高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

福建省創(chuàng)新研究院 黃海濱

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)逐漸滲入到社會(huì)的各個(gè)角落，教育信息化也越來(lái)越受到關(guān)注，尤其是高等院校的數(shù)字化建設(shè)。時(shí)代的發(fā)展也不斷的要求教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，提高高校科學(xué)管理水平和辦學(xué)效益，建立起高效的辦公系統(tǒng)，可以提高高校的行政辦公效率，加強(qiáng)了工作協(xié)調(diào)性，改進(jìn)現(xiàn)有工作模式，使高校的工作能符合現(xiàn)代化管理理念的要求。

2020年9月22日召開的教育文化衛(wèi)生體育領(lǐng)域?qū)＜掖碜剷?huì)上指出，“努力辦好人民滿意的教育，在加快推進(jìn)教育現(xiàn)代化的新征程中培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)民族復(fù)興大任的時(shí)代新人”[1]。近年來(lái)隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，先進(jìn)的信息化手段和數(shù)字化工具以及網(wǎng)絡(luò)加速了我們對(duì)信息的獲取，處理，發(fā)布以及共享過(guò)程。這些也使得各所高等院校在不斷地趨近于現(xiàn)代化。基于傳統(tǒng)的以提高個(gè)人工作效率為目的的辦公自動(dòng)化，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要區(qū)別在于它要求提高組織內(nèi)部的協(xié)同工作能力，從而提高辦公室整體工作效率。因此現(xiàn)代化辦公室要求要快速、有效、全面的為管理者提供決策所必需的信息和服務(wù)。

1 高校辦公自動(dòng)化的意義

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)逐漸滲入到社會(huì)的各個(gè)角落，教育信息化也越來(lái)越受到關(guān)注，信息化、智慧化正逐步演進(jìn)為全方位的社會(huì)變革。黨的十九大報(bào)告八次提到互聯(lián)網(wǎng)，并提出了要加快教育現(xiàn)代化，這些都表明了黨和國(guó)家對(duì)教育信息化的高度重視。在高校中推行辦公自動(dòng)化，與傳統(tǒng)的辦公方式對(duì)比具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式和手段在隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，招生人數(shù)的增多的過(guò)程中己無(wú)法滿足辦公的需要，暴露出了太多的缺點(diǎn)和弊端。這就促進(jìn)了一種新的高效的辦公方式——網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)順勢(shì)而生，它也能促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展，提高管理水平和辦學(xué)效益的。而高校的行政管理不僅是推行學(xué)校的各種政策同時(shí)也要服務(wù)于學(xué)校師生，所以辦公自動(dòng)化程度的高低也與學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程息息相關(guān)，甚至是對(duì)學(xué)校的聲譽(yù)和形象產(chǎn)生影響。因此，我們必須積極建設(shè)高校自動(dòng)化辦公。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，全面整合教育資源，強(qiáng)化信息技術(shù)培訓(xùn)和使用，開創(chuàng)教學(xué)新模式，注重綜合素質(zhì)教育，普遍推廣“數(shù)字校園”“科技校園”等建設(shè)模式，推動(dòng)教育事業(yè)快速向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展[2]。其目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)日常工作無(wú)紙化，事務(wù)處理自動(dòng)化，決策智能化的現(xiàn)代化辦公；其核心是通過(guò)設(shè)定好的程序在網(wǎng)上處理大量頻繁的行政管理事務(wù)[3]。

2 系統(tǒng)分析

2.1 背景分析

辦公系統(tǒng)投入使用后，由于數(shù)據(jù)處理工具有所改變，所以日常工作的方式也會(huì)隨之發(fā)生了變化，基于這種變化帶給工作人員的短期的不適應(yīng)，可能會(huì)遇到困難。

在對(duì)相關(guān)部門工作人員進(jìn)行調(diào)研之后，發(fā)現(xiàn)幾個(gè)問題：

(1)通知和公告等依舊采用電話通知方式和紙質(zhì)文件張貼形式，效率不高。

(2)各種文件的收發(fā)還處于手工操作階段。這樣，不僅工作量大，會(huì)影響到文件的審批、分發(fā)、傳閱等過(guò)程。還可能會(huì)因?yàn)椴患皶r(shí)的查詢而降低了工作效率。

(3)信息傳送很少采用電子郵件等方式，而仍然是采用手工紙質(zhì)媒介，嚴(yán)重的影響了信息的利用率和共享率。

(4)由于日常的會(huì)議通知，通告公告等依舊是使用電話告知和結(jié)合紙質(zhì)媒介傳達(dá)的方式，所以經(jīng)常由于通知傳達(dá)的不及時(shí)而增加額外的工作量。

