綜合檔案管理系統中信息保密技術探析

【摘要】? ? 科學技術水平的提升，給醫療行業發展帶來新的機遇和挑戰，作為疾病預防控制中心，綜合檔案管理系統中信息保密技術有著重要作用，不僅影響著檔案管理的整體工作效率，還直接關系著工作人員工作質量，然而，將信息保密技術應用在綜合檔案管理系統中，卻面臨著一系列問題，基于此，本文主要闡述綜合檔案管理系統中信息保密技術的重要意義，分析檔案管理中信息保密工作面臨的困境，探析在綜合檔案管理系統中信息保密技術提升的有效途徑，希望對相關人員有所幫助和借鑒，進一步提升檔案管理水平。

【關鍵詞】? ? 綜合? ? 檔案管理? ? 系統? ? 信息? ? 保密? ? 技術? ? 探析

引言：

現代社會發展視域下，對于疾病預防控制中心而言，綜合檔案管理系統必不可少。綜合檔案類型多樣，不僅包括文書檔案，還涉及實物等檔案，對于檔案形式而言，有紙質和電子信息兩種，在綜合檔案管理中，不管是什么形式的信息類型，都會給綜合檔案管理工作帶來一定挑戰，尤其是電子類管理信息，其保密技術非常重要，相關人員就需要重視保密工作，在綜合檔案管理信息系統中，科學利用信息保密技術，將其作為工作的重中之重，來提升管理效果。

一、綜合檔案管理系統中信息保密技術的重要意義

綜合檔案管理系統中，信息保密技術有著重要意義，主要表現在能夠為信息處理和儲存提供安全保障[1]。信息保密技術是在電子信息技術基礎上進行的，以疾病預防控制中心為例，在綜合檔案管理工作中，應用電子信息技術，可以為檔案數據信息的儲存、管理、獲取以及分類提供堅實依據。在管理過程中，能夠實現電子信息資源庫的有效構建，利用專業管理和技術人員，有利于綜合檔案管理工作朝著現代化和信息化發展，發揮各類檔案資料的最大效應。與此同時，有利于降低工作難度，實現資源有效利用。信息保密技術應用在綜合檔案管理系統中，不僅能夠拓寬管理范圍，發揮信息處理和傳輸的高效性，還能降低管理工作難度，提升資源利用率，為檔案管理工作提供技術支持。

二、檔案管理中信息保密工作面臨的困境

（一）思想意識有待提升

在檔案管理工作中，隨著經濟社會的發展，人們工作方式發生很大改變，尤其是信息技術水平的提升，給檔案管理工作帶來新的發展要求[2]。然而，部分人員在實際管理過程中，由于信息化思想意識和安全意識較為薄弱，在本職工作管理中，并沒有將保密問題重視起來，主要原因是對于檔案管理保密重要性缺乏正確認識，加之了解和掌握的信息不多，使得安全意識整體不高，這類現象的出現，給管理工作帶來一定阻礙，特別是在信息技術發達的今天，忽視檔案管理信息安全性，會給信息數據的安全性產生巨大威脅。

（二）缺乏完善的保密制度

制度在某種情況下是對行為的一種約束[3]。在檔案管理工作中，科學合理的管理制度能夠促進管理工作的穩定運行。對于檔案管理來說，雖然有相關的法律規范和要求，但是，在實際管理過程中，卻沒有嚴格按照相應的規范和制度。根據疾病預防控制中心的實際情況，來開展相應的信息保密工作，使得保密制度缺乏一定的科學性，在出現相關信息泄露之后，沒有及時采取應急措施，使得處理效果缺乏及時性和有效應。這類問題的出現，對于綜合檔案管理工作都會產生不良影響，使得信息保密技術迫在眉睫。

