保證展會(huì)質(zhì)量是最大挑戰(zhàn)

徐智

中國(guó)儀器儀表學(xué)會(huì)副秘書長(zhǎng)沙旋告訴記者，2021年學(xué)會(huì)的會(huì)展工作依然面臨諸多的困難，跟2019年更是無(wú)法相提并論。2021年中國(guó)儀器儀表學(xué)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)會(huì)”）成功舉辦了兩場(chǎng)規(guī)模稍大的活動(dòng)：一個(gè)是于7月在懷柔區(qū)舉辦的，與北京市和懷柔區(qū)政府合作的2021雁棲湖科學(xué)儀器和傳感器論壇，是兩天的大型高峰論壇附帶一個(gè)小型展覽；另一個(gè)是于11月在鄭州舉辦的，由中國(guó)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)、河南省政府作為主辦的世界傳感器大會(huì)，包括展覽、論壇和很多同期活動(dòng)。

這兩個(gè)活動(dòng)都是政府主導(dǎo)的項(xiàng)目，學(xué)會(huì)自身的商業(yè)類項(xiàng)目基本都被取消或延期。其中，學(xué)會(huì)主辦的中國(guó)國(guó)際測(cè)量控制與儀器儀表展覽會(huì)（MICONEX）原計(jì)劃是2021年8月舉辦，后因疫情延期到12月，現(xiàn)在又被迫延期到2022年8月。如果加上2020年該展會(huì)也未舉辦，那么即便2022年展會(huì)順利舉辦，該展也已變成了三年一屆。

沙旋表示，在2021年的展會(huì)運(yùn)作過(guò)程中，學(xué)會(huì)也吸取了一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

首先是要隨時(shí)關(guān)注全國(guó)疫情變化。全國(guó)各地不斷有疫情散發(fā)現(xiàn)象，這對(duì)主辦方邀請(qǐng)展商、觀眾、嘉賓都會(huì)造成很大的困難。主辦方不僅要關(guān)注展會(huì)舉辦地的疫情情況，也要關(guān)注其他區(qū)域，特別是展商、觀眾集中的區(qū)域。因?yàn)橐咔榘l(fā)生以后，疫情所在地和展會(huì)舉辦地都會(huì)有相應(yīng)的出入境政策，主辦方必須快速了解和響應(yīng)這些政策，然后做出相應(yīng)的調(diào)整。

其次是展會(huì)前期一定要充分做好應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的準(zhǔn)備。主辦方要做好各種突發(fā)情況的預(yù)案，在展會(huì)的物料組織、嘉賓邀請(qǐng)、觀眾組織等方面也要做好充分的準(zhǔn)備。例如有些物料不到最后時(shí)間就不能下料；車票、機(jī)票等要在展會(huì)鄰近時(shí)間再購(gòu)買；酒店也要在鄰近時(shí)間再最終確定；要有充足的備選嘉賓；有些東西盡可能做成通用的，這次不能用就下次用。

當(dāng)然，學(xué)會(huì)也在展會(huì)運(yùn)作過(guò)程中收獲了更好的運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)。學(xué)會(huì)的很多展會(huì)都是聯(lián)合多方共同舉辦的，這就要求各方團(tuán)隊(duì)要及時(shí)的、經(jīng)常的聚在一起辦公、溝通。同時(shí)，因?yàn)樵谝咔橄乱e辦展會(huì)，永遠(yuǎn)不變的就是一直在變，所以不僅工作人員間的溝通增加了，工作人員與展商、嘉賓、觀眾的溝通也變得更緊密了。伴隨著各種變化，從展會(huì)的整個(gè)組織到運(yùn)作，主辦方的工作量比以前增加了很多，但是運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)響應(yīng)能力、心理素質(zhì)、抗壓能力等也得到了更進(jìn)一步的鍛煉，這也是一種收獲。

通過(guò)近兩年對(duì)會(huì)展業(yè)的觀察，沙旋認(rèn)為在疫情影響下，會(huì)展活動(dòng)的魅力和價(jià)值，以及對(duì)其他行業(yè)賦能的能力都被削弱了。

從整體來(lái)看，疫情新常態(tài)下，展商參展的效果肯定是下降的，但參展的成本會(huì)增加。例如因?yàn)檎箷?huì)延期，有的展商從國(guó)外運(yùn)來(lái)的展示設(shè)備被一直放在貨倉(cāng)，有些企業(yè)的展臺(tái)用品被迫存放在工廠，這些都會(huì)增加企業(yè)的參展成本。然而即使是主辦方再努力，既做線上又做線下，但展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的效果跟正常年份相比肯定是下降的。

