國(guó)企辦公室工作精細(xì)化思路及對(duì)策

劉佳

摘 ?要：國(guó)企辦公室作為一個(gè)管理的中樞部門，承上啟下，對(duì)企業(yè)的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，不僅要提升自身的業(yè)務(wù)水平和思想認(rèn)識(shí)，也承擔(dān)著從自身的角度，協(xié)助企業(yè)經(jīng)營(yíng)者拓寬思維空間的重任。文章主要探討了國(guó)企辦公室工作的精細(xì)化內(nèi)涵及實(shí)施的必要性，最后對(duì)精細(xì)化的對(duì)策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：辦公室;精細(xì)化;思路;對(duì)策

引言精細(xì)化管理是一種特殊的管理模式，是現(xiàn)今企業(yè)管理的一個(gè)新趨勢(shì)。它主要是以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理為目標(biāo)，要求做到社會(huì)分工精細(xì)化與服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化。但從當(dāng)前情況看，我國(guó)企業(yè)在辦公室管理中還存在很多不足，未能做到精細(xì)化管理，導(dǎo)致整體管理效率不高。為此，采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)一步提高管理效率及質(zhì)量顯得尤為關(guān)鍵和重要。

一、實(shí)施精細(xì)化管理的必要性

辦公室是一個(gè)單位的綜合部門，辦公室工作是內(nèi)部行政管理的重要組成部分。目前辦公室工作面臨著許多新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，對(duì)辦公室工作的管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理理念和模式，以科學(xué)化精細(xì)化管理全面提升辦公室工作水平，促使辦公室在圍繞中心、服務(wù)大局、履行職責(zé)、發(fā)揮職能上取得更大成績(jī)。將精細(xì)化引入到辦公室管理是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作者討論的一個(gè)熱門話題，對(duì)于辦公室管理實(shí)踐也具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

二、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，及時(shí)處理等等。服務(wù)精細(xì)化管理是以最經(jīng)濟(jì)的管理方式獲取最大的效益，達(dá)到組織可持續(xù)發(fā)展為目的的管理方式。精心是態(tài)度，精細(xì)是過(guò)程，精品是成就。精細(xì)化管理在服務(wù)中是“用心服務(wù)，真心服務(wù)”的工作思想在管理中的具體體現(xiàn)，其目的就是把大家平時(shí)看似簡(jiǎn)單、很容易的事情用心、精心地做好。“認(rèn)真做能把事情做對(duì)，用心做才能把事情做好”，管理專家汪中求認(rèn)為：精細(xì)化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)、細(xì)節(jié)決定成敗。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室工作精細(xì)化的有效對(duì)策

1.制定并執(zhí)行好精細(xì)化管理方案

辦公室要根據(jù)實(shí)際，通過(guò)自我診斷，充分發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，按照“精細(xì)”的思路，找準(zhǔn)關(guān)鍵問(wèn)題、薄弱環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的精細(xì)化管理實(shí)施方案，以點(diǎn)到線，由線到面逐步分階段進(jìn)行，每階段實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改修改體系，實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理工程在辦公室中的作用。確定精細(xì)化方案要兼顧總目標(biāo)和階段子目標(biāo)，既要規(guī)劃精細(xì)化工程的總體方案，也要設(shè)計(jì)好階段性的計(jì)劃和具體方案，并建立專門的組織，制定相應(yīng)的計(jì)劃、步驟和措施，分階段性實(shí)施和推進(jìn)精細(xì)化管理。

2.不斷的完善流程，建立健全相關(guān)制度

目前對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室管理的精細(xì)化還只是一個(gè)概念，在工作的過(guò)程中不免會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的錯(cuò)誤，因此，更應(yīng)該用“制度化”和“規(guī)范化”來(lái)全面提升其精細(xì)管理的質(zhì)量，不同企業(yè)針對(duì)自身的特點(diǎn)，理論結(jié)合實(shí)踐，具體問(wèn)題具體分析，制定出一套完成、健全的流程，辦公室人員各司其職，各個(gè)工作環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。精細(xì)化就是要求每一項(xiàng)工作，每一個(gè)流程都落實(shí)精確，分毫不差。辦公室的主要責(zé)任包括協(xié)調(diào)、監(jiān)督、宣傳等多項(xiàng)職能，因此企業(yè)辦公室工作管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)就必須將各項(xiàng)職能下分到每個(gè)環(huán)節(jié)和崗位，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，一旦在工作中出現(xiàn)了問(wèn)題或紕漏，能夠找到負(fù)責(zé)人，第一時(shí)間快速有效地解決問(wèn)題。

3.加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅(jiān)持精細(xì)化理念

“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心，有效開展，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇拍芨玫膶?shí)現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來(lái)要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細(xì)化的含金量，更長(zhǎng)久的保持其活力，促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣，才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在，只有這樣“，精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。

4.用標(biāo)準(zhǔn)化推動(dòng)精細(xì)化

工作標(biāo)準(zhǔn)是辦公室工作人員的行為指南和考核依據(jù)。缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)，往往使辦公室工作人員與辦公室整體工作方向不統(tǒng)一，造成大量的人力物力資源浪費(fèi)。制定標(biāo)準(zhǔn)盡量做到數(shù)字化，要與考核聯(lián)系起來(lái)。辦公室實(shí)施精細(xì)化管理要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，把辦公室內(nèi)所有定編、定崗、參數(shù)、定額等都?xì)w納出來(lái)，存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且盡可能把這些管理標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量化。

5.不斷創(chuàng)新，深化精細(xì)化管理

創(chuàng)新存在于細(xì)節(jié)之中，細(xì)節(jié)是創(chuàng)新之源。通過(guò)細(xì)節(jié)的創(chuàng)新可能實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)辦公室工作的持續(xù)不斷的改善，從而獲得巨大的成效。在實(shí)施精細(xì)化過(guò)程中，最為重要的是要有規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識(shí)。規(guī)范性方法是基本性的、不可或缺的條件、要求、手段，創(chuàng)新的方法與技巧是在規(guī)范性的基礎(chǔ)上發(fā)展的要求和手段規(guī)范是精細(xì)的表現(xiàn)形式，精細(xì)是創(chuàng)新的方向和動(dòng)力。精細(xì)的境界是將管理的規(guī)范性與創(chuàng)新性很好的結(jié)合起來(lái)。

6.培育精細(xì)管理文化，提升辦公室軟實(shí)力。

推行辦公室精細(xì)化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過(guò)加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐勤于服務(wù)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。

四、 結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理是精在事前，細(xì)在過(guò)程，意在結(jié)果的管理理念，企業(yè)辦公室人員要以精細(xì)管理的工作理念，積極上進(jìn)的工作態(tài)度，扎扎實(shí)實(shí)地做好每一項(xiàng)工作，認(rèn)認(rèn)真真地對(duì)待每一件事情，力求把工作做實(shí)、做細(xì)、做好、做精。無(wú)論辦文、辦會(huì)、辦事，都力爭(zhēng)做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，好上加好。只要把精細(xì)化管理工作真正落到實(shí)處，企業(yè)辦公室工作就會(huì)做得更好。

參考文獻(xiàn)：

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