全面績效管理導(dǎo)向下高校加強科研項目成本管理的策略

王子薇 哈爾濱工業(yè)大學(xué)

當前科研項目成本管理存在的問題有許多，一方面科研成本不夠，另一方面科研經(jīng)費用途不明確。尤其是此前存在的問題嚴重影響了科研項目的發(fā)展，相關(guān)管理部門出于各種原因建立了各種制度對科研項目費用的使用進行管理，但沒有起到相應(yīng)的監(jiān)督作用。對此，筆者致力于探討高校應(yīng)該建立什么樣的監(jiān)督制度，才能讓科研項目的成本有效地用于科學(xué)研究。

一、高校科研項目成本管理的意義

（一）加強高校科研項目成本管理的需要

近年來，全國高校使用科研項目經(jīng)費報銷時出現(xiàn)違紀違法案件頻發(fā)，全國高校科研項目成本管理案件已達30多起，受到嚴格審查和處理。這與高校科研項目成本管理體系不完善、政府職能部門的風險管理不到位等相關(guān)。科研計劃管理費的使用產(chǎn)生很大的腐敗風險，部分高校科研人員對社會主義制度理念淡漠，主觀上覺得自己獲得的科研計劃管理費就是自己的。多次申請、重復(fù)性項目，將科研項目成本套利外包到私人口袋，交流科研項目成本管理，造成嚴重浪費和國家財政損失。這些高校公共經(jīng)費管理存在的不足，表明需要加強高校科研項目成本管理，我們必須充分理解高校科研項目成本受公共性質(zhì)和財政紀律的限制。必須嚴格按照省市和高校的具體要求，不得將科研項目的成本控制方法和規(guī)定作為邊緣化或靈活性。

（二）加強高校科研項目成本管理是社會的需要

高等教育科研費用的科學(xué)性、合理性與連續(xù)性，關(guān)系到中國高等教育科研發(fā)展的重要問題。學(xué)院要高度重視研究計劃項目成本管理，并及時形成了相應(yīng)的研究管理組織制度，以加強對學(xué)院研究項目管理計劃、審批與使用管理的統(tǒng)一。在當前，由于社會發(fā)展需要公共財政預(yù)算接受全員的監(jiān)督。在國家考核制度下，學(xué)校科研項目如學(xué)術(shù)交流、商務(wù)出境、公務(wù)車輛購置、會議費用等成本管理和使用不規(guī)范，監(jiān)督不力，將影響高校穩(wěn)定發(fā)展。因此，加強科研項目成本的項目管理意識，是高校的需要，也是社會的需要。

二、當前高校科研項目成本管理存在的問題

（一）高校科研項目成本管理制度缺失

在高等教育的所有科研項目中，經(jīng)費由財政部門保管和管理。科研部門最重要的是保證科研工作的順利完成。最重要的是要讓科研項目的成果發(fā)揮作用。科研項目費用的用途不詳，并非所有經(jīng)費都需要記錄的，所以在還款的時候，財務(wù)部門會報錯，回款就會出現(xiàn)大問題。科研部門數(shù)據(jù)使得財務(wù)部門無法了解資金的支出情況，科研項目的成本效益不確定，這些問題的出現(xiàn)，是高校科研項目成本管理制度的缺失，而這些問題的出現(xiàn)，在科研的整個過程中造成諸多問題，后果不堪設(shè)想。

（二）項目負責人財務(wù)管理知識缺乏

作為科研項目資金的實際使用者，該校科研項目負責人大多是技術(shù)領(lǐng)域的專家，缺乏對國家科研項目費用管理政策和財務(wù)管理能力的了解，對資金執(zhí)行的全過程進行控制科學(xué)合理。另一方面，專業(yè)財務(wù)人員在預(yù)算過程中的參與度較低，多數(shù)項目負責人根據(jù)經(jīng)驗進行估算或單純按比例制定預(yù)算，導(dǎo)致部分預(yù)算不準確。另外，在資金執(zhí)行過程中，由于前期資金預(yù)算編制不準確、執(zhí)行力不足，導(dǎo)致實際支出和預(yù)算出現(xiàn)部分資金短缺，部分資金容易出現(xiàn)超支。

（三）科研項目成本報賬制度形同虛設(shè)

在傳統(tǒng)的科研項目成本管理中，一個科研項目的成本通常分配給依賴該研究項目的高校，由科研管理人員用科研相關(guān)票據(jù)報銷費用。高校建立了各種財務(wù)制度來監(jiān)督科研項目費用的使用。然而，這些金融體系在實踐中無效的主要原因有三個。一是當前科研項目的成本在“項目制”中進行管理，科研項目的負責人就是科研項目的成本，這是根本原因。二是科研項目的成本管理中，發(fā)票管理不規(guī)范，假發(fā)票現(xiàn)象屢見不鮮，特別是真假發(fā)票比例兩種情況，財務(wù)部門難以有效管理，因此，科研項目表面的賬目并不能表明科研項目的實際開支。合理的研究計劃成本核算方式，使得一個研究計劃的成本費用主要依據(jù)研究計劃的種類和學(xué)科信息而定，費用總額長期不會變動，所以科研項目支出和實際研發(fā)花費存在差距。研發(fā)隊伍成員需要通過各種途徑獲取滿足財務(wù)需求的開具發(fā)票進行報銷，特別是部分研發(fā)計劃。

