文化產業背景下勘測檔案數字化服務外包風險及防范策略

黃雯

勘測設計檔案是工程勘察設計極其珍貴的知識寶庫，是工程項目在勘測、設計、規劃等活動中形成的文件材料，包含具備保存價值的圖紙、圖表等，也是工程改建、加固、新建等的關鍵參考依據[ 1 ]。但是，企業檔案部門在發展過程中，面臨的一項現實難題，就是工作量大、內容繁雜、人力不足等，所以積極選擇數字化加工公司完成檔案數字化工作，將成為節省人力、提升效率的有效方式，且當前很多企業均開始選擇并采用這種方式。然而在檔案數字化工作帶來積極作用的同時，很多安全風險也存在于檔案數字化服務外包中。本文將直面存在的問題，針對性地解決，期望可以為勘測檔案數字化服務外包提供安全管理的借鑒途徑。

檔案數字化服務外包的概念及其必要性

主要概念

檔案數字化服務外包，主要指按照實際需求，檔案保管機構委托專門外包公司開展數字化業務，同時給予其相應報酬的一種形式。這也是檔案服務外包中極其關鍵的組成部分。從狹義上而言，檔案數字化僅僅指的是通過數字化的形式對檔案進行加工，也就是說將檔案轉化為計算機識別的數字存儲檔案。而廣義上而言，數字化檔案主要包含檢索、維護、存儲和組織等過程，是對檔案實施數字化管理[ 2 ]。下述將選擇狹義層面的檔案數字化加工概念，僅僅針對檔案外包服務數字化加工這一業務展開調研。

勘測設計檔案數字化的必要性

在新時期檔案事業中，網絡和信息技術得到了廣泛化的應用，勘測設計行業也獲得了高質量發展。增量檔案電子化，存量紙質檔案數字化，已經發展為一個極其關鍵的指標，主要是對勘測設計單位檔案管理水平的測量。像著錄、數字化轉換、檔案整理、破損修裱、存儲備份等檔案數字化業務外包形式已經不屬于我國法律法規限制范圍，可以委托給專業公司完成。而檔案數字化服務外包的形式，能夠對大量紙質檔案進行數字化處理，降低成本，節省人力資源，同時提升工作效率，促進檔案工作向現代化的應用和管理模式轉變，還能夠實現在線上查閱利用檔案，節省檔案占用庫房的空間，并有效保護檔案原件。

存在于勘測檔案數字化服務外包中的風險

數字化服務外包質量風險

在驗收檢查的過程中，一般外包公司控制數字化質量，檔案部門抽檢無法全面控制質量，且因量大難以實現一一校驗。加上勘測設計檔案具有較強的機密性、專業性特征，工程底圖圖幅一般需裁剪拼接，并且對大圖幅工程圖的掃描，可能超正常范圍，以至于裁剪中發生關鍵文字丟失的現象[ 3 ]。另外，在對一些陳年老檔案文件處理的過程中，不夠細致和謹慎等，造成檔案原件缺頁、破損、漏頁等問題。例如：外包公司為了實現自身利益最大化，對勘測設計檔案數字化加工成果質檢、檔案分類、掃描、數據備份標準、圖像處理等不太熟悉，配備的服務人員素質參差不齊，這難免會降低檔案數字化加工的質量。

數字化服務外包工作風險

檔案部門作為發包方，在實施數字化加工管理工作中處于主導地位，若對數字化服務外包管理不當，將會帶來內部風險。其一，整體上缺失外包管理經驗，低估了加工公司間的問題。一些企業單純地認為數字化外包僅需按照合同完成工作內容便可，認為數字化外包是簡單的建庫、掃描。但是實際工作過程中，卻存在質量控制、成果驗收、操作流程等各環節中的矛盾，同時數字化加工公司和檔案部門間的人員管理和招投標方面的矛盾，若預估不足，缺失相關管理經驗，將影響數字化工作的順利實施，使得檔案部門在管理中處于被動地位[ 4 ]。其二，對外包工作無充分的重視度，也未進行規范、系統指導和領導。針對數字化外包的形式，企業并未成立針對性的領導小組，也未明確數字化工作的要求和范圍，同時存在對外包工作管理權責分配不明，未制定相應制度規范，以及無法實施有效的監管等問題。加上也并未制定出合理、科學的工作流程，以至于發生混亂紕漏的現象，加工作業無章法可循。

數字化服務外包安全保密風險

勘測檔案數字化服務外包是較為專業的過程，如若未清楚界定數字化服務外包加工檔案范圍，以及發包單位缺失專業的檔案管理人才，則極易發生一些需要其他外包公司處理的，無法對外開放、涉密、關鍵的檔案信息，造成涉密檔案泄密風險。例如：因數字化操作環節和加工流程多，盡管簽訂了安全保密協議，依舊涉及數據掛接、檔案移交等多個工序，以至于在多環節中流轉檔案，以至于無法保證加工過程中關鍵檔案信息不被泄露，加上電子檔案極易傳輸、復制等特點，將面臨更大的信息泄露風險。又如，在完成項目之后外包公司依舊未對檔案信息數據進行及時刪除，也可能存在泄露風險。

數字化加工硬件設備風險

主要存在未選擇專業性的物理設備或技術，對不必要輸出端口或裝置的封閉，像檔案數字化加工過程中的掃描儀和計算機等設備；承包方配置軟件系統與硬件設備未經發包方的安全檢查[ 5 ]。其他設備和存儲介質同檔案數字化存儲介質和設備交叉；加上并未達標的硬件質量，對數字化加工產生影響；檔案數據庫頻繁讀取將損壞服務器，紙質檔案數字化需實現對信息系統目錄的掛接。

