信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的問題與對策

李柯霏

摘? 要： 在新時期的事業(yè)單位檔案管理工作開展中，在檔案管理效率及質(zhì)量方面的要求逐漸提升，要求在實(shí)際管理中可以合理地應(yīng)用更有效的技術(shù) 手段，而其中十分重要的技術(shù)就是信息技術(shù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們足夠的重視，采 取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全。

關(guān)鍵詞： 信息技術(shù);檔案管理

引言

檔案信息資源是組織機(jī)構(gòu)必不可少的內(nèi)部資源，由開發(fā)人員進(jìn)行具體 的開發(fā)與研究，并且進(jìn)行二次應(yīng)用，才能夠顯示出真正的價值。隨著我國 社會不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)十分活躍，對于檔案的管理工作，也提出了新的 要求。各個機(jī)構(gòu)和部門的檔案管理工作，需要符合時代發(fā)展的要求，來更 好為社會做貢獻(xiàn)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳播方式發(fā)生了很大的變化。 檔案管理，本質(zhì)就是信息的管理，因此信息網(wǎng)絡(luò)時代，對于檔案的管理， 要更多地放在信息化的建設(shè)上，利用信息網(wǎng)絡(luò)手段，來加強(qiáng)檔案智能化的 應(yīng)用效果。

1 當(dāng)下檔案管理工作存在的問

1.1? 檔案管理的體制較為陳舊

在信息時代，檔案管理體制已經(jīng)表現(xiàn)出很大的缺陷。首先，當(dāng)下的檔 案管理工作體制，都是計劃經(jīng)濟(jì)時期建立起來，具有很大的黨政機(jī)關(guān)的檔 案管理色彩。主要表現(xiàn)在分支機(jī)構(gòu)和人員數(shù)量眾多、對于檔案信息過于敏 感、檔案管理的手續(xù)和流程十分復(fù)雜等。其次，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企 業(yè)的生產(chǎn)和服務(wù)都發(fā)生了很大的變化，已經(jīng)逐步向現(xiàn)代企業(yè)的模式過渡。 企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)與企業(yè)的自身發(fā)展不相符，檔案管理工作已經(jīng)跟 不上企業(yè)與時代發(fā)展的潮流。另外，信息網(wǎng)絡(luò)的普及，使得信息呈現(xiàn)大爆 發(fā)的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法進(jìn)行有效的處理。而落后陳舊的 檔案管理體制，對于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展所帶來的信息傳播、存儲等的變化， 沒有及時進(jìn)行有效的對接，使得眾多信息沒有進(jìn)行歸檔。尤其是在職工信 息的管理中，存在著很大的缺陷。職工在入職、離職等環(huán)節(jié)中，會涉及自 身檔案的轉(zhuǎn)接問題，落后的檔案管理制度，使得職工在處理個人檔案的過 程十分煩瑣，對職工造成很大的困難。

1.2? 信息化檔案傳輸過程中的安全問題

在信息化的檔案管理中，計算機(jī)系統(tǒng)的不一致使得檔案管理也有著 不一樣的管理方式。而有些檔案信息隨著時間的推移，也會增加數(shù)據(jù)的占 比，構(gòu)成形態(tài)也變得各式各樣，以及檔案管理工作人員在電子檔案保存時 的格式不統(tǒng)一，加上檔案信息的來源比較廣，而檔案管理不同軟件所生成 的電子檔案格式也不一定相同，從而增加了檔案的安全風(fēng)險。而網(wǎng)絡(luò)又有 開放性特點(diǎn)，因此在對電子檔案的管理過程中要注意計算機(jī)系統(tǒng)的不足和 漏洞，才能有效避免網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的非法攻擊，否則會導(dǎo)致檔案信息管 理系統(tǒng)遭到破壞，使信息泄漏。但是當(dāng)前的信息安全技術(shù)的發(fā)展還存在著 不足，不能很好地保證信息化檔案管理的安全。加上我國的一些信息化管 理設(shè)備仍依賴于進(jìn)口設(shè)備，安全隱患更大。

