本科生檔案轉遞遠程登記系統的智能化設計

王偉

摘 要：通過本科生檔案轉遞遠程登記系統的智能化設計，實現本科生檔案的轉遞數據登記上傳、轉遞影像上傳、轉遞數據自動比對、轉遞數據管理、檔案及時流轉。最終建成一個功能比較完備、數據比較智能的本科生檔案轉遞遠程登記系統。

關鍵詞：本科生;檔案轉遞;遠程登記;智能化;設計

由于高校的學生檔案往往缺乏專業檔案部門的管理，人手也經常缺乏，導致學生檔案管理水平普遍不高，能夠建立一個基本能用的計算機管理系統已經實屬不易，更遑論將系統建設得先進且完善。目前，高校的本科生檔案轉遞有通過學生檔案管理系統進行轉遞的，也有幾乎手工操作的。其中，比較先進的做法是通過學生檔案管理系統進行轉遞。這種學生檔案管理系統雖然具有登記、轉遞的基本功能，但卻沒有轉遞數據的自動比對功能，也沒有影像上傳功能，更沒有自動比對后延遲轉遞功能。這種登記方式往往不統一，有的是學生自己登記，有的則是集體數據的導入。調檔函、戶口簿復印件等往往采取接收快遞或者現場提交方式，接收紙質材料。還有一個比較嚴重的問題，就是由于各種原因，相當數量的學生離校后其本人檔案仍然滯留在學校，給學校造成了很大的管理和庫房壓力。

隨著高校整體建設的發展和信息化技術的飛速進步，建設一個功能更加完善、數據更加智能的學生檔案轉遞遠程登記系統成為迫切需要。

一、設計目的

通過建設本科生檔案轉遞遠程登記系統，實現本科生檔案的轉遞數據登記上傳、轉遞影像上傳、轉遞數據自動比對、轉遞數據管理、檔案及時流轉。本科生檔案轉遞遠程登記系統分為本科生檔案轉遞遠程登記界面、管理界面兩部分。

二、主要設計指標

1.實現個人檔案分類及時流轉

將檔案轉遞分為“現在轉遞”“延遲轉遞（保留二年）”兩種。“現在轉遞”的轉遞依據分為六項，分別是回省報到證（報到證抬頭單位是戶籍所在地的人才管理機構）、工作報到證（報到證抬頭單位是有檔案接收資質的工作單位或工作單位所在地的人才管理機構）、滬籍戶口簿（本人頁和有住址的首頁）、回省調檔函（調檔函抬頭單位是戶籍所在地的人才管理機構）、工作調檔函（調檔函抬頭單位是有檔案接收資質的工作單位或工作單位所在地的人才管理機構）、考學調檔函（調檔函抬頭單位是考研、考博、插班生、轉學、高中復讀的學校）。轉遞依據只能選擇一項，采用下拉框方式。報到證上傳藍聯，戶口簿上傳本人頁和有住址的首頁，調檔函全部上傳。

“延遲轉遞（保留二年）”的轉遞依據分別是外地戶口簿（本人頁和有住址的首頁）、滬籍戶口簿（本人頁和有住址的首頁）。轉遞依據只能選擇一項。采用下拉框方式。按照“老人老辦法，新人新辦法”的原則，只有畢業年度為2021年及以后的才可以勾選延遲轉遞（保留二年）。檔案保留期限默認二年。到期的檔案自動進入留校到期一類，由檔案館按照學生登記的原戶籍所在地的檔案接收單位轉回原籍。

2.實現地址和歸檔材料的系統自動比對

在不同轉遞依據下，系統分別進行不同程度的自動比對。自動比對戶籍地址和檔案接收單位的地址、自動比對工作單位地址和檔案接收單位的地址，從省市自治區比對到地級市一級（直轄市則比對到市轄區），一致的話相關欄目變綠，不一致的話相關欄目變紅。

同時，系統自動進行歸檔材料比對。只比對畢業/離校年度為2020年及以后的;對畢業/離校年度為2020年之前（不包括2020年）的，則不比對歸檔材料。如果已經辦理歸檔，則材料核對變綠，顯示“材料已歸”，如果全部沒有辦理歸檔或者部分沒有辦理歸檔，則材料核對變紅，顯示“材料不全”，并顯示缺哪些材料。

