協(xié)同辦公流程設計
——以中國國家博物館為例

中國國家博物館 路明

隨著信息化程度的提高，單位內(nèi)部的軟件系統(tǒng)逐漸增多，由于各系統(tǒng)中業(yè)務流程相對獨立、不能融合的弊端越發(fā)凸顯，給協(xié)同工作造成了一些困難。筆者作為國家博物館管理信息化工作的參與者對此問題也深有體會。2020年國家博物館綜合工作平臺系統(tǒng)建設過程中，通過CAP協(xié)同應用定制工具重新設計搭建了單位內(nèi)部的多種業(yè)務流程，在設計過程中通過CAP工具將多條業(yè)務流程以可視化的方式展現(xiàn)出來，能夠更為直觀的找尋流程間的結合點，更加方便的開展業(yè)務融合工作。基于此，筆者將結合實例探討設計過程。

信息技術在博物館行業(yè)的應用很大程度上提高了辦公效率，同時也拓展了新的管理思路。隨著軟件系統(tǒng)的增多，由于各系統(tǒng)業(yè)務流程相對獨立，不能融合的弊端越發(fā)突出，業(yè)務流程集成與融合是現(xiàn)在系統(tǒng)建設必須解決的問題之一。國家博物館綜合工作平臺是為解決業(yè)務流程融合問題的項目之一，筆者作為該項目的主要實施人，對此項目建設過程中所用到的CAP協(xié)同應用定制工具印象尤為深刻，通過CAP設計并建立了綜合工作平臺中多種業(yè)務流程，流程間的關系可以通過模型直觀的展現(xiàn)在系統(tǒng)中，可以對模型中的業(yè)務邏輯進行搭建、梳理、合并、簡化等操作，給管理信息化工作提供了可視化的設計和管理環(huán)境。對于提高我單位業(yè)務融合程度與線上辦公效率意義非常突出，筆者將通過國家博物館綜合工作平臺中的實例講述設計過程。

1 CAP協(xié)同應用定制與業(yè)務流程融合的關系

CAP是軟件廠商為客戶快速開發(fā)定制化應用的工具，具有智能化、可視化、輕量級等特點。作為平臺級服務廠商既可以為客戶開發(fā)應用，也可以由用戶利用此工具自主開發(fā)，這種由軟件設計者向服務提供者的轉變是一種發(fā)展趨勢。其功能同樣可以被用戶本身所使用，自主搭建人與組織、組織與組織間的生產(chǎn)運營、工作協(xié)作、業(yè)務管理等多維業(yè)務流程，為協(xié)同工作提供解決方案。通過CAP將組織內(nèi)固有的業(yè)務流程通過重新設計后，可以用于突破組織內(nèi)部事務間孤立關系，將資源進行整合，使管理的各個環(huán)節(jié)按計劃達到協(xié)調(diào)可控，幫助組織提高管理效率和規(guī)范化的程度。

2 流程設計的前提條件

筆者認為每個工作單位都有自己的組織結構以及相應的職務、崗位、角色、組等要素，那么在業(yè)務流程設計之前應該做好組織機構和相應要素在系統(tǒng)內(nèi)的設計搭建工作。

2.1 建立組織機構

業(yè)務流程的設計是以完善的組織機構為前提的。以國家博物館為例，組織機構應包括單位、平行單位、上級單位、下級單位、處室、科室、員工、編外員工等；對于黨組織機構應包括黨委、黨總支、黨支部、黨小組、黨員等；其他機構還包括公會、團委等。組織機構的建立是業(yè)務流程設計的重要前提，也是各個組織單元相互協(xié)作的基礎。

2.2 建立相應的職務、崗位、角色和組

對于“職務”表達的是這名員工所在單位的行政職級；“崗位”是指該名員工所負責的行政工作；“角色”是具體的工作分工；“組”是以多人合作或者競爭執(zhí)行配置的多人小組。

