湖南省檔案館歷史檔案開發研究

王天晴 湘潭大學公共管理學院

中華民族歷來有“文明古國”之稱，歷史上留下的檔案種類繁多，內容豐富，是全民族珍貴的記憶。一般認為，歷史檔案是指1949年新中國成立之前的檔案，這些檔案主要發揮的是非現行價值，面對的利用主體是社會的各個方面。新時期，歷史檔案在維護國家統一與安全、促進經濟發展、繁榮中華文化、推動學術研究等方面有著獨特的價值。大力開發歷史檔案，使其在新的歷史條件下煥發生機，是檔案工作者的神圣職責。

一、關于湖南省檔案館歷史檔案

湖南省檔案館是省級國家綜合檔案館、事業機構，永久保管檔案史料的基地和科學研究及社會各界利用檔案史料的中心。它的前身是中共湖南省委辦公廳及省人委辦公廳檔案科。1959年3月正式成立湖南省檔案管理局及湖南省檔案館籌備小組，1960年改為籌備處。1967年3月實行軍管（1973年結束），1969年遷入新建的館庫樓辦公，1974年3月正式啟用“湖南省檔案館”鈐印。湖南省檔案館現有館藏檔案290個全宗、40余萬卷（冊），以及錄音、錄像、影片、照片等非紙質載體的檔案。檔案起訖年代上至清代順治年間，下迄20世紀90年代。其中清代與民國檔案127個全宗，革命歷史檔案10個全宗，中華人民共和國時期檔案153個全宗。檔案館館藏以文書檔案為主，亦有科技及其他門類檔案[1]。

（一）從歷史檔案內容看

湖南省檔案館歷史檔案涉及政務、軍事、司法、外交、財政、科學、社會、金融、宗教、民俗等社會的方方面面，大部分獨立形成全宗，每個全宗下面又分若干個目，較全面系統地記錄了部門的職能范圍和基本活動情況。如館藏現存革 命歷史檔案10個全宗4488卷。主要是在第一次國內革命戰爭、土地革命戰爭、抗日戰爭和解放戰爭時期中國共產黨與各種革命群眾團體同帝國主義、封建主義、北洋軍閥及國民黨進行艱苦斗爭所形成的文件材料。在這血與火的斗爭中，湖南的共產黨人及革命群眾作出了巨大犧牲與貢獻，他們用自己的鮮血與軀體，為新中國的誕生鋪筑了堅實的路基。這些幸存的檔案材料，真實地記載了他們驚天地、泣鬼神的革命業績，反映出湖南在中國革命斗爭史上占有特別重要的地位。該全宗案卷內容之豐富，史料價值之大，全面且真實地記錄了革命戰爭時期的抗爭歷史，對研究湖南省革命歷史斗爭有著重要的史料價值。

（二）從歷史檔案形成時間看

館藏最早的歷史檔案起訖年代上至清順治年間，距今已有 370 余年歷史，館藏清代與民國時期檔案計127個全案；革命歷史檔案10個全宗，有的全宗檔案甚至橫跨清代、民國、日偽等幾個歷史時期，具有重要的歷史研究價值。

（三）從歷史檔案載體形式看

館藏歷史檔案大部分為紙質載體的公文檔案，有少量的膠片、徽章等特殊載體檔案。紙質載體檔案又有敕書、郵票、商標、錢幣票樣、地圖、信函等形式的檔案，這些檔案既有歷史價值又有文物價值。館藏歷史檔案形式多樣，風格獨特，有中國傳統的折子式、筒子式、兩者兼有式及一般形式等。不同時期的檔案在公文格式及公文用語方面也有差別，且大多為手工書寫，是研究清代、民國、日偽時期公文程式及其演變的極好材料。

二、湖南省檔案館歷史檔案開發的主要方式

多渠道、多形式、多方面地開發檔案資料信息資源，為社會各界服務。檔案館蘊藏眾多的檔案寶藏，為開發利用，可采取自開自采、與社會聯合開發、讓各界以至個人開發等多種渠道。就檔案部門自身來說，應為開發檔案信息資源做好各項工作，采取科學的開發措施。

（一）歷史檔案價值鑒定及編研

由主管局長任組長，歷史檔案保管處、編研處處長等任副組長，再選派3～4名熟悉館藏、業務能力強、有豐富檔案鑒定實踐經驗的同志為成員，組成鑒定開發小組，本著服務第一、效益為重的原則，制定開發整理計劃、史料編研計劃、申報中國檔案文獻遺產工程計劃、圍繞時事熱點開發館藏信息資源計劃等，為利用者提供有效服務。在歷史檔案鑒定小組對館藏歷史檔案調查研究和社會利用需求調查研究基礎上，編研人員加強需求研究、盤活歷史檔案信息資源。編研工作是檔案工作變被動服務為主動服務，實現歷史檔案價值的有效途徑，所以檔案館人員不僅對歷史資料進行匯編，還要提供適應社會需求的產品，介紹重大歷史事件、本地區的歷史變遷和風土人情，提高檔案的影響力[2]。

