人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

沙慧慧

摘? 要： 面對日益激烈的競爭，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)該重視人力資源管理，從內(nèi)部管理規(guī)范中提升企業(yè)的管理質(zhì)量，人事檔案屬于人力資源管理的 重要內(nèi)容，在人力資源管理中占有非常重要的地位。人事檔案管理主要是對企業(yè)人事資料的整理、保存、分析、鑒定、統(tǒng)計等，將每位員工安排在合適 的位置，體現(xiàn)出員工的重要作用和價值。

關(guān)鍵詞： 人事檔案;重要性;信息化

引言

一直以來，人事檔案管理是人力資源管理工作當(dāng)中不可缺少的組成部 分。有效的人事檔案管理工作可以提升人力資源管理的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。伴 隨著社會服務(wù)的持續(xù)提升，人事檔案管理已逐漸數(shù)字化、科學(xué)化、信息化 以及規(guī)范化。在新形勢背景下，怎樣挖掘出人事檔案在人力資源管理中的 更大價值，如何有效加強(qiáng)人事檔案的利用已成為當(dāng)下人事檔案管理人員的 重點(diǎn)議題。本文將站在人力資源管理的角度，對現(xiàn)代人力資源管理與人事 檔案管理的關(guān)系進(jìn)行研究和分析，表明目前人事檔案管理工作中存在的問 題并提出個人意見，為進(jìn)一步提升人事檔案管理的創(chuàng)新升級提供參考。

1 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析

現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等 方面進(jìn)行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價值，促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、 銷售等任務(wù)。人力資源管理，會涉及很多的學(xué)科，如管理學(xué)、心理學(xué)、社 會學(xué)等。企業(yè)在用人的時候，會對人才進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對人才進(jìn)行職業(yè)生 涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進(jìn)行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和 要求。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資 料等進(jìn)行管理，從而更好地考察員工，對員工進(jìn)行更合理地安置，在企業(yè) 發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

2 人事檔案信息對人力資源管理的意義及價值

2.1? 人事檔案管理對有效發(fā)揮人力資源實(shí)效有著助力作用

人事檔案是企業(yè)進(jìn)行選用人才以及提拔員工的重要依據(jù)，同時也是企 業(yè)開發(fā)利用人力資源的必要工具。企業(yè)可以利用人事檔案對員工的過往經(jīng) 歷及現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解，從而有目標(biāo)性地對企業(yè)人力資源管理架構(gòu)進(jìn)行調(diào) 整，以便將人力資源管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)管 理者可以通過人事檔案對人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況 有充足了解，以此進(jìn)一步提高人員配置的實(shí)效，從而實(shí)現(xiàn)人盡其才的工作 目標(biāo)。

2.2? 有利于人才的合理運(yùn)用

通過人事檔案信息，組織能夠?qū)T工的能力、特征有全面的認(rèn)識，這 非常有助于人才的合理運(yùn)用。人力資源管理的核心價值就是要充分發(fā)揮人 才的能力好潛力，將正確的人放在正確的崗位上是發(fā)揮人才能力的基礎(chǔ)， 所以必須要借助于人事檔案管理來建立對人才的了解。同時，人事檔案信 息的合理運(yùn)用，也是人才科學(xué)流動的基礎(chǔ)，只有做到人盡其才，任人唯 賢，才能讓人才的價值得到最大化體現(xiàn)。

2.3? 人事檔案管理有利于科學(xué)化且合理化需求預(yù)測

人事檔案無論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢作用，可以對人 才需求進(jìn)行科學(xué)且合理的預(yù)測。通過有效地利用人事檔案，可以提升企業(yè) 崗位配置更具科學(xué)化及合理化，繼而最大程度上降低人力資源成本。由于 社會環(huán)境以及企業(yè)環(huán)境的持續(xù)發(fā)展及變化，企業(yè)針對人力資源的管理需求 也會逐漸變化。因此，需要企業(yè)制定出符合現(xiàn)狀的人力資源管理規(guī)劃。利 用人事檔案中的數(shù)據(jù)信息，開展集中分析，從而了解并掌企業(yè)現(xiàn)下人才儲 備及缺口情況，以備開展具有目標(biāo)性的人才引進(jìn)工作。再者，依據(jù)人事檔 案中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行人力資源規(guī)劃的擬定工作，可以有效避免人資管理浪 費(fèi)成本，為人力資源與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)供需平衡提供有效保障。

3 人事檔案管理問題分析

3.1? 人事檔案管理重視度不足

當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識，認(rèn)為人事檔 案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的 發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式亟需改 革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理 職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影 響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價 值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。

3.2? 人事檔案管理手段落后

傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設(shè)施比較落后，信息技 術(shù)利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管 理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些 信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工;另一方面，一些單位數(shù)字化管理效 率低下，采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。? 4 強(qiáng)化人事檔案信息在人力資源管理中的應(yīng)用的措施

4.1? 動態(tài)完善人事檔案信息

隨著社會的不斷發(fā)展，要充分發(fā)揮人事檔案信息，首先要推動人事 檔案管理的現(xiàn)代化，拓展管理職能和服務(wù)模式，從而為人力資源管理工作 提供更大的支持。人事檔案信息作為人力資源管理中非常重要的內(nèi)容，應(yīng) 當(dāng)可以通過引進(jìn)人力資源相關(guān)理論充實(shí)人事檔案管理，使其發(fā)揮更大的價 值。一方面，要定期對人事檔案信息予以補(bǔ)充和完善，特別是針對近期工 作、教育的狀況，職稱、獎勵等，使人事檔案的價值得到持續(xù)補(bǔ)充。另一 方面，針對過往的人事檔案要建立有效的審核鑒定機(jī)制，這樣既能夠保證 人事檔案信息的真實(shí)性和客觀性，同樣也能夠?qū)π畔⑷未嬲妫ゴ秩?精，使之能夠更符合時代對人才的需求。

4.2? 創(chuàng)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，以此提升人資管理效率

當(dāng)前是數(shù)字信息化時代，企業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的 必要性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù) 庫系統(tǒng)并搭建相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型，以此實(shí)現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù) 統(tǒng)計，從而凸顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，企 業(yè)要充分利用云計算、大數(shù)據(jù)以及云存儲技術(shù)，以此加強(qiáng)人事檔案信息化 的建設(shè)。最后，為了保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，企業(yè)應(yīng)通過 數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化處理，以此將人力 資源管理效率進(jìn)行有效提升。

4.3? 提升人事檔案的利用價值

企業(yè)不僅要重視，人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應(yīng)用， 體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu) 化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容， 增加人事檔案價值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專 業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作 人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新，積極主動做出 改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

結(jié)語： 有效的選用人才對企業(yè)順利開展各項(xiàng)工作有著直接影響，所以 企業(yè)要充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，進(jìn)一步加強(qiáng)資源管理工作，從而有 效參考人事檔案的各類信息資源。在此過程中，要把握好人力資源與人事 檔案兩者之間的關(guān)系，加強(qiáng)完善管理制度和信息化建設(shè)等，以此提高人力資源管理的實(shí)效，從而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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