淺談結合企業數字化轉型構建產品報價分析系統

文/王建華（中鐵電氣工業有限公司）

本文以面向鐵路市場的制造企業為例，先探討構建產品報價系統的外部環境，然后針對產品報價系統本身進行功能模塊化分析，提出有效的系統構建方式，最后探討該系統和產品成本管理系統以及和企業財務系統的有效對接方法。

一、構建產品報價系統的外部環境分析

在當代數字化背景下，信息效率越來越成為企業之間競爭角逐的關鍵領域。特別是當企業業務規模擴大以后，隨著業務種類和管理層級的增加，信息審核關卡增多，企業內部的信息流通速率變慢，導致決策流程變長。所以，推動企業數字化建設，將粗放的獨立的各個業務進行統一化建設，提升企業信息效率已經迫在眉睫。

筆者所在的企業當前在投標競價過程中，采用的決策方式是先根據招標方要求進行基礎成本核算，再根據招標產品的市場價格趨勢、其他參與競價企業習慣采用的競標策略等信息，結合自身經驗，提出報價方案。這種做法具有下列缺陷：

（1）成本測算的支撐依據不清晰；（2）歷史報價數據缺失；（3）競爭對手參與項目的報價數據不全；（4）客戶信息不全面。

這些缺陷的存在導致企業在進行投標決策時，難以有效確定價格的合理性，導致出現丟失客戶或擠壓自身利益的現象。此次設計產品報價系統的原則是，結合傳統分權式系統和集權式系統各自的優勢，采用最新理念下的數據共享平臺作為核心，將報價環節中涉及的特有的業務流程簡化為獨立的報價系統，構建數據平臺核心和報價系統端分別處理核心數據和流程數據的架構模型，這不僅有利于報價系統本身的優化和擴張，還有利于其他系統和報價系統的縱深對接，提升數字化報價系統的響應速度[1]。

二、數字化產品報價系統的構建

（一）系統簡介

此次構建產品報價系統擬采用易拓展、高容量、高性能的NoSQL分布式關系型數據庫，使用Hadoop進行數據的分布式存儲和管理，該構架可在用戶不必詳細了解底層邏輯的基礎上完成系統搭建工作，同時Hadoop具備高度的信息運算和存儲能力，同時能通過復制副本確保數據信息的安全性，很適合多臺計算機的分出存儲，具有高度的彈性擴容空間和彈性計算能力。

（二）系統搭建

使用Hadoop框架搭建系統，在處理大規模數據時要做好機器的增減以尋求達到動態平衡，在確保處理任務可靠的情況下，要有效提升系統的安全性，保障在機器宕機或斷網的情況下依然具有實時性和準確性[2]。

在搭建平臺時建議采用X86系統架構云處理平臺，該系統性價比高，價格低廉效果優異，可勝任一般企業的數據要求，另外可使用軟件容錯代替硬件容錯的方式節省成本展開搭建。在設置節點時，可根據系統數據規模展開節點設計，要充分利用分布式數據處理系統的框架優勢。在數據存儲上要做好物理拆分，將數據存儲于多個站點上，但又要保證邏輯的統一性，在平臺內用戶進行數據查閱時，要保證能根據存儲邏輯快速找到目標信息。在各站點加強數據自治性管理，在整個系統架構中，不必過度關注系統的冗余數據，由于該系統為了提升數據安全性會主動生成數據副本，而數據處理能力可以根據增加節點進行拓展，所以在數據清理成本和硬件拓展成本上要做好取舍。

