淺談事業單位文書檔案的規范化管理

邢艷焱

摘要：文章從事業單位文書檔案規范化管理的現狀入手，論述了事業單位文書檔案規范化管理的必要性，并針對事業單位文書檔案規范化管理工作中存在的不足，在提高事業單位對文書檔案規范化管理的意識、創新文書檔案管理的模式以及完善文書檔案管理的制度等方面提出了加強事業單位文書檔案規范化管理的策略。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;規范化管理

1.事業單位文書檔案規范化管理的現狀

事業單位要切實加強公文檔案的規范化管理，制定公文檔案管理制度，嚴格執行公文檔案的管理。然而，目前各事業單位對檔案工作的重視程度還不高，檔案管理體系也不完善，管理方式也相對落后。

1.1缺乏對文書檔案規范管理的重視

事業單位對文件檔案的規范化管理還沒有認識到，只把檔案歸檔管理作為一項工作，而與事業單位的發展沒有必然的關系，這就造成了文書檔案的規范化管理工作的缺失，雖然實行了檔案的管理，但是在管理的過程中，只是將檔案歸檔、歸類、保存，并沒有發揮出應有的作用，造成了文書檔案規范化管理工作中人力和物力投入的不足，不能實現文書檔案管理的規范化和合理化，不能保證事業單位文書檔案的完整性。

1.2文書檔案管理制度不夠規范

有的事業單位已建立了文件檔案管理體系，并將其貫徹執行，按管理體系的內容對其進行歸類、管理。然而，現行的文件檔案管理體系仍不夠規范。例如：文件歸類不清楚，沒有對不同工作性質、不同時期的文件進行單獨的管理，而把它們集中在一個地方進行管理，造成了以后的文件資料查找困難，沒有形成文書檔案的目錄，無法方便地查找。

1.3文書檔案管理模式落后

當前，事業單位文件庫的管理方式仍處于相對落后的狀態，近年來，隨著科技的飛速發展，計算機技術與網絡技術在各行各業中得到了廣泛的應用。一些機構還采用了一些過時的技術，設計了文件文件管理軟件來進行文件的管理，并且所采用的文件文件管理軟件并不符合事業單位的實際，有的機構還采用了人工管理的方式，因此，文件檔案具有一定的封閉性，不能夠實現文檔數據的共享，而且不能夠保證文件信息的準確性和保存的持續性，制約著事業單位工作的正常開展和穩定的發展。

2.事業單位文書檔案規范化管理的必要性

文件檔案的標準化管理對于事業單位的發展具有重大的意義，它不僅能反映出事業單位的發展過程，而且能夠有效地提高其工作效率，從而推動機構的健康發展。

2.1有助于提高事業單位的工作效率

事業單位的文件可以記錄事業單位的所有工作和活動，通過這些文件，可以知道事業單位的工作人員和工作的情況，這也為事業單位中工作人員的晉升和評優提供有效的憑證，這樣各項工作的負責人員就會重視分配的每一項工作，并且會努力、負責的去做。

2.2有利于促進事業單位穩定的發展

在市場經濟體制日趨多元化、一體化的今天，事業單位的發展日益受到人們的重視。為事業單位工作項的查詢提供了一種方式，能夠按要求對檔案資料進行查詢。

3.加強事業單位文書檔案規范化管理的策略

要使檔案工作更好地發揮事業單位檔案工作的職能，必須從現有的工作機制、管理手段、工作流程、工作技能等方面入手，不斷完善及創新相關的文書檔案管理工作。

3.1提高事業單位對文書檔案規范化管理的意識

首先，要加強機關事業單位對文書檔案管理的正規化認識，使其受到事業單位工作人員的高度重視，機關事業單位可以通過多種途徑讓工作人員了解到文書檔案規范化管理對事業單位發展的影響。這樣，事業單位各部門的文件檔案管理工作得以貫徹執行，能夠全面地記錄事業單位的發展過程，進而推動事業單位的健康發展。

3.2創新文書檔案管理的模式

事業單位的文書檔案管理人員需要改革傳統的手工文件檔案管理方式，充分運用現代科技手段，運用計算機技術和互聯網技術，有效地提高了文書檔案管理的效率，強化了事業單位文書檔案管理的建設，推進事業單位文書檔案管理工作實現自動化，通過文書檔案管理軟件實現對文書檔案的存儲，并提供歷史檔案查詢的接口，提高文書檔案信息的準確性和存儲的持久性，確保文書檔案管理模式符合當代科技的發展方向。現代信息技術的飛速發展，使檔案管理與現代管理相結合，提高檔案工作的效率、精確度，建立了一種新的管理方式。逐步實現了管理工作的數字化和一體化，為決策人員提供了更為科學的信息。要規范檔案管理工作中的各種管理制度，以適應目前機構發展的需要。采用統一的管理方式，將所有的工作都納入到一個統一的管理體系中，所有的文件都由一個部門統一管理，不管是存取，還是出庫，都要經過主管部門的批準，這既可以極大地提高管理的效率，又可以提高管理的質量。

3.3完善文書檔案管理的制度

在加強事業單位檔案工作的同時，還應進一步健全檔案管理體系，以適應事業單位實際情況，對現行的檔案管理體制進行補充。同時，要不斷地提高檔案工作人員的職業素質，不斷地提高他們的管理水平，并對他們進行定期的職業技能訓練，增強他們的保密意識，從而促進他們的檔案管理工作的規范化。

3.4以人為本，營造氛圍

在我國社會發展的今天，“以人為本”思想已經滲透到了各個領域，而事業單位也應該充分利用“以人為本”的優良思想，加強對行政工作的重視，使其意識到在基層工作中的作用。同時，加強與行政人員的溝通，加深對行政人員的職業生涯規劃和心理情感的認識，從而使檔案工作得到各部門、更多領導的認同，在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質量得到有效提升，還可使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。為管理者提供更多的學習機會，根據日常工作的需要，合理的分配人員，合理的分配工作，由專業的人來完成，這樣既可以加強團隊的管理，又可以極大的提高管理工作的質量。

結束語

在事業單位工作中，文書檔案是機關工作的一個重要組成部分，可以說在機關的發展與決策中起著舉足輕重的作用。因此需要結合事業單位文書檔案工作的實際情況對其進行全面有效的規范化管理，有效的提升整個管理工作，保障事業單位的穩定運行。

參考文獻

[1]孫笑一. 淺析事業單位文書檔案的規范化管理[J]. 赤子， 2017（2）：1.