職務包括館長、常務副館長、副館長、處長、科長等。崗位、角色都可以是多維的，既每位員工都可以分配副崗和多個角色，比如國家博物館下設多個處室，每個處室都有自己的“分管館長”來負責管理，那么“分管館長”這個崗位對于各位館長來說可以看作是“主崗”之外的一個“副崗”。同理“館長辦公室主任”既可以處理公文，也可以處理事務，很明顯是一崗多角色的設定。組是一個群體，在組內(nèi)部可以針對一個具體的事務進行多人協(xié)作執(zhí)行或者多人競爭執(zhí)行的情景，比如國家博物館各部門都設有“部門考勤員”，負責本部門的員工考勤，“部門考勤員”是一個組，其成員包括A、B兩名成員，只需要A或者B一人審批即可通過員工考勤，很明顯“部門考勤員”組中A與B是競爭執(zhí)行的關系設定。

3 業(yè)務流程設計實例

CAP工具兼具應用設計和系統(tǒng)發(fā)布兩項功能，整個過程按照設計要素分析、流程設計、表單與控件設計、操作權限設計與控件的綁定、流程與權限的綁定、查詢底表設計、歸屬位置與授權范圍、發(fā)布等8個部分開展，其目的是讓“表單”、“控件”、“流程”三者互相關聯(lián)成為一體。以下為《新刻公章申請單》應用流程設計過程。

實例：新刻公章申請流程設計。根據(jù)對相關部門的需求調(diào)研了解到，以前一個部門申請新刻公章的流程是申請部門撰寫工作聯(lián)系單向館長辦公室說明事由，等待批準后再填寫?zhàn)^長辦公室提供的刻章申請表，等待各級領導審批通過后才能辦理。那么工作聯(lián)系單與刻章申請表在申請過程中被人為的分離開來，成為兩個獨立的流程且不能連貫，使辦理過程稍顯復雜。以下是在CAP協(xié)同應用環(huán)境中將工作聯(lián)系單和刻章申請表進行重新設計與整合，從而形成了一條連貫的業(yè)務流程。設計過程如下：

3.1 分析并確定涉及組織機構的各要素

(1)使用范圍：本單位，不涉及平行單位和下級單位；(2)主管部門：館長辦公室機要科；(3)組織結構中用到的層級：員工、科室、處室、館領導；(4)職務范圍：科長、處長、館長；(5)崗位范圍：發(fā)起者、發(fā)起部門處長、館長辦公室處長、發(fā)起部門主管館長；(6)角色范圍：發(fā)起者、處室審批者、館長辦公室審批者、部門分管館長審批、館長辦公室機要科審核；(7)組：館長辦公室機要科成員。

3.2 流程設計

刻章申請流程由發(fā)起者發(fā)起，發(fā)起部門處長審批，館長辦公室處長審批、發(fā)起者部門分管館長審批、館長辦公室機要科審核、發(fā)起者閱讀申請結果、流程結束存檔共7個環(huán)節(jié)。

(1)發(fā)起者身份判斷：發(fā)起者可以是部門內(nèi)部員工，也可以是部門處長。如果是部門處長發(fā)起則“直接提交”自動跳過發(fā)起者部門負責人審批的環(huán)節(jié)，直接到館長辦公室處長審批；(2)發(fā)起部門處長篩選：發(fā)起者發(fā)起流程后，流程自動從組織架構中提取發(fā)起者所在部門處長并由此開始審批；(3)館長辦公室處長篩選：該崗位相對固定，流程自動提取館長辦公室處長；(4)發(fā)起者部門分管館長篩選：流程自動從組織架構中提取發(fā)起者部門分管館長并開始審批；(5)館長辦公室機要科成員范圍：流程自動提取館長辦公室機要科組成人員并形成組，同時由該組成員競爭執(zhí)行審批；(6)發(fā)起者閱讀申請結果：提醒發(fā)起者查收審批結果；(7)存檔：留存處理結果形成檔案備查。經(jīng)過分析可在CAP中生成如下流程模板，如圖1所示：