（二）檔案館館藏內容宣傳及講解

湖南省檔案館借助每年申報“中國檔案文獻遺產”工作之契機，宣傳館藏歷史檔案資源。①抓住申報機遇。根據鑒定開發小組制定的申報課題計劃，選派工作能力強、業務素質高的人員承擔課題，做好申報工作。②瞄準宣傳時機。對已經申報成功的歷史檔案文獻主動向媒體撰稿，及時宣傳。③充分利用大眾傳媒宣傳檔案。充分發掘歷史檔案信息的新聞價值，為熱點問題提供檔案史料。如根據館藏著名歷史人物、歷史事件檔案同電視臺聯手制成電視文獻短片。另外，建立愛國主義教育基地是宣傳館藏、提高國民素質的有效途徑。建立愛國主義教育基地，通過讓市民參觀優秀歷史展品，發揮歷史檔案的文件、文物價值，宣傳歷史，進行愛國主義教育，弘揚鄉土文化，擴大社會知名度，擴大宣傳教育效果。

（三）數字化手段整合歷史資源

加快館藏歷史檔案數字化進程。建立數字化檔案館，改進檔案館服務方式、服務手段，提高檢索速度，方便利用者遠程查詢，使資源共享。①湖南省檔案館對館藏信息的有效挖掘、收集、整理工作是檔案館數字化建設的重點工作。②館內工作人員分析本館用戶的主要需求，確立電子信息資源范圍和內容，處理好傳統型信息資源和電子型資源的關系，逐步增強館藏電子檔案的比例。③有組織、有計劃、有分工、有合作地建設檔案信息數據庫，把開發國家級綜合性數據庫與本館特色數據庫結合起來，積極發揮自身優勢，重點開發網絡信息資源[3]。④建立了分類規范、易于檢索、易于發展、安全可靠的數據庫資源，及時準確地獲取、處理利用信息，保證信息的完整性和有效性。⑤湖南省檔案館網頁設立了檔案查詢及利用預測欄，可以為利用者提供導航服務，使其更快速地查找到自己想了解的歷史檔案。

（四）電子計算機檢索歷史檔案

湖南省檔案館試行了電子計算機檢索。編制了歷史檔案文件卡、資料卡、人員卡及組織卡等卡片，卡片經過分類能大大提高檔案檢索效率，但由于制卡人、分卡人和用卡人的認識水平與業務能力的差異，以及手工操作的局限性，有時還會出現“調卷難”、等候時間長的現象，難以滿足各方面日益增長的查檔需要。為了更準確、迅速、系統地提供歷史檔案資料，湖南省檔案館開始了以電子計算機為重點的現代化管理的試驗工作，目前已儲入一個全宗的一千多張卡片，實現了自動檢索，還嘗試進行接待利用統計等多個方面的試驗。采用電子檢索比手工檢索的效率大大提高，能適應大量、系統利用歷史檔案的需要。在現有的技術力量及物質條件下，湖南省檔案館計劃一個全宗一個全宗地著錄卡片，儲入計算機，逐步由手工檢索走向自動檢索，使檔案工作能高速有效地為各項工作服務，使歷史檔案發揮更大的利用價值。

三、湖南省檔案館歷史檔案開發形成的主要問題

湖南省檔案館在對歷史檔案進行開發的過程中，主要面臨以下問題：

（一）檔案館藏建設與檔案利用供求不平衡

如果把歷史檔案的館藏量與檔案的利用需求看作供求雙方的話，我國的檔案館藏與檔案利用長期處于不平衡的狀況之中。一是供小于求。由于新中國成立之前戰亂頻繁，加上人為破壞和技術有限，新中國成立以前保存下來的歷史檔案少之又少。新中國成立以后檔案事業起步不久又在特殊時期中損毀了一大批，使湖南省檔案館館藏長期以來比較匱乏，滿足不了現時代各項事業發展的需求。二是供與求的錯位。為了改變供小于求的局面，世紀年代以來，湖南省檔案館室把加強歷史檔案收集、大力豐富館藏作為檔案事業的首要建設任務來抓，取得了顯著效果。但在實際工作中，擴大了進館歷史檔案的范圍，使得不少價值不大的文件也被收集進館，一方面占據了檔案館的利用空間，浪費了人力物力，另一方面也形成了一種館藏量雖然增加不少，但仍然不能滿足人們的利用需求，或是利用者需要的歷史檔案沒收進館，而收進館的歷史檔案乏人利用的局面。

