基層企業檔案工作與企業管理深度融合的思考與觀察

■ 趙衛明

作者單位：國家能源集團宿遷發電有限公司

引言

經過近二十年的發展，基層企業檔案工作已初步建立起一套檔案管理體系，企業將檔案管理作為一項專門工作從其他相關工作中獨立出來，并設置了檔案部門或專門的檔案管理崗位，由專職檔案人員具體從事檔案工作，檔案人員的工作重點是收集歸檔材料和對入庫檔案材料的手工整理與保管。企業制定了成套的檔案管理制度，并細化了檔案管理標準，文件材料歸檔質量得以不斷提高。但是，現階段的基層企業檔案管理體系仍普遍處于由檔案部門或檔案人員“單打獨斗”的狀態，并沒有真正形成全員性參與和全過程性控制的理念和機制，究其根源，問題的關鍵在于基層企業檔案工作與企業管理之間缺乏深度融合，筆者擬將多年來在基層企業從事檔案工作實踐中對這一問題的思考和觀察作一些初淺的探討，以期拋磚引玉。

一、基層企業檔案工作的職能定位亟需轉變

隨著企業的快速發展和壯大，產業的積累和戰略的持續升級轉型，業務活動的不斷擴展，業務信息系統的不斷升級換代，大量需歸檔的紙質文件和電子文件實時產生，基層企業現在越來越意識到檔案在管理、生產、營銷、舉證、社會責任等方面的重要價值，但是因為大多數企業檔案工作的職能定位仍然停留在最基本的行政管理輔助職能，仍然按照“事后整理、辦畢歸檔”的方式進行管理，檔案管理模式仍然偏重于檔案專業自身的“收、管、存、用”，企業檔案工作與企業管理始終是兩張皮，進而導致檔案工作始終遠遠滯后于業務活動，近年來業內有識之士強烈呼吁的基層企業檔案全員性參與和全過程性控制，一直是處于空中樓閣，并未真正落到實處。

基層企業檔案工作與企業管理之間的深度融合，首先亟待解決的就是轉變基層企業檔案工作的職能定位，從最基本的行政管理輔助職能逐漸擴展到經營決策輔助、技術研發支持、企業文化建設、生產經營業務支持等其他職能范圍。筆者認為基層企業的檔案工作應創新發展，必須打破固有的檔案管理思維模式，不能只就檔案而管檔案，應增強檔案管理現代化意識，實現檔案管理現代化；加快檔案信息化建設進程，實現檔案管理信息化、智慧化；加快檔案管理復合型人才培養，提升檔案管理人員綜合素質，加強檔案業務和企業管理知識學習。企業應切實將檔案工作融入企業的其他各項具體管理工作中，從完善歸檔范圍、細化整編規則，到制定保管制度以及提供更為便捷的檔案信息利用，通過建立企業智慧檔案管理系統，充分展示檔案價值，最終達到深度融合發展。

二、基層企業檔案人員應納入企業各項管理活動組織體系

做好檔案工作，離不開企業領導的重視、業務部門以及各專業人員的參與配合。目前，基層企業檔案部門大多數已建立健全檔案管理組織體系、工作網絡，但企業各項管理活動組織體系里很少見到檔案人員入列，導致檔案人員無法及時掌握年度內重點業務開展計劃、業務推進重要節點，也無法及時梳理業務活動各階段所形成重要文件材料歸檔范圍。企業應將檔案人員納入各項管理活動組織體系，使檔案部門與業務部門建立常態溝通機制，形成常態化的有效交流、有序溝通，及時填補收集與歸檔過程中出現的管理漏洞等，為全員性參與和全過程性控制提供強力的組織保障。

三、企業檔案工作制度應與企業管理制度實現滲透性融合

企業檔案工作制度是企業檔案工作標準化建設的重要內容，也是檔案管理體系建設中的主要任務，其建設和制定應貫徹企業檔案管理體制的設計思路和指導思想。在《企業檔案工作規范》中，將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點提出，并指出其構成內容包含了“檔案工作規章”“檔案管理制度”“檔案業務規范”三項內容。在實際工作中，我們可以根據各項企業檔案工作制度作用性質的不同，將其細化為檔案工作規定、檔案業務管理辦法、檔案業務標準和檔案管理操作細則四個部分。