（三）管理人員綜合素質有待提升

在具體的檔案信息保密工作中，檔案管理工作人員有著重要作用，作為最為直接管理者，其專業技術和技能水平與檔案整體管理質量息息相關[4]。現階段，部分機構檔案管理工作者由于個人技能水平有待提升，在一定程度上給管理工作帶來不利，尤其是對信息技術的熟練應用和掌握，如果在檔案管理工作中，出現信息泄露等問題，難以及時對其進行有效阻止，或者找出正確的方式手段加以解決。比如，管理“重點檔案”時，如果信息保密技術工作人員個人能力和水平不高，嚴重情況下，會給疾病預防控制中心帶來不利影響，甚至造成經濟損失和財產損失。

三、提升綜合檔案管理系統中信息保密技術的有效途徑

（一）樹立正確的思想觀念

經濟社會迅猛發展和信息技術水平的提升，在一定程度上提升了綜合檔案管理工作質量和水平[5]。面對綜合檔案管理系統中存在的各類電子信息檔案，在具體管理過程中，對管理人員有了更高的要求和標準，不僅要將平時的管理工作做好，還要重視各類信息數據的安全性和保密性。因此，作為相應的領導者、決策者以及管理者，就需要樹立正確的思想觀念，認識信息保密技術在綜合檔案管理系統中的重要性，從而促進各項管理工作的有序進行。

（二）建立健全管理制度

在綜合檔案管理系統中，信息保密技術工作的有效開展，需要依靠完善的管理制度去規范[6]。因此，就需要建立健全相關管理制度。一方面，需要完善管理體系，管理體系在信息保密技術中發揮著有效作用，只有將管理體系進行完善，才能為檔案管理工作奠定重要基礎。比如，在具體管理工作中，可以制定分級管理模式，包含管理主體有檔案信息管理者、科室主任以及分管院長，根據機構本身的實際發展情況，將每一等級人員管理責任劃分明確，形成一套完整的管理制度，如果部分人員需要查詢和使用檔案，就需要經過上級人員審批，方可進行操作，為檔案信息安全提供重要保障。另一方面，制定相應的激勵機制。對于檔案管理工作，想要進一步促進信息保密，就需要讓管理人員重視管理工作的重要性，只有這樣，才能為管理工作創造有利條件。因此，就需要通過激勵機制來提升管理人員的工作積極性，對于工作表現優異的管理者，可以對其進行表揚，適當條件下，可以增加績效獎勵，以此來鼓勵其他工作人員，從整體上提升管理人員的工作熱情，為信息保密工作提供人力支持，實現資源合理利用。

（三）提升管理人員的整體素質

綜合檔案管理系統中，信息保密技術的有效應用，與管理人員有著密切聯系[7]。想要從根本上提升管理水平，就需要重視管理人員整體素質的提升。相關機構管理者，應定期對工作人員進行培訓教育，通過邀請專業技術人員，在培養專業理論知識的基礎上，還要重視工作人員對信息技術的應用技術和水平，從整體提升工作人員的綜合素質。首先，需要向工作人員培訓與保密有關的相關法律知識，比如，“保密法”和“檔案法”等，讓其掌握基本的法律。其次，培訓相應的計算機安全和專業技能，在工作中不斷提升檔案管理人員的整體素質，樹立正確的職業責任感，避免工作出現形式主義以及應付了事的現象。最后，定期將先進的管理理論、方法和經驗加以傳授，讓管理人員及時與社會發展相適應，從而提升信息保密的技術水平，面對出現的安全問題，能夠及時進行處理和解決。

（四）增強信息安全管理

綜合檔案信息管理系統要想實現高效運行和發展，就需要將電子信息技術應用其中，從而實現信息保密。信息保密技術主要是依賴于電子信息建設來實現，以此來達到安全管理的目的，與傳統檔案管理工作相比較，信息化的檔案管理在提升工作效率和質量同時，還能有效節省人力成本。然而，任何事物都具有雙面性，綜合檔案管理系統中也存在安全隱患，主要是因為電子信息是在網絡基礎上進行傳輸和儲存的，網絡具有一定開放性，在使用過程中往往會面臨安全風險，想要提升保密性能，就需要使用到相應的安全防護技術，主要可以從以下幾個方面入手：