（四）高校管理主體協(xié)同性較差

高等學(xué)校科研項目資助管理工作是幾個行政部門的共同主管任務(wù)，涉及科研、財政、會計、設(shè)備管理等部門和部門。在實際項目管理過程中，由于科研項目管理部門重視項目申報與驗收，而沒有對項目進展情況與費用進行長期監(jiān)測，由財政部門負責資金開支會計核算，結(jié)果無法確定投資使用和報銷之間的相關(guān)性與合理性。審計部門通常只參與建設(shè)項目的竣工會計核實，在實踐中卻很難確切掌握科研活動的真實狀況和費用執(zhí)行狀況。盡管這些行政部門在科研項目經(jīng)費使用流程中所涉及的審核程序較多，但各行政部門間卻缺少高效的資金信息共享和制度溝通機制。也因為資金管理權(quán)限的信息不對稱和混淆，項目資金無法有效監(jiān)測和管理實施流程。

（五）預(yù)算編制不科學(xué)，缺乏績效考評機制

2010年以來，高校科研項目經(jīng)費保持20%的年均增長率。在學(xué)校選址不合適和不直觀的情況下，申請過程中往往不考慮預(yù)算投資項目，以獲取資金，以提高學(xué)校運營水平，促進學(xué)術(shù)進步。項目往往增加了預(yù)算的隨意性，導(dǎo)致預(yù)算不實、虛報等現(xiàn)象。通過抽象和簡化預(yù)算評估和審查，按比例減少已申報的預(yù)算。經(jīng)批準的預(yù)算不能執(zhí)行，擅自改變預(yù)算指標，預(yù)算剛性補助。科研項目績效評價和外援力度不夠，在立項之時，沒有人能夠宣稱重要的科研成果。科研成果的重復(fù)使用只是績效考核的一種形式，并不能真正發(fā)揮考核作用，不能將資金使用與績效考核結(jié)合起來。

（六）經(jīng)費結(jié)題不結(jié)賬，結(jié)余大筆資金監(jiān)管不力

總的來說，高校科研管理部門為了不影響經(jīng)費使用，非常重視科研項目的立項，對經(jīng)費的支付仍不重視。一些科研項目已完成了多年，在財務(wù)賬簿上的項目平衡也是很長期的。由于項目是國家科研機構(gòu)的工作，項目核算是財政金融機構(gòu)的工作，項目收尾信息互不共享。即便交換了信息，地方財務(wù)人員也無法完成項目監(jiān)督。規(guī)定還要求在工程或項目建成后資金必須進入原渠道，但支付方式不明確。為了科研的正常開展，項目申報成功后，部分經(jīng)費由上級主管部門撥付，其余部分在項目完成后上繳科研部門。現(xiàn)有科研項目的清理工作基本完成，但預(yù)算仍在投入中。也有一些科研人員通過加強管理、批量優(yōu)化、精打細算、勤儉節(jié)約等方式節(jié)省下來的盈余。科研管理部未完成盈余資金，由于管理行為，科研盈余基金成為項目負責人與財務(wù)部掛鉤的長期托管基金，可自用和提取。

三、基于績效的高校科研項目成本管理策略

（一）加強經(jīng)費管理制度建設(shè)并強化科研項目成本管理

不管企業(yè)或者單位，最關(guān)鍵的是要有科學(xué)、健全、合理、合理的規(guī)章制度。關(guān)于整個科研規(guī)劃，管理體系也是至關(guān)重要的，在整個研究規(guī)劃中，由于缺乏一個全面的管理制度，尤其是研究規(guī)劃的管理成本，所以建立一個具體的管理體系也是重點任務(wù)。而管理體系中，最關(guān)鍵的就是按照國家有關(guān)法規(guī)和具體的法律依據(jù)來建立。建立的制度負責監(jiān)督和管理用于科研項目的資金。這種制度的形成，可以在一定程度上提高科研人員經(jīng)費使用的合理性和合法性。讓所有科研人員從根本上明確國家法律法規(guī)，確保資金使用無誤。

