增強。

3.城鄉居民養老保險檔案的價值

之所以要開展檔案建設工作，就是為了方便相關部門的利用，從而提升工作效率。檔案作為一種信息資源，可以作為單位發展的憑證，也可以體現出社會的文明進程。尤其像保險這樣的具有公共服務屬性的單位，檔案也與民生問題息息相關。同時，養老保險的檔案管理水平也可以作為衡量保險機構整體工作水平的指標，檔案工作做好了，也代表著對過去工作的記錄更加完整，對于后續工作的開展也可以提供有力的支持。具體而言，城鄉居民養老保險檔案的價值主要體現在如下幾個方面：

（1）有利于推進養老保險制度改革

城鄉居民養老保險是一項惠民政策，從檔案管理的角度進行優化，也是為城鄉居民提供更好的保險服務的重要路徑。比如，近年來我國的網絡信息技術也在不斷升級，很多傳統的檔案管理工作模式已經被取締。但是對老年人而言，他們的思維不支持他們接受新的事物，所以也需要為老年人提供社會化的服務。而從檔案工作的視角予以切入，也是更新和完善養老保險制度的有效措施，更能體現出養老保險的惠民特征。

（2）有利于保障城鄉居民的利益

養老保險是我國的福利性政策，所以對于每一位養老保險的參保人而言，保險的每一個環節都會影響到參保人的利益。比如參保過程，保費的繳納與撥付過程，以及保險轉移等業務辦理，也是比較容易出現糾紛的。若是沒有檔案資料作為相關程序的憑證，那么城鄉居民的權益也是無法得到有效保障的。因此，城鄉居民的養老保險檔案，也是維護居民利益的重要工具。

（3）有利于提升養老保險的業務質量

檔案工作是對城鄉居民養老保險信息的整理，所以作為養老保險的業務人員，也可以利用這些檔案資料總結以及梳理相應的業務內容，讓保險工作得以更加順利地開展。在這個過程中，很多業務問題也能夠得到解決，尤其在現代化技術的支持下，檔案管理工作的信息化程度也會日益加深，可為城鄉居民提供更加周到的服務。

二、我國城鄉居民養老保險檔案管理存在的問題

1.管理觀念落后

隨著社會的全面進步，公共服務理論也得到了完善和升級。比如在新公共服務理論之中，就明確指出公共組織最為根本的目標就是維護公民的公共利益。比如保險機構這樣的公共性組織，所開展的工作幾乎都是面向民眾的，所以所涉及到的檔案也是與城鄉居民的利益息息相關。基于這樣的原因，我國城鄉居民養老保險檔案管理工作也需要充分體現出公民的意愿。然而結合我國城鄉居民養老保險檔案制度的制定和實施現狀來看，仍然具有明顯的封閉性，都是保險機構內部的事，民眾根本就沒有參與的機會，這也能夠體現出管理觀念的落后和陳舊。此外，很多保險機構對檔案管理的認知也相對淺顯，從內心深處就沒有對檔案管理工作的價值形成足夠的認同，所以對于管理制度的建設并不重視，再加上檔案管理工作無法直接產生效益，因此從決策管理層到基層人員，在開展檔案管理相關工作的過程中，都會表現出一定的懈怠情緒，管理層不重視監督指導，工作人員的工作態度消極，那么檔案管理質量勢必難以得到保證，很多管理制度也無法得以落實。

2.檔案管理人員水平有限

在網絡信息的時代背景下，計算機也廣泛應用于檔案管理工作之中，所以也涉及到網絡技術和編程技術等諸多新型技術。但是，由于我國養老保險檔案管理人員結構的不平衡，很多員工對這些新型管理技術也缺乏全面的了解，而且也沒有主動學習的意愿，所以很多檔案管理人員仍然按照傳統模式開展工作，即使存在部分人員意識到新型管理手段的優勢，但是由于能力的限制，也僅僅掌握一些簡易的操作軟件和技術，并沒有發揮出網絡信息技術的最大價值。除了他們自身的原因，保險機構的行政部門也沒有組織業務培訓活動，導致很多檔案管理人員并不具備職業能力。

3.檔案資源沒有得到充分利用

城鄉居民的養老保險檔案關系著民生質量，所以檔案資料的利用價值也會更高。然而，目前我國的城鄉居民養老保險檔案資源，利用率仍然比較低下，其中在如下幾方面就可以得到體現：第一，隨著網絡信息技術的逐漸升級，檔案的形式和內容更新更快，所以也產生了很多新型的檔案資源，再結合養老保險的特殊性質，其檔案信息量也非常大，而且也更加紛亂，所以檢索起來也比較困難，影響到員工使用檔案資源的積極性，進一步導致檔案的利用價值隨之降低;第二，以我國檔案管理技術的發展水平來看，當前還無法實現一對多的檔案提供服務，而在一對一的檔案服務模式之下，檔案資源的利用效率也嚴重不足，不利于檔案管理工作的開展。

