探析企業管理者如何幫助員工提升時間管理水平

武旖艷 陳奕宇 呂奕誠 沈漣漪 應文乾

摘 要：時間管理是企業員工管理當中最為重要的一個環節，員工高效的時間管理能夠為企業帶來持續的經濟收益增長，而我國企業員工目前缺乏對時間管理的正確認識，導致在執行工作任務時無法專心致志、對某件事情反應過度或反應不足、對任何事缺乏計劃或計劃缺乏可行性、凡事親力親為等不科學現象的發生。小組成員通過歸納現有理論方法并基于實踐不斷革新，得出最佳企業管理者幫助員工提升時間管理水平的方案：不為員工安排與工作無關的不重要緊急任務;為新員工開設提升專注度的課程;心如止水的處事原則;利用關鍵要務制定合理的計劃安排;外包有時可以使自身更好地完成重要事務。

關鍵詞：時間管理;企業員工;業務外包

中圖分類號：F276.1 文獻標識碼：A 文章編號：1005-6432（2022）10-0116-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.10.116

1 緒論

1.1 研究背景

根據小組成員的調查研究顯示，我國企業中員工的時間管理利用能力較低，造成大量重要緊急的任務被拖延，致使企業整體工作效率無法提升，缺乏科學系統的時間管理學習是員工時間管理利用能力低下的重要原因。文章從人性化的培訓方案角度出發，對時間管理進行了深度探究。

1.2 研究方法

文章采用了文獻調查法以及對比實驗法，在對合作目標企業進行實地調查后，結合戴維·艾倫先生所著《搞定》一書以及其他學者發表的學術論文當中的理論，探討出最適合我國企業員工的時間管理方案，并將其運用于合作企業當中，觀察員工以及企業的實際變化，針對方案在實踐過程中出現的不足進行修改，最終得到文章所述的理論指導方案。

2 企業員工在時間管理中存在的不足

2.1 在執行任務時無法專心致志

小組成員在實地調查當中發現，我國企業員工普遍缺乏對關鍵要務的理解，所謂關鍵要務即當前時間段最需要做的事情，該事情能夠為其帶來更大的收益。在員工的日常生活當中，共有四類任務，即重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急，最容易使員工陷入焦慮的為重要緊急事件。但是根據谷歌公司員工的任務執行經驗可以發現，該公司員工日常當中所遇到的重要緊急事件較少，并不是谷歌公司的任務量較其他公司輕松，而是谷歌員工在事情處于重要不緊急時就已經將其完成，因為在其轉變為重要緊急事件之前，員工有大量的時間可供使用，可以將此事件最大程度做至完美，使其之后的工作計劃能夠得到有序安排，并且谷歌員工在執行任務時最大的特點即能夠專心致志的完成，孟子云：學問之道無他，求其放心。其意為做學問并沒有特別難，只需將外面的心找回來即可，即在完成一件事情時專心致志便可完美完成。

而我國企業中普遍存在此類現象，員工在任務處于重要不緊急時不去完成，不斷拖延，致使其轉變為重要緊急的事情，任務完成時間短，且在完成重要緊急的事情時會被各種不重要緊急的事情所牽絆，導致工作效率極其低下，例如幫管理者訂購機票、幫助管理者處理小事等均為不重要緊急的事情。我國企業內部行政色彩過于嚴重，員工常年被管理者即為上帝的思想禁錮，會擔心不幫助管理者其工作無法得到保障。

2.2 對某件事情反應過度或反應不足

所謂反應過度即某件事情或許并沒有對員工造成過多影響，但是該員工在一段時間內始終被此事件影響心情。根據科學研究顯示，在完成某件事情時心情愉悅的任務結果較心情很差時完成的任務結果質量高60%以上，60%其實是非常高的比例，10%有時都可以決定一個人的命運走向，例如高考時一分或許都可以決定該學生是否能夠通過本科線或者目標院校的校線，在企業中工作也是同樣的道理。

對一件事情反應不足同樣是極其危險的，會使其時間管理計劃徹底失敗，例如本該在周一完成某項任務，但是內心缺乏對其的反應程度，認為此事不重要，不斷拖延，將其劃歸至不重要不緊急的任務當中，導致該事件反過來控制自身，結果較預期差。

所以正確掌握自身對某件事情的反應程度是極其重要的。

2.3 對任何事缺乏計劃或計劃缺乏可行性

“凡事預則立不預則廢”，在執行工作任務之前制訂實踐可行的計劃是非常重要的，并且可以時時刻刻提醒自身應該在何時完成任務。在小組調查過程當中成員發現了這樣一種現象，多數員工缺乏對計劃的制訂，所以經常導致手忙腳亂，而制訂計劃的員工也常常制訂出不符合常規的工作計劃，不符合員工執行能力的計劃會導致員工在一段時間后喪失對工作的自信心，認為自身每日都無法完成計劃，是否自身過于蠢笨，這些心理因素也同樣是不利于高效完成工作的。

在制訂計劃時要采用自下而上的行動管理原則，何為自下而上的行動管理？一般觀點認為，最恰當的制訂計劃方式首先確定個人或公司的總體目標，之后定義工作的主要目標，最后將焦點集中至實施細節。但是根據戴維·艾倫先生多年的觀察經驗，自下而上的計劃制定方法更具有實用價值，即從當前任務的最底層入手。