3.實現影像上傳

實現調檔函、戶口簿復印件在系統中的影像上傳，取消紙質文件的接收。由于報到證白聯一般是放在學生個人檔案袋中，所以報到證白聯的實體接收還需要繼續保留。

當轉遞依據選擇報到證時，請學生上傳報到證的藍聯，以方便檔案館的工作人員人工審核報到證的抬頭單位信息;當轉遞依據選擇戶口簿時，顯示上傳戶口簿（本人頁和有住址的首頁），以方便檔案館工作人員人工審核戶口簿的信息，系統自動設置有了戶口簿影像后才可以確認提交登記信息;當轉遞依據選擇調檔函時，請學生上傳調檔函，以方便檔案館工作人員人工審核調檔函的信息，系統自動設置有了調檔函影像后才可以確認提交登記信息。

影像上傳時要注意達到以下要求：系統要求上傳報到證藍聯時，如學生手中沒有報到證藍聯影像，也可以上傳報到證白聯影像。比如，報到證白聯已交檔案館學生檔案室，學生手中既無報到證藍聯影像也無白聯影像，則請將此情況寫一份說明，拍照上傳。回省調檔函、工作調檔函、考學調檔函須有學生姓名等基本信息。上傳戶口簿時請將本人頁和有住址的首頁一并上傳（兩頁并為一頁上傳），不能只上傳其中一頁。

三、主要設計內容

1.建立現場登記系統

以上海市某高校為例，自1994年合并后，就建立了學生檔案信息管理數據平臺。在經歷過幾次大的改造提升后，可以進行轉遞結果在線查詢。2015年，該校學生檔案管理系統又進行了升級改造，具有檔案管理、檔案轉遞、標簽打印、數據導入導出等功能。2020年1月，又新增了現場登記系統，將新生、畢業生材料歸檔、各種學籍發文、查閱、政審、出具證明、復印、材料借閱歸還、交報到證等日常辦理事項均實現了信息化管理。現場登記系統代替了紙頭登記材料，記錄了歸檔、利用、接收轉遞依據的工作痕跡，為本科生檔案轉遞遠程登記的歸檔材料自動比對提供了前提條件。

2.開發本科生檔案轉遞遠程登記界面

（1）本科生檔案轉遞登記采取學號、身份證號、驗證碼登錄的方式。只有檔案現狀為在校的才可以登錄。登錄后顯示畢業生檔案轉遞須知的具體內容，閱讀后點擊“同意”可進入下一步。顯示學生的學號、姓名、身份證號、學院、專業。

（2）增加畢業年度選擇功能。畢業年度為下拉式，可以選擇年度，但只能選擇登記時間所在的當年度或者之前的年度，不能選登記時間以后的年度。

（3）登記界面沒有兩部分：一部分是基本信息登記，包括學生聯系電話、家庭地址、戶籍地址。家庭地址的格式（直到縣、區一級的地址都是選擇式，省市自治區——地級市——縣、區，具體某路某號的地址是填寫式）;戶籍地址的格式同家庭地址的格式。省市自治區——地級市——縣、區都是可選擇式，是最新的行政區劃，如上海現在沒有閘北區，原閘北區的戶籍現在都應選靜安區。

另一部分是辦理事項登記，辦理事項分“現在轉遞”“延遲轉遞（保留二年）”兩種。也就是申請檔案馬上轉遞或者申請檔案保留二年至到期后再轉遞。“現在轉遞”和“延遲轉遞（保留二年）”只能勾選其中一項，不能同時勾選。學生需要填寫檔案接收信息，包括檔案接收單位、接收單位地址、接收單位郵編、收件人、收件電話五項。檔案接收單位地址的格式是：省市自治區——地級市——縣、區——具體地址，直到縣、區一級的地址都是選擇式（類似于京東、淘寶等的選擇式）。具體某路某號的地址是填寫式。辦理事項、轉遞依據如何選擇可見下圖。

（4）學生遠程登記后的修改和刪除。當學生在“現在轉遞”或者“延遲轉遞（保留二年）”登記后，檔案狀態仍為在校，需要修改登記信息的，則點擊“修改”按鈕，修改好后確認保存;需要刪除登記信息的，則點擊“刪除”按鈕，將整條登記信息全部刪除。學生在系統里只能有一條轉遞登記信息，不能新增，只能修改、刪除。