4.缺乏建設資金

對城鄉居民養老保險檔案管理工作進行建設，也需要耗費大量的資金，尤其在如今的網絡信息社會，為了讓人們的服務需求得以更大的滿足，在養老保險的檔案管理建設中，也需要引用更多的高端電子和通訊設備，而這些設備通常也都是非常昂貴的，以目前我國保險機構在檔案管理建設中的投入來看，資金還是非常有限的。一方面保險機構的資金來源渠道非常狹窄，另一方面保險機構也缺乏資金投入的欲望，因為養老保險檔案管理工作，是無法直接獲取到經濟效益的，這也能夠體現出決策管理層的目光比較短淺，過于局限于短期的經濟效益。

三、城鄉居民養老保險檔案管理的優化措施

1.充分發揮公民的監督職能

不同于一般企業的檔案資料，保險機構的檔案內容與公民的個人信息以及國家的公共事業息息相關，所以從整體上看，保險機構的檔案資料內容更多也更加雜亂，尤其是養老保險的檔案內容，也涉及到每一位中國國民，這也是城鄉居民養老保險檔案管理工作難度較大的重要原因。作為檔案管理人員，必須要拿出更加認真的態度完成檔案管理的程序，當然，僅僅憑借檔案管理人員的自覺性是不夠的，而且實踐證明，機構內部的監督效果也比較有限，因此，作為保險機構，在進行呈現居民養老保險檔案管理建設的過程中，也需要充分發揮公民的監督力量，廣泛吸取公民的意見，進而完善監督機制。首先就要從檔案管理制度建設進行切入，在強化內部監督的同時，也要引導公民進行外部監督。加強內部監督需要進行監督隊伍的構建，并且規范監督內容和標準。而加強外部監督，保險機構也需要對公民進行檔案管理的宣傳，要先讓公民了解城鄉居民養老保險檔案管理的內涵和特征，這樣公民才能根據養老機構的檔案管理現狀做出客觀的評價，進而督促保險機構開展高質量和高效率的城鄉居民養老保險檔案管理工作。

2.強化檔案管理人員的綜合素養

我國城鄉居民養老保險檔案管理工作的執行者是檔案管理人員，雖然越來越多的網絡信息技術應用于檔案管理工作之中，但是與此同時也需要管理人員掌握這些先進的技術。因此，提升檔案管理人員的專業素質也是優化城鄉居民養老保險檔案管理工作的核心環節。具體而言，可以從如下三方面進行展開：第一，要注重優質人才的引進，在招聘階段，要重視資質審核，根據檔案工作的發展趨勢優先選擇信息化的管理人才，通過提升福利待遇來提高對高素質人才的吸引力;第二，加強現有人員的培訓，從理論和實踐層面來強化檔案管理人員的綜合素質;第三，加大考核力度，根據檔案管理人員的綜合表現進行評分，并依據評分進行不同程度的獎懲，從而對檔案管理人員形成有效的激勵，需要注意的是，要在考核之前就要明確考評標準，確保考核工作的客觀性和公正性。

3.充分利用檔案資源

首先作為檔案管理人員，需要強化利用檔案資源的意識，培養利用檔案資源的良好習慣。其次，再進行技術升級，比如掌握檔案管理的數字化和自動化技術，只有從意識和方法兩個層面加強建設，城鄉居民養老保險的檔案資源才能在生活實踐中體現出更大的價值。

4.加強投資，引進先進設備

現代化的城鄉居民養老保險檔案管理工作，離不開先進設備的支持，尤其在大數據時代，智能設備也是開展檔案管理工作的重要工具。因此，作為保險機構，一方面要拓寬融資渠道，另一方面也需要加大在先進設備之上的投入。只有如此，檔案管理人員才能擁有足夠的硬件基礎開展工作，同時這也有利于檔案管理人員專業水平的提升。

四、結語

城鄉居民養老保險檔案的作用顯著，有利于推進養老保險制度改革，保障城鄉居民的利益，同時也有利于提升養老保險的業務質量，所以城鄉居民養老保險檔案管理工作也具有很強的現實意義。但是結合我國城鄉居民養老保險檔案管理現狀來看，發現仍然暴露出很多問題，比如管理人員水平有限，管理觀念落后，檔案資源沒有得到充分利用，也包括保險機構缺乏建設資金的投入等等。因此，作為我國的保險機構，在優化城鄉居民養老保險檔案管理時，也需要充分發揮公民的監督職能，強化檔案管理人員的綜合素養，培養利用檔案資源的意識和習慣，此外還需要加強投資，引進更多的先進設備。

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