試論縣級人力資源和社會保障局檔案管理有效措施

孫浩

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會各行各業(yè)規(guī)模不斷擴大，與之有關(guān)的各類信息日益增多，個人檔案資料是其中極為重要的內(nèi)容，因此縣級人力資源和社會保障局迫切需要做好檔案管理。檔案管理是一個極其煩瑣的工作，與制度、人才團隊、硬件設(shè)施以及信息化技術(shù)等方面有著密切關(guān)系，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將會影響到檔案管理的有效性。本文從縣級人力資源和社會保障局檔案管理的價值入手，對其存在問題進行分析，并有針對性地提出有效的改進措施，期望能夠為縣級人力資源和社會保障局做好檔案管理工作提供有價值的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：縣人力資源;社會保障局;檔案管理;措施

我國人力資源以及社會保障制度從試點工作到今天已經(jīng)開展了30余年，縣級人力資源和社會保障局作為我國基層宏觀調(diào)控人力資源的主要機構(gòu)，隨著社會經(jīng)濟發(fā)展已經(jīng)積累了非常豐富的人事資料，屬于國民生計檔案的關(guān)鍵內(nèi)容，不僅包括人力資源的基礎(chǔ)信息以及就業(yè)資料，同時還全面積累了人力資源的社會保障信息以及保險資料，對于勞動者當(dāng)前工作、未來職業(yè)規(guī)劃以及基本勞動權(quán)益保護有著非常重要的作用。因此，人力資源與社會保障局檔案管理的責(zé)任重大。保障人力資源檔案信息的安全性、完整性以及真實性，等于保障民生的基本權(quán)益，有利于促進社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。從實際工作來看，因為人力資源的相關(guān)資料在不斷更新，具有動態(tài)化特點，但是由于檔案管理過程中還存在一些問題，所以縣級人力資源和社會保障局的檔案管理還無法真正滿足民眾動態(tài)化需求，為了能夠彌補這些缺陷，研究其檔案管理的有效措施具有一定的現(xiàn)實意義。

一、縣級人力資源和社會保障局檔案管理的價值

新形勢下，人力資源和社會保障局不斷發(fā)展與完善，進一步體現(xiàn)出檔案管理是一項非常基礎(chǔ)、重要的工作，需要結(jié)合社會發(fā)展形勢以及勞動者實際需求對檔案信息進行不同程度的收集、保管、統(tǒng)計以及提供應(yīng)用。縣級人力資源和社會保障局檔案的有效管理與合理統(tǒng)籌社會各層次人力資源有著非常密切的關(guān)系，尤其是對部分失去勞動能力人員的生活基本保障非常重要。簡單來講，結(jié)合需求不斷優(yōu)化縣級人力資源和社會保障局檔案管理有著非常重要的現(xiàn)實意義，可以充分保障勞動者檔案信息質(zhì)量，還可以在合理應(yīng)用的過程中將檔案資源浪費程度有效降低，從而實現(xiàn)檔案利用價值的最大化提升。從企事業(yè)單位角度來看，在檔案管理的支持下，企事業(yè)單位能夠快速、全面、深入掌握勞動者相關(guān)信息，可以基于企業(yè)內(nèi)部工作崗位實際需求而快速尋求對口人才，并對自身人才結(jié)構(gòu)體系進行優(yōu)化，不僅可以實現(xiàn)高效利用人力資源的目標，而且有利于提升企業(yè)核心競爭力。同時，做好縣級人力資源和社會保障局的檔案管理，還可以為不具備勞動能力的社會殘障人士提供社會保障，滿足其基本需求，從而推進社會和諧發(fā)展。

二、縣級人力資源和社會保障局檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度有待完善

縣級人力資源和社會保障局的檔案信息資料涉及領(lǐng)域非常廣泛，基于檔案信息資料的不同而形成了多種管理類型，并交由多個部門分別開展檔案管理工作。這種管理模式成為其一貫應(yīng)用的管理模式。首先，該模式比較落后，已經(jīng)無法充分滿足當(dāng)前動態(tài)化發(fā)展的檔案需求;其次，該模式的安全管理機制不夠完善，檔案信息之間互通性不足，雖然由各個部門有針對性地開展工作，但是部門之間存在著各自為政的局面，沒有順暢的溝通渠道，也就意味著檔案管理工作將難以有序開展。此外，這樣的檔案管理制度下，檔案管理人員的工作量以及工作壓力加大，管理成本也明顯提升，甚至?xí)驗榘踩芾硗度氤杀静蛔悖裣聶n案安全管理的隱患，進而對縣級人力資源和社會保障局的社會經(jīng)濟調(diào)控職能產(chǎn)生不良影響。

