水務類技術單位檔案管理信息系統的選型研究

唐偉鵬,古 莉

(廣州市水務規劃勘測設計研究院有限公司，廣州 510640)

2020年6月20日，新修訂的《中國人民共和國檔案法》(下文簡稱《檔案法》)正式發布，新增了“檔案信息化建設”整個章節，明確要求各單位應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2021年6月9日印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級”。近年來，國家各項法律、政策等的發布，彰顯出國家對檔案信息化的建設與發展愈發重視，身處新時代，手工或半手工的檔案管理模式已與新特色社會主義的發展理念不相適應，檔案信息化的管理模式為大勢所趨。

水務類技術單位是扎根于中國水務市場，專注于城市供水、排水等領域，以工程設計、勘察測量、規劃咨詢、科研試驗等為主營業務的一類單位，名稱較為多樣化，例如XX公司、XX院、XX所、XX中心。其在生產經營活動中積累了大量的歷史記錄，這些檔案蘊含了巨大的參考價值和憑證價值。目前來說，各大水務類技術單位的檔案管理水平和信息化程度參差不齊，在電子文件和紙質文件混合歸檔的情形下[1]，普遍存在檔案管理水平不高、檔案利用率低以及檔案內在質量、外在規范與檔案完整度等方面的問題[2]，這與《檔案法》等法律法規對我國檔案事業的要求存在較大差異，并且提升水務類技術單位的信息化水平有利于提高市場競爭力，讓本單位和所屬行業能夠更好地發展，因而，水務類技術單位有必要提升自身的檔案信息化水平。然而，如何搭建起與單位辦公自動化系統、檔案全生命周期的信息集成以及其他系統相集成的檔案管理信息系統，實現檔案文件數字化、檔案存儲數字化、檔案利用網絡化，以適應信息化帶來的發展機遇和挑戰，是水務類技術單位在未來的檔案管理工作中能否發揮信息技術作用和持續健康發展的關鍵[3]。

本文基于水務類技術單位的視角，以X公司為例，從檔案管理信息系統的查找、初選、比較各步驟層層深入，并結合選型過程與相關的參考文獻，對水務類技術單位的檔案管理信息系統的選型策略進行提煉與總結，希望能為水務類技術單位或者相似類型，具有共通之處的單位的檔案管理信息系統的選型工作提供一定的參考。

1 X公司的基本概況

X公司是極具典型的水務類技術單位，業務范圍廣泛，包括工程設計、勘察測量、規劃咨詢、科研試驗等。 X公司目前保存的檔案類型主要有文書檔案、人事檔案、合同檔案、技術檔案、財務檔案，采用的是某OA系統和自主研發的系統共同管理公司內的檔案數字資源，基本能滿足除技術檔案外的信息化管理需求，這主要是因為技術檔案相對于其他檔案，第一是檔案時間跨度大，每個項目可能涉及多個階段，少則數月多則數年，圖紙與報告容易出現多版本的問題，ISO流程文件容易丟失；第二是項目人員復雜，每個項目可能包含不同的階段、專業，以圖紙為例，圖紙是以張為單位進行管理，由于每張圖紙都需要相關人員進行手簽和蓋章，因此涉及繁瑣、復雜的簽章檢查的問題；第三，技術檔案具有自己的專有格式DWG,普通的檔案管理信息系統難以便捷的查找與閱覽，因此，X公司技術檔案對檔案管理信息系統的要求高于公司內其他類型的檔案，尋找一個能夠良好管理X公司技術檔案的檔案管理信息系統，就能滿足X公司所有檔案信息化管理的需求，緣此， X公司的檔案管理人員重點針對技術檔案牽頭在公司內部展開了檔案管理信息系統的查找、初選、比較等一系列選型過程。

2 檔案管理信息系統的查找方法

在查找初期，X公司通過調研上級單位、同類型或者相似類型的技術單位的技術檔案信息化水平，了解其中優秀單位所使用的檔案管理信息系統。并在互聯網上以“技術檔案管理信息系統”“水務工程檔案管理信息系統”“項目檔案管理信息系統”等關鍵詞作為檢索詞，了解網絡上有關的檔案管理信息系統的商業信息。通過運用實地調查法、詢問法、網絡搜尋法等科學方法盡可能地全面了解目前現有的檔案管理信息系統，并收集研發單位的信息。

3 檔案管理信息系統的初選

在檔案管理信息系統查找工作進行的過程中，X公司邀請與本單位技術檔案信息化管理需求相匹配系統的研發單位于X公司內就其系統作詳細的介紹。由于技術檔案的信息化管理水平不僅涉及檔案人員對歸檔后的技術檔案的管理，也涉及技術檔案歸檔前內在質量的把控和技術檔案移交等工作環節，因此，X公司創建了工作群，搭建了上至公司高層領導、總工，下至各技術部門、管理部門等有關科室的主要負責人聯合一體的選型團隊。在各研發單位宣講本單位產品的過程中，X公司選型團隊中的人員站在自己工作崗位的角度，向系統研發單位多方面多維度的詢問，使X公司更深入地了解了該檔案管理信息系統與該公司技術檔案信息化管理工作需求相匹配的程度。經初選，挑選出3個符合需求的檔案管理信息系統。