1.3? 管理人員不具備電子檔案管理的能力

雖然目前企業(yè)在經(jīng)營和生產(chǎn)的過程中，正在普及對信息技術(shù)的利用， 然而企業(yè)并未重視電子檔案的管理，一些檔案管理人員并沒有充分認(rèn)識對 檔案進(jìn)行電子化管理的重要性，自身的信息素養(yǎng)無法滿足電子檔案管理 的要求。一些電子檔案管理人員在管理文檔時，沒有完全發(fā)揮信息技術(shù)的 優(yōu)勢對文檔進(jìn)行統(tǒng)一歸類和編號，也沒有根據(jù)實(shí)際情況對重要文檔或者機(jī) 密文檔進(jìn)行備份，這些不規(guī)范的行為都會給電子文檔的存儲和提取帶來隱 患。由于管理人員的電子檔案管理能力比較低，運(yùn)用信息化技術(shù)的能力比 較差，因此在實(shí)際管理過程中，無法采取規(guī)范的管理措施，電子檔案的提 取和價值挖掘程度比較低。

2 信息時代企業(yè)電子檔案的管理策略

2.1? 健全信息化檔案管理安全保障系統(tǒng)

應(yīng)建立健全信息化檔案管理的安全保障系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息管理程 序，聘請專業(yè)人才管理信息化檔案，確保其安全。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用正 版的殺毒軟件，才能在工作時避免木馬病毒的攻擊。制定符合實(shí)際且具有 約束力的信息化檔案管理制度，落實(shí)到檔案管理的每個環(huán)節(jié)中。還應(yīng)建立起檔案管理責(zé)任體制，在工作中如果誰出了錯就要負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，互相 監(jiān)督。建立起安全的檔案信息保障系統(tǒng)，才能推進(jìn)信息化檔案管理服務(wù)和 工作的進(jìn)一步提升，讓檔案管理工作開展得更加順利?？稍跈n案管理工作 中讓工作人員進(jìn)行互相監(jiān)督，以防發(fā)生細(xì)節(jié)上的錯誤而未及時發(fā)現(xiàn)，對檔 案信息化管理造成極大損失。檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)可以制定賞罰分明的政 策，在工作過程中沒有發(fā)生過錯誤的，可以進(jìn)行獎勵;而對于出錯的員 工，進(jìn)行指正，讓其在管理工作中更加小心仔細(xì)，讓安全保障系統(tǒng)更加安 全可靠。

2.2? 增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)在利用信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理時，首先需要注重檔案管理 人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息素養(yǎng)。企業(yè)可以不斷引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他信息技 術(shù)，方便電子檔案管理人員在日常中學(xué)習(xí)和使用。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型 的電子檔案管理人員。同時，企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理 人員隊(duì)伍建設(shè)，招聘一些綜合素養(yǎng)高、擁有長期檔案服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的人員，充 實(shí)檔案管理隊(duì)伍，總體提高檔案管理部門的管理能力。企業(yè)還可以與相關(guān) 軟件開發(fā)公司進(jìn)行合作，研發(fā)一些適合企業(yè)內(nèi)部檔案管理的軟件，并進(jìn)行 定期的設(shè)備維護(hù)，對高科技平臺和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行硬件和軟件方面的升 級。既要提高檔案管理人員的素養(yǎng)，也要使檔案管理平臺不拖后腿，才能 綜合提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.3? 構(gòu)建專業(yè)化檔案信息網(wǎng)

就當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理而言，通過信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案 管理效率的提升屬重要任務(wù)及要求，然而很多事業(yè)單位及檔案管理人員， 在應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理發(fā)對這一點(diǎn)仍不夠深入，存在一定的認(rèn)識誤 區(qū)。為能夠使這一問題得到有效解決，事業(yè)單位及檔案管理人員需要進(jìn)一 步加強(qiáng)計算機(jī)程序的合理應(yīng)用，而計算機(jī)程序在信息技術(shù)中屬于一部分內(nèi) 容，很難實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢的充分發(fā)揮。所以，在利用計算機(jī)程序開展檔 案管理工作的過程中，還需要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)應(yīng)用，以便在事業(yè)單位內(nèi)形 成專業(yè)性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。在事業(yè)單位內(nèi)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)得以形成的基礎(chǔ) 上，在檔案管理中可使完善的溝通機(jī)制形成，且能夠在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信 息通道的擴(kuò)展，更為重要的一個方面就是在形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)的情況下， 有利于簡化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)更便捷的檔案信息傳遞，提升檔案管理效 率，保證檔案管理取得理想成果。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息時代下，我國的社會發(fā)展趨勢已經(jīng)逐步向智能化和 信息化方向轉(zhuǎn)變，在大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的影響下，企業(yè)的檔案管理工 作必須向信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。在轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)必須要加強(qiáng)自身的 檔案管理能力，建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，不斷完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，使檔案管理能夠及時進(jìn)行轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)的改革與發(fā)展。

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