(5)面臨函授站剛建立不久，函授站的分布較為分散，而辦公系統(tǒng)與函授站的完全連接將不僅耗費(fèi)了巨大的人力、物同時(shí)也極大地降低了工作效率。

2.2 業(yè)務(wù)流程的分析

業(yè)務(wù)流程的分析是開展具體分析的首要步驟，首先對(duì)完整報(bào)告的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行整理和分析，然后由技術(shù)人員進(jìn)行確認(rèn)，用簡(jiǎn)便的方式進(jìn)行表述，為系統(tǒng)分析員及用戶搭建共同語(yǔ)言的交流平臺(tái)。

在辦公時(shí)需要處理的公文首先由收文人接收，收文的整個(gè)過(guò)程是由收文管理實(shí)現(xiàn)，之后將紙質(zhì)文件掃描成圖象文件進(jìn)行錄入，分類錄入是由收件人完成的，然后交擬辦人。

擬辦人對(duì)文件進(jìn)行批示之后，將批示意見傳給需要的人進(jìn)行閱辦或傳閱（可選擇由多人閱辦）。閱辦人進(jìn)一步閱讀公文并填寫意見，文件在閱辦過(guò)后將自動(dòng)歸檔。文件處理過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)當(dāng)前文件所在狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)視，其中主要有工作流系統(tǒng)和信息交流。工作流系統(tǒng)包括發(fā)文管理，收文管理和會(huì)議管理。信息交流包括論壇，公告欄和政策法規(guī)等。

2.3 業(yè)務(wù)需求的分析

建立高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)不同學(xué)校擁有不同功能的有效辦公環(huán)境。公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理是政府部門和事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心，同時(shí)還應(yīng)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能。另外鑒于網(wǎng)絡(luò)在日常辦公中占有愈發(fā)重要的地位，系統(tǒng)應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)留有平滑的接口。由于學(xué)校各部門都是應(yīng)用內(nèi)部的管理系統(tǒng)去處理部門內(nèi)的事務(wù)，導(dǎo)致部門之間難以形成信息的集成和共享，在部門之間也更加難以實(shí)現(xiàn)高效的協(xié)作，導(dǎo)致學(xué)校的許多辦公事務(wù)仍處于落后的手工方式。另一方面，由于學(xué)校生源每年都在擴(kuò)招，所以對(duì)系統(tǒng)軟硬件升級(jí)要求較高。綜上所述，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于改善高校辦公環(huán)境十分有必要。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用了B/S模式的系統(tǒng)架構(gòu)。這是考慮到相對(duì)于C/S模式的架構(gòu)，B/S架構(gòu)有較多的優(yōu)越性：

(1)硬件環(huán)境方面：C/S通常是應(yīng)用在專用且范圍較小的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，而B/S不必是專門的網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境，它的信息自己進(jìn)行管理，一般情況下是建立在廣域網(wǎng)之上的，相對(duì)于C/S而言它的適應(yīng)范圍更強(qiáng)。

(2)程序架構(gòu)方面：B/S程序建立在需要更加優(yōu)化的基礎(chǔ)之工多重的考慮了安全以及訪問速度的問題，而C/S程序可以可以對(duì)權(quán)限多層次校驗(yàn)但更加注重流程，因而較少考慮系統(tǒng)運(yùn)行速度。

(3)軟件重用方面：B/S程序?qū)?yīng)的是要求構(gòu)件具有相對(duì)獨(dú)立、功能多的結(jié)構(gòu)，可重復(fù)使用。而C/S程序考慮的是整體性，所以構(gòu)件的重用性沒有B/S的好。

(4)安全要求方面：C/S的用戶群相對(duì)比較固定，信息安全的控制能力都比較強(qiáng)，所以C/S通常運(yùn)用于需要高度保密的信息系統(tǒng)。而B/S通常是建立在廣域網(wǎng)，用戶群體相對(duì)是面向不可知、且安全控制能力較弱的。

(5)處理問題方面：B/S通常是建立在廣域網(wǎng)，用戶群體因地域分散范圍較廣，而C/S程序一般在同一區(qū)域，用戶群體相對(duì)固定且安全要求較高。

(6)系統(tǒng)維護(hù)方面：系統(tǒng)維護(hù)是整個(gè)軟件生存周期中成本最大的一部分。B/S結(jié)構(gòu)在構(gòu)件組成方面從網(wǎng)上自己下載安裝就可以實(shí)現(xiàn)升級(jí)而無(wú)需安裝客戶端軟件，從而系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫升級(jí)，降低系統(tǒng)維護(hù)成本。而C/S程序因其整體性的要求，在整體考察問題處理的過(guò)程中，有可能出現(xiàn)問題以及系統(tǒng)的升級(jí)，就需要在升級(jí)過(guò)程中重新做一個(gè)系統(tǒng)。