4 檔案管理信息系統的比較

X公司目前在檔案信息化管理方面主要使用的某OA系統和自主研發的系統，另外經初選選定了3個系統。X公司基于程麗麗在《檔案管理信息系統評價體系框架研究》一文中構建的檔案管理信息系統的評價體系，并結合公司內技術檔案信息化管理需求、檔案全生命周期過程、辦公自動化、技術檔案的特色性(相對于文書檔案、人事檔案等，包含了大量的工程設計圖紙)等要素，設計了較為詳細的檔案管理信息系統評價體系(見表1)。筆者就5個系統作了細致的比較。為了避免商業廣告的嫌疑，特隱去系統的名稱，以系統A(X公司OA系統)、系統B(X公司自主研發系統)、系統C、系統D和系統E代替。此外，由于系統價格涉及商業機密，本文在此不做比較。

表1 檔案管理信息系統評價體系

4.1 系統比較之系統功能

見表2所示，基本上5個系統都具有業務功能和特色功能，但是相互之間存在若干差別。在檔案收集與歸檔方面，除系統B外，其他系統均能實現辦公自動化，能夠增強水務類技術單位的協同辦公能力，提高檔案收集與歸檔的效率。其中，系統A、C、D采取的是手動移交的方式，相比與自動移交的系統E，所移交的檔案經過了人工篩選，更為準確，能夠節省儲存空間。但是自動移交的方式，能夠避免檔案移交者漏交的情形，但是對數據庫的儲存容量有一定的要求。

表2 檔案管理信息系統功能對比

在檔案整編方面，系統A、C、D、E均能滿足檔案的整編要求，其中系統A、D、E能夠在系統內生成條形碼或者二維碼，便捷地將檔案實體與檔案信息實現關聯，有利于檔案實體的整理與管理。

在檔案檢索方面，系統A、B只能實現關鍵字檢索，檢索功能較為單一。系統C可借助外部的OCR軟件實現全文檢索。而系統D、E的檢索功能較為豐富，特別是擁有圖形檢索的功能，可以直接檢索圖簽信息(針對技術檔案中的圖紙)，能夠提高檔案管理信息系統中技術檔案的檢全率和檢準率。

在檔案利用方面，除系統B外，其他系統均能實現檔案在線借閱的功能。其中，系統D、E除了常規電子文件格式外，也能夠在線閱覽、下載DWG格式的圖紙，避免了轉格式的麻煩，極大方便了檔案利用者的借閱、下載。特別是系統E，能夠對檔案庫中的檔案信息自行組織，形成企業知識庫，深層次的挖掘檔案中的信息與價值。在檔案統計方面，系統A缺乏此環節的功能，系統B只能統計數字，而系統C、D、E均支持圍繞某一主題形成圖表形式的檔案統計數據，直觀且較為全面。

在特色功能上，5個系統各具特色，系統A、B的特色功能與提高技術檔案信息化管理水平的關聯性不強；系統C、D、E具有移動端的功能，能夠在線遠程辦理檔案管理、借閱等業務，方便實用。其中系統D、E具有出圖管控功能，能夠為技術檔案歸檔前的內在質量和完整程度進行把控，特別是系統E具有十分出色的出圖管控功能，極大地提高了技術檔案的歸檔效率。

綜上所述，除系統A、B外，其他系統均有較好的系統功能，符合水務類技術單位辦公自動化、檔案全生命周期的信息集成以及與其他系統相集成的要求，能夠實現檔案文件數字化、檔案存儲數字化、檔案利用網絡化。相對而言，系統C適合對檔案管理信息系統功能要求一般的水務類技術單位。系統D適合在檢索功能、出圖管控能力等系統功能有一定要求的水務類技術單位，而系統E的功能最為全面，適合對檔案管理信息系統的系統功能要求較高的水務類技術單位。

4.2 系統比較之系統性能

據表3所示，5個系統在配置要求、可擴展性、安全性能方面均表現性良好，其中系統D、E具有水印功能，能夠較好地保護技術檔案的知識產權。在操作性能方面，系統C、D、E表現優良，均是依據《中化華人民共和國檔案法》等有關的法律法規，合理規劃了檔案的管理流程，界面簡潔，操作簡單。系統A、B表現一般，但是均不影響操作。

表3 檔案管理信息系統性能對比

綜上所述，5個系統基本滿足系統性能的要求。但是系統C、D、E的系統性能更為突出。

4.3 系統比較之系統效益

用戶群在一定程度上可以反映系統效益[4]。由于各系統用戶較多，為凸顯針對性，筆者選擇水務類技術或者相似單位，有共通之處的單位以及綜合性檔案管理機構作為典型用戶進行對比。此外，系統A與系統B不是專門的檔案管理信息系統，在此環節不參與比較。

