提升企業往來賬管理能力，為企業創造更大價值

吳凡 齊桐 中國汽車工業工程有限公司

一、往來賬的定義

往來賬是指企業在生產經營過程中發生的各種應收、應付款項及預收、預付款項。對于往來賬，首先要進行核對，確認金額的正確性，然后再進行催收、清理。往來核算的科目包括：應收票據、應收賬款、其他應收款、預付賬款、應付票據、應付賬款、預收賬款、其他應付款。

評價一個企業的財務管理是否到位，往來賬能否核對清楚是一個重要的標準。不少人認為，對賬就是會計核算的基礎工作，是非常簡單的。可每個在企業工作過的人都明白，將看似簡單的往來賬管理好，還真不是件易事。多數企業是雙方私下達成一致，在往來詢證函上互相通融，往來賬管理流于形式。

二、往來賬管理工作復雜的原因

1.集團企業核對往來賬可能涉及到多家二級機構賬套。企業之間的往來，不像銀行往來，是簡單的一對一的關系。在一些集團性質的企業，有些二級機構獨立自主經營，單獨建立賬套，自負盈虧，但它們并不具備合同簽訂權和開票權。如果集團本部和集團內二級機構同甲方都有往來業務，往來賬核對需要把幾個賬套（集團本部賬和二級機構賬）的數據合并整理到一起后，再同往來單位進行核對。

2.企業間往來款項業務量大、復雜。企業的往來賬往往一筆業務涉及多張原始憑證，而且有些業務情況特殊。舉例如下：（1）收到客戶的抵賬物資后，我方將物資抵給下屬分包商，只有物資票據齊全，抵賬說明清楚，三方認可處理方式后，收付款業務才可同時做。（2）客戶直接將現場罰款、施工中發生的水電費從工程款里扣除，并未提供對應發票，造成做賬困難，類似情況都會造成往來賬核對復雜。

3.業務部門同財務部門各自采用一套軟件處理數據，彼此之間不能及時溝通信息和協同更正信息，財務部門沒有掌握全部數據，造成往來賬核對困難。信息流不暢，企業管理就無法做到實時監控和決策，財務部門只掌握了會計核算的信息，業務部門的物流信息并未掌握。對賬核對的三個要素：“貨-票-款”，票和款，財務部是清楚的，而“貨”財務部去核對，要么一頭霧水，要么不準確。很多公司在往來賬管理中，責權利劃分不清，一出現對賬，各個部門就開始踢皮球，每個部門就像是一個個信息孤島，都有數據，但誰也拿不出一個全面、準確的數據。

即使建立了財務一體化信息處理流程，業務部門信息錄入是否準確、詳細，能否滿足企業管理所需，流程的流通是否順暢，也直接影響對賬的工作質量。

4.往來賬核對雙方存在做賬時間、批次不一致等時間性差異。

5.往來詢證函或者對賬單數據不清晰。往來詢證函或者對賬單金額沒有明確列示數據中存在的暫估事項，在雙方金額對不上的情況下，一方沒有提供明細記錄，就不能進一步做分項核對，難以找到對賬差異原因。

6.企業做賬方式沒有遵循會計準則和會計制度，導致對賬差異。譬如，在工程結算中，經常會出現發票金額同完工進度不一致的情況，如果一方按照完工進度確認應收賬款，另外一方按照實際收到的發票金額，確認應付賬款，往來賬也核對不上。

三、企業如何做好往來賬基礎工作

企業要想輕松，準確地核對好往來賬，需要做好以下幾個方面的基礎工作：

1.收到往來詢證函或者對賬單后，要落實對賬范圍。函證單中沒有列明對賬范圍，意味著雙方所有的經濟往來都需要核對。如果列明了對賬范圍，譬如注明了客戶或者供應商某一個或者某幾個合同號下的收付款，發票情況，那就指明了核對范圍。

看似簡單的落實對賬范圍，在實際工作中卻是難點。客戶或者供應商的合同號是按照對方企業管理規定編制，我們不能直接對應到本企業合同。我們要和對方業務員、財務人員進行溝通，通過合同簽訂時間、簽訂金額、合同內容等要素來確定本企業的對應合同，但即使這樣，有些范圍仍不好確定。舉例如下：