（5）提交登記信息后，系統會立刻進行地址比對和材料比對。如系統提示“地址不一致”，則請學生核對相應轉遞依據的地址信息是否一致，有誤即進行修改;如系統提示“材料不全”，則請學生提醒輔導員將有關畢業材料歸檔。如系統提示“不比對地址”“不比對材料”“地址一致”“材料全”，則無須理會。

3.開發本科生檔案轉遞遠程登記管理界面

（1）新增“本科生檔案轉遞遠程登記管理”菜單，有審核通過、內轉通過、打印、導出、修改、刪除、返回、查詢等按鈕。在系統對地址、歸檔材料自動比對的基礎上，再由工作人員對登記的信息進行審核，審核通過的信息即自動打星號進入“檔案轉移”界面。

可以通過學號、姓名、狀態、登記日期、審核日期這些途徑單獨或者綜合查詢登記信息。“返回”按鈕的功能是將已經審核通過的數據返回“待審核”狀態。點擊“修改”則可以由工作人員對學生的登記信息進行修改。對難以修改成功的或者不需要保留的登記信息，工作人員可以點擊“刪除”按鈕刪除整條信息。

（2）在“辦理事項”下拉欄里默認顯示“現在轉遞”的數據。而“延遲轉遞（保留二年）”以及“保留到期”的數據只有下拉選擇后才顯示。在“狀態”下拉欄里默認顯示“待審核”的數據。“全部”“審核通過”“內轉通過”的數據只有下拉選擇后才顯示。在“轉遞依據”的下拉欄里默認顯示全部。

（3）遠程登記管理界面新增“保留到期”選擇項。延遲轉遞（保留二年）的數據到期后，該條詳細信息自動進入“保留到期”。

四、設計創新點

將本科生檔案的轉遞依據創新性分為七類，分別是回省報到證、工作報到證、滬籍戶口簿、外地戶口簿、回省調檔函、工作調檔函、考學調檔函。這種分類法便于系統數據的自動比對，在國內尚未見到同樣的分類法。在國內的本科生檔案轉遞遠程登記系統中，尚未發現有數據（包括地址和歸檔材料）的自動比對。通過對戶籍地址、檔案接收單位、工作單位地址進行規范，從而實現自動比對，是創新性的做法。

對于學生檔案年年滯留這樣一個老大難的問題，能夠通過新的信息管理系統得到解決，使將來離校學生的個人檔案可以及時流轉，避免滯留和積壓在高校里。這樣既解決了問題，又實現了解決方式的信息化。

五、可能遇到的問題及其解決辦法

1.不同轉遞依據下的操作。轉遞依據包括七項，分別是回省報到證、工作報到證、滬籍戶口簿、外地戶口簿、回省調檔函、工作調檔函、考學調檔函。在不同轉遞依據下，針對每一種轉遞依據，進行專門的影像上傳、地址比對、歸檔材料比對等操作。“地址比對”中的地址必須是規范化、標準化的地址信息，省市自治區——地級市——縣、區都是可選擇式，是最新的行政區劃，而具體某路某號的地址是填寫式。

2.自動比對歸檔材料的時間節點。由于某校學生檔案管理系統自2020年1月起才有歸檔數據，所以在將來比對歸檔材料的過程中，只比對畢業年度為2020年及以后的;對畢業年度為2020年之前（不包括2020年）的，則不比對歸檔材料。對于結業生、退學生、轉出的插班生，在選擇“畢業年度”時選擇結業、退學、轉出的年度。

3.學院輔導員如何知曉“歸檔材料不全”。在學生自己看到提交后的登記信息界面，如果“材料核對”變紅，同時顯示“材料不全”，則系統提示學生“請提醒輔導員將有關材料歸檔”。

4.學生如何快速知曉快遞單號。當檔案現狀由“在校”保存為“轉出”時，系統自動發送快遞單號到學生登記的手機中，并且提示學生其本人檔案近幾日將移交給郵局。這樣就可以實現快遞單號的精準投放，為廣大學生節約了查詢信息的時間和精力，也解決了部分學生在登記后不重視轉遞結果的問題。

六、結論

通過本科生檔案轉遞遠程登記系統的智能化設計，完成本科生檔案轉遞遠程登記系統設計方案，最終建成一個功能比較完備、數據比較智能的本科生檔案轉遞遠程登記系統。同時，這一系統具有較強的可推廣性、可復制性，如果推廣普遍使用，將對各高校的學生檔案轉遞工作起到較強的提升作用。

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（作者單位：上海大學檔案館）

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