如表4所示，系統C和系統D典型用戶個數較少，僅為個位數，且均未涉及水務類技術單位，而系統E的典型用戶群是各類技術單位，其中含有水務類。因此，系統E在系統效益的比較上優于前兩者，更加適合水務類技術單位作為候選系統。

表4 檔案管理信息系統典型用戶情況對比

5 檔案管理信息系統的選型策略

通過以上的比較與分析，不難看出5個系統既有共性也有特性。系統C、D、E都能較好地滿足水務類技術單位的檔案在收集、整編、檢索、利用、統計等基本工作流程中的信息化需求和在配置、安全、操作、可擴展方面的性能需求，并且部分系統更是結合了技術檔案的特色性，對于工程圖紙這一類的檔案資料實現了質量把控和提高了歸檔效率。

系統A是綜合性辦公系統，不是專門針對檔案管理業務所開發，大量的功能需要二次開發，需要耗費不少的金錢與時間，而且操作界面較為復雜，需要檔案歸檔人員和管理人員花費時間摸索，個人的檔案意識和責任感參差不齊，能否做到規范的歸檔難以把控。

通過自主研發的系統B的優勢在于沒有顯性的金錢成本，但是XX公司需要專業的研發團隊。團隊成員中不僅需要計算機方面的人才，也需要熟悉檔案管理業務的人才，對于非專門的檔案系統研發單位難以保證。即使存在，也難以在XX公司內專職開發檔案管理信息系統，從研發、試運行到正式上線需要較長的周期[5]。

由此可見，較之系統A一類的綜合性辦公系統和系統B一類的自主研發系統，選擇系統C、D、E這類由專門的檔案系統研發單位所開發的專業性強、技術成熟的檔案管理信息系統對于盡快提高XX公司一類水務類技術單位的檔案信息化的水平更為適合[6]。但是專門開發檔案管理信息系統的研發單位不在少數，若想選出心儀的系統，需要按照一定的步驟，對系統做好綜合評估。

5.1 建立選型團隊

檔案信息管理系統并非孤立，它要與水務類技術單位辦公自動化相結合，與其他系統相集成，因此選型的過程不可只涉及單位的檔案管理人員，否則結果可能片面，還應包括單位的檔案產生部門與其他相關的管理部門的骨干人員以及作為主要決策者的高層領導。即使高層領導難以抽身，也需定期作匯報演示，獲取決策層的分析和判斷。

5.2 明確選型目標

水務類技術單位提升自身的檔案管理水平，絕不是無的放矢。除了積極響應國家的政策外，更重要的是提升自身的信息管理能力，一方面有利于水務類技術單位形象、名譽的提升，另一方面能夠讓水務類技術單位充分利用檔案，加強業務水平，從而提升單位的行業競爭力[7]，這便是水務類技術單位的首要選型目標。因此備選的檔案管理信息系統的品牌、檔案信息管理系統的研發單位甚至是其的合作伙伴應具有一定的知名度，作為提升水務類技術單位形象的“軟保障”，然而，具有過硬的功能、性能，與水務類技術單位檔案信息化需求匹配度較高，能夠提升水務類技術單位業務能力，加強競爭優勢的“硬保障”系統更是選型的關鍵因素所在，因此備選系統功能與性能的現有水平、系統在水務行業或者相關行業的市場占有率、系統提供商的實施水平、服務水平與售后保證方面作為選型過程中的重點考核內容。如果可以，盡量選擇國產的品牌[8-9]，支持國內企業的發展。其次，備選系統應當具有實惠、合適的價格，只顧及需求不考慮成本的盲目選型科學性較差，應當在滿足水務類技術單位首要選型目標的前提下盡力使成本最小化[3]。

5.3 科學選型

1) 充分了解系統供應商和系統的情況。可以利用電話或者網絡聊天工具獲取有關信息，最好采用調查問卷的形式，方便信息的收集與比較。

2) 以選型目標為導向，結合實際。始終秉持“沒有最好，只有最適合”的信念，結合水務類技術單位的規模、檔案的數量、檔案的管理現狀與水平、經濟情況等各方面因素，多維度地進行比較，在主要選型目標與成本之間尋求平衡點。

3) 具備前瞻性。備選系統能適應水務類技術單位未來可能在規模、結構、制度、工作流程等上發生的變化[10]。

5.4 試運行

待綜合考慮選出心儀的檔案管理信息系統后，如果條件允許的情況下，盡量要求商家提供演示版系統在單位內部進行試運行工作，防止決策失誤。周期可以選定為1個月到3個月[11]。

5.5 決策和合同談判

1) 確認需要購買的功能和服務。

2) 確認最終報價和商議合同細節，包括系統價格與相關費用的確定、保密協議的內容、開發功能知識產權歸屬性問題等[12]。

3) 合同簽訂完成，選型工作結束。

6 結語

水務類技術單位如若重視檔案管理信息系統的選型過程，科學、有序、系統地進行選型過程的管理，就一定可以做出正確的決策，使單位內的檔案信息化建設有一個良好的開端。