后續維護存在不確定性

在數字化加工結束后，檔案數字化外包公司依據發包單位的需求，把數字化目錄數據和檔案等信息交給發包單位，并審核檢查，同時在整理裝訂完原檔案材料后送回原單位入庫。但很多單位有時為了提升效率，節約成本，并未在簽訂合同之初說明，缺乏對后續維護工作的考慮，較多企業官網上也并未對售后服務做出詳細的介紹。當隨后檔案發生問題需維修時，實際上帶來的是更大的損耗，要考慮返回原加工單位還是自行維護。

檔案數字化人員專業素養水平較低

針對檔案數字化從業人員，當前因為勞動密集型生產和檔案數字化加工某一方面環節存在重合的特征，整體上的任職要求較低，且準入門檻不高。很多企業沒有專業的加工人員，也并未設置專門的檔案數字化的加工部門，并且沒有較長時間接受訓練、經過專門培訓的專職人員。不僅如此，在需要趕進度的時候，一些企業會選擇雇傭實習生或臨時工，他們往往是在入職時進行過簡單操作培訓，而并未接受過正規專業化的培訓工作。

以文化產業為視角分析應對勘測檔案數字化服務外包風險的對策

選擇質量可靠的外包公司

在選擇外包服務公司的時候，可選擇公開招標的方式完成，在招標文件的評價體系中納入管理制度、實施方案、項目經驗、員工素質等，約定安全管理的要求[ 6 ]。例如：在簽訂合同前，了解是否存在安全事故、違法行為等不良記錄，考察數字化外包公司的人員、設備、加工軟件、相關資質、業績等，在條件一致的狀態下選擇與數字化加工密切關聯的機構，同時要明確責任義務劃分、賠償責任、人員專業技術素質等，以及檔案資料的安全和機密性、工作目標和質量的規定，按照我國法律規定的要求標準簽訂外包服務合同。

加強數字化操作人員管理

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，要保證數字化加工公司派駐的操作人員接受過專業的檔案培訓。在實施加工前，檔案部門應當實施積極的宣教，包括工作規范、數字化加工要求、企業規章制度等，同時在進行數字化加工的過程中，嚴格實施監督檢查工作，嚴格按照流程和規范操作，加強對操作人員的教育管理，及時同加工公司負責人溝通違規操作問題。除此之外，檔案部門要了解派駐人員用工方式等，提供專業性的業務指導，幫助操作人員保質保量完成數字化加工，避免因個人解約而對工作進度產生影響。

加強加工場所管理

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，加工場所應當符合防日光及紫外線照射、防盜、防火、防塵等安全管理要求，檔案部門要選取可封閉、獨立的場所實施數字化加工[ 7 ]。例如：可在加工場所配備視頻監控設備，并選派專人加強監管，實施對服務器、數據導出端、檔案暫存處、數字化加工工位等的監控。針對勘測檔案數字化服務外包中已經完成加工或需要加工的檔案，應當保證場所中禁止飲食、吸煙，并按照規范分類存放檔案，且要避免有操作人員將私人物品帶至工位。同時，檔案部門還要及時糾正存在的各種安全問題，定期到加工場所進行巡查。

加強安全保密管理

針對數字化服務外包風險，應當加強完善檔案數字化掃描、處理拆卸等環節的安全手續，建立健全安全制度，保證操作人員能夠正確使用設備，添置安全防護紙質檔案和檔案數字化加工現場的設施，嚴禁一切違章作業。還要注意徹底排查和消除存在的各種安全隱患，實現定期監察和日常檢查相結合[ 8 ]。按照《檔案服務外包工作規范》，依據法律法規明確責、權、利等關系，加強協調和監管。例如：外包企業要請第三方監察機構監管，和服務對象、員工簽訂保密承諾，實施監督檢查，并嚴格執行保密規定。針對數字化服務機構和檔案部門，要定期抽查和檢測檔案數字化質量。

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，要實施全方位和全過程的管控。各崗位人員職責中納入數字檔案的完整、準確和真實性要求，并同數字化工作人員簽訂保密承諾書。按照工作實際以及計劃分批調整出庫。在調檔出庫與接收歸庫時，發包方應與承包方辦理檔案交接手續，一式兩份。例如：做到專人保管，每天入庫（柜）的數字化加工檔案，注意不可在工位上留存過夜。及時讓檔案管理部門和承包方辦理交接手續，并做好保存。對于蟲霉隱患，離庫超過1個月的檔案，要定期完成消毒殺蟲工作。

加強加工軟硬件設備管理

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，注意禁止使用無線鍵盤、鼠標、網卡等設備，注意加工網絡和其他隔離。注意在數字化加工網絡環境中配備安全保護系統，包含端口、日志、權限、設備管理等，對授權用戶的設備接入、訪問行為，以及電子檔案信息流向等進行準確化的記錄。

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，分別設置保密、審計和管理員，以保證檔案數字化加工系統具備流程定義、任務分配、質量檢測、成品制作等功能。加工過程中應用的移動存儲介質、計算機等設備的硬盤，經檔案部門指定專人保管，逐一檢查、登記，詳細記錄使用情況，并避免和其他存儲介質、設備等交叉使用。檔案部門在完成數字化工作之后，要注意避免發生擅自帶走等情況，統一銷毀或保管設備。注意刻錄和拷貝檔案數字化成果中，交接給檔案部門人員完成交接手續。

在新時期的發展過程中，文化產業背景下勘測檔案數字化服務外包是大勢所趨，也是勘測院有限公司進行檔案數字化的便捷、高效的方式。作為檔案人員應當積極提升自身的防范風險意識，充分了解外包工作的特點和性質，并保證檔案信息和實體的安全及其數字化質量。

參考文獻

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