基于進(jìn)度、成本、質(zhì)量三重約束的項(xiàng)目范圍實(shí)施管控分析

黨劍英 趙曉芳

(1.思安新能源股份有限公司，陜西 西安 710065；2.陜西服裝工程學(xué)院，陜西 西安 712046)

0 引言

美國(guó)Standish Group對(duì)超過(guò)8400個(gè)項(xiàng)目的研究表明，只有16%的項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，50%的項(xiàng)目需要補(bǔ)救，34%的項(xiàng)目徹底失敗。此外，個(gè)別行業(yè)的項(xiàng)目調(diào)查結(jié)果也顯示，項(xiàng)目失敗是因?yàn)楣芸夭簧疲羌夹g(shù)力量不夠。在工程項(xiàng)目型企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的項(xiàng)目管理人員水平不一、制度難落地、項(xiàng)目人員反饋不及時(shí)、管控難度大等問(wèn)題均會(huì)增加項(xiàng)目失敗的概率。分析其原因是多方面的，包括項(xiàng)目范圍或項(xiàng)目任務(wù)的邏輯關(guān)系不能與需求完美契合，項(xiàng)目管控方式缺乏便捷性，管理人員未能及時(shí)跟蹤、管控，對(duì)此項(xiàng)目管理人員雖然一直在改進(jìn)方法，但是問(wèn)題還是不斷出現(xiàn)，使得管理人員思想或行為疲勞，以致決策疲勞。對(duì)于工程類(lèi)企業(yè)或項(xiàng)目型企業(yè)的工程項(xiàng)目應(yīng)在設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工方面進(jìn)行有效的均衡和管控，做好涉及進(jìn)度、成本、質(zhì)量等要素的實(shí)時(shí)對(duì)比，形成分析數(shù)據(jù)，從而方便項(xiàng)目管理人員有針對(duì)性地采取及時(shí)、有效的規(guī)避或應(yīng)對(duì)措施，最終為企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造條件。

1 項(xiàng)目范圍的確定為有效管控奠定基礎(chǔ)

項(xiàng)目范圍管理作為項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，管理團(tuán)隊(duì)首先要搞清楚范圍是客戶(hù)的需求而非自己的要求。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在接到合同任務(wù)后，應(yīng)按照合同范圍進(jìn)行一系列的內(nèi)部頭腦風(fēng)暴、標(biāo)桿對(duì)照，結(jié)合銷(xiāo)售部門(mén)對(duì)外訪談情況，參考企業(yè)知識(shí)庫(kù)、組織過(guò)程資產(chǎn)，確定、整理項(xiàng)目需求和除外責(zé)任，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行啟動(dòng)交底，為有效管理項(xiàng)目奠定基礎(chǔ)。如在EPC模式中，只有明確的、可量化的、可跟蹤的、完整的，能被認(rèn)可的范圍，才能作為項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)，并圍繞此范圍基準(zhǔn)展開(kāi)一系列的工作，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的主要管控，即項(xiàng)目管理的進(jìn)度、成本、質(zhì)量三重約束的管理，完成規(guī)劃、啟動(dòng)、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾等。本文以某EPC總承包項(xiàng)目管理的三重約束為例進(jìn)行分析說(shuō)明，表1為該項(xiàng)目三重約束的主要內(nèi)容。

表1 某EPC總承包項(xiàng)目管理的三重約束

2 項(xiàng)目范圍工作分解為全過(guò)程的有效管控提供架構(gòu)

結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，快速推動(dòng)整合以及規(guī)范化管理，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是清單化，二是流程化。將任何需要管理的工作范圍都量化，在執(zhí)行之前羅列出清單，予以細(xì)化，而后依據(jù)工作間邏輯關(guān)系確定工作流程順序。在啟動(dòng)階段、規(guī)劃階段，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與本部門(mén)、其他部門(mén)支持人員采用焦點(diǎn)小組方式，互動(dòng)討論，共同完善清單和流程，確保其全面性、可靠性、可行性。

將項(xiàng)目范圍工作分解成較小的、易于管理的工作任務(wù)或更便于管理的組成部分，為整個(gè)項(xiàng)目提供架構(gòu)。將項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工三大組成部分作為第二層，將第二層的內(nèi)容按階段再劃分為第三層，之后進(jìn)一步將階段任務(wù)細(xì)化作為第四層。工作分解需結(jié)合項(xiàng)目商務(wù)文件、技術(shù)文件，及項(xiàng)目前期、實(shí)施期間訪談?dòng)涗?、?huì)議紀(jì)要等一系列記錄，對(duì)關(guān)鍵工作事件要進(jìn)行分析并編碼。本文以某EPC總承包項(xiàng)目范圍工作分解為例，見(jiàn)圖1。需注意過(guò)細(xì)的分解會(huì)造成管理工作的過(guò)度耗費(fèi)、降低資源使用效率，還會(huì)降低項(xiàng)目實(shí)施的效率，甚至不便于項(xiàng)目數(shù)據(jù)匯總。