圖1 申請流程設計Fig.1 Application process design

3.3 表單與控件的設計

(1)表單設計。單位內(nèi)部新刻公章的業(yè)務流程基本確定后，還需要完成業(yè)務表單的設計工作。除流程中的審批環(huán)節(jié)外，還需要添加用于審批的必要內(nèi)容，例如申請部門、承辦人、申請日期、是否經(jīng)過請示、承辦人聯(lián)系電話、部門內(nèi)部公章管理人、申請刻章的數(shù)量、用途、公章內(nèi)容、備注、申請單編號等。其中承辦部門、承辦人需系統(tǒng)自動調(diào)取，編號為自動編號、申請日期為系統(tǒng)日期。(2)控件設計。業(yè)務流程中的每個控件都是根據(jù)實際需要添加的。申請日期：顯示系統(tǒng)日期，數(shù)字年月日格式；部門：選部門控件；承辦人：選人控件；是否有報批：單選按鈕，枚舉類型為“是否”；承辦人聯(lián)系電話：文本框；部門公章管理人：選多人控件；刻章數(shù)量：數(shù)字控件；用途和內(nèi)容：文本域；備注：文本域。其中編號與領導審批控件比較特殊，著重說明其在CAP工具中的設計：1)編號：前綴新刻公章〔年號規(guī)則年；結束符〕；編號起始值1；位數(shù)3；后綴號；最終形成的編號樣式為：新刻公章〔2021〕001號；2)部門領導審批、館辦領導審批、分管館領導審批：在CAP中選取流程處理意見控件，分別將控件名稱寫為“部門領導”“館辦領導”“分管館領導”，該控件會單獨進行權限設計，以便在設計好的業(yè)務流程中綁定該控件的使用權限。通過以上分析可以在CAP中生成如圖2所示：

圖2 新刻公章審批單Fig.2 Approval form of newly engraved official seal

3.4 操作權限設計與控件的綁定

根據(jù)操作人員的分工，流程中應包括發(fā)起者填寫、各級領導審批、機要科審批、顯示審批結果等操作權限。CAP工具中操作權限設計頁面左側是表單中的控件，中間是權限設置，右側為初始值。如圖3所示，以發(fā)起者“填寫”權限為例，除部門、承辦人、申請日期具有初始值外，其他可以填寫的位置均設置為“編輯”權限，剩下的位置如各級領導審批發(fā)起者只能“瀏覽”。設計操作權限的目的是為規(guī)定在某種權限下可以編輯哪些控件內(nèi)容，為業(yè)務流程中的各個節(jié)點人員綁定相應的權限做準備。

圖3 操作權限設計與控件的綁定Fig.3 Operation permission design and control binding

3.5 業(yè)務流程與操作權限的綁定

我們在以上已經(jīng)完成控件與權限的綁定，下面我們看一下權限與業(yè)務流程的綁定。刻章申請流程中的每個節(jié)點都可以在CAP工具中點擊屬性設置與設計好的權限進行綁定，非常方便。其意義在于讓審批流程中的每位人員都具有相應的權限。

3.6 查詢底表的設計

我們已經(jīng)完成表單與權限、權限與業(yè)務流程的綁定，整個設計模板在正式環(huán)境中發(fā)布即可使用。在實際應用環(huán)境中使用者往往還需要對這個業(yè)務流程進行查詢，在CAP設計中我們還需要設計底表查詢功能。只需在報表設計功能下，選取“關聯(lián)對象”為以上設計好的新刻公章模板，同時選取查詢時我們需要看到表單中的哪些內(nèi)容，CAP能夠自動生成查詢樣表。

3.7 歸屬位置與授權范圍

歸屬位置是指業(yè)務流程應用設計完成后，該業(yè)務應用放在哪里供使用者調(diào)用。歸屬位置一般是把設計好的應用添加到應用菜單中即可。CAP選取歸屬位置的操作是非常方便的，通過應用的基礎信息設置即可完成。授權范圍是指該應用有哪些用戶可以使用，對于實例“新刻公章申請”這種業(yè)務應用，一般在CAP基礎信息設置中選取組織結構中的全單位。

3.8 測試與發(fā)布

通過模擬業(yè)務流程中各個流程節(jié)點的方式完成測試，最終保存設計結果并正式發(fā)布。

4 結語

通過以上設計，將工作聯(lián)系單與刻章申請表的業(yè)務流程進行了融合，形成了一條連貫的新刻公章申請流程，滿足了業(yè)務工作需要。我們通過設計還可以將更為復雜的業(yè)務流程進行整合和優(yōu)化，使孤立存在的業(yè)務流程能夠貫通相連，從而突破協(xié)同辦公的壁壘。