（三）業務融合

根據制造企業的模式，報價系統和業務的融合要從以下方面進行：

第一是報價系統各獨立對外端口之間的信息互通建設。要消除以往對應不同細分市場，不同的負責部門獨立進行招投標報價核算的行為，降低信息“孤島”行為帶給企業的損失。第二是要作好報價系統和交易市場信息的互通功能，特別是中小型企業，在市場競爭中本來就處在劣勢，因此更要面向市場做好數據挖掘功能，最大限度提升報價合理性，降低成本。通過和互聯網交換數據，在提升市場信息透明度后，報價系統能更精準地鎖定各個目標市場的環境特點，從而有計劃地調整產品報價。第三要做好產品推薦功能，在目標客戶提出需求后，報價系統能根據客戶要求快速建檔分析其特點，推薦對應的目標產品，在目標客戶更改要求時，能同步更新招投標價格。第四要做好招投標數據的歷史記錄，以便后續展開分析工作，同時該數據也是市場趨勢預測的重要參考數據，在存儲數據時要根據預定的數據存儲邏輯歸類，方便后續調閱。第五要做好產品的展示功能建設，在招投標工作中進行報價時，通過直觀的產品展示效果，可有效提升雙方的信息交流效率，降低招投標環節的交流成本。同時建立在數字化基礎上的招投標產品，可有效提升說服力和產品科技感，吸引目標客戶的關注，提升招投標成功率。第六要做好招投標報價環節中的配套服務建設，比如在確定合作后的登記結算工作中的數據錄入、結算服務和憑證生成等需求[3]。

三、報價系統和成本信息系統的對接

（一）報價系統和成本信息系統的對接原則

報價系統本身的功能并不復雜，在軟件設計流程上也很容易完成邏輯實現，在完成報價系統的基本構建后，重點是要實現該系統和其他系統的數據對接，比如和成本信息系統的對接就是重要內容之一。

在獨立的報價系統和成本信息系統之間進行對接時，需要采取數據導出導入的操作，如果采用以上提到的企業數據平臺，則需要分析兩者在業務上的數據流通，做好底層數據同步工作就更容易實現對接，降低數據對接成本。

成本管理系統圍繞“費用對象化”的成本理念，通過費用歸集、費用分配及成本計算的過程來實現成本處理業務流程。同時結合了成本對象、成本項目和費用要素的重要成本概念來描述整個過程，并集成出入庫業務及出入庫核算以實現一個完整的成本管理系統。在成本信息系統和報價信息系統的對接中，要確定數據的先后邏輯，以兩者信息交互的重要焦點產品信息為例，在招投標環節中，報價系統要將產品信息傳入到成本信息系統中進行估算，在得到結果后返回至報價系統。在該過程中，成本信息系統發揮著底層支持數據的作用，而招投標過程中其他的各項支出等數據，則要同步到成本信息系統中進行核算，進行單向數據傳輸即可。而在市場信息讀取方面，兩者雖然共享市場數據信息，但是都只需要從企業數據平臺中獲取數據即可，不必進行橫向數據傳輸，因此從邏輯上不必建立市場信息的對接關系。如圖1是通過企業數據平臺交換信息的相關流程圖。

圖1 企業數據平臺信息交換流程圖

（二）基于報價系統需求對成本信息系統的對接端口拓展

首先，需要建立基于產品的信息對接端口，根據企業產品的特點，設立符合產品描述的多方面的數據對接指標，例如：針對鐵路市場的鋼結構產品，不同的技術規格書中可能對產品的質量要求、材料組成、制造工藝需求和外形規格指標等提出了多方面、個性化的要求，每個指標中又包含了多個子項目，則要在成本信息系統中構建相對應的數據表以接受數據信息。雖然不一定要對數據進行全部接受，但是在成本信息系統中需求的數據，在報價系統中一定要有原始數據，尤其是在關鍵性成本核算的信息數據中，在報價系統中的數據不能為空，否則要做好報錯提醒，阻止數據的同步和上傳。

其次是要開設面向報價系統相關維護工作的額外成本對接端口，如和報價系統使用維護的相關人員，在企業招投標活動中產生的各類成本可通過“類別+金額”的方式進行上傳，該數據可作為今后成本優化中的重要參考指標。在面向報價系統進行成本核算的崗位建設上，要添加負責報價信息審核的成本信息管理專員，比如在報價端口的招投標環節中，對于客戶提出的獨特的產品定制信息，這些信息在原成本信息系統中未進行預設，則要成本信息管理專員做好面向產品的人工成本分析，在常規系統分析上加入人工分析數據進行矯正，以保障報價系統端產品信息的合理性。

再有就是要結合報價信息端建立正規的成本信息對接制度，指導報價端到底應當重視哪些數據的錄入，又應當如何進行規范的錄入，一般來說，在涉及產品和資金流轉的過程中，都應當做好數據的錄入上傳工作，避免采用只記手工賬的方式進行記錄。

