因地制宜求實效 整合資源顯活力

陳曉婷 趙超

出生醫學證明檔案是“人生第一檔”，是重要的民生檔案。近兩年來，根據江蘇省委辦公廳、省衛生健康委、省檔案館《關于印發〈江蘇省出生醫學證明檔案管理辦法〉的通知》（蘇辦檔字〔2019〕15號）以及省衛生健康委、省檔案館《關于印發〈江蘇省出生醫學證明檔案管理實施方案〉的通知》（蘇衛婦幼 〔2019〕22號）精神，泗洪縣檔案館主動作為，強化檔案收集、整理、接收流程管控，創新工作思路和工作機制，高質量做好檔案整理接收進館工作。

創新與實踐

出生醫學證明檔案的整理接收是一項系統工程，涉及多個部門，加強各部門之間的協作是做好該項工作的必要條件。泗洪縣檔案館積極爭取縣衛生健康局等部門支持，形成合力，多措并舉，至2021年6月底，全縣2020年以前的出生醫學證明檔案220000余件（卷）全部移交進館，電子掃描件和目錄全部導入縣檔案館檔案綜合管理平臺，提前完成任務。

1. 檔案整理集約高效

泗洪縣出生醫學證明文件材料分散在數十家醫療機構，其中縣婦幼保健院數量最多。這數十家醫療機構中，有很多是私立性質機構，檔案工作基礎薄弱。縣婦幼保健院長時期內是全縣承擔出生醫學證明審核簽發工作的唯一機構。根據實際情況，經與縣衛生健康局協調，決定將全縣出生醫學證明檔案整理工作交由縣婦幼保健院承擔，縣內其他具有助產技術服務資質的醫療機構負責將本單位的出生醫學證明材料收集齊全，及時向縣婦幼保健院移交。縣婦幼保健院通過招標，委托具有相應資質的第三方公司具體承擔檔案整理和數字化加工工作。

選擇縣婦幼保健院負責檔案整理工作，主要基于如下考慮：一是全縣出生醫學證明審核簽發工作，2017年9月以前全部由該院負責（2017年10月以后則是部分負責），在出生醫學證明檔案管理中，該院對其他醫療機構具有一定的引導作用。該院積累的出生醫學證明檔案多，并且對檔案做了初步的整理編目，現在整理檔案有較好的基礎。二是該院整體檔案工作業務水平較高。醫院領導對檔案工作較為重視，配備了專兼職檔案員，并根據主管局安排對各醫院出生醫學證明檔案工作進行指導，促進檔案規范化管理。三是該院檔案管理工作較為規范，檔案人員定崗定責，檔案基礎業務較為扎實，有比較豐富的出生醫學證明材料管理經驗，且出生醫學證明檔案實現了專庫、專人保管。

2. 指導方式靈活多樣

在出生醫學證明材料向縣婦幼保健院移交期間，縣檔案館業務人員通過會議指導和個別上門指導相結合的方法進行指導。重點指導材料是否按歸檔范圍應收盡收齊全，以及手續是否齊全，保證歸檔出生醫學證明材料質量。在移交文件材料環節，主要指導雙方完善交接手續，對缺失的文件材料做好登記確認。

在檔案整理階段，因承擔實施的只有婦幼保健院一家單位，故采取定期上門指導，對檔案整理編目、掃描制定業務標準并做出示范，跟蹤掌握整理進度，幫助解決檔案整理業務問題。

3. 清點核對嚴密細致

縣檔案館與縣婦幼保健院協商確定出生醫學證明檔案進館的具體時間，以便安排人員及時進行接收清點核對。出生醫學證明檔案此前從未進館，需進館檔案數量多的情況，我們把目錄作為進館清點核對工作的重點。在首批檔案移交進館前，縣檔案館即根據業務指導時掌握的情況，明確了清點核對的注意事項，將檔案和目錄可能存在的問題及解決辦法逐項列出并打印成冊，清點時嚴格遵照執行。這樣既保證了標準統一，又提高了工作效率。

4. 檔案移交平穩有序

為便于交接雙方工作調度，縣檔案館與縣婦幼保健院協商，采取分批移交檔案的辦法，前一批次移交清點核對結束后，再進行下一批次移交。由于組織有力，配合有序，歷時一個半月完成全部檔案移交進館。

經驗與思考

出生醫學證明檔案目前沒有全國通行的管理規范，其工作機制的構建在不同省市、不同地區都不太一樣。構建工作機制必須著眼于促進本地出生醫學證明檔案管理，充分考慮當地出生醫學證明文件材料形成、運轉流程和基層醫療機構檔案工作實際，堅持從實際出發。

1. 因地制宜，集中管理

按照省業務主管部門文件要求，出生醫學證明檔案移交接收實行“屬地為主、層級為輔”原則，原則上縣（市、區）級國家綜合檔案館接收縣（市、區）級及以下醫療機構的出生醫學證明檔案，各醫療機構負責本單位的出生醫學證明檔案的規范化整理工作。從泗洪縣實踐來看，出生醫學證明檔案的整理移交，重點難點是整理。這并不是檔案整理的技術難度大，而是如果一味強調“誰形成，誰整理”，不顧及基礎條件，整理工作分散于各醫療機構進行，推進難度較大，勢必成為制約工作發展的瓶頸。

據泗洪縣官方統計，至2019年末，全縣有醫院52家（不包括診所、基層衛生室），實有床位數5292張，婦幼保健院1家。這52家醫院絕大多數具有助產技術服務資質并開展接產業務，都形成出生醫學證明檔案，但各單位檔案數量懸殊，管理水平差別很大。小醫院檔案管理工作普遍重視程度不夠，基礎薄弱，檔案管理機制、人員較不穩定，檔案數字化工作更是難以開展。為破解這一難題，泗洪縣根據實際情況，在縣域內指定一家檔案數量大、檔案工作基礎較好的醫療保健機構統一整理全縣出生醫學證明檔案，不失為一個好的辦法。

思路一變天地寬。將全縣出生醫學證明檔案集中交由一家負責整理，明顯的好處是：檔案整理具體工作可以交給有資質的檔案服務公司來承擔，檔案整理質量和進度易管控，業務指導的工作壓力也大為減輕，相關醫療機構也省去了整理檔案的麻煩，整體工作效率高，可謂一舉多得。

2. 質量第一，強化指導

檔案整理質量對于檔案管理總體工作的優化，具有直接而廣泛的影響。集約化整理檔案，必須以保證整理質量為前提。這里所謂檔案整理質量分為兩個方面：一方面是檔案要齊全完整，另一方面是檔案整理編目要規范。要做到檔案齊全完整，業務指導工作是重要推手。檔案部門勤說多跑，強化指導力量，是推動相關單位將文件材料收集齊全的行之有效的辦法。出生醫學證明檔案只有一種保管期限，其載體、內容都比較單純，分類、排序簡單，只要預先確定好各類材料的排列次序，實際整理時對號入座即可，不像文書檔案需要熟悉立檔單位工作內容和工作程序才能準確分類。這就為集約化整理檔案提供了先天條件，實際上這也是泗洪縣采用集約化整理的一個重要因素。盡管如此，檔案整理編目質量意識仍須臾不可松懈，要通過加大業務指導頻率，給檔案整理編目質量再加上一道保險。

在出生醫學證明檔案進館過程中，也發現了一些因年代較久檔案不齊全問題，少部分居民的出生醫學證明檔案甚至只有《出生醫學證明存根》一頁紙，其他材料則查無所蹤。對此，泗洪縣將根據省有關管理辦法，做好相關業務培訓，進一步提高各方認識，加大工作力度，夯實工作基礎。