主合同的增補合同，甲企業單獨設立，乙企業習慣合并到主合同里面登記，這樣就產生了多對一的情況，甚至有可能，甲企業按照他們的管理習慣設定了兩個合同，對應乙企業三個合同，交叉相對，無疑對往來賬的核對設置了障礙。解決這個問題，我們要在合同管理階段，設置對方合同號作為必錄項。一一對應的合同，只需在關鍵點登記一次對方合同號，不一一對應的合同，其下的每一筆收款、開票我們都要登記對應的客戶合同號。我們只有把合同管理基礎工作做細致，才能在核對時通過篩選，取我所需，準確高效。所以，一直強調往來賬核對不僅僅是財務的事情，它需要各部門配合協作，只有每個環節都做到數據準確、詳盡，才能讓核對工作變得輕松自如。

2.明確了對賬范圍，先要根據范圍整理出我方數據，進行自查。這里的我方，有時候不僅僅包含集團本部，還包括同對方有業務往來的所有下屬機構，各集團內二級機構的數據同集團本部數據要進行合并，將合并結果參與核對。

3.企事業單位做賬方法必須遵循國家發布的會計準則和會計制度，會計科目的設置既要符合規范要求，在使用中也要注意便捷，高效，滿足企業對賬需求。譬如有的企業開票確認應收賬款時，不去沖減相同業務在預收賬款科目下的金額，導致應收、預收同時虛擬增加，可每做一筆應收，就要查一下有無預收余額要沖減，也著實麻煩。為了核對方便，建議應收、預收和應付、預付這兩組會計科目，每組平時記賬只選用其中一個會計科目，選擇應收就不用預收，選擇預付就不用應付。到了年底，手工或者借用會計軟件，根據該會計科目輔助項目下的余額進行重分類，這樣做的好處在于可以不用時時去查相應的明細項目下是否有余額需要沖減。

現在一些企業已經實現了會計憑證根據前端業務指令自動制單，也是采用了上述方法。舉例來說，對于應收、預收這組會計科目，它日常核算中只采用了應收賬款，收到開票流程，財務系統（ERP）根據設定模板增加應收賬款、增加營業收入和計提銷項稅，收到收款確認單時，增加銀行存款、減少應收賬款。即使是開票，收款同時到達，也不能直接一方增加銀行存款，一方增加營業收入和計提銷項稅，必須拆分成開票流程和到款流程，嚴格按照模板進行。這樣處理的好處是，應收賬款科目借方累計發生額反映項目已經開了多少票，貸方累計發生額反映收了多少錢，通過這樣的設置，使得自動制單實施起來簡單方便，也賦予了會計科目借貸方發生額、余額更多的對賬信息。

4.從單位的業務流程出發，會計科目的輔助核算設置要全面，達到對企業精細化管理的要求。譬如，企業在往來款項會計科目下，設置有客商名字、合同號等輔助核算，這樣就把總余額按照客商分類，每一類，即每一個客商下再按照不同的合同進行細分，總余額可以分解到每一個客商下面的每一個合同里，為實現分層次的核對、提高效率奠定了基礎。

往來款項輔助核算包括客戶、供應商、員工、其他往來單位等等，企業應建立單位信息庫，庫里有單位名稱、單位曾用名、社會信用代碼、開戶銀行、銀行賬號、聯系電話、地址等信息。這些信息是否準確、更新的是否及時都會影響到往來款項的核對，其中的單位名稱、社會信用代碼是必須錄入項，如果單位名稱曾經發生變更，單位曾用名也是必須錄入項，設定必須錄入項對往來賬的管理很有幫助，舉例來說明如下：

（1）你接到一個單位的詢證函，按照詢證函上的單位名稱去找，明明雙方有業務往來，卻在賬上找不到或者找不全，原因是這家單位名稱進行過變更，你按照新名稱搜索，就遺漏了老名稱往來款項的結余。

（2）單位名稱作為關鍵字段，錄入員在會計系統錄入客商時，不小心碰了空格按鍵，或者有的單位名稱帶有括號等特殊字符，需要區分全角錄入還是半角錄入，客商名稱錄入不對，都會導致賬上查詢結果不對。

解決這類問題，需將信用代碼作為客商或者供應商的唯一標識，建立往來款項單位信用代碼庫或者合并到往來單位信息庫。由于信用代碼不隨單位名稱的改變而變化，即可根據信用代碼聯查出這家公司曾用名有幾個，進而查出每個曾用名下往來單位的余額，這樣核對范圍就不會缺失。同樣，員工信息一般應包括姓名、身份證號碼、員工工號、所屬部門、聯系電話，前三個是必錄項，身份證號或者工號都可以作為該員工在企業管理系統里面的唯一標識，避免重名造成該人在會計系統里面的數據紊亂。總之，不同會計科目輔助核算的設置，不僅為往來賬的管理奠定了基礎，同時也可為企業成本管理、業績評價提供強有力的數據支撐。每個企業業務性質不同，只有從實際出發設置好輔助核算，才能實現多維度、立體的查詢。

