新時代企業行政管理效率提升及創新措施研究

梁偉 北京朝陽電力實業開發有限公司

隨著我國改革的不斷深入推進，傳統的管理模式已不適應現代企業的需要。因此，企業要對行政管理不斷創新，通過新的管理模式應用來提高企業行政管理的效率，進一步推動企業經濟效益的提高。企業行政管理的主要任務是：促使企業內部工作人員和諧穩定，組織協調員工完成自身肩負的工作職能，對員工日常工作加以實時的監督與管理。

一、企業行政管理概述

行政管理是企業運營管理中非常關鍵的一環，行政管理工作主要針對企業內部日常的事務進行組織、規劃、實施與管理，從而有效提升企業內部信息交流與互動的有效性，完善企業內部的體系與架構，檢查企業各項制度與規范的執行與落實情況，并結合實際需求不斷優化與完善企業的內部架構與規章制度。行政管理屬于企業發展的基礎性保障工作。在新常態下，企業面臨著更加復雜的市場環境，生存與競爭壓力也越來越大。在這種情況下，行政管理不但要加大日常各項工作的執行力度，還需要全面地獲取、整合與分析企業運營管理的各項數據，為企業戰略規劃、經營決策與未來發展方向提供相關建議。一般而言，企業行政管理中所需要的數據信息包含了內部信息與外部信息。所謂外部信息就是國家與行業相關的政策、法規、條例等，從而幫助企業全面地了解市場環境，分析競爭局面，合法合規地開展經營活動，提升整體的市場競爭能力；而內部信息則是針對企業內部的財務、生產、銷售、采購、人事、設備等支撐企業正常運營的重要信息。在新常態下，企業行政管理只有依托精細化的管理和大力的創新才能夠不斷提升其效能，以便于為企業的長遠發展提供更加有力的支持。

二、企業行政管理的作用

（一）行政管理在企業管理占據重要的地位

企業行政管理以企業管理和行政管理為依據，其主要工作內容包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理等。從企業行政管理形成因素層面上看，行政管理可以對企業內部產生的問題制定全面、長遠的發展計劃，使其得到妥善解決。企業行政管理具有自己的特點，例如：管理元素多、行政管理的程度大及范圍廣等。企業行政管理部門在管理期間要加強對出現問題的重視度，務必講究實際、實事求是，相對政府行政管理而言，企業行政管理比較統一、協調。由于企業行政管理自身所具有的特殊性，其在企業管理中占有十分重要的地位，關系到企業的持久穩定發展。因此，要不斷加強企業行政管理的力度，進一步推動企業的可持續發展。

（二）增強自身的競爭優勢

隨著我國社會主義市場經濟體制建設不斷深入發展和進步，外資企業在我國國內獲得了突破性發展，這也給私營企業、民營企業帶來了機遇和挑戰共存的發展局面，使得民營企業所面臨的競爭環境更趨于復雜化，在這樣的背景下，民營企業要想在日益激烈的競爭市場中實現健康穩定發展，就務必清晰地認識到行政管理的重要性，借助行政管理來強化學習型企業的建設。與此同時，還需要打造一支專業素質過硬、業務技能較強的管理隊伍，注重企業管理理念的創新性，保證企業生產技術的科學性、運營理念的先進性，以此來輔助企業生產工作，推進企業綜合實力的進一步提升。

（三）行政管理能夠使企業的效率提高

一方面，通過行政管理能夠使企業的工作效率得到提高。對于企業的行政管理而言，其根本職能之一就是將具有超前性的發展規劃、計劃等提供給企業，為其生產經營以及發展提供依據。企業開展行政管理要求各個部門之間的交流與溝通要順暢，從而在繁重的行政事務中能夠使全體員工得到解放，此時員工放在企業生產活動與經營活動中的精力就會提高，由此對于企業全體員工的工作積極性進行充分調動，使工作效率得到極大的提升。另一方面，通過行政管理能夠使企業的經濟效益得到提升。企業通過各項工作的開展，特別是通過開展行政管理，為企業經濟效益的提高提供保障。企業行政管理的開展，必然要求對于企業的人力資源、財力資源以及物力資源等進行優化與整合，從而實現最優的資源配置，使企業資源的浪費現象得到最大限度地降低，對于企業實現良好經濟效益發揮重要作用，助力企業的發展。行政管理工作的實效性與實質性是其主要特征。行政管理的實質性是要求不斷簡化行政工作的流程、形式等，從而實現流程的優化；實效性則是通過行政管理使各項制度、計劃等得到及時落實。企業通過行政管理工作，使各項工作計劃能夠落實到具體的部門和人員，從而減少了管理成本，提高了企業的經濟效益。