(7)用戶接口方面：B/S通過(guò)瀏覽器與用戶進(jìn)行豐富、生動(dòng)的交流，且難度較低，開發(fā)成本較少。而C/S是通過(guò)在Windows平臺(tái)，與用戶交流方法相對(duì)有限。

通過(guò)以上分析，B/S模型相對(duì)于C/S模型而言具有較多優(yōu)勢(shì)：B/S模型的系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)較為簡(jiǎn)化，且更適用于網(wǎng)上信息的發(fā)布。為此，采用基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)B/S模式的系統(tǒng)架構(gòu)，如圖1所示。

圖1 B/S模式的系統(tǒng)架構(gòu)Fig.1 System architecture of B/S mode

本文使用B/S模式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)架構(gòu)，其核心是數(shù)據(jù)庫(kù)與服務(wù)器，通過(guò)瀏覽器頁(yè)面在遠(yuǎn)程主機(jī)上瀏覽相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行辦公自動(dòng)化的相關(guān)操作，這些數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)匯聚到服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的功能。

這個(gè)B/S結(jié)構(gòu)，有服務(wù)器，客戶端和瀏覽器端組成。校領(lǐng)導(dǎo)客戶端和校辦客戶端通過(guò)WWW服務(wù)器與Internet相連，院系客戶端和機(jī)關(guān)部處客戶端通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器與Internet相連，客戶端的其他校區(qū)和公眾用戶直接與Internet相連。

4 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由多個(gè)功能模塊組成限于篇幅，這里只闡述工作流系統(tǒng)和員工管理兩個(gè)模塊。

4.1 辦公工作流系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

進(jìn)入收發(fā)文、會(huì)議管理時(shí)，首先會(huì)出現(xiàn)工作流設(shè)置頁(yè)面，例如，在發(fā)文時(shí)，如圖2所示就是進(jìn)入的工作流設(shè)置頁(yè)面。在該頁(yè)面中，系統(tǒng)自動(dòng)選定發(fā)文流程設(shè)置，然后可以選擇發(fā)文的環(huán)節(jié)，如果在該流程中核稿以后，可以減去定稿這一環(huán)節(jié)而直接簽發(fā)，但是收文流程設(shè)置和會(huì)議流程設(shè)置兩項(xiàng)是不能被選定的。

圖2 發(fā)文頁(yè)面Fig.2 Posting page

4.2 員工管理

在Web應(yīng)用程序級(jí)，被限制的ASP內(nèi)容可以通過(guò)身份認(rèn)證機(jī)制受到保護(hù)，這是因?yàn)閾碛杏行У腤indows帳號(hào)的用戶名和密碼的用戶才能訪問被限制的ASP內(nèi)容，Web服務(wù)器對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，以確認(rèn)用戶身份而進(jìn)行訪問被限制的內(nèi)容。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中采用B/S模式，需要為訪問服務(wù)器的Web客戶設(shè)置名稱和口令驗(yàn)證來(lái)限制不屬于本系統(tǒng)注冊(cè)用戶的非法登錄用以保證系統(tǒng)的安全性。通常可以使用基本名稱和口令驗(yàn)證或基于會(huì)話的名稱和口令的驗(yàn)證兩種方法。但是后者相對(duì)于前者而言能夠更有效的控制用戶的交互作用，后者還可以定制登錄表單，故本系統(tǒng)采用后者進(jìn)行驗(yàn)證。如圖3所示。

圖3 基于會(huì)話名稱和日令驗(yàn)證而定制的OA系統(tǒng)登錄界面Fig.3 OA system login interface customized based on session name and daily verification

系統(tǒng)中不同的用戶名具有不同的權(quán)限。只有在登錄界面中輸入用戶的名稱和口令密碼，只有通過(guò)驗(yàn)證的用戶才能成功的進(jìn)入系統(tǒng)的主界面。用戶登錄到服務(wù)器后，一旦超時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)注銷該用戶。

5 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，信息化技術(shù)已被普遍運(yùn)用于教育領(lǐng)域并取得顯著成功，推動(dòng)著教育事業(yè)改革逐步向現(xiàn)代化、多元化發(fā)展。教育信息化既是世界各國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，也是實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化的必經(jīng)之路和重要手段。教育信息化水平已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化程度的重要體現(xiàn)[4]。隨著我國(guó)教育信息化水平的不斷提高，通過(guò)借助成熟和普遍應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，各種高校校園網(wǎng)應(yīng)用平臺(tái)的開發(fā)與建設(shè)也在迅速的發(fā)展，這些都需要高校辦公自動(dòng)化的支持。