建筑施工企業(yè)檔案信息化管理策略分析

■張莞辰，賀淑煥 ■中鐵十一局集團(tuán)第五工程有限公司，重慶市 400037

信息化管理是指采用現(xiàn)代信息技術(shù)、通信技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)等信息化手段采集、加工企業(yè)信息的方式。眾所周知，建筑施工企業(yè)檔案管理內(nèi)容較多，且在項目建設(shè)實施過程中需要保存的價值文件較多，由此可以看出，檔案管理是建筑企業(yè)面臨的一大問題。運用信息化手段可以最大程度上簡化信息管理流程，促進(jìn)信息管理的有序化。

1 當(dāng)前建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，以及國家將檔案信息化建設(shè)納入國家規(guī)范后，我國的建筑施工企業(yè)已初步建立起檔案信息化管理系統(tǒng)。對檔案管理采用信息化技術(shù)手段可以極大程度上方便信息管理，但一定程度上也存在著管理不到位、創(chuàng)新意識不足以及管理人員素質(zhì)較低的情況，對當(dāng)前的檔案信息化管理產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響。

1.1 檔案歸檔率及完整率較低

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的項目建設(shè)不斷增多，相應(yīng)的企業(yè)資產(chǎn)也呈迅猛發(fā)展趨勢，施工產(chǎn)值發(fā)生翻天覆地的變化，其規(guī)模的迅速發(fā)展給企業(yè)管理人員帶來了極大地技術(shù)難題，同時也給當(dāng)前的檔案信息化管理帶來了不容忽視的影響。當(dāng)前的檔案信息管理貫穿于項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，不僅包括內(nèi)部信息，如:工程概況、工程圖紙、合同管理以及財務(wù)管理等，還包括外部信息，如:國家相關(guān)的政策法規(guī)、新技術(shù)的實施以及新方法的運用等。除此之外，檔案信息管理還包括文書檔案、聲像檔案以及人事檔案等。在一項建筑項目的全面施工中，需要歸檔的文件非常多，不僅數(shù)量多且相對較為復(fù)雜。

1.2 信息化管理的規(guī)劃工作不到位

我國的檔案信息化管理還處于發(fā)展的初期階段，因而其整體規(guī)劃性還相對較低，并且規(guī)劃的針對性不強(qiáng)。對于當(dāng)前的信息化管理存在這樣三點基本要求:(1)必須加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè);(2)加快信息化建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃;(3)建立健全信息共享平臺，提高檔案歸檔率。

在建筑項目施工中，由于各方面的原因?qū)е庐?dāng)前的檔案信息化管理缺乏整體的規(guī)劃，除此之外，信息化建設(shè)針對性不強(qiáng)，導(dǎo)致信息化建設(shè)達(dá)不到預(yù)期的效果。

1.3 檔案信息化管理的目標(biāo)實現(xiàn)不足

當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)僅僅是作為管理人員的一項工作完成的，在發(fā)揮信息平臺作用，分享信息方面還有所欠缺。建筑施工企業(yè)的檔案信息化管理尚不能夠滿足企業(yè)的應(yīng)用要求，也未能面向全體員工。另外，信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)維護(hù)方面的工作不到位，員工在檢索數(shù)據(jù)時經(jīng)常搜索不到滿意的數(shù)據(jù)條目，檔案資源得不到良好的利用。

1.4 管理人員素質(zhì)低下

就當(dāng)前我國來說，大多數(shù)企業(yè)管理人員存在著信息管理的誤區(qū)，對檔案的信息化管理認(rèn)識不足，意識不到檔案管理的重要性，通常認(rèn)為檔案管理無非就是對檔案信息的錄入、整理、歸檔。保管等日常維護(hù)工作，因此，在檔案信息管理人員的任用方面就會產(chǎn)生極大的問題。目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理常識，管理崗位嚴(yán)重缺乏專門人才，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平偏低，對檔案管理工作的消極影響較大。

1.5 政府的干預(yù)