第一，強化電子信息建設。在數字檔案管理工作中，有了一定要求，需要配備專業計算機管理工作人員，對檔案管理系統加以維護和管理，以此來增強系統在訪問過程中的安全性，對其進行安全控制。通常情況下，在系統登錄中，以賬號和密碼形式為主，也可以利用CA技術進行身份識別，以此來保證使用者更加合理合法。與此同時，對于綜合檔案管理網絡，屬于專項網絡，要及時與外網進行物理隔絕，從硬件上加以管理，確保信息在傳輸過程中，更加安全有效。

第二，安裝防火墻。在綜合檔案管理過程中，對涉及相關計算機，應安裝防火墻，特別是外部網絡信息，在進入本網絡前，都要通過防火墻進行檢查和過濾，在這過程中，還可以下載正版殺毒軟件，對其進行實時監控與殺毒，對于病毒庫，還要及時更新，以此來建立相應的網絡屏障，確保信息安全。對于無關人員，嚴禁使用相關的檔案管理計算機，尤其是管理工作人員，杜絕在計算機中安裝各類游戲以及不明軟件，防止各類不明存儲進入計算機系統當中，實現專盤專用，通過各種途徑對病毒進行管理，避免出現信息泄露問題。

第三，科學利用檔案信息加密通信技術。在對電子檔案進行管理過程中，其加密方式具有多樣化，比如，屬性和名稱等，與此同時，還可以設置相應的口令，加大信息竊取者的破譯難度，通過對此類因素進行管理，來確保信息安全，提升加密水平。應用加密技術過程中，最重要的就是管理制度，管理制度經常會使得信息管理面臨各種漏洞。比如，管理工作人員，在進行資料打印和檔案歸類時，沒有貫徹落實具體的規章制度，有可能會使得信息遭受泄漏。一般而言，在綜合檔案管理過程中，信息加密技術包含兩種，一是非對稱性，二是對稱性，這兩種加密技術有著重要作用。密碼技術在加密通信技術中，作為關鍵內容，能夠為檔案管理工作提供安全保障，主要優勢有：能夠將相關的信息數據保持在隱藏的狀態下，使得信息儲存和處理管理更加安全有效，提升檔案管理的機密性。也可以保護檔案信息的完整性，以“檔案文件”為例，密碼加密技術貫穿于具體的生成和傳輸過程中，以此來保護相應的信息數據。

除此之外，應用密碼加密技術，也可以對系統人員進行管理，主要表現在對信息來源和身份的確認，確保其是否真實，為信息安全創造有利條件。

四、結束語

綜上所述，綜合檔案管理系統在疾病預防控制中心發揮著重要作用，要想進一步推進各項工作的順利開展，作為管理人員，就需要重視綜合檔案管理系統中信息保密技術的重要性，對當前綜合檔案管理系統中信息保密技術存在的問題進行仔細研究和分析，并且找出正確的解決辦法，及時順應時代發展潮流，從而增強信息數據的安全性和保密性，從整體上提升檔案管理水平。

作者單位：姜程巍? ? 梅河口市疾病預防控制中心

參? 考? 文? 獻

[1]張紅.醫院綜合檔案管理系統中信息保密技術的研究[J]. 數碼世界， 2017， 10：235-236.

[2]韓春霞.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理分析[J]. 2021（15）：193-193.

[3]仇連智.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究[J].百科論壇電子雜志， 2019， （021）：614-615.

[4]劉雙.信息技術在事業單位檔案管理中的應用探究[J].卷宗，2019，（024）：119.

[5]李媛.淺析網絡環境中檔案信息資源的安全技術[J]. 機電兵船檔案， 2020（3）：3-4.

[6]劉春波.我省"基于Hadoop平臺的綜合檔案管理系統研究與實現"科研項目順利通過國家檔案局驗收[J].黑龍江檔案，2019，（05）：11-11.

[7]郭婧懿. 信息管理系統應用于醫院綜合檔案管理的價值探討[J].2021（22）：60-61.