圖1 某EPC總承包項(xiàng)目范圍工作分解

3 制訂項(xiàng)目三重約束的基準(zhǔn)計(jì)劃便于項(xiàng)目有效管控

項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)的管理需通過(guò)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中進(jìn)度、成本、質(zhì)量三重約束等因素的管控來(lái)實(shí)現(xiàn)。圍繞項(xiàng)目范圍，結(jié)合項(xiàng)目臨時(shí)性、獨(dú)特性的特點(diǎn)及其實(shí)際情況，根據(jù)項(xiàng)目管理三重約束，建立如圖2所示的項(xiàng)目管理三坐標(biāo)，對(duì)收集到的需求及其相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效識(shí)別，并按全過(guò)程時(shí)間線從橫向和縱向兩個(gè)維度對(duì)識(shí)別出的結(jié)果進(jìn)行梳理、整合，歸納出項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的關(guān)鍵工作。

圖2 項(xiàng)目管理三坐標(biāo)

項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)已完成的項(xiàng)目范圍分解明細(xì)排列工作順序、估算工作持續(xù)時(shí)間，制訂進(jìn)度計(jì)劃，同時(shí)結(jié)合估算活動(dòng)資源、估算成本，制定預(yù)算；結(jié)合企業(yè)自身管理水平、技術(shù)水平、可用資源、資金等情況，編制內(nèi)控成本；識(shí)別項(xiàng)目及其可交付成果的質(zhì)量要求，以及查找適用的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，編制質(zhì)量管理計(jì)劃。設(shè)計(jì)和采購(gòu)工作進(jìn)度基準(zhǔn)的確定和管理則是以滿(mǎn)足項(xiàng)目施工進(jìn)度基準(zhǔn)為前提，編制同步的設(shè)計(jì)和采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃，制訂設(shè)計(jì)成本、采購(gòu)成本方案，以及設(shè)立設(shè)計(jì)質(zhì)量目標(biāo)、采購(gòu)質(zhì)量目標(biāo)。

三重約束并不是獨(dú)立影響項(xiàng)目的進(jìn)展，而是相互關(guān)聯(lián)的，進(jìn)度滯后可能會(huì)導(dǎo)致成本增加，進(jìn)度超前則會(huì)引發(fā)質(zhì)量隱患，質(zhì)量問(wèn)題的整改也可能導(dǎo)致成本增加或進(jìn)度延誤。

4 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的管控分析

在項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中對(duì)進(jìn)度、成本、質(zhì)量的管控是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，是致力于滿(mǎn)足項(xiàng)目目標(biāo)范圍的一系列活動(dòng)。計(jì)劃的制訂、實(shí)際成果的檢查測(cè)量、效果的評(píng)價(jià)分析、偏離計(jì)劃的糾正等都是在項(xiàng)目啟動(dòng)至收尾交付的全過(guò)程中所進(jìn)行的工作。計(jì)劃與實(shí)際的實(shí)時(shí)有效對(duì)比是管控分析的關(guān)鍵，將影響下一步的執(zhí)行措施，甚至?xí)绊懏?dāng)前、當(dāng)期乃至后續(xù)一系列任務(wù)的完成。通過(guò)對(duì)進(jìn)度、成本、質(zhì)量的過(guò)程管控，識(shí)別出項(xiàng)目最佳實(shí)踐、違規(guī)做法、差距與不足，進(jìn)行過(guò)程改進(jìn)，可以提高工作效率，同時(shí)可總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

4.1 項(xiàng)目管控三重約束對(duì)比內(nèi)容

在項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中，進(jìn)度的控制是進(jìn)行計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的對(duì)比；成本的控制涉及項(xiàng)目合同成本、預(yù)算成本、內(nèi)控成本、實(shí)際成本等不同階段的對(duì)比；質(zhì)量的管控則是以設(shè)計(jì)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?nèi)各工作或工序的檢查、驗(yàn)收。某EPC項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程三重約束管控對(duì)比項(xiàng)見(jiàn)表2。

表2 某EPC項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程三重約束管控對(duì)比項(xiàng)

4.2 項(xiàng)目管控思路

項(xiàng)目管控從概念開(kāi)始，開(kāi)展發(fā)散性思維，快速收集項(xiàng)目計(jì)劃要求、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)、制約因素、依賴(lài)關(guān)系和相關(guān)聯(lián)系等各種信息。借鑒參考戴明SIPOC模型，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程就是一個(gè)輸入、流程、輸出，以及利益相關(guān)者相互關(guān)聯(lián)、互動(dòng)的過(guò)程，因此可以形成一個(gè)項(xiàng)目管控過(guò)程的基本思路，見(jiàn)圖3。