然而，在基層企業檔案工作實踐中往往遇到一個尷尬的問題：檔案工作制度的制定和落實僅僅囿于檔案部門和檔案管理崗位，并未向企業各部門、各專業、各項業務活動的管理制度進一步滲透融合，導致檔案專業自說自話。企業在制定企業管理制度的過程中，缺乏將檔案管理納入其中的主動意識，例如，據筆者在單位內部所作的一個調查發現，在企業釘釘云課堂發布的各部門、各專業制定的各類管理制度中，只有極個別的管理制度里主動提到“資料收集整理、辦畢歸檔”等類似字眼。這樣就導致在企業管理和生產經營業務的流程制定和活動執行過程中，缺失相應的檔案意識，最終導致應歸檔材料難以實現完整、準確、及時歸檔。企業檔案工作制度應充分地滲透融合入企業各部門、各專業、各項業務活動的管理制度，從而實現從制度頂層設計至執行流程層面深度融合的良性循環。

四、企業檔案工作應與企業各項管理業務活動的計劃與流程深度融合

按照文件全生命周期理論，檔案工作需要將觸角延伸至文件形成初期，將收集工作前移，做好全過程管理，但是在實際工作中，企業各項管理業務活動的流程中通常并沒有為檔案設置專門的關口。傳統檔案工作往往處于文件生命周期的末端，往往一個工程項目竣工后或一個工作事項辦理完畢后才想起檔案工作，被動收集整理導致文件材料的齊全完整性無法得到保障。伴隨著文件管理所帶來的挑戰，檔案專業人士對企業業務流程的關注與重視程度與日俱增，他們認為如果不能在文件生成之前就施加干涉，并將文件管理的相關要求嵌入到業務流程的全過程，那么將無法保證及時獲得應歸檔文件。他們呼吁企業OA 系統應給予專職檔案人員設置類似“文件產生流轉流程一覽表”的知會權限，這對檔案人員收集整理檔案會有很大的幫助。

隨著業務系統在企業中的廣泛普及，業務流程最終將全部納入業務系統當中。企業檔案部門要在高度重視檔案信息化建設的同時，與業務部門加強合作和交流，善于借助企業大數據管理平臺，創新運用云存儲和云計算等技術，通過制定數據交換標準、編碼標準和信息交互標準，實現業務管理系統與檔案管理系統的有效集成，把檔案工作業務環節與企業管理業務活動過程用電子流程進行聯通，只有在企業管理業務活動流程中嵌入檔案業務關口，才能真正實現全員性參與和全過程性控制的現代檔案管理理念。

企業檔案工作本身是企業生產經營的基礎性工作之一，因此檔案工作應納入企業生產經營計劃，才能真正起到促進企業管理全面發展、提升綜合實力的作用。企業檔案工作要緊緊圍繞企業的中心任務，緊跟企業業務發展的思路，緊密對接業務流程，從“被動收集”向“主動介入”轉變，從而有效推進檔案工作與業務活動流程的深度融合。

五、對基層企業檔案工作與企業管理深度融合路徑探索的觀察與分析

據筆者觀察，近年來已有越來越多的基層企業圍繞檔案工作與企業管理深度融合做了積極的探索與實踐。

在近年召開的江蘇省電力行業協會檔案工作交流研討年會上，江蘇淮安某發電企業的檔案主管分享了他們的一個工作經驗，該企業采納檔案部門的建議，將檔案人員列入企業技改項目等各項生產經營活動的組織機構網絡，從組織層面較好地保障檔案工作與企業各項管理以及生產經營業務活動的深度融合。

