網(wǎng)絡時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化探究

【摘要】? ? 事業(yè)單位作為國家設立的公益性質(zhì)的服務機構，在實際的工作管理中涉及到大量的文書檔案信息，而做好這些文書檔案信息的管理并非易事。基于檔案管理的數(shù)字化變革，事業(yè)單位文書檔案管理中也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變到信息化檔案管理。文書檔案管理信息化建設是必然趨勢，而在信息化建設中也存在一些問題，對于檔案管理人員也是不小的考驗。本文主要就事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設問題進行探討，在明確檔案管理信息化重要性的基礎上，探討當前文書檔案管理信息化當中存在的不足，并針對不足提出改正舉措，以帶來事業(yè)單位文書檔案管理信息化的理想成果。

【關鍵詞】? ? 事業(yè)單位? ? 文書檔案? ? 信息化管理? ? 問題? ? 策略

引言：

當前信息技術的應用更趨廣泛，而其也體現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案管理中，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，推行事業(yè)單位文書檔案的信息化管理變革，帶來檔案管理的智能化、信息化、自動化，不僅提高檔案管理效率，也提高檔案管理質(zhì)量。而事業(yè)單位文書檔案作為事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展中各方面信息的反饋，種類較多，涉及指示、決定、命令的報告等系列材料，在信息化管理中存在一些問題。因此，加強對事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的探討具有積極意義。

一、事業(yè)單位文書檔案管理信息化的意義

文書檔案對應的是事業(yè)檔案，日常工作中通過文書轉(zhuǎn)化成的檔案資料。就事業(yè)單位文書檔案內(nèi)容來看，既有命令、指示、決定、通知等材料信息，也有布告、告示、請示、批復、簡報、信函、會議記錄、工作總結(jié)等材料信息。對于事業(yè)單位運營管理來說，意義重大，不僅能追根溯源查閱過去的資料，且能尋求發(fā)展改進的建議，積累經(jīng)驗，是事業(yè)單位寶貴的文獻資源。

基于檔案的信息化變革，事業(yè)單位文書檔案管理中也應發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，進行管理的信息化嘗試，以信息化管理代替原來的手工文書檔案管理模式，減少人力資源的消耗，提升工作效率，帶來文書檔案管理的深化改革，并實現(xiàn)檔案信息材料的高效高質(zhì)提取與利用。提升文書檔案管理效能和利用價值是必然趨勢。當前，信息化建設建成普遍加快，事業(yè)單位文書檔案的收集與查找也更為高效便捷。在備份與網(wǎng)絡系統(tǒng)維護等手段的支持下，檔案信息安全也更有保障，鑒于事業(yè)單位信息化建設的必然性，加強事業(yè)單位文書檔案管理信息化變革的分析與探討具有現(xiàn)實必要性和積極意義。

二、事業(yè)單位文書檔案管理信息化既存問題

（一）缺乏應有的信息化管理重視度

事業(yè)單位文書檔案的管理價值還沒有完全凸顯，部分領導對文書檔案的重要性缺乏正確的認知，導致文書檔案管理較為混亂，該歸檔的沒歸檔，當需要查找的文檔資料不全，文檔文書檔案利用價值較低，利用率較低，雖然投入了大量的人力物力，但整體管理實效不高，長此以往，檔案人員表現(xiàn)出工作的疲軟性，缺乏應有的工作熱情。目前事業(yè)單位的文書檔案管理中還存在較大的安全隱患，盲目追求文書檔案管理的信息化變革，卻忽視了檔案的安全建設問題，一些個人私密關鍵信息被泄露。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理隊伍

信息技術的創(chuàng)新應用也迫使事業(yè)單位文書檔案管理模式由傳統(tǒng)的人工管理模式到信息化管理模式轉(zhuǎn)變，其對于文書檔案管理工作人員是不小的挑戰(zhàn)。如果延續(xù)以往落后的工作理念和方式，其在信息化管理中就會心有余而力不足。工作人員知識更新慢[1]，檔案管理特別是信息化管理經(jīng)驗不足，對信息化技術設備的應用不靈活，導致檔案管理實效大打折扣。這也一度導致文書檔案管理信息化建設進程的受阻。