展會(huì)最重要的目標(biāo)是幫助企業(yè)對(duì)接到重點(diǎn)客戶和獲得想要的資源。特別是有些中小企業(yè)，參展目的就是想找到潛在客戶。學(xué)會(huì)手上有企業(yè)資源、觀眾資源，就要利用好自身平臺(tái)實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。以前靠展會(huì)能輕松做到、做好的事情，但在疫情下的效果下降了，那就要給展會(huì)做更多的賦能，或者通過(guò)其他的附加方式、同期活動(dòng)，甚至是延伸到全年365天的服務(wù)，來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)參展目標(biāo)，提升企業(yè)對(duì)展會(huì)的粘合度，吸引企業(yè)繼續(xù)參展。

在疫情新常態(tài)下，對(duì)于主辦方而言，在大型展會(huì)不確定性增高的情況下，可以嘗試化整為零，在全年不同時(shí)段、不同地區(qū)，針對(duì)行業(yè)的細(xì)分領(lǐng)域舉辦一些成本不高但能達(dá)到相關(guān)效果的小型展覽、會(huì)議、活動(dòng)。這些小型會(huì)展活動(dòng)可以全年不斷地給企業(yè)服務(wù)，但同時(shí)也會(huì)把一些最終工作節(jié)點(diǎn)、成果放到大型展會(huì)上進(jìn)行收尾，給展會(huì)更多的賦能，把整個(gè)大型展會(huì)變成一場(chǎng)行業(yè)嘉年華。這是一種在充滿不確定性的情況下把展會(huì)辦好的方式；是一種維持客戶關(guān)系，為行業(yè)提供服務(wù)的方式；也是一種維持展會(huì)運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)生存下去的方式。

沙旋認(rèn)為，2022年會(huì)展行業(yè)最大的挑戰(zhàn)是，如何在疫情點(diǎn)狀爆發(fā)的新常態(tài)下，在不確定性中確保展會(huì)能夠保質(zhì)保量的召開?！拔抑荒苷f(shuō)確保保質(zhì)保量的召開，不敢說(shuō)確保召開。因?yàn)樵诔錆M不確定性的當(dāng)下，展會(huì)能夠召開不是主辦方說(shuō)了算，有時(shí)候確實(shí)得看運(yùn)氣。但是一旦具備召開條件，對(duì)于我們的挑戰(zhàn)就是，怎么保證展會(huì)的質(zhì)量和效果，讓主辦方、展商、嘉賓、觀眾等各方都滿意?！鄙承f(shuō)，因此，在整個(gè)展會(huì)組織過(guò)程中一定要有豐富的預(yù)案，包括展商的預(yù)案、嘉賓的預(yù)案、觀眾組的預(yù)案等，以應(yīng)對(duì)不斷改變的疫情帶來(lái)的不確定性。

沙旋表示，經(jīng)過(guò)兩年多與疫情的共處，會(huì)展人已經(jīng)逐漸適應(yīng)疫情下的新常態(tài)?！?022年，我相信整個(gè)會(huì)展行業(yè)，包括學(xué)會(huì)的會(huì)展團(tuán)隊(duì)在應(yīng)對(duì)疫情突發(fā)狀況這種新常態(tài)時(shí)，都已經(jīng)有了心理準(zhǔn)備，有了相應(yīng)的方案，也有了工作經(jīng)驗(yàn)，甚至包括展覽技術(shù)和展覽理念上創(chuàng)新的準(zhǔn)備。而且我相信國(guó)家控制疫情的方式方法會(huì)更加科學(xué)、更加合理。”沙旋認(rèn)為，總體上會(huì)展業(yè)2022年應(yīng)該會(huì)好于2021年，2022年應(yīng)該是行業(yè)恢復(fù)期。雖然要馬上恢復(fù)到2019年、2018年的情況不太現(xiàn)實(shí)，但肯定是逐漸在進(jìn)行恢復(fù)。

面對(duì)諸多不確定性因素中到來(lái)的2022年，廣大會(huì)展人在展會(huì)籌備過(guò)程中應(yīng)該往壞處想、做最壞的打算，然后在實(shí)施過(guò)程中保持樂觀積極的態(tài)度?！巴鶋奶幭搿辈⒉皇且獓樆Ｗ约海且A(yù)事在前，制訂相應(yīng)的補(bǔ)救方案或備用方案。其實(shí)在新常態(tài)下，很多展會(huì)參與者對(duì)展會(huì)效果的預(yù)期是會(huì)降低的，大家都能理解疫情下主辦方的不容易。但主辦方自身絕對(duì)不能降低標(biāo)準(zhǔn)，而是應(yīng)該以更積極的態(tài)度和行動(dòng)來(lái)保證展會(huì)保質(zhì)保量的進(jìn)行。