三、企業行政管理效率提升面臨的問題

（一）員工專業素質較低

由于各種歷史原因和企業發展轉型期矛盾，企業缺乏有效的人才培養保障機制，導致人才隊伍培養出現斷層，新員工雖然專業理論知識扎實卻往往缺乏相應的實踐經驗。資歷較老的管理人員雖有專業技術但缺少創造力，限制企業在新發展時期的自主創新能力。此外，企業的管理機制不健全以及企業高層管理人員的政治思想落后，缺乏對員工的有效激勵，導致企業員工的日常工作活動積極性不高。同時，企業不能定期組織中層員工進行職業教育管理培訓，缺乏有效的市場競爭機制和績效考核激勵機制，導致大部分企業中層員工無法有效提升自身綜合管理素質。大部分企業對于行政事務管理處于傳統行政管理模式之下。缺乏積極進取心，缺少新的創新驅動意識和創業思維，這些都是阻礙我國企業深化行政體制創新的重大問題，需要認真審視對待。

（二）行政管理與實際工作的結合有待改進

現企業行政管理工作與實際生產經營業務結合的有效性需要增強。比如，有些企業行政管理部門的工作存在形式主義，日常管理與實際工作需求結合不深，甚至存在唱高調說空話等現象。在新形勢下，如仍按照傳統行政管理模式繼續開展工作，則會在很大程度上阻礙行政管理工作效率的提高，無法充分展現行政管理以實際工作需要為根本的工作特點。除此以外，傳統的行政管理模式也會對企業的人力、物力、財力造成不必要的損失，影響企業的順利發展。

（三）科學化和信息化的工作模式仍待完善

在現代企業行政管理工作中，離不開現代化技術和新媒體渠道的融合，但從現狀來看科學化和信息化的工作模式與機制并不完善。第一，對新媒體渠道的利用不夠充分。企業對于新媒體的應用主要體現在對外方面，例如：微信公眾號、小程序等。通過信息推動樹立良好企業形象，并通過有效溝通收到消費者的反饋，從而提升行政辦公效率。但是，有些企業對于新媒體的應用過于形式化，僅從表層看待問題，未能充分發揮新媒體在行政管理工作中的作用。第二，現代技術的融入不夠深入。企業要提升行政管理效率并推進創新，則離不開現代技術的輔助作用。但是由于自身實力有限、投入成本高等，一些企業并不重視現代技術的融入及應用，而是習慣于以管理經驗推進行政管理工作，最終導致管理效率提升難、企業競爭力降低等問題。

（四）缺乏完善的行政管理制度

在現代企業開展實際行政管理工作時，一系列行為的規范與引導均離不開行政管理制度，只有完善了行政管理制度，才能夠為行政管理工作的有章可循、有制可依提供保障。但是就目前我國眾多企業行政管理工作開展情況來看，行政管理制度亟待完善，主要是由于經濟限制了大部分現代企業的視野，這些企業內盡管有行政管理制度，但經濟發展仍是這些企業的發展重心所在，經營管理工作更關注會計管理等相關事務，行政管理制度的科學構建、動態調整被直接忽略，以至于目前行政管理制度亟待完善的問題普遍存在于現代企業內。由于企業行政管理制度有待完善，以至于行政管理工作流程和工作職責不清晰、不分明。而企業行政管理工作人員在這種不完善的管理制度下，開展具體行政管理工作時更加隨意，行事很難完全按照企業行政管理制度進行。

（五）企業行政管理系統不夠優化

現代企業行政管理中，均需借助行政管理系統提高管理效率，但系統本身的缺陷將直接影響企業內部運營。第一，行政管理系統缺乏人性化。在現代企業行政管理中，還存在行政管理系統界面不夠友好、操作不夠便捷等問題，使得系統整體缺乏人性化，不利于行政管理人員推進相關工作。第二，行政管理系統未能實現個性定制。很多企業都是從外部購買行政管理系統軟件，購買后未進行二次開發，導致不能滿足自身的多樣化需求。因此，企業應當對行政管理系統進行個性化定制，才能解決相關問題。第三，行政管理系統未能充分體現企業科學化管理流程。行政管理系統是為了幫助企業提升行政管理效率才引入日常辦公中，但是一些企業的行政管理系統在設計之初并未融合科學化管理流程，容易引發管理混亂等問題，最終導致事倍功半。

四、新時代企業行政管理效率提升及創新措施

（一）提升人員綜合素質

行政事務管理工作對專業人才的培養要求非常高，很多大型企業和部門領導沒正確認識和做到這一點，導致一些企業的日常行政事務管理不僅工作效率低，而且屢屢出現失誤。所以，企業在進行公共行政部門管理人員職位選擇時，要首先采取一定的選擇策略。在企業行政事務管理人員實際辦事方式風格上，仍然有待較大改進，應盡量將其在企業日常行政事務管理中的實質性業務內容充分展現出來。此外，在加強行政法規管理人員自身職業道德素質修養方面，仍待進一步加強。行政服務管理相關部門工作人員需切實具備良好的行政服務責任意識，正確服務定位。行政事務管理工作本質上即服務各個部門，日常管理工作主要是為了維系各服務部門之間良好的關系。因此，要將這種服務意識深深植入各項工作的服務意識中，明確服務職責，提升單位工作效率。與此同時，要充分加強行政機關工作人員之間的協作精神，保證相關企業的服務質量。