（三）文書檔案信息化管理缺乏業(yè)務支持

要想做好文書檔案的信息化管理，必須確保文書檔案信息來源廣泛，這對應著各部門、各科室的資料提供。但實際的文書檔案信息化管理中，更多的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案材料，其在一定程度上忽視檔案管理的延續(xù)性[2]、創(chuàng)新性，檔案管理內(nèi)容長期得不到更新，業(yè)務部門也缺乏向檔案管理部門提供檔案信息的積極性、自覺性，文書檔案工作人員缺乏主動的檔案信息搜集能動性，不注重檔案的歸檔與包村，不了解各部門、各科室都對應哪些文書材料，在進行檔案管理時比較盲目，導致文書檔案信息化管理與實際業(yè)務脫節(jié)嚴重，一些優(yōu)質(zhì)的文書檔案處于流失、損壞狀態(tài)。

三、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案信息化管理的有效舉措

（一）糾正認知偏頗，創(chuàng)新管理理念

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中應及時糾正管理理念上的錯誤，引導檔案管理人員、事業(yè)單位業(yè)務部門人員及時更新管理觀念，自覺地用現(xiàn)代化的管理意識去推動事業(yè)單位文書檔案的信息化管理實踐，讓信息化管理理念真正滲透到日常的文書檔案管理中，讓文書檔案信息化管理有條不紊地進行，使文書檔案更符合現(xiàn)代化的管理環(huán)境，得以充分利用。文書檔案管理中應充分利用電腦信息技術，以實現(xiàn)繁復檔案管理工作的細致分解[3]，也應關注日常文書檔案零散信息的匯總整理，要求領導層、各業(yè)務部門人員要重視檔案的信息化管理，參與到檔案信息化管理實踐中，從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳出來，以新的信息化管理理念和模式，讓事業(yè)單位文書檔案管理形成完善的工作流程，并對應相應的人力資源支持，讓事業(yè)單位文書檔案信息化管理走上正軌，盡可能地減少文書檔案中的人為操作，規(guī)避人為管理風險。要盡可能地簡化文書檔案的收集、收納、保存等流程，讓事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設真正落地。

（二）打造優(yōu)質(zhì)隊伍，提升管理水平

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中對管理人員信息化技能有較高要求，必須著手提升管理團隊的工作水平、業(yè)務水準，使其在檔案信息化管理中能游刃有余，切實保證檔案管理的及時性、準確性。要組建高素質(zhì)、信息化技能突出、管理能力強的優(yōu)質(zhì)檔案管理團隊，在原有文書檔案管理隊伍的基礎上引入優(yōu)秀的專業(yè)人才，以隊伍的納新帶動團隊成員對信息化管理新技術、新理念、新模式的關注與嘗試運用[4]，也督促檔案管理隊伍人員加強自我能力建設，注重交流與合作，認真做好文書檔案信息化管理的每一步工作。要加強管理團隊的凝聚力教育，讓管理團隊上下一心，內(nèi)部團結(jié)，共同為文書檔案的信息化管理做貢獻。

（三）完善信息平臺，實現(xiàn)信息高效采集

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中必須著手建立完善的信息化管理平臺，發(fā)揮平臺的共享共建優(yōu)勢，讓檔案管理信息得以匯總，讓零散的文書檔案材料整合到信息化管理平臺上，讓文書檔案加工、存儲、保密、查詢等一體化。完善的信息管理平臺帶來文書檔案管理能力的穩(wěn)步提升，配合合適的管理軟件，讓文書檔案管理效果工作水平更高，也能減少事業(yè)單位檔案管理部門的工作量。檔案管理的信息網(wǎng)絡也要跟外網(wǎng)之間建立物理的隔離層，以加強信息的安全防護，做到檔案關鍵信息的保護。當前事業(yè)單位多采取防火墻認證模式，進行檔案的安全隔離，及時篩選過濾到無關入侵者，及時記錄下防火墻的信息內(nèi)容活動，讓系統(tǒng)運行更安全、更可靠，也讓事業(yè)單位文書檔案管理安全建設更有保障。