圖3 項(xiàng)目管控過(guò)程的基本思路

在項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中重點(diǎn)考慮三重約束時(shí)，需同時(shí)考慮多個(gè)輸入到多個(gè)輸出的過(guò)程，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、定期會(huì)議匯報(bào)、相關(guān)方訪談或溝通等方式收集實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)通過(guò)實(shí)時(shí)對(duì)比結(jié)果、事件記錄來(lái)證明自身已經(jīng)獲得了某種結(jié)果或進(jìn)入到了某個(gè)階段，還可以使用計(jì)劃指標(biāo)來(lái)評(píng)估當(dāng)前結(jié)果。根據(jù)記錄檢查、對(duì)比、評(píng)估的情況，確定進(jìn)度是否超前或滯后，項(xiàng)目成本是否超支或節(jié)支，項(xiàng)目質(zhì)量是否合格，影響因素或缺陷的來(lái)源，以及本應(yīng)可以規(guī)避的方法等，一旦這些結(jié)果被確認(rèn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以全面透徹地了解完成項(xiàng)目最佳實(shí)踐下一步需要做的工作，比如申請(qǐng)進(jìn)度調(diào)整，或申請(qǐng)內(nèi)控計(jì)劃維護(hù)，質(zhì)量驗(yàn)收后進(jìn)行整改還是繼續(xù)下一道工序，進(jìn)一步形成實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所必需的計(jì)劃。之后基于對(duì)影響各項(xiàng)工作管理效果差異化的因素分析，梳理關(guān)鍵工作之間的關(guān)系，提出項(xiàng)目管理的整體框架。經(jīng)過(guò)一系列有針對(duì)性的處理、糾偏、調(diào)整、整改后，項(xiàng)目狀態(tài)重新回到新的正常狀態(tài)，繼續(xù)執(zhí)行項(xiàng)目范圍并進(jìn)行實(shí)時(shí)管控，項(xiàng)目三重約束管控框架見(jiàn)圖4。

圖4 項(xiàng)目三重約束管控框架

將實(shí)時(shí)跟蹤數(shù)據(jù)與計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析后形成結(jié)果，評(píng)判影響進(jìn)度、成本、質(zhì)量的程度，并對(duì)每項(xiàng)主約束的發(fā)生次數(shù)、造成的影響做統(tǒng)計(jì)分析，形成分析統(tǒng)計(jì)表。基于及時(shí)的對(duì)比分析，縱向上總結(jié)活動(dòng)規(guī)律，橫向上記錄影響因素，研究制定處理措施并安排實(shí)施、跟進(jìn)，對(duì)已完成糾偏或整改處理的工作做閉環(huán)標(biāo)注。

4.3 項(xiàng)目有效管控帶來(lái)持續(xù)改進(jìn)

項(xiàng)目管理全過(guò)程中基于對(duì)三重約束的實(shí)時(shí)管控、實(shí)時(shí)記錄、實(shí)時(shí)改進(jìn)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以制訂有效的解決方案，消除問(wèn)題或偏差，最終優(yōu)化和提升管理成效的關(guān)鍵因素，改善和提升項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的管理水平，見(jiàn)圖5。

圖5 項(xiàng)目管控與績(jī)效改善等相關(guān)關(guān)系

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的有效管控和持續(xù)改進(jìn)并非兩個(gè)獨(dú)立的過(guò)程，而是相輔相成，推進(jìn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工多階段、多環(huán)節(jié)在執(zhí)行中越來(lái)越接近預(yù)期目標(biāo)，直至完成項(xiàng)目范圍，實(shí)現(xiàn)圓滿(mǎn)交付。

5 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目在訂立合同時(shí)要充分考慮項(xiàng)目工期、成本控制、質(zhì)量要求等要素，衡量項(xiàng)目需求能否有效滿(mǎn)足、項(xiàng)目范圍能否圓滿(mǎn)完成，從而確保項(xiàng)目成果能夠如期交付，最終實(shí)現(xiàn)收益最大化。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中對(duì)進(jìn)度、成本、質(zhì)量的有效管控，對(duì)項(xiàng)目范圍、每項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)時(shí)對(duì)比、效益分析，可以提高項(xiàng)目實(shí)施效率、降低成本、減少返工，提高相關(guān)方的滿(mǎn)意度，進(jìn)而提升項(xiàng)目和企業(yè)的盈利能力。在項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中要實(shí)時(shí)做好必要的記錄，收集相關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，傳遞項(xiàng)目知識(shí)，并將其收入企業(yè)知識(shí)庫(kù)，形成組織過(guò)程資產(chǎn)，同時(shí)要不斷更新和增補(bǔ)，為企業(yè)提供有效的項(xiàng)目管理實(shí)踐。