數字轉型背景下檔案信息化標準建設研究

孫曉冉

(南京大學信息管理學院 江蘇南京 210000)

2021 年，國家“十四五規劃”明確提出“加快數字化發展建設數字中國”[1]，隨著數字化技術的發展，我國邁入數字轉型重要階段。在此背景下，文件檔案管理面向社會需求也在實現數字轉型[2]。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出“檔案工作基本實現數字轉型”[3]的目標，足見數字轉型已成為推動檔案事業高質量發展的必由之路。檔案信息化作為推動檔案管理數字轉型的重要力量，在標準建設方面已建立一套相關體系，然而隨著檔案信息化工作的發展，數字轉型提出了新要求，從前的數字化相關標準已經難以全面指導實踐工作。在實踐運用過程中，也逐漸發現了標準的落后與缺失之處，亟須針對需求研制新標準，同時對已有標準進行更新。

1 當前檔案信息化標準的概況

經過梳理，發現與檔案信息化相關的現行國家標準26 條，行業標準44 條。從調研的結果來看，目前已經出臺了相當數量的檔案信息化標準。一是在“存量數字化”方面，包括紙質檔案、錄音錄像檔案、縮微膠片檔案等多種載體檔案，幾乎覆蓋了館藏檔案的種類。并于近年出臺《DA/T 68.2-2020 檔案服務外包工作規范第2部分：檔案數字化服務》用以監管檔案服務外包過程中的數字化工作；《DA/T 89-2022實物檔案數字化規范》指導實物檔案數字化加工過程的管理。二是在“增量電子化”方面卓有成效，其標準基本覆蓋了電子文件和電子檔案的術語、存儲格式、裝備、管理系統等方面，同時在制定更加完整的單套制標準規范這一重點任務上也取得成效，制定《DA/T 92-2022電子檔案單套管理一般要求》。三是在國家標準的編制過程中學習國際經驗，我國的檔案信息化國家標準有多條等同采用或修改采用ISO 國際標準，體現了對國際成果的借鑒。四是面對檔案行業豐富的數字轉型應用場景，邁出與企業合作的步伐。例如：與阿里巴巴公司合作編制《GB/T 26841-2011 基于電子商務活動的交易主體企業信用檔案規范》等。

但是需要關注到的是，標準規范的制定多是依據實踐推動，內在結構仍較為混亂。在整體框架里還缺乏如信息化人才培育選拔標準；安全體系標準缺乏檔案數據隱私標準，等等。此外，部分標準的更新周期也過長。因而下文圍繞數字轉型對檔案信息化標準提出的新要求進行分析，提出針對性對策。

2 數字化轉型背景下的新形勢和對標準的新需求

2.1 數字轉型時代檔案數據資源意義凸顯

當前數字轉型的背景之下，如何將檔案信息向數字化、數據化推進，以及促進電子文件、數字檔案、檔案數據化[4]發展，是實現檔案治理現代化的新課題。

由于檔案數據化的實踐工作仍處于起步階段，當前檔案信息化標準的關注重點仍集中在數字化和電子文件等方面。對電子檔案，由于技術較為復雜，還未能出臺與實體檔案相一致的電子檔案庫房即機房環境與基礎設施建設、電子檔案的組織分類、檔案長期可讀與格式轉換，以及電子檔案的質量控制[5]等標準。未來也需要開展檔案數據化方面標準的探索，以及為推進數據態文檔統一管理，著眼于語義層面的標準化，重點維護語義的連續性[6]。

2.2 檔案信息利用服務提出更高要求

數字時代的來臨，互聯網的普及使得檔案信息利用的需求產生了轉變。數據獲得越來越便捷的同時，人們對于檔案信息服務的需求也日益增加。一方面在形式上，檔案公共服務面對數字轉型的浪潮，不可避免地要轉向“線上”。對于便捷性和易獲得性的要求，使得檔案部門需要強化檔案利用服務的平臺建設，數字檔案館、檔案網站、檔案社交媒體等移動平臺逐漸走進大眾視野。除了移動端、網站，目前正在有序推進的各地一網查檔、檔案查詢利用服務平臺的建設標準也需要提上日程，目前針對共享平臺構建的標準供給十分不足，無法指導檔案部門和其他單位的實踐和檔案信息資源共享利用。另一方面，大眾個性化、精細化的檔案，以及檔案全文查閱利用需求增長，但基于技術、制度、安全等種種原因，相關的需求仍無法被全部滿足。從僅僅開放目錄數據，轉向嘗試開放內容數據，將成為檔案開放的重要嘗試與變革，具體流程需要標準的研制。此外，線上展覽作為極具特色的檔案服務方式，也成為滿足群眾的社會文化需求的有效手段，檔案館更傾向利用數字化成果來進行線上展陳。