（二）檔案館建設缺乏地方特色

館藏歷史檔案的地方特色，即指綜合檔案館要典藏具有突出反映本地區政治、經濟、科學、文化以及民族宗教特色的歷史檔案，具有重要影響和利用價值并經過科學整理的歷史檔案資料。這些檔案資料所反映的內容必須具有強烈的地方色彩，對本地區的現實生活和將來發展都應有重要影響，具有重要的利用價值。由于種種原因，湖南省檔案館等綜合性檔案館，缺乏本地區的地理特色、歷史特色、經濟特色、文化特色、少數民族地區檔案缺乏民族特色。在做好歷史檔案接收、管理的基礎上，有計劃、有重點地收集具有湖南地方特色和史料價值的資料，對于豐富館藏、提高利用工作質量、開展編研工作以至參與編史修志，從而提高檔案館的文化品位和社會知名度，有著積極的促進作用。

（三）歷史檔案信息資源利用率低

檔案館檔案信息資源利用效率問題是影響檔案館功能可持續發揮的又一個敏感問題。利用效率低既涉及利用者少、利用數量少的問題，也涉及利用質量和效果的問題，目前，比較容易考核的是前者[4]。檔案館的檔案利用率太低是對檔案信息資源的很大浪費。國家根據檔案館的館藏數量等對檔案館進行投入，是希望通過檔案信息資源的開發利用帶來一定的經濟效益和社會效益。雖然不同地方檔案館的情況有所不同，但是整體利用情況不容樂觀，從作為國家檔案事業的主體檔案館的角度考察，確實值得深思。地方檔案館的歷史檔案幾乎很少被系統利用。雖然檔案的利用率并不由檔案館一廂情愿決定，制約利用率的因素很多，但是投入和產出之間的合理比例關系是值得重視和研究的。

（四）歷史檔案原件數保存較少

經過歷史戰爭的洗禮，湖南省檔案館館藏歷史檔案存留下來的數量極少，原因在于過去對檔案的保管技術水平較低，以及人們對歷史檔案的保護意識較弱，使得歷史檔案遭到大面積遺失和損壞。而保管維護歷史檔案的完整與安全是檔案工作的基本原則之一，保護是開發利用歷史檔案的前提和基礎，歷史檔案時間相對久遠，對其保護更應該重視[5]。湖南省檔案館現在留存下來的歷史檔案以清朝和民國為主，這也從側面說明了歷史檔案保護工作的重要性。我們在提供檔案信息服務時，應該以縮微膠片閱覽、電子閱覽、檔案出版物閱覽為主；同時靈活運用歷史檔案仿制件，提高仿真技術，特別在一些電視節目和展覽活動中，盡量做到既直觀展示歷史原貌，又避免對原件的損害[6]。

四、湖南省檔案館歷史檔案開發的對策

（一）加強歷史檔案編研工作

編研工作是典型的歷史檔案開發方式，是提供利用的有力手段，也是我國檔案部門開展工作的優勢，需要繼續重視，不斷發揚。新時期，湖南省檔案館編研工作的開展要注意幾個方面。第一，編研方向的選取應該以時政、社會熱點為主，并考慮本館館藏歷史檔案的特點。這樣可以最大限度地滿足社會需要，避免人力物力的浪費，同時獲得公眾關注，潛移默化地提高社會歷史檔案意識。比如把有關抗日戰爭的歷史檔案編研工作作為最近一段時期的工作方向，將有利于充分發揮檔案的“資政”作用和學術價值，推動檔案事業的發展。第二，把聯合編研作為重要的編研方法。檔案館是開發利用歷史檔案的主體，但檔案部門的人力物力和掌握的信息資源有限。通過與其他機構合作可以優勢互補，保證開發利用的質量。聯合編研可以是檔案館與圖書館、博物館等其他信息機構合作，實現館藏資源的互補；也可以是檔案館與高校、科研單位合作，以借助對方充分的人才和智力資源。第三，編研工作既要重視創新，也要強調實用突出地方特點，以利于編研成果融入當地經濟、文化的發展之中。