最后，就是要建立報價系統和成本信息系統之間的數據存儲記錄功能，讓系統數據對接變得有據可查，比如在報價管理中發生的金額相關數據，如報價指導中的應收費用數據、費用調整數據、收款數據、預收數據、退款數據、保證金數據、核銷數據、預開票數據，報價系統與成本信息系統之外的第三方發生的應收、應付數據；報價系統經由成本信息系統的查閱需求數據和信息反饋數據等，在確認數據成功對接后，要采用“數據+時間點+負責人”的方式生成記錄。

四、報價系統和財務系統的對接

將報價系統和財務系統進行對接，可有效通過財務指導消除企業在報價環節中的重復投入和效率低下的弊端。為企業成員提供標準化、流程化、高效率、低成本的指導服務，因此，良好的對接效率，可為企業創造價值，達到縮減成本的目標。

（一）報價系統與財務系統對接的標準

報價系統和財務系統的對接主要是確實存在的資金支出和收入方面的成本，在支出成本方面，主要包含報價工作中的人員成本、辦公成本和相關設施設備維護成本等。其中在涉及合同方面的支出中，業務人員要按照合同約定進行付款分期申請，在系統通過驗收后生成對應的合同清單。如果是報價流程中的臨時性費用支出，要允許業務人員通過報價系統發起簽報申請；在涉及申請審批問題時，要保證合同、付款申請單、發票的紙質單據的齊全，在財務系統和報價系統的信息對接中，要開設影像資料對接渠道，以便于異地識別，提升財務支持下的報價工作的靈活性。

（二）財務授權和憑證生成

財務安全是企業管理的核心要點，在開啟數字化的線上業務操作中，一定要對每一位操作人員授權，僅允許其執行其操作范圍內的數據錄入、修改和查閱，各操作的權限可能存在不同。為了提升數據可追溯性，要在財務系統的各項操作中生成憑證號，位于報價系統端的業務人員可通過憑證號進行數據查閱，但無權更改。

在憑證生成中，要善于根據需求建立多種憑證模型，根據其他端口的需求提供不同類型的憑證，比如將收款、預收、保證金等不同業務生成一個憑證的操作，可實現多個業務的整合，又比如一個單生成不同的憑證的模式，有利于報價端根據需要進行產品調撥，還有按不同的條件分開生成憑證的方法，可通過設置不同條件，選取單據、組織機構、日期、管理區、結算方式等單個或者多個條件任意組合生成憑證。

（三）智能財務和風險防控

如今，數字化企業越來越重視智能財務系統的建設，通過分析挖掘財務系統的數據價值，對企業發展趨勢和市場發展趨勢做出預測，作為自己企業的戰略參考，以此提升企業在市場中的競爭力。另外，智能化的財務分析系統可有效降低在財務數據分析中的人工成本，實現生產力解放，讓財務人員能將工作重心從財務核算工作中逐步轉移到以財務數據為參考的企業戰略制定層面上來。對于報價系統而言，智能財務系統的出現可有效反饋給報價系統端，提升其判斷力，實現風險防控工作。比如智能財務系統在和報價端業務人員客戶進行對接的環節中，通過翻閱企業內部該客戶的歷史付款數據，或者查閱來源于互聯網上和該客戶有關的行為數據，評估出該客戶的信用等級，從而適當調整對該客戶的報價，實現有效的風險防控工作。在評估管理客戶信用信息方面可建立專門的客戶信用數據庫，其包含的內容參考圖2。還有就是更為強大的智能財務系統不僅能分析本企業的市場數據，也能在足夠體量的數據挖掘中，對目標客戶的市場數據進行有效分析，從而確定目標客戶在接下來的市場變化中的發展走勢，以幫助報價端人員做出更加慎重的選擇。

圖2 客戶信用信息評估

五、結語

綜上，企業數字化產品報價分析系統的構建，不僅需要企業做好報價系統相關業務的數字化整合，還需要結合報價系統的數據上傳需求和數據讀取需求進行其他系統的更新對接，其具體操作需要結合企業的業務模式和市場環境進行確定，并在考慮成本的原則下進行經濟范圍內可承擔的數字自動化和智能化分析建設，這樣才能最大限度地發揮數字化企業產品報價系統的優勢。