另外，各行業內部在業務過程中對于檔案信息化的要求也不斷提高，目前在實際應用方面有幾個熱點和重點關注領域。分別是關注基本民生發展的養老數據集、醫療健康檔案；關乎國家機密的企業境外檔案、完善數字經濟發展所需的電子票據和電子會計憑證檔案等。目前針對電子會計檔案已于今年出臺《DA/T 94-2022電子會計檔案管理規范》，暫時解決了實踐工作中各行業對于會計憑證檔案管理的燃眉之急。但對于其他亟待解決的實踐問題，仍需要研制標準來進行指導。

2.3 多元主體需要加強安全標準研制

數字時代檔案治理現代化的背景下，多元主體共治給檔案管理帶來了更多的動力，現今的檔案治理要求“多元協同，有效監管”。檔案共治是檔案部門分權給其他主體的過程，檔案治理內容也就是檔案客體變得更為多樣，除了檔案部門日常檔案事務工作，還包括其他主體的檔案活動。同時，大數據時代檔案數據呈現出流動快、類型多樣、來源廣等特征，數據泄露和損害等安全問題防不勝防。在多元主體共治在給檔案行業帶來活力與可能性的同時，也使檔案資源的受控性減弱，從而增加了安全方面的隱憂[7]。

首先，在檔案業務外包流程中，檔案部門如果缺失對外包機構的監管，那么相關數據安全極難得到有效保護。目前，由于檔案服務外包業務的興起，針對數字化外包的行業標準《DA/T 68.2-2020 檔案服務外包工作規范第2 部分：檔案數字化服務》已于2020 年發布實施，但是在外包過程中有關數據安全的問題，例如針對隱私保護數字化外包標準仍處于缺位狀態。

大數據環境下，檔案數據的安全需要更嚴密的防護。缺乏專門的檔案數據庫的系統安全、網絡安全標準。我國目前檔案信息系統安全的標準主要遵照國家保密法規和標準，例如《信息安全技術網絡安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2019）等，檔案部門目前多是借鑒總體的信息安全系統保護標準，專門針對檔案信息系統的標準僅有《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T 56-2014），這一標準專注的是系統運維，而在對檔案信息保護同樣重要的系統身份認證、訪問控制、加密、災害恢復等方面都未有標準，面對錯綜復雜的網絡環境，需要利用標準來建設和規范網絡、系統的建設與管理工作。

其次，關于基礎設施建設的標準數量不足。計算機、網絡、操作系統、數據庫管理系統等信息化外圍基礎設施的配備、建設方面的標準、各單位企業的電子檔案庫房建設標準還未見發布。

最后，數字資源安全需要重點保護。關于檔案資源的風險治理、檔案數據的備份、異地異質備份、遷移和檢查的等事關數據安全防護標準處于缺失的狀態。

3 數字轉型背景下檔案信息化標準建設優化策略

3.1 理念更新

面對數字轉型浪潮，檔案工作積極服務數字政府建設，首先，需要對檔案信息化標準建設做到理念更新。在檔案數字化和朝向檔案數據化延展的過程中，檔案工作者需要重視檔案數據標準的重要性，找尋當前以及未來數據環境下檔案標準的重點所在。其次，培養標準研制的前瞻性和規劃性，檔案信息化標準體系的構建需要在總體框架的基礎上，及時根據實踐結合前瞻戰略，標準先行，對未來熱點標準進行提前規劃。

3.2 問題導向與重點問題的解決

形成需求和問題導向的標準建設新視野，以數字轉型背景帶來的新變化和新挑戰為研究基點。在目前數字轉型進入新階段的背景下，檔案信息化標準的制定也需要與時俱進，相應的重點也有了偏移。因而在該時期，需要尤其注重檔案管理流程中的重點需求和發展過程中顯現出的新問題。針對目前檔案信息化標準缺失的部分，結合現今檔案信息化事業的需求，未來檔案信息化標準的研制需求可能集中在以下幾個方面。

3.2.1 檔案數據資源建設標準

信息資源是檔案信息化建設的核心，而檔案資源建設仍是未來檔案事業以及檔案信息化建設的重點之一，對檔案資源數字轉型的更高要求是繼續做好“存量數字化”和大力推進“增量電子化”[8]。

目前，隨著大數據時代的潮流涌起，檔案形態由數字化向數據化轉變，業界對于電子數據、數據文件歸檔、檔案數據治理等課題的重視[9]，檔案資源建設也需要向數據化階段邁進。目前的檔案信息化標準中涉及數據治理的標準還未成體系，也未見針對數據收集、檔案數據庫、數據整合的標準。缺少檔案數據類標準的指導，由數字化向數據化發展的道路將困難重重。