2.管理人員綜合素質(zhì)有待提升

縣級人力資源和社會保障局檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，尤其是專業(yè)能力不足，這樣的現(xiàn)象比較普遍，剖析其原因可以發(fā)現(xiàn)，在聘用時所采用的聘用標準并不嚴格，甚至存在“托關(guān)系，走后門”現(xiàn)象。這樣的背景下，檔案管理人員在入職后通常是接受老員工的帶教，而這種帶教模式與完善的系統(tǒng)培訓(xùn)效果相差甚遠，以至于很多檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平無法滿足檔案管理的實際需求。此外，部分檔案管理人員并沒有重視自我綜合素質(zhì)的提升，認為進了事業(yè)單位就意味著“鐵飯碗”，可以高枕無憂，所以自我提升的積極性普遍不足。出現(xiàn)這類情況的原因是縣級人力資源和社會保障局缺乏合理的考核體系，意味著無法發(fā)揮監(jiān)管職能作用，導(dǎo)致部分工作人員工作懶散、對檔案管理重視程度較低等問題，這方面需要引起高度重視。

3.基礎(chǔ)硬件設(shè)施不足

縣級人力資源和社會保障局的檔案資料繁多，因為現(xiàn)實條件的限制，所以難以在同一個區(qū)域進行統(tǒng)一管理，這就造成檔案管理庫房布局分散的現(xiàn)象。由于庫房分散，檔案實施統(tǒng)一管理的難度將會變大，意味著需要增加管理成本。比如，各個檔案庫房均需要配置電腦、辦公桌等相應(yīng)的基礎(chǔ)硬件設(shè)施。同時，由于基礎(chǔ)硬件設(shè)施不足，還可能會加劇重復(fù)管理以及重復(fù)建設(shè)等問題發(fā)生的概率，最終影響檔案管理的成效。

4.管理模式過于傳統(tǒng)

當(dāng)前，我國縣級人力資源和社會保障局基本已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是信息化應(yīng)用不足的問題比較突出。例如，檔案信息收集、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案統(tǒng)計與編研、檔案利用與權(quán)限等方面的信息化應(yīng)用還無法滿足實際需求，相關(guān)功能不夠完善，導(dǎo)致利用效率比較低，甚至部分縣級人力資源和社會保障局還采用的是卷宗模式進行管理。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及人口數(shù)量劇增，檔案資料日益繁多，檔案管理工作量日益增大，如果管理模式過于傳統(tǒng)且信息化利用率低，那么必然會影響到檔案管理的效果，難以為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

三、縣級人力資源和社會保障局檔案管理的有效措施及建議

1.建立并完善檔案管理制度

縣級人力資源和社會保障局若要提升檔案管理效果，就必須有完善的檔案管理制度予以支撐。需要對檔案管理制度進行深入的改革與完善，具體可以從以下幾方面入手：第一，完善檔案初步評估、統(tǒng)計、登記等工作過程中的基本操作管理制度，通過制度規(guī)范檔案管理人員的工作行為;第二，將管理質(zhì)量擺在首位，需要構(gòu)建職責(zé)管理制度，確保每一卷，甚至是每一張、每一頁檔案內(nèi)容可以查詢到對應(yīng)的負責(zé)人員，進而將責(zé)任制度充分落實。當(dāng)工作出現(xiàn)問題之后，可以快速追究責(zé)任并進行整改，非常有利于提升檔案管理的效率與質(zhì)量;第三，完善監(jiān)管制度，可最大化保障檔案管理制度在工作實踐中充分落實，一定程度上可以避免制度形式化;同時，通過監(jiān)管可以及時發(fā)現(xiàn)制度存在的問題，并及時進行完善，可以保障制度的適用性以及規(guī)范性;第四，落實檔案管理審查制度，定期開展審查任務(wù)，對于歸檔不規(guī)范、檔案丟失等問題，需要及時交由專門人員負責(zé)解決，有利于避免原則性問題發(fā)生，進而提升檔案管理整體水平與質(zhì)量。