（二）開發特色檔案信息資源

湖南省檔案館應注重地方特色歷史檔案的開發，應該認真分析社會各界的需求狀況，針對自己的館藏特點，形成歷史檔案信息資源開發的特色。其次，歷史檔案信息的開發不能停留在小規模、零散的、單項的開發上，雖然這種開發能在一定程度上滿足小范圍利用者的需要。如果不形成規模，使各個層次、各個環節的開發集中起來，成為檔案信息資源開發系統的有機組成部分，便不能滿足檔案信息利用者的廣泛的、復雜的檔案信息需求。歷史檔案信息資源的開發工作只有形成特色、規模，連成整體，才能使檔案工作的服務水平達到一個嶄新的階段。湖南省檔案館可以充分利用革命故事、革命遺址等素材，結合湖南省旅游資源，積極倡導建立英雄革命紀念館和紅色革命遺址保護，這樣能既適應發展紅色旅游的需要，又加強革命遺址的保護，還使得歷史檔案得以廣泛利用。

（三）利用互聯網進行檔案開發

近年來，各級檔案館對信息化方面的投入不少也建立了許多檔案信息網站，但仍然延續的是傳統的開發利用思維。檔案網站多體現在對館藏的介紹和宣傳上，部分檔案館可以網上查詢數字化檔案目錄，但可以通過網絡利用全文檔案信息的在國內很少見[7]。從具體應用來看，其一，檔案部門應開展網上檔案查詢服務，擺脫對檔案網站單純的宣傳功能定位，把檔案網站作為提供信息服務的窗口。根據實際情況開展網上預約查檔、參考咨詢和檔案全文查詢等服務。將館藏的開放歷史檔案分類整合，建立全文數據庫和豐富的網上檢索系統。根據用戶的利用情況，編制相應的《檔案網上查閱服務指南》，充分利用網絡這一陣地發揮歷史檔案的價值。其二，開辦網上展廳。這一點與現實的檔案展覽相似，但利用網絡平臺不僅可以突破時空條件的限制，節省人力物力，而且可以同時展示多個專題，形成規模優勢，增加網站的訪問量。

（四）實行多樣化歷史檔案保護

對檔案原件進行復制，提供復制件對外使用，減少檔案原件的損耗。檔案原件每對外提供一次，經人搬運、翻閱，或掃描、復印，都會對檔案產生不同程度的損害，因此，盡量減少檔案原件的使用頻率是保護檔案的有效手段，也是目前湖南省檔案館最有改進潛力的檔案保護工作。但湖南省檔案館的館藏檔案數量龐大，不是短時間內能夠全部復制完成的，檔案館必須從中選擇最重要的內容予以復制。應優先復制以下檔案：

（1）館藏中的珍貴檔案。如年代久遠的古代檔案、存世量稀少的孤本檔案等都屬于要優先復制的檔案。省檔案館現已將館藏中的珍貴檔案基本抽出，歸入特藏檔案，存放于特藏室，對檔案復制而言非常便利。

（2）檔案原件瀕臨損毀邊緣的檔案。如因年代久遠而風化嚴重的檔案、字跡因檔案本身或外部原因逐漸退化或污損的檔案、因檔案紙質不易保存而趨向脆化的檔案等都屬于這類檔案。要加快對這類檔案的復制，避免檔案信息的丟失。

（3）使用頻率較高的檔案。如湖南省檔案館的黃埔軍校檔案因其齊全而享譽全國，使用率相當高，特別是其中各期學生的照片更是其家屬搜尋的重點。

（4）社會關注度較高的檔案。如 2008 年湖南遭遇特大冰災引起公眾對湖南災害史的關注，許多人來到檔案館查閱過去湖南遭遇自然災害的檔案資料。

（5）其他檔案館沒有或不同的檔案。這些檔案是湖南省檔案館的特色所在，應該予以優先復制。

五、結語

檔案是歷史的記憶，承載著歷史的真實。湖南省檔案館應該立足本地區的歷史檔案資源，從歷史檔案的收集、整理、鑒定、保管和開放利用各個環節著手，提高歷史檔案管理水平。同時，作為公共組織的地方綜合檔案館，其目的在于追求公共利益，其動機在于加強服務，便民利民，使民眾獲得最好的福祉。在檔案工作由傳統向現代嬗變的轉型時期，湖南省檔案館既不能只為政府工作，更不能只為獲得經濟效益，而應該注重為社會服務，為檔案利用主體——公眾服務。而歷史檔案開放和利用是發揮檔案潛在價值、實現檔案信息資源共享的必備途徑，歷史檔案開發是檔案利用的前提，因此，檔案工作人員在注重傳統工作方式的基礎上勇于探索新的工作方式和方法，才能適應時代發展的需要，讓歷史檔案更好地為公眾與社會服務。