掌上協同辦公平臺建設現狀與對策建議

摘要：本文結合調研結果，得出以S省Y市為代表的大部分地區存在傳統辦公方式效能低下、現代辦公方式存在瑕疵、掌上協同辦公平臺建設行動遲緩等問題的結論，從宏觀視角、中觀、微觀三個視角進行歸因分析，提出先行試點、行推廣，轉變思想、提升能力，互聯共通，化繁就簡等對策性建議，以期最大限度促進機關工作減負增效。

關鍵詞：數字政府;協同辦公;行政效率

1 S省Y市掌上協同辦公平臺建設現狀

1.1傳統辦公方式效能低下。第一，紙質辦公浪費資源。被調查者中，認為“紙質辦公耗時較長且易丟失”的占71.25%，紙質公文傳遞效率過低，浪費紙張資源，破壞生態環境，與“綠色”“無紙化”辦公理念背道而馳。第二，現場辦公耗時費力。被調查者中，認為“現場辦公有時浪費時間精力”的占25%，現場辦公方式既浪費了公務資源，又耗費了時間精力，甚至導致形式主義、官僚主義。第三，協同辦公收效甚微。被調查者中，認為“部門協同辦公效率較為低下”的占57.5%，辦公主體依然以“點”的方式分布，連點成線、成面可能性低，條塊分割、推諉扯皮不同程度存在，導致信息鴻溝巨大、行政效率低下，難以實現政務協同。

1.2現代辦公方式存在瑕疵。第一，電子政務優勢漸失。被調查者中，使用電子政務和OA系統的僅分別占7.5%、6.25%，二者雖然實現了文件快速傳輸，但其文件傳輸受設備、場景制約明顯，造成“信息孤島”現象，原有的快速化優勢不再明顯。第二，新興媒介良莠不齊。被調查者中，認為“QQ、微信辦公侵占私人空間”的占58.75%，QQ、微信是一般社交平臺，作為辦公工具使用，存在許可度不明、安全度不高、公私界限度模糊等問題。

1.3掌上協同辦公平臺建設行動遲緩。第一，部分地區先行先試，效果顯著。在被問及“您是否了解浙江、廣東、貴州、甘肅等省份的機關事業單位已全面使用掌上協同辦公平臺”這一問題時，81.25%的被調查者表示不了解，僅有18.75%的被調查者表示了解。浙江、廣東、貴州、甘肅分別建立了“浙政釘”“粵政易”“貴政通”“隴政釘”等掌上協同辦公平臺，成為現代移動智慧辦公領跑者，上述幾省公務處理效率平均提升40%以上，公職人員傳統的工作模式向“掌上辦公”轉變。第二，目前S省Y市等待觀望，行動遲緩。被調查者在被問及“所在單位、行業、地區是否已啟動掌上協同辦公平臺建設和運行工作”時，回答“未啟動”的占88.75%，回答“有啟動計劃但未開始實施”的占11.25%，通過電話調查市委辦、市政府辦等部門發現，S省Y市尚未開展掌上協同辦公平臺建設工作，另外，據調查調查有關部門，S省省直機關和市州均為開展平臺建設工作。

2 S省Y市掌上協同辦公平臺建設遲緩的主要原因

2.1宏觀視角：上級支持認同尚要時日。一是上下聯動難。被調查者中，認為本市乃至本省掌上協同辦公平臺建設存在“上下聯動難”問題的占73.75%。而下級部門“自下而上”的提議建議與上級部門“自上而下”的安排部署是一個復雜的政策過程，二者的有機結合受多種因素影響，耗時較長。二是資金技術缺。被調查者中，認為本市乃至本省掌上協同辦公平臺建設存在“資金技術缺”問題的占48.75%。相對技術問題，資金問題更為突出，要考慮到部分縣（區）財政能力較弱，自身無法全部承擔購買費用，需要提請上級財政資金支持，因而缺少資金的情況也需考慮。

2.2中觀視角：干部觀念能力尚待提升。一是亟需打通觀念瓶頸。被調查者中，認為本市乃至本省掌上協同辦公平臺建設存在“干部觀念轉變難”問題的占58.75%。在掌上協同辦公平臺建設初期，可能遭到干部質疑，誤以為是形式主義的“新花樣”，會增加基層負擔，因此，引導干部認識到該平臺的簡約便捷功能極有必要。二是亟需提高能力水平。被調查者中，認為本市乃至本省掌上協同辦公平臺建設存在“干部能力水平不足”問題的占32.5%。部分干部對智能終端、新媒體、辦公軟件的熟練程度不夠，一旦掌上協同辦公平臺開始運用，將提出更高標準的操作要求，干部的數字辦公能力需進一步提高，以適應新的工作模式。三是亟需破除領導顧慮。被調查者中，認為本市乃至本省掌上協同辦公平臺建設存在“領導傳統偏好改變難”問題的占53.75%。領導干部工作繁忙，且習慣于紙質辦公、現場辦公，時間非常寶貴，需要平衡好掌上辦公與個人偏好的關系，有必要由辦公室（綜合部門）承擔領導個人賬號操作任務。