2.加強人才隊伍建設(shè)

從縣級人力資源和社會保障局人才隊伍的現(xiàn)狀來看，無論是年齡，還是意識，或者是整體業(yè)務(wù)水平（尤其是對信息技術(shù)的掌控），已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。其中，還有部分檔案管理人員受到“鐵飯碗”思想的影響，缺乏自我提升的意識與積極性。因此，加強人才隊伍建設(shè)迫在眉睫，具體可以從以下幾方面入手：第一，制訂并執(zhí)行嚴格的聘用標準，提升入職門檻，真正錄用一些專業(yè)能力強、業(yè)務(wù)能力過關(guān)以及綜合素質(zhì)較高的人才，杜絕“托關(guān)系，走后門”現(xiàn)象;第二，構(gòu)建科學(xué)、合理的人才培養(yǎng)體系。結(jié)合當(dāng)前人才培養(yǎng)存在的“短板”，對培養(yǎng)體系進行改進，加強《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)檔案法規(guī)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)以及教育。同時，還要加強信息化檔案管理的培訓(xùn)，根據(jù)信息化管理工作的形式、內(nèi)容以及需求，有針對性開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于提升檔案管理人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)。為了能夠保障培訓(xùn)效果，可以將培訓(xùn)成效與檔案管理人員的績效考核結(jié)合起來，有利于讓檔案管理人員能夠更加重視培訓(xùn)并積極參與其中;第三，完善人才考核機制。針對業(yè)務(wù)能力不足，或者工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤的人員進行重點考核，建議將考核周期設(shè)置為2～3個月，通過定期考核使檔案管理人員能夠注重自我的學(xué)習(xí)與提升。同時，還可以建立考核激勵機制，對每一位檔案管理人員進行定期考核，并結(jié)合考核結(jié)果對獎金進行分配，將可以達到一定的激勵效果。檔案管理人員若要在崗位上發(fā)揮最大價值以及實現(xiàn)個人發(fā)展目標，就必須要重視自我學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)，這樣才能通過自我提升推進檔案管理水平的提升，從而促進縣級人力資源和社會保障局健康發(fā)展;第四，加強人才儲備。縣級人力資源和社會保障局檔案管理工作量較大，尤其是在工作交接時，因為交接量太大容易引起人員配備不足或者是員工盲目行事等問題，因此建議加強人才儲備，為檔案管理工作有序開展奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

3.加大硬件設(shè)施的投入

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，而且需求量也日益增大，為了能夠做好檔案管理工作以及提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，非常有必要加強硬件設(shè)施的投入力度。以縣級人力資源和社會保障局為例，通過加大投入改善基礎(chǔ)硬件設(shè)施，實現(xiàn)了檔案庫房、辦公區(qū)域以及接待區(qū)域的清楚劃分，讓整個檔案室的布局更加合理，實現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一管理。此外，構(gòu)建了60㎡的標準化檔案庫房，內(nèi)部配置6列專用的檔案密集架以及相應(yīng)的硬件設(shè)備，如電腦、辦公桌、掃描儀、滅火器、中央空調(diào)等，為檔案管理工作的有序開展奠定堅實基礎(chǔ)，有利于讓檔案發(fā)揮更大價值。