3.2.2 檔案信息利用服務標準更新升級

建立起一個完整科學的檔案信息利用服務標準體系，可以保障檔案利用者對檔案信息的需求實現，發揮檔案信息資源共享的價值。如何將檔案信息更好地加以整合并進一步共享利用是今后檔案信息化建設需要關注的重點之一。首先，針對檔案信息服務平臺標準建設的數量需要增加。目前《檔案移動服務平臺建設指南》（DA/T 73-2019）是唯一的服務平臺建設標準，只聚焦了智能移動設備這一新型服務平臺，需要增加對于檔案網站平臺構建、服務評價的標準。對于服務評價標準匱乏的問題，可以借鑒國際經驗。英國頒布了《檔案服務認證標準》，為英國檔案服務的完善提供了正確方向。而為了對我國檔案信息服務水平進行有效提高，頒布我國檔案信息服務認證標準、數字檔案館服務評價標準是十分有必要的。其次，為了深化區域數字檔案資源共享，目前國家注重“一網查檔”“一網通辦”平臺的功能建設，為了實現更大規模的數據共享和各個地區業務平臺順利接入的可操作性，相應的平臺端口接入標準亟待研制。最后，針對檔案虛擬展陳的標準研制也需要引起重視，為推進整個展覽流程的規范化和安全性做出指導。

3.2.3 數字化、數據化檔案安全標準亟待完善

數字轉型時代，仍要關注傳統載體檔案的保護與搶救，也要重點關注檔案信息的安全性問題。首先，基礎設施建設，要強化檔案信息系統和數據庫的基礎設施建設的標準。其次，除了基礎設施，系統和網絡安全也是影響數字檔案安全的重要因素。制定檔案信息化、網絡安全總體要求行業標準，為建立健全檔案網絡、信息系統防護體系打下制度的地基。再次，還需要制定檔案資源的風險治理行業標準，在面對數據損害威脅的時候可以進行有效治理，減少損失，為了完善備份機制，具體來說要制定檔案數據的備份、異地異質備份、遷移和檢查行業標準，等等，同時對災備系統的建設和管理制定相關工作標準。最后，針對新興引進的檔案信息安全保護技術，應用網絡數據備份技術、網絡數據隔離技術、網絡加密技術[9]等，提供相應的功能、指南、評估類標準，以及時適應新興技術的需要。

3.3 行業合作

以往檔案信息化標準的編制主體多為國家檔案局、各高校。數字轉型時代，每個領域和行業都是數據的生產者、治理者、使用者[10]。檔案部門積極應用數字化轉型技術應用場景，在企業進行試點的基礎上，建立起更加科學的標準研制流程。例如《DA/T 94-2022 電子會計檔案管理規范》產生于紙質會計檔案數量急劇增長時代背景之下，并在多輪試點工作全面鋪開實施之后，相應的標準得以出臺。

因而要更好地融入國家和政府數字化轉型，檔案部門更加關注技術應用和行業合作。主動對各行各業檔案數字化轉型的應用場景進行激活，在數字轉型浪潮中起到引領和示范的作用；更加關注與科技公司的通力合作，重視科技公司提供的技術支持建設試點，為信息化標準的研制和落地提供技術基礎和試行環境。

3.4 國際視野

實現文件檔案工作的數字化轉型，需要對國際標準進行研究，有效推動數字轉型相關現有標準與國際領域接軌。從對國際標準建設的實踐中總結學習經驗，及時修訂更新系列標準。2021 年10 月印發的《國家標準化發展綱要》要求2035年我國的國際采標率要達到85%，采標率是衡量標準管理水平先進與否的標志之一，我國在制定信息化標準過程中雖已考慮到與國際接軌，但是國際標準采標率過低仍然是當前需要解決的問題。

要完善數字轉型背景下檔案信息化標準建設，既要科學制定符合我國信息化發展、電子文件和電子檔案管理實際的標準，也要加大借鑒國際標準的力度，將國際標準研制轉化為符合我國檔案發展實踐的國家標準。

4 結語

縱觀檔案數字轉型的歷程，從完成基礎的數字化任務，到努力融合智能技術，再到如今奮力融入政府數字化轉型的步伐，逐步走向檔案“治理”的發展方向。在當前數字轉型和國家推進治理體系與治理能力現代化建設背景下，應當為地區和各個單位提供數字轉型相關的統一標準，以加快推動數字轉型的步伐。同時，更為重要的是推動這些信息化標準落地執行，從而發揮標準應有的指導作用，為檔案事業高質量發展提供動力與支持。