2.3微觀視角：保密知悉范圍尚需明確。一是保密制度遭受挑戰。被調查者中，認為本市乃至本省掌上協同辦公平臺建設存在“保密制度建設跟進難”問題的占40%。國家保密部門對公務內容通過網絡傳輸有嚴格規定，甚至不允許公文和限定知悉范圍的其他內容傳輸，但“法未禁止皆可為”的觀念難以短期內取得保密部門認同。二是保密能力有待提高。部分干部保密意識不強、保密能力較差，在掌上協同辦公平臺運用后，可能催生使用該平臺“不會涉密”的錯誤思想，有意或無意向無關人員泄露平臺內的工作內容，違反保密規定，造成工作被動。

3加快掌上協同辦公平臺建設的對策建議

3.1分步實施：先行試點，再行推廣。一要上下聯動。建議由市委辦、市政府辦等部門在對部分市直部門，縣（區）黨委、政府和平臺供應商深入調研后，草擬建議方案，呈送市委、市政府領導班子研究。市委、市政府領導班子要形成共識，將掌上協同辦公平臺建設提高到實現國家治理體系和治理能力現代化的高度，并作為一項重要議題納入市政府常務會、市委常委會研究范圍，抓緊研究后形成議定事項實施。二要科學試點。建議報請省委、省政府挑選部分有條件的省直部門和市（縣、區）黨委、政府（含S省Y市）作為試點單位，爭取通過6個月時間，在試點單位的政務移動辦公、“網格化管理”等共管領域試用試點，發揮掌上協同辦公平臺即時通訊、消息提醒、協同辦公等基礎服務作用，試點期間，要深化平臺功能建設，組織線上、線下培訓，推動試點單位各級組織和干部用好平臺，并及時收集反饋用戶體驗，采取有效技術手段修正平臺“堵點”“痛點”。三要全面鋪開。建議在試點結束后，由專門部門（工作領導小組）牽頭負責整體推進，按照實施方案，組織全省各級各部門有序開展平臺建設工作（建議命名為“蜀政通”或“川政通”），并對財政困難的艱苦偏遠地區予以支持，盡快通過政府采購后，將平臺接入省市縣鄉村組六級組織機構，分階段逐步推進平臺運用，不斷完善相關功能，提升用戶體驗度，最大限度為干部減負增效，打造機關內部“最多跑一次”甚至“一次都不用跑”掌上協同辦公平臺。

3.2培訓提能：轉變思想，提升能力。一要打通觀念瓶頸。建議對已運用平臺的浙江、廣東、貴州等省份進行體驗度調研，結合平臺供應商提供的產品參數，對平臺的功能模塊、操作規程、優勢特點進行專門歸納，并在全省、全市各級各部門發布，以具體數據和用戶感受引導全省干部形成思想共識，從內心深處接納掌上協同辦公平臺。二要適應數字辦公。建議采取分級分類培訓的方式，對全省、全市干部開展一輪全覆蓋業務培訓，重點培訓平臺模塊設置、功能使用、問題反饋三個方面的內容，讓干部成為運用平臺的行家里手，加快實現全省各級各部門組織在線、溝通在線、協同在線、決策在線，提升協同效應和行政效能。三要兼顧領導需求。建議考慮部分領導干部個人習慣和時間寶貴等因素，由辦公室（綜合部門）掌握領導個人賬號，以紙質方式將文件、通知等內容呈送領導，將領導處理意見輸入平臺，再進行“鏈式傳輸”，兼顧平臺運行和領導習慣。

3.3高效簡約：互聯共通，化繁就簡。一要整合數字資源。建議將掌上協同辦公平臺作為全省各級干部移動辦公的總入口，全面整合各級非涉密移動辦公應用，關停清理功能重復、使用率低、關注量少、無力維護的政務APP、微信公眾號、微信、QQ群組;要引導各單位基于平臺快速開發滿足自身業務需求的優質應用，實現平臺與各類移動應用深度融合;要充分運用大數據、人工智能、區塊鏈等新技術、新手段，深入挖掘和開發利用海量數據資源，推進平臺與政務內、外網和互聯網的數據安全有效融合，實現業務流程數據全貫通，達到“一網集成”“內聯外暢”的效果。二要確保信息安全。建議請保密部門根據《保密法》和相關保密工作要求，列出不能導入平臺的“禁止性清單”，確保互聯網信息安全，“禁止性清單”外的內容均導入平臺處理;要建立安全“防火墻”，通過應用數字安全認證、通道密碼保護、沙箱技術隔離等多重有效技術，實現全鏈路數據安全防護，有效保證非涉密信息傳輸處理安全;要教育引導干部嚴格遵守保密工作紀律，提升保密意識和保密工作能力，不得泄露工作秘密。三要不斷迭代升級。建議通過政府購買服務的方式，與供應商保持密切溝通配合，在工作實際需要、用戶體驗反饋、平臺功能升級等基礎上，不斷優化、更新平臺功能，保持平臺生命力，不斷提升干部用戶運用滿意度，讓平臺成為感知群眾需求“最先一公里”和辦理群眾訴求“最后一公里”的橋梁，大力發展現代大數據技術，努力以“內部治理”數字化助推全域治理數字化、智能化。

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作者簡介：鄭維，男，1995-，西華師范大學碩士研究生。