5.發揮ERP系統在財務管理中的作用，建立企業整體信息系統，通過業務流程化，降低財務的工作量，讓數據在企業內部流轉及時，提升業務處理效率，提升財務管理能力。隨著經濟的飛速發展，各行業的競爭也日趨激烈，傳統的管理預算方法已經不能適應企業的發展要求，ERP系統在各大企業的應用已非常普遍。ERP就是將企業的三大流——物流、資金流、信息流進行全面一體化管理的信息系統。ERP系統不同于財務管理軟件，ERP系統注重企業資源的整合管理，強調打通企業的各個部門、各個人員的連接。通過業務流程加強不同部門、不同人員之間工作的協調配合；財務軟件則側重于財務的規范和管理，由于專業性的限制無法讓公司全員都參與到財務軟件的應用，同時也容易出現企業內部的信息孤島，導致財務數據做不到及時、準確。ERP系統的優勢舉例如下：

在ERP銷售系統中，銷售員根據銷售定單生成銷售發貨單、銷售發票，如未收到款項還需錄入應收單和代墊運費產生的其他應收單，經過節點審批，銷售發貨單傳遞至庫存系統，待客戶提貨后生成出庫單，庫存系統實時更新，自動計算所需采購的材料種類和數量。銷售發票、應收單、其他應收單傳遞至應收系統，系統根據初始化設置自動生成應收會計憑證，日后收到款項時，財務部門將銀行到款信息推送給業務部門，業務部門對到款進行認領、錄入收款確認單，財務部門根據收款確認單的相關信息，自動生成該筆應收賬款的收款憑證。通過ERP系統，全面實現銷售訂單的簽訂、執行、物流配送、貨款收付的全過程跟蹤管理，提高供應鏈在生產企業內部、外部流程的整體協作，增強企業競爭力。

ERP系統能有效解決企業分公司管理問題。在集團公司中往往有很多分公司，這樣就面臨著管理的難題，集團要求實現統一管理政策，但各個分公司卻執行不到位。ERP系統對物料的編碼、價格以及數量等信息均有明確的記錄，對財務會計科目的管理權限進行了嚴格設定，譬如：總公司擁有全級次、全方位權限，分公司對一級、二級會計科目無增加、修改權限，只對三級會計科目可以根據需要進行改動。通過規范化管理，ERP系統可以快速、準確的匯總、分析集團各層級數據，便于集團企業對分公司進行有效地監督。

在ERP系統下，每個員工都成為企業的數據錄入來源。每一個節點都有操作人與責任人的記錄，責權利明晰，通過流程化的管理推動企業全方位管理提升。

四、往來賬核對流程中的方法與技巧

1.財務人員自查完畢，進行往來賬的核對。如果雙方余額一致，則在相符處加蓋財務專用章，回寄給指定接收單位，如果雙方余額不一致，我們可以按照以下方法，找出原因：

（1）積極同對方財務人員進行溝通，落實函證單所列金額是否含有暫估事項。

（2）去除暫估事項造成的差異，我們要學會化整為零的核對方法，譬如按照合同號，分合同一個一個核對，逐步縮小核對范圍。

（3）對差額的方向和大小進行分析：查看是否有與差額相同金額的業務發生；判斷是否存在未達賬項，編制“余額調節表”進行調節；查看是否有與差額的二分之一相同金額的業務發生，判斷是否賬戶方向記錯業務等等。

2.每一次核對完畢需制作“往來賬目核對余額表”，保留相關資料，這樣不但可以很清楚地反映截止到該期間或該日期的賬面情況，還可以為下一次的賬目核對留下清晰的證據，方便以后的核對工作。

3.往來款項核對出來的問題，要及時進行更正、落實、備注好差異產生的原因，找出解決方案，出現重大問題時積極通報上級領導。我們要把核對出來的結果轉化為企業的生產力，而不是束之高閣。我們要樹立預警機制，避免損失。

五、發揮往來賬管理作用為企業創造價值

企業的往來賬管理是一項系統工程，它需要企業各個部門相互協調、相互配合，形成一個完善的組織體系。通過往來賬管理，我們要找出減少工作中疏漏的方法，幫助企業做出準確的收賬和付款政策，加速資金的周轉，當然我們不能僅僅滿足往來賬的事后管理，更要將管理前置，將經辦人員的績效與回款相掛鉤，將應收賬款壞賬風險、資金成本融入到效益當中，建立客戶信譽度檔案，提升往來賬的注入“質量”，讓我們通過往來賬的管理，提升會計人員自身價值，同時為企業創造更多的財富！