4.提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，無論是經(jīng)濟領(lǐng)域，還是國民生計都發(fā)生了巨大變革。“互聯(lián)網(wǎng)+”模式在社會各個領(lǐng)域?qū)嵺`，實現(xiàn)了工作效率與工作質(zhì)量的有效提升。縣級人力資源和社會保障局雖然已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化檔案管理，但是信息化利用率低的問題依然比較突出，因此迫切需要結(jié)合社會形勢以及檔案管理的實際需求來提升檔案管理信息化水平。建議構(gòu)建專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠針對不同檔案類型以及對應(yīng)的信息構(gòu)建多種類型的數(shù)據(jù)庫，還可以進一步實現(xiàn)集中式管理與分級式管理。檔案管理人員可以直接通過業(yè)務(wù)關(guān)鍵詞，或者是關(guān)聯(lián)條件進行查詢，能夠精準、快速查詢到相應(yīng)的信息。同時，電子檔案管理系統(tǒng)的功能必須完善，要能夠跨部門、跨平臺進行檢索，還要對操控權(quán)限進行嚴格管理，不僅可以提升檔案管理效率與質(zhì)量，還可以保障檔案資料的安全性。另外，還要對其具體功能進行完善。第一，檔案信息收集功能。在檔案管理的中前期，收集功能非常重要，能夠?qū)⑺袡n案文件快速、精準歸納到指定的檔案庫中，形成規(guī)范的電子文件、檔案條目，為檔案管理人員的業(yè)務(wù)經(jīng)辦以及收集資料、歸檔資料、校對資料等方面提供便捷;第二，檔案業(yè)務(wù)管理功能。該功能屬于整個系統(tǒng)的重要功能，也是目前縣級人力資源和社會保障局檔案管理工作的主要內(nèi)容。通過檔案業(yè)務(wù)管理功能，可以細分檔案資料，即醫(yī)療保險待遇類別、養(yǎng)老保險待遇類別、社會保險費征繳類別、社會保險管理類別、工傷保險待遇類別、生育保險待遇類別、社會保險稽核類別、社會保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類別等，并通過樹狀管理結(jié)構(gòu)完成分級管理，可以高效錄入、修改以及更新檔案數(shù)據(jù);第三， 檔案統(tǒng)計與編研功能。通過檔案統(tǒng)計功能可以實時統(tǒng)計系統(tǒng)中所有檔案信息，并對檔案利用的實際情況進行掌握。同時，按照不同的分類條件，或者是錄入年份規(guī)范統(tǒng)計，將所統(tǒng)計的結(jié)果匯總發(fā)送到檔案館中，縣級人力資源和社會保障局可以與檔案館中的資料進行核對，有利于提升統(tǒng)計資料的真實性和完整性。檔案編研是一項比較專業(yè)、嚴謹?shù)墓ぷ鳎陔娮訖n案管理系統(tǒng)的支持下，編研功能可以幫助檔案編研人員對檔案數(shù)據(jù)信息進行挖掘以及分析，并對檔案文件進行加工處理，按照統(tǒng)一的格式進行轉(zhuǎn)換，然后納入編研庫中，有利于完善數(shù)據(jù)信息，可為后續(xù)的檢索、管理、應(yīng)用、編研等提供便利;第四，檔案利用與權(quán)限管理。相關(guān)人員在對檔案進行借閱后，會在系統(tǒng)中自動形成借閱登記表，會對借閱人的時間、單位、地點、借閱期限、文號、件號、目的等內(nèi)容進行詳細記載。同時，還會進行實時的管理以及監(jiān)控，當(dāng)借閱期限到了之后，系統(tǒng)就會通過彈窗功能提醒檔案管理人員對資料進行催還。此外，對于權(quán)限管理功能，檔案管理系統(tǒng)通常會按照不同的檔案類型形成不同的管理模塊，用戶需要有對應(yīng)的權(quán)限才能登陸進行查閱，同時可以監(jiān)控用戶查閱信息以及瀏覽記錄，可以充分提升檔案管理的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的背景下，縣級人力資源和社會保障局檔案管理工作的價值更加突出，直接關(guān)系到社會經(jīng)濟以及國民生計的宏觀調(diào)控功能。但是在實踐過程中，檔案管理還存在著各種問題，諸如制度不完善、人才團隊綜合能力不足、硬件設(shè)施無法滿足實際需求以及信息化利用率偏低等。本文有針對性地提出了有效措施解決問題，但是如果要提升其檔案管理整體水平，還要充分結(jié)合實際情況深入分析問題，將理論與實踐相結(jié)合，促進縣級人力資源和社會保障局健康發(fā)展，為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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（作者單位：單縣人力資源和社會保障局）

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