高校學籍檔案數字化管理的現狀分析及思考

武丹陽

(內蒙古財經大學，內蒙古 呼和浩特 010051)

檔案管理是高校教務管理工作中最重要的組成部分，高校檔案管理工作所包含的內容也非常廣泛，主要包括教學檔案管理、人事檔案管理、學生學籍檔案管理和教務活動檔案管理等[1]。隨著高校辦學規模的蓬勃發展，高校學生檔案爆發式增長，傳統的學籍檔案管理模式和手段存在的問題不斷凸顯，因此學籍檔案管理數字化已經成為必然趨勢。

1 高校學籍檔案的作用和特點

學生學籍檔案是指學生從入學開始到畢業離校這一時間內的政治思想表現、社會實踐和學習成績等原始、真實、系統的記錄[2]。主要包括：高考原始檔案材料、學生學年鑒定表、高等學校畢業生登記表、學籍卡片、在校期間的成績單、獲獎證書復印件、違紀處分記錄、健康體檢表、體質健康標準登記卡、畢業生實習登記表和學生干部登記表等。

學生的學籍檔案的用途十分廣泛和頻繁。以筆者的工作經驗來看，學籍檔案的主要用途有以下幾個方面：①學生的學籍檔案是用人單位了解新入職學生的主要依據之一。它真實而準確的記錄了學生在校期間的表現，是學生在校學習生活的縮影，用人單位可在短時間內對學生的基本信息有初步的掌握。 ②畢業生因保管不善，遺失了學歷(學位)證書，需要補辦學歷(學位)證明書。補辦人向學校檔案科提出申請，學校檔案科出具申請人的學籍卡片、成績單、當年的高考錄取名冊、畢業證(或學位證)編號復印件后，學校教務處可出具補辦學歷(學位)證明書(見圖1)。 ③目前，中國高等教育學生信息網(學信網) 上只能查詢驗證2001年之后的畢業(學位)證書的真偽，而在此之前的畢業(學位)證書只能到高校的檔案部門進行查驗真偽。 ④近年來，學生出國深造的比例持續升高，因而對學籍檔案的利用也日益增多。

學籍檔案除了具備一般檔案的法律性、原始性、憑證性等特征外，在其建立發展過程中還有形成了其區別于一般檔案材料的特征，主要表現在：①多樣性。高校學籍檔案是不同材料的綜合體，內容十分豐富，包含了學生從入學到畢業在校期間的所有表現及相關材料。②分散性。高校學籍檔案中的材料來自不同部門，收集耗時長，難度大。③動態性。學籍檔案的形成周期長，積累過程就是動態的。比如：學生的成績每個學期都要記錄一次；學生的學籍變動情況：升、降、退、轉及獎勵處分情況。④頻繁性。據統計表明，學籍檔案是各類檔案中使用頻率最高的[3]。如：學位(學歷)證書丟失補辦，畢業后有關材料證明。

圖1 補辦學歷(學位)證明流程

2 高校學籍檔案數字化管理現狀

學籍檔案包含了學生的多項信息材料，是學生走向社會形成個人人事檔案的重要組成部分，也是用人單位審核入職人員的主要參考材料。由于過去技術條件限制，紙質檔案材料在保存中存在著不可忽視的缺點，故而新時代下的高校學籍檔案管理既要完整保存學籍檔案又要滿足數字化管理的要求。在實際的工作中，檔案數字化管理仍存在著局限性。

2.1 高校學籍管理制度有待完善

現有的學籍管理制度只是規定了學籍管理工作人員的工作職責、工作流程和注意事項等，但是由于近年來招生人數的不斷增長，有些問題就慢慢浮現出來，原有的制度與現代數字化工作模式不協調，使得高校學籍檔案管理工作出現了一定的阻力。目前，高校學生學籍檔案管理大部分都采用紙質手動審批和電子系統審批混合進行，例如學籍異動、提前畢業的申請手續等都需要逐級手動審批后再錄入教務系統中，而學生請假、獎學金申請、違紀處分、體育保健課申請等都可直接在線上審批進行。

2.2 學籍檔案管理工作不受重視

在高校的建設中，對于檔案建設管理中所投入經費較少。目前，各行各業都將數字化管理技術運用在具體的業務中。但是由于大部分院校對于學生的學籍檔案的重視程度不高，學籍檔案管理的數字化程度太低，相應的設備購置較少，導致學籍檔案資料大部分仍然停留在手動查閱的傳統模式。傳統的管理模式必然帶來很多的弊端，例如：工作量大幅增加、查閱效率低、保護措施不足等。學籍檔案都是紙質版材料，長時間保存使得紙張變得又薄又脆，在長期的查閱復印過程中，很容易造成檔案的丟失破損。

2.3 數字化程度低，過于依賴人工

高校學籍檔案管理數字化、信息化落后，管理維護不足。目前，學籍檔案建設仍然過度依賴人工來完成，包括組織學生填寫學籍卡片，對學籍卡片的信息進行核對、保存學籍卡片等。對已有紙質版學籍材料通過數字化掃描，將紙質版檔案轉化為數字化資源進行保存。學生在大學期間，如有休學、復學、轉專業等學籍異動情況，需要學生先進行紙質版申請表的逐級審批(見圖2)，審批通過后由學校教務處學籍管理人員便可以在學籍系統中進行異動處理，將這些記錄保留在學籍系統之中，以便于查詢和打印。