江蘇常州某發電企業的人力資源部門在員工入職審批與離職審批環節中，一直保留傳統做法，特意將檔案專業列入會簽部門，人力資源部門與檔案部門聯動，尤其在員工離職環節，履職盡責地把好檔案借閱歸還情況核實關口，守好檔案安全陣地。

遼寧大連莊河某發電企業檔案部門依據文件生命周期理論，緊密圍繞合同管理機制，分別在合同簽定和合同質保期驗收環節，給予檔案主管設置會審會簽的權限，檔案部門在招標、合同文件編制過程中將竣工檔案工作要求進一步細化，檔案人員直接參與合同標段招標文件起草、合同談判，在簽訂合同時提出文件交付和歸檔要求或補充協議，有力地保障了竣工檔案的編制質量以及檔案移交的齊全性、完整性、準確性、及時性，為檔案的全過程性控制打下良好的基礎。

筆者所在單位在二期基建工程期間，給予檔案人員參與工程進度款支付流程簽字權限，明確違約罰則，參建單位的檔案移交工作如果達不到規定的工作進度，單位將按合同金額的4%扣除參建單位的工程進度款，用工程進度款結算來約束參建單位移交檔案的質量和進度，檔案部門與相關業務部門同步跟蹤、考核、驗收合同執行情況，較好地解決了參建單位竣工檔案移交的及時性問題。

自國家檔案局發布第10 號令以來，河北國華某發電企業每年更新完善《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，在歷年的編制工作中，檔案部門與企業各業務部門反復地、充分地溝通交流，達到了深度融合。首先，檔案部門根據上一年度的公司工作綱要、部門年度工作總結、內網信息、法律部門的合同清單進行梳理后形成一個初步歸檔框架，發送給各業務部門兼職檔案員，各業務部門兼職檔案員再將此歸檔框架分發給各自部門內部的各崗位人員，部門內部的各崗位人員根據各自的業務工作范圍進行完善后，反饋給自己部門的兼職檔案員，檔案部門依據各部門兼職檔案員的反饋進行匯總，擬出一個初步的歸檔范圍清單，送交檔案部門負責人進行審查，然后將審查結果反饋給各部門兼職檔案員，兼職檔案員再把審查結果與各自部門的各崗位人員進行第二次溝通，檔案部門根據兼職檔案員反饋的補充意見形成最終的歸檔范圍清單，并將此清單向公司全員進行公示，提交公司檔案分管領導審核之后形成書面意見，檔案部門根據公示期限結束時產生的意見和建議做最終的修訂，形成當年更新版的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

華電某研究院為解決歸檔及時性較差、歸檔不完整的被動境況，推行了“報告生產線”，提出了“項目資料關口前移”，技術報告審核之時就是項目資料提交之時，技術報告蓋章之時就是項目資料歸檔之時，隨著“報告生產線”的上線，極大地推動了各部門、院屬各單位科技檔案歸檔的及時性、準確性、完整性，使得檔案工作由被動變主動。

北京地鐵某公司在建立了獨立的知識管理系統和檔案管理系統的基礎上，同時將辦公自動化OA 系統、人力資源系統、合同采購系統、財務系統、科研項目管理系統等全部集成于全量數據倉庫這一統一的信息資源共享平臺，在這一平臺下產生了大量不同類型的電子文件，通過將檔案管理系統、知識管理系統與這一平臺對接，通過設定統一的規則，將平臺中產生的電子文件自動傳輸至檔案管理系統進行預歸檔，再由檔案管理人員根據相關制度和歸檔范圍進行判定、分類，補充完善相關的檔案元數據，最終形成正式檔案。這樣一來，實現了電子檔案從形成到預歸檔、歸檔、提供利用、統計分析等全流程管控，能夠對歸檔文件的質量進行控制，提高了檔案工作的主動性，實現了檔案與知識的共享和整合。

結語

企業檔案工作是企業各項管理工作的基礎，為企業管理各項工作提供信息資源和智力支撐。企業檔案工作也只有在與企業各項業務活動達到深度融合之后才能獲得活力和發展動力。