論如何提高檔案管理水平

王麗春

摘要：檔案管理是檔案工作人員的重要事業，隨著時代的不斷發展，檔案管理人員要緊跟時代的步伐，與時俱進，不斷提高自身的檔案管理水平，樹立正確的管理價值觀，從而把檔案的作用有效發揮出來，基于此，文章就如何提高檔案管理水平進行研究，針對其管理中出現的問題進行探討，從而分析研究相應的管理策略。

關鍵詞：檔案管理;管理水平;提高

隨著全球經濟的快速發展，不僅僅是政府單位，越來越多的企業和公司也越來越注重檔案的管理，這就相應提升了檔案管理人員的工作地位，結合當下互聯網的快速發展，對檔案管理人員的要求也就相應提升，隨著生活節奏的加快，全球人口的流動速度也相應增加，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏正確的管理理念

（1）很多檔案管理人員對檔案管理工作的認識還只是停留在了比較淺顯的層面，認為檔案管理工作只是單純地管理一些文件，并沒有對這些文件進行歸類，也沒有進行集中的整理，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

（2）還有一部分的檔案管理人員的管理方式不科學、不合理，對于檔案工作也沒有進行具體的分析，只是把檔案管理當成了一項掙錢的工作，沒有真正從其意義上進行出發，這也就導致很多檔案管理人員在工作上出現差錯。

2.檔案管理人員專業素養不足

（1）很多檔案管理人員對自己的工作范圍都不了解，沒有相關的學習背景和工作經驗，很多都是從其他領域內調過去的，檔案管理人員的管理方式是和管理的內容分不開的，很多管理人員為了節省時間甚至都不看檔案的具體內容，有的工作人員甚至都看不懂，從而也就不能對其進行正確的分類。

（2）除了相關的專業知識以外，很多檔案管理人員也缺乏道德素養，這就會導致很多檔案的信息內容外泄，在另一方面，也會造成部分檔案內容缺失。

3.檔案管理制度不健全

（1）檔案館對檔案管理工作者沒有制定一系列的管理制度，包括對其具體的工作內容、工作時間、工作要求等，這就導致檔案管理人員在管理的時候沒有具體的規章制度可循，從而增加了管理人員的盲目性。

（2）在另一方面，對于檔案管理人員的具體操作沒有制定詳細的規章要求，沒有對檔案進行嚴格的類別劃分，從而導致檔案管理者在工作的時候就比較混亂，因此也更容易出現錯誤。

4.檔案管理工作的設施落后

良好的檔案管理設備可以有效提高檔案管理的效率質量，但是在很多檔案管理工作中，仍然存在設施條件落后等問題，主要可以分為兩類：

（1）一方面是檔案管理工作的環境比較落后，沒有專門的檔案管理室，部分檔案管理室空間狹小、陰暗潮濕，這些都很容易導致檔案內容受損，從而為后期的管理帶來麻煩。

（2）另一方面是檔案管理的設備不足，隨著信息化和共享化程度的提高，對于檔案的管理不只是停留在紙質管理方面，更多的是對其進行數字化的處理，然后運用現代化的掃描技術對其進行數字入檔。但是很多檔案館沒有相關的設備，這就阻礙了檔案管理工作的進行。

二、提高檔案管理水平的策略

1.樹立正確的管理理念

檔案管理人員要樹立正確的管理觀念，要時刻意識到檔案管理是一項十分神圣而又重要的工作，多國家的發展和社會的發展具有重要的推動作用，檔案管理人員不要只停留在淺顯的表層意識，對一些重要的工作文件要進行歸類，對其進行集中的整理。

檔案管理人員要運用科學的、合理的管理方式，要對自己所從事的檔案管理工作進行意義上的分析，不要只把檔案管理工作當成一種掙錢的方式，要轉變自己的思維方式，找到檔案管理工作的真正意義，從而避免在工作上出現差錯[1]。

2.提升檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員首先要有相關的專業知識或者教育背景，要事先經過專業的工作培訓，檔案館對于檔案管理者的選拔也要加強要求。檔案管理人員要根據管理的內容制定正確的管理策略，為其進行科學的分類，不要盲目追求效率而忽略質量，時刻明白自己的職責所在。

要加強檔案管理人員的道德素養，對于工作的內容要保持完密性，不要輕易地向外泄露，對于檔案的種類進行科學的劃分，上班前和下班后都要對檔案的內容進行查驗，避免造成檔案缺失或遺漏。

3.建立健全檔案管理制度

首先檔案館要為檔案管理工作者制定一系列的工作制度，對其工作的具體內容、工作時間、工作注意事項進行嚴格地規范，這樣也方便檔案管理人員在管理的時候有制度可循，避免管理中出現盲目性。