圖2 學籍異動辦理流程

2.4 專業管理人員缺乏，業務水平有待提高

目前，高校的學籍管理需要專業人才作為支持。但現階段，高校的學籍檔案管理人員通常配備不足，大多是兼職人員，很少有檔案管理專業的人才。在很多時候，高校基層單位的檔案管理人員從未接受過檔案管理工作，甚至也沒有接受過專業的培訓，只是在實際工作中積累經驗和自學。因為缺乏檔案管理工作的專業知識，在實際的學籍檔案管理過程中會出現學籍檔案中數據的缺少，這也對高校檔案管理工作造成了一定的阻礙。

3 提高高校學籍檔案數字化管理的建議

3.1 完善的管理機制

學籍檔案涉及的內容逐漸增多，需要完善其相關的機制建設，促使相關部門各盡其責。健全的制度能保障學籍管理順利運行，實現學籍檔案管理的高效工作。高校的各級學籍管理部門要積極學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規，提高學籍管理人員的法律意識和管理能力。同時，依據學校的實際情況完善本校學籍檔案管理制度，制定校級和二級學院的學籍管理規章制度[5]。

3.2 規范的管理流程

學籍檔案管理是從新生入學便已經開始，一直持續到學生畢業離校，時間較長，且其中的變動性較強，如休學、復學、轉學、出國等情況下造成的學籍異動，要保證學籍檔案管理的質量，必須強化進入檔案庫前的各環節流程。如學生入學時填寫學籍卡片時，要求學生正確規范地填寫，字跡工整。發現不符合歸檔要求的材料馬上進行糾正，對沒有及時歸檔的材料也要按時進行歸檔。定期對紙質歸檔材料進行檢查、清點，如發現有字跡褪色、蟲蛀、發霉及其他問題的檔案要及時進行修復和電子掃描。

在高校學籍檔案管理和使用過程中，要健全學生學籍檔案立卷歸檔、檔案信息資源采集、檔案信息管理職責分工、無紙化檔案查找、檔案信息資源檢索權責等制度體系，通過制定符合學校實際的學籍檔案信息管理實施細則，為做好辦公信息化時代高校學生學籍檔案工作提供制度遵循。

高校學籍管理工作應該充分利用數字化信息化的平臺，將紙質檔案的使用率減至最低，實現數字化辦公和學籍管理的無縫銜接，更好地服務于檔案利用者，查詢效率高、針對性強，同時信息反饋實時準確和便捷可靠。

3.3 提升學籍檔案管理人員的職業素養

在數字化的環境中，高校學籍管理人員想把工作做好，就務必提高以下幾點職業素養。

3.3.1 提高職業道德。 高校學籍管理人員要做到盡職管檔，細心管檔，勤于管檔。在日常工作中，定期對學籍檔案進行整理檢查，及時發現檔案存在的錯誤和缺失，隨時發現隨時改正和補漏；及時發覺計算機網絡和程序軟件中存在的安全漏洞，隨時察覺隨時修補，使得學籍檔案更加完善、更加安全。

3.3.2 增強法律意識。 高校學籍管理人員必須學習相關法律法規，要做到有章必循，有法必依，做到依法管檔。不隨意添加、刪除、改動學籍檔案，更不能泄露和出賣學生學籍檔案信息。

3.3.3 創新管理模式。 常規的人工管理模式，管理效率低、時效性差、完整性差、準確性差，且無法快速準確地檢索利用這所需的相關信息。數字化管理模式改變并拓展了檔案的形成、傳輸和保存模式，增加了網絡化、信息化和系統化的特點，降低了學籍檔案丟失的風險，同時也避免了紙質檔案管理中破損、缺失等可能性。

3.3.4 增加專業培訓。高校要為檔案管理人員提供培訓的機會，提升業務能力。不光要進行理論知識的培訓，更應注重計算機、網絡技術的學習。因為一旦計算機或網絡受損，就有數據泄露、丟失的可能。

3.3.5 整合管理人員。 目前，學生的學籍檔案管理隊伍有分割的現象。針對數字化的需求，高校學籍檔案管理工作急需培養一支具有專業檔案管理能力、熟悉學生不同階段訴求、掌握互聯網技術、了解最新職業發展形勢的管理隊伍。這就需要將教學人員、行政管理人員和館藏人員納入隊伍中，并不斷加強學校交流學習。

4 結束語

學籍檔案是高校學生學習生涯中的重要信息資源記錄，也是提高教學質量管理水平的重要依據，對高校畢業生的工作分配和用人單位的錄用具有參考價值。在數字化辦公的大背景下，學籍管理模式數字化也是一種趨勢，是信息技術時代發展的產物，不僅能有效提高高校學生學籍檔案的管理效率，還能優化學籍檔案的管理流程，減少高校對管理學生學籍檔案所消耗的人力財力支出，更能夠發揮其應有的服務價值，提高學校的綜合管理水平。