2.4 凡事親力親為

在我國的教育理念當中，教師及家長常常告訴學生這樣的理念，自身的事情自身做。但是在小組成員對各個不同層次不同行業企業的調研之中發現，凡事親力親為的員工其工作效率較其他能夠將個別事務外包于他人的員工低25%，畢竟每個人一日的時間都是相同的，也是固定的，凡事親力親為必然會導致某些不重要緊急和不重要不緊急的事情所占時間較多，在相同時間內能夠完成更多的任務是當下時間管理理念的重要核心，例如某員工正在制作一份表單，但是此時已經中午，需要吃午餐，并且還需要前往很遠的地方購買某件商品，如果選擇制作完表單去食用午餐和購買商品，時間不允許其在下午上班時趕回公司，同理，倘若選擇先去食用午餐和購買商品，其時間也是并不充足的，所以最佳方案是員工在制作表單的同時訂購外賣，或許在完成以上目標時還能休息一下，為下午緊張的工作“充電”。

3 企業管理者幫助員工提升時間管理水平的方案

3.1 不為員工安排與工作無關的不重要緊急任務

任何一家企業倘若政治色彩過于濃厚，其工作效率和創造力必然是極低的，員工每日被大量與工作無關的事情牽絆，不能用更多的時間完成本該完成的任務，或在其極度勞累的情況下完成，那么質量是無法保障的，管理者自身也需要意識到與企業收益相比瑣事是不值一提的，員工在上班時間完成管理者的瑣事，而任務的終止時間并沒有發生改變，故而員工需要占用大量的休息時間完成真正需要做的事情，個別企業甚至以此為榮，向他人炫耀本公司員工多么努力工作，但是實際上這樣的“努力”是無效努力，因為本該在上班時間就可以完成的事情卻沒有完成，工作量也未發生改變，收益與在上班期間完成任務的員工相同，而自身卻因為占用了休息時間而過度勞累，影響第二天的工作狀態。

所以不僅僅是員工需要為企業負責，管理者自身也需要分清重要與次要。

3.2 為新員工開設提升專注度的課程

我國多數企業專注于提升員工的專業技能，而缺少時間管理方面的指導。事實證明高效的時間管理往往比專業技能更加重要，只有認真去做一件事情，結果才能真正為自身帶來好運。在生活之中我們常常會遇見這樣的人，平日里經常忙碌，但是所獲得的業績仍然沒有過人之處，而有些員工平日里會參加聚會等娛樂活動，但是其業績處于較高水平。原因就在于這些員工能夠專注于一件事做完再去執行下一個任務，而忙碌卻業績平平的員工因為認為每一件事都是急需做的，甚至在第一件事完成一半就去執行另一件事，而另一件事也是僅僅執行了一半就又返回執行第一件事，返回第一件事情時自身當時的思路或許已經遺忘。

所以無論自身面臨多少事情，用心完成一件事后再完成另一項任務，效率會大幅度提高。專注度課程需要在新員工入職時開設，從員工進入公司的一刻起適應并掌握工作的最佳方案。

3.3 心如止水的處事原則

在湖面拋下一塊石子，雖然會激起波瀾，但是很快又能恢復平靜，在培養員工時間管理能力時也需要掌握這樣的心態，因為對事物反應過度或對事物反應不足都會嚴重影響員工的工作狀態，心如止水的理念既不能對事物無反應，也不能對事物反應過度，湖面不可能在石子拋入時不激起波瀾，也不會在拋入石子后波瀾不止，需要適度的反應程度，不能因為某件事影響自身很長時間內的工作狀態。

3.4 利用關鍵要務制訂合理的計劃安排

我國企業存在這樣不合理思維，認為員工制訂的計劃中目標數越多越能體現該員工的努力程度，實際上這樣的思維往往只會導致形式主義，夸大的計劃安排不僅不能使員工更好地進行時間管理，還會導致員工缺乏對自身的認可度。因為每日都無法完成自身制訂的計劃，會認為自身不努力缺乏專業技能，但是根據小組成員的調查，很多員工的計劃當中將重要不緊急的事務安排時間大多與不重要不緊急以及不重要緊急的事務安排時間大體相當，最佳的計劃安排應該為每日在工作時間內優先完成重要不緊急的事務，而在完成此類事務后再進行不重要緊急事務的執行，而不重要不緊急的事務，例如看電視等對自身提高毫無幫助的事情，可以選擇不做。

3.5 外包有時可以使自身更好地完成重要事務

“外包”一詞興起于企業之中，意為業務的執行方是否為本公司，同樣適用于員工對自身的時間管理，企業之所以將個別業務外包于他人，原因即為倘若全部由自身完成，自身的工作量是十分巨大的，會耗費企業對于重要業務的時間以及資金分配，故而將個別業務外包于更加專業的企業完成，公司的整體效率會更高，員工將某些事務外包于他人同理。

4 結論

時間管理是當下企業員工管理當中最為重要的一個環節，高效的時間管理培訓勝過專業技能培養。

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[作者簡介]武旖艷（2000—），女，上海人，上海海洋大學愛恩學院，研究方向：信息管理與信息系統;陳奕宇（2002—），女，四川眉山人，上海海洋大學海洋科學學院，研究方向：海洋技術;呂奕誠（2001—），男，上海人，上海海洋大學經濟管理學院，研究方向：金融學;沈漣漪（2001—），女，上海人，上海海洋大學經濟管理學院，研究方向：會計學;應文乾（2000—），男，浙江慈溪人，上海應用技術大學化學與環境工程學院，研究方向：化學工程與工藝。