4.加大資金投入

針對于條件比較落后的檔案館，有關部門要加強其在設備上的資金投入，從而避免因為設備不足而影響工作效率和質量。

三、檔案管理的數字化程度

檔案管理一般可以分為紙質檔和數字化兩種管理，現當下，我國有很多地區使用的仍然是紙質檔的管理，這就會特別容易使這些檔案遭到破壞，在管理時還特別容易丟失，所以應該提升檔案管理的數字化程度，這也是新時代發展對檔案管理提出的新的要求。

1.提升檔案管理數字化程度的重要性

（1）避免檔案丟失

提升檔案管理的數字化程度可以有效避免檔案的丟失，檔案管理人員在工作的時候難免會出現差錯，一不小心就會使檔案文件遭到破壞，在傳遞的過程中也容易撕毀、弄臟，從而影響后期查閱的準確性。而對檔案進行數字化的處理就避免了這一現象的發生。

（2）便于實現信息共享

現在是全球信息共享化的時代，對于檔案管理人員、管理內部人員以及需要查閱的相關人員而言，他們需要對檔案的內容有所了解，而檔案的數字化處理就方便了相關人員的查閱，真正實現了檔案信息的共享。

（3）省時省本，查閱方便

檔案數字化的處理可以很大程度上節約時間成本和資金成本，無論是對檔案管理者而言還是對檔案查閱者而言，都是十分方便，可以在空間上縮短查閱者的距離，在軸線上縮短查閱者的時間。

2.如何提升檔案管理的數字化程度

（1）建立數字檔案庫

特別是對于一些檔案內容比較繁多的檔案管理工作，尤其需要建立相關的數字檔案庫，不進可以避免丟失，還能方便檔案管理工作的進行，也方便后期的查閱，從而可以有效提高檔案管理水平。

（2）對數字檔進行異地保存

由于全球氣溫的升高，再加上生活中很多操作的不規范，很容易導致火災的發生，不僅對人的生命造成威脅，對檔案的管理的也造成危害，所以有必要對檔案內容進行數字化的異地保存，這樣可以有效防止意外的發生，增加檔案管理的可靠性。

3.數字檔和紙質檔并存

對檔案內容進行數字化的處理以后并不是要拋棄紙質檔，同樣，檔案管理人員要加強對紙質檔案文件的保管，這樣一方面是便于信息校對，另一方面還能增加紙質檔案的歷史性，為后期的研究提供有力的證據。

（4）錄音或錄像進行保存

尤其是對于一些重要的會議或者活動，這些性質的內容無法進行實質性的紙質錄入，這就需要借助數字化的信息進行保存，檔案管理人員可對其進行錄音或者錄像，然后再對其進行分類保存，從而可以有效提高檔案管理水平[2]。

四、檔案管理的安全保障機制

無論是一個國家還是一個企業，內部的資料永遠都具有保密性，內部的檔案是一個國家和一個企業最珍貴的財富，是不容旁人隨便竊取的，因此，應該對檔案管理工作建立安全保障機制。現當下，有很多檔案管理人員的安全意識還不夠，在管理的過程中為國家或者企業帶來了不必要的麻煩，因此，需要建立相關的安全保障機制。

1.建立健全檔案管理安全體系

想要遵法，首先要有法，在檔案管理工作中，應該建立健全檔案管理安全體系，要規范檔案管理工作者的工作秩序，以免引起檔案丟失或者盜取。任何事物都有它的兩面性，在提升檔案管理數字化的基礎上，更應該注意當今網絡的復雜性。

2.增強機構、企業、檔案管理人員的安全意識

機構或者企業應該提高對內部檔案的重視程度，并且制定出一系列的規章制度，同時要對檔案管理人員提出更高的保密要求，出事了要為其負責，對檔案管理的工作進行范圍劃分，不斷使其提高對檔案資料的安全意識。

3.加強全民監督，提升全民素養

當下是全民發展的時代，每一個人都可以是一個媒體，應該加強全民的監督意識，不斷提升全民的道德素養，讓每一個公民都對檔案內容引起高度重視，只有營造出和諧的安全氛圍，才能從根本上提升檔案管理的安全性。

五、結語

檔案管理可以有效提升資源的利用與整合，對于企業和機構的發展具有重要的意義，但是由于有關部門管理不善、管理人員缺乏專業素養等原因，使我國的檔案管理工作仍存在著一些不足，應該為其制定有針對性的解決策略;同時，檔案管理的數字化程度和安全機制也是最為重要的兩個部分，企業和機構應該引起高度重視，不斷解決問題并進行優化，以全面提高我國的檔案管理水平。

參考文獻：

[1]陳愛國.提高檔案管理科學化水平的策略[C].福建省商貿協會、廈門市新課改課題小組.華南教育信息化研究經驗交流會論文匯編（八）.福建省商貿協會、廈門市新課改課題小組：福建省商貿協會，2020：9-10.

[2]何昭霆.淺談如何提高檔案管理水平[J].中外企業家，2020（20）：127.