信息化的文書檔案歸檔管理

摘要：文書檔案是黨政軍群機關，企事業單位在管理所屬人員時所形成的以個人為單位的一種集中保存的特殊檔案，他記載社會發展的歷史過程，客觀反映一個人，一件事的歷史過程和結果，是人事管理的重要組成部分，因此，利用信息化加強文書檔案管理，充分發揮文書檔案的資源優勢，更好的為人才選拔機構提供真實可靠地信息。

關鍵字：文書整理歸檔;辦公自動化;信息管理

“歸檔”，雖然作為檔案專業術語，無論是在教科書，還是在檔案學詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著在某一結點，對某一問題，某一現象的處理、領導決策、基本建設、研究開發等事物發展方面的過程和結果。隨著改革形勢的不斷向前發展，過去的檔案管理明顯無法滿足現在的工作需求，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而新時代下文書檔案管理的自動化為檔案管理，歸檔工作揭開了新的篇章。

下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

新時代下科學技術的發展特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實踐，豐富了檔案工作內容，但不應顛覆檔案理論。不管是對紙質文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也可以認為是由一事物轉化為另一事物的質變”

傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動化的管理，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，方便保存和查詢。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。 ?文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1、辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2、文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查 找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體的分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3、電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4、提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

做好信息化電子歸檔技術處理工作，實施電子文件管理戰略，更好更快的提高了工作效率。

參考文獻：

[1]鄧邵興，檔案管理學，中國人民大學出版社

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

作者簡介：王麗梅（1986年11月——），女，漢族，內蒙古清水河縣人，本科學歷，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。