（二）加強企業行政管理與實際工作的融合

企業的持續發展不僅帶動了社會經濟的增長，而且也為企業員工帶來更大的經濟利益。長此以往，可以明顯看出企業員工工作積極性推動了企業經濟效益的不斷提高。因此，企業行政管理部門要以企業自身的實際狀況、發展目標為前提，制定相應的管理模式。同時，行政管理人員要深入企業基層，充分了解員工的思想動向，針對存在的問題進行及時有效的分析并妥善解決。除此以外，企業在構建行政管理體系時，要結合企業自身的生產經營特點，杜絕形式主義的出現，堅持實事求是、與時俱進的原則，確保企業利益的最大化。

（三）綜合運用信息化技術

在企業內部，管理人員加強對信息技術的廣泛應用，在很大程度上能夠有效地提升行政管理的便捷性和高效性。對此，企業行政管理部門需要清晰地認識信息化技術的優勢，并將其作為創新企業行政管理的重要手段，借助于信息化技術，進一步推動企業朝著智能化和信息化的方向進步和發展，以此助力企業實現高效發展。因此，在開展企業行政管理過程中，需要以信息化技術為依托，來全面優化行政管理工作效率，深化企業信息系統的創新進程，為企業發展注入更多的活力。在行政管理工作中綜合地運用各種信息化技術，就必須注意以下幾個主要的問題。第一，企業需要結合自身的發展需求來對相關數據予以科學分析，為企業的刑偵管理工作提供更加科學可靠的數據支持。與此同時，應結合企業發展現狀，制定行政管理目標，保證所制定的目標具有較強的針對性和層次性，進而有效地推進企業信息網絡系統的建設。第二，企業需要立足于自身基礎，結合自身信息技術系統的特點，不斷整合自身的數據庫和資源庫，以此為企業行政管理創新實施提供充足的信息資源支持。

（四）完善行政管理制度

在現代企業發展的過程中，制度完善是重要保障之一，只有在制度的約束下企業行政管理相關工作才能夠順利地開展，引導行政管理工作人員有序推進行政管理工作。對于目前部分現代企業內行政管理制度有待完善的問題，必須要盡快解決，如此才能夠確保行政管理工作人員在開展實際工作時做到照章辦事，避免出現過于主觀隨意的情況，為現代企業的長遠發展、正常運轉提供保障。現代企業必須要結合自身實際情況將行政管理制度完善，以此來達到行政管理水平切實提高的目的。現代企業應全方位完善行政管理制度，將人員調動制度、部門協調制度、工作分配制度、行政管理決策制度等完善，做到全方位覆蓋管理，確保在開展行政管理工作時行政管理工作人員能夠有章可循。人、管、事是行政管理的重要組成部分，完善的行政管理制度可以約束行政管理人員，避免其在實際工作中出現越位管理，利用制度約束行政管理，為現代企業行政管理工作革新提供助力。

（五）不斷優化企業行政管理系統

現代企業辦公倡導無紙化，這催生了對行政管理系統的需求，而行政管理系統的科學性直接影響企業行政管理效率。第一，行政管理系統應當注重人性化和穩定性。行政管理系統的人性化主要體現在，企業行政人員使用過程中要保證人機互動界面友好，操作過于復雜的系統會阻礙行政效率的提升。同時，行政管理系統也要保證充分的穩定性，這是行政管理工作開展的重要前提。第二，系統二次開發對于企業來說必不可少。企業在購買行政管理系統軟件后，要依據自身需求進行二次開發，調整相關模塊和功能，以實現個性化定制。第三，要能夠為企業高效運營服務。行政管理系統既要滿足企業多樣化需求，也要為企業日常運營提供必要支持，充分發揮輔助作用，助力企業行政管理效率的提升。

（六）完善企業行政管理考核制度

對于企業行政管理人員，除了要提升思想認識水平，還要有具體的考核細則來建設行政管理工作隊伍。首先，要以深化崗位職責為基礎，對各項規章制度進行不斷完善，明確各崗位的責任與義務，對工作積極、業績突出的人員，要獎勵，對不遵守行政管理紀律、嚴重拖企業后腿的人員，要給予懲罰。其次，要提高企業行政管理內部人員的思想認識，與目前的形勢和任務相結合，制定明確的生產任務指標，把各方面的指標，通過壓力傳遞的措施，逐級將任務分配給企業的每一位人員，目的是將企業行政管理人員團結起來，共同完成分配的任務，這樣才能發揮團隊的力量。最后，要加強對先進集體和先進個人的宣傳活動，激發大家在學習和工作中的積極性和主動性，為企業的發展作出自己最大的貢獻。

五、結語

綜上所述，行政管理作為企業的發展過程中一個必不可少的因素，具有十分重要的影響。一個好的行政管理方式不僅能夠提高企業的市場競爭力，在一定程度上還能推動企業的創新發展。在新常態的背景下，企業還需要注重行政管理的重要性，從實際工作入手，加強信息化技術的融入，并開展有效的行政管理措施，完善管理制度，推動企業長遠穩定發展。