（四）加強基礎設施建設，更新軟硬件

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中也應著手基礎設施的優(yōu)化建設，確保基礎設施配置到位，特別是及時更新升級軟硬件設施，讓其契合信息化管理的實際。事業(yè)單位在信息技術與網(wǎng)絡系統(tǒng)的支持下引入先進的數(shù)據(jù)收集設備，引入計算機控制系統(tǒng)[5]，進行設備系統(tǒng)的定期更新升級，使信息化管理工作有序展開。事業(yè)單位檔案管理人員要及時了解軟硬件設備使用的標準要求，依托辦公自動化系統(tǒng)進行模塊功能的拓展，讓其涵蓋事業(yè)單位文書檔案工作的流程，從預歸檔到文件的整合、歸類、管理，到電子文號的編制、文書檔案的科學存放、案卷的鑒定銷毀、追加歸檔等都有著完善的規(guī)章制度和設備系統(tǒng)支持。事業(yè)單位應將文書檔案作為日常工作來抓，給予其資金支持、技術支持、人員支持，讓先進的電子設備準確、完整地存儲并輸出文書檔案的數(shù)據(jù)信息，使得文書檔案功能更強。要利用計算機技術與網(wǎng)絡技術進行文書檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化建設，讓文書檔案從收集、整理、歸檔到編目檢索一體化，真正凸顯文書檔案的利用價值。

（五）重視安全建設，做好檔案備份

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中也應及時做好檔案的備檔工作，加強檔案安全保密建設。一些文書檔案具有公開屬性，但部分文書檔案需要保密，除了借助防火墻進行安全保護外，也應設置特定文書檔案的查看應用權限，進行生物識別后，允許相關人員查閱使用。通過對保密文件的加密處理，設定具體的加密期限、加密時間，來增強文書檔案信息的安全性。檔案管理人員也應及時備份，可以將檔案信息保存到移動硬盤、光盤等載體中，并加強數(shù)據(jù)備份，既可以利用服務器存儲和本機備份，也可以利用實物、介質(zhì)進行存儲與備份，方便文書檔案信息的提取共享與保密保護。

（六）建立共享機制，發(fā)揮主體配合優(yōu)勢

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中也存在人員緊缺的實際，檔案管理難度在增加，文書檔案數(shù)量在增加，但檔案管理人員卻沒有數(shù)量上的明顯增加。為高效地做好事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作，解決人員方面的供需矛盾，應推出檔案信息共享機制，推出文書檔案資源共享服務，最大限度提高文書檔案資源利用率，發(fā)揮文書檔案價值，讓管理工作有序推進。具體來說，檔案管理人員要探究文書檔案管理工作與云存儲存技術結(jié)合，于云存儲終端上設置共享的文書檔案模塊，讓各部門可以根據(jù)預先設定好的訪問權限去借閱文書檔案，上傳文書檔案零散材料，以實現(xiàn)文書檔案信息化管理的協(xié)同作戰(zhàn)，這主要針對不涉密的檔案資源。此外，事業(yè)單位上下級部門間應著手做好檔案信息資源的共建共享，方便傳遞各類政策與文件，縮短不必要的工作環(huán)節(jié)，帶來事業(yè)單位文書檔案管理各節(jié)點的連接，讓文書檔案信息化管理更高質(zhì)。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位來說，文書檔案是重要的檔案材料，其對事業(yè)單位的運營發(fā)展都有著借鑒指導意義。而基于檔案的數(shù)字化管理趨勢，必須著手文書檔案的信息化管理建設，創(chuàng)新管理理念，構建完善的管理平臺，推出共享機制，多主體配合，并加強信息安全保護，讓事業(yè)單位文書檔案信息化管理更富成效。

作者單位：史菲? ? 法庫縣綜合事務服務中心

參? 考? 文? 獻

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