隨著國家對檔案管理的認(rèn)識越來越明晰，政府不斷出臺相關(guān)政策支持檔案信息化的建設(shè)。政策文件指出，當(dāng)前的信息化管理必須滿足這樣的要求:以計算機(jī)技術(shù)為發(fā)展基礎(chǔ)，利用數(shù)據(jù)庫建設(shè)檔案系統(tǒng)，完成電子文件歸檔系統(tǒng)以及數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)，力求打造“一站式”檔案資源分享平臺。從政府層面對檔案的信息化建設(shè)提出明確的要求，有利于為檔案信息化建設(shè)指明方向，可以在最大程度上促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

2 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)化措施

2.1 完善信息化管理的規(guī)劃設(shè)計

可以從設(shè)計之初著手，不斷完善企業(yè)檔案管理的總體規(guī)劃，建立健全的管理制度，并且完善管理流程。從國家和企業(yè)的發(fā)展高度著手，以完善企業(yè)規(guī)劃為重要依據(jù)，從企業(yè)建設(shè)最高度追根溯源，找到問題之源進(jìn)而尋求解決之道。逐步將企業(yè)的檔案信息化管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，制定符合實際的管理規(guī)劃。以檔案信息化管理現(xiàn)狀為著眼點，重點分析規(guī)劃企業(yè)檔案管理建設(shè)的目標(biāo)、管理系統(tǒng)的架構(gòu)以及行動路線等，在保證檔案信息化管理長期發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，做好發(fā)展的短期規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)有路可循，不至于盲目。

除此之外，企業(yè)要不斷完善檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度，不斷優(yōu)化管理流程。當(dāng)前的計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入各行各業(yè)的發(fā)展，而信息化的最主要方面就是保證信息的標(biāo)準(zhǔn)化，但目前的管理條例幾乎都是針對傳統(tǒng)方式而言，已完全不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化管理的要求，因此，必須深入了解信息化與檔案管理之間的關(guān)系，針對具體問題修訂完善管理制度，以保證檔案信息化發(fā)展能夠順應(yīng)科技時代的發(fā)展潮流，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化管理流程的目的，以適應(yīng)檔案信息化的要求。

2.2 培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才

首先，要不斷加強(qiáng)管理人員的基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)，同時加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。為提高崗位工作人員的理論知識和專業(yè)技能，檔案管理部門必須開展多種形式的人才培訓(xùn)方式，可以實行崗位培訓(xùn)、學(xué)歷培訓(xùn)，除此之外還可以培訓(xùn)工作人員在實踐中將理論與實踐結(jié)合起來，進(jìn)而提高管理人員的業(yè)務(wù)能力。其次，要加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)。檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確對于項目建設(shè)意義重大，因此，為保障信息數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤，必須要不斷加強(qiáng)管理人員的繼續(xù)培訓(xùn)，重點培訓(xùn)工作人員的數(shù)據(jù)采集技術(shù)以及對于現(xiàn)代先進(jìn)軟件的運用等方面。最后，要不斷引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)以及掌握先進(jìn)技術(shù)的專門人才。隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案信息化管理也要與時俱進(jìn)，不斷更新完善。

2.3 拓展檔案管理新方法

當(dāng)前的檔案管理以歸檔、保管為主導(dǎo)，嚴(yán)重限制了企業(yè)的效益發(fā)展，不利于檔案的保存，因此，必須轉(zhuǎn)變檔案管理的方式思路，要形成重視檔案保存的意識，同時也要注重檔案的應(yīng)用，盡可能形成全體工作人員參與檔案管理的氛圍。可以建立一個基于大數(shù)據(jù)的檔案系統(tǒng)，以建立企業(yè)內(nèi)部電子檔案館，提升檔案管理水平。除此之外，還可以建立基于虛擬運算和云系統(tǒng)的分布式檔案檢索訪問門戶，以促進(jìn)用戶之間的交流。

3 結(jié)語

檔案信息化管理水平的高低是衡量一個企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)之一，因此，要善加利用檔案信息化管理，為企業(yè)創(chuàng)造最大化的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)建筑領(lǐng)域長遠(yuǎn)發(fā)展。

［1］魏素琴.企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，9(23):90 -95.

［2］蔡雪梅.企業(yè)檔案信息化管理初探［J］.一重技術(shù)，2015，2(16):89-93.