（二）充分做好宣傳指導(dǎo)工作，提高科研人員經(jīng)費管理能力

提高科研人員管理經(jīng)費的知識和能力，有助于改善科研項目經(jīng)費來源不合理的現(xiàn)狀。高校行政部門定期組織分類教育講座，指導(dǎo)科研人員熟悉科研項目成本管理的相關(guān)政策，使科研人員充分認識合理預(yù)算的重要性，建立內(nèi)部控制意識。學(xué)校在遵守科研項目成本、嚴格規(guī)范對成本進行管理的同時，還要進一步加強財務(wù)部門的決策支持職能作用，加強與科研項目團隊的全面深入交流。從項目申請最開始就做好預(yù)算編制，增強預(yù)算的科學(xué)合理性，加強科研經(jīng)費管理。充分發(fā)揮項目管理基層監(jiān)管保障功能，對項目管理過程中出現(xiàn)的實際問題適時提供指導(dǎo)意見，以逐步提高科研人員的財務(wù)管理水平。對國家重大項目要支持或聘請項目專門財務(wù)管理秘書，以提升研究隊伍整體財務(wù)管理的專業(yè)水準，從而真正提升國家科研項目的成本效率。

（三）撤銷歸口負責人審批權(quán)，取消科研項目成本財務(wù)報賬制度

原則上，由于科研管理部門統(tǒng)一制定了一定的科研任務(wù)，就意味著科研管理部門對科研任務(wù)進行了充分論證。基于此，科研項目費用的使用不需要過度干預(yù)。事實上，高校財務(wù)監(jiān)督的理想狀態(tài)，必須達到根據(jù)科研項目的成本和預(yù)算而定的執(zhí)行水平，當預(yù)算不合理時，一系列的財務(wù)監(jiān)督任務(wù)不僅增加了工作量，而且，這些任務(wù)不僅限于科研項目，無法為成本管理提供科學(xué)、人性化的服務(wù)，浪費科研人員的大量時間和精力。另一方面，如果一個科研項目被列入預(yù)算，則不需要相應(yīng)的監(jiān)督行動。這是因為只要嚴格控制項目完成度，就可以保證科研項目的產(chǎn)出質(zhì)量。筆者認為，該制度應(yīng)該廢除，因為科研項目中的成本管理人員只要用合理的價格購買物有所值的產(chǎn)品，就不需要跟蹤產(chǎn)品的生產(chǎn)過程。

（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，構(gòu)建協(xié)同管理平臺

目前，很多院校都已形成了與科研項目成本管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，包括研發(fā)資金管理系統(tǒng)、財務(wù)報銷管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)采購管理系統(tǒng)等。但各個系統(tǒng)的管理部門不同，由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，很難獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，資源共享與互動性很差。一方面，由于科研人員需要不斷記錄與項目管理有關(guān)的數(shù)據(jù)，極易發(fā)生信息遺忘與出錯；另一方面，由于各職能部門所掌握的數(shù)據(jù)片面，無法有效追蹤與監(jiān)管科研，信息的不對稱會延誤審核過程，并影響項目管理實施的有效性。因此院校應(yīng)該在既有科研管理的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)的規(guī)范、建立一個集項目進展、計劃實施、固定資產(chǎn)設(shè)備購置等信息系統(tǒng)于一身的協(xié)同管理網(wǎng)絡(luò)平臺。項目主管、研發(fā)、財政、審核、部門等管理機關(guān)，對資金項目支付、計劃調(diào)配、資金平衡等狀況即時可見，使項目的研發(fā)工作和資金支付同步，審計與績效考核同步進行。結(jié)算及結(jié)賬等管理工作上，將由事后的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑白灾鞴芾恚詫崿F(xiàn)對科研項目經(jīng)費的全過程動態(tài)監(jiān)督。

（五）樹立績效行政管理觀念，科學(xué)編制經(jīng)費預(yù)算

高校有必要建立績效預(yù)算意識。需要從嚴格的“過程控制”轉(zhuǎn)變?yōu)椤翱冃гu估”。項目申報時，就要對其投入和產(chǎn)出進行科學(xué)論證，制定科研活動的實施方案，明確各個階段的科研進度和考核目標，完善科研項目績效考核和經(jīng)費預(yù)算管理，落實并遵守相關(guān)使用規(guī)定，制定完整的績效考核指標體系。對于部分重大項目，學(xué)校財務(wù)部門可要求將預(yù)算執(zhí)行情況報資金使用部門。學(xué)校對科研項目績效進行民主考核，考核結(jié)果與科研人員年終考核相結(jié)合。同時，將評價指標結(jié)果作為科研項目成本分階段分配的依據(jù)，使科研項目成本投入真正符合前期計劃。

高校財務(wù)人員要參與科研項目費用的績效管理，科學(xué)制定經(jīng)費支出科目預(yù)算評價制度，制定預(yù)算分配標準。實際退稅方式變更，油稅退稅制改為“預(yù)算撥款+交易確認”制，審批合理預(yù)算限額，在線設(shè)置人工和人工成本限額，使用績效考核獎勵預(yù)算的一個方面科研項目。這將有助于減輕財務(wù)人員在這項工作中的負擔，杜絕科研人員從早到晚尋找假鈔的行為，以及建立獨立的科研項目成本節(jié)約機制。由于科研項目的成本在研究過程中無法預(yù)測，因此在項目預(yù)算的總預(yù)算中增加了一項稱為“不可預(yù)測成本”的額外費用項目，使研發(fā)人員能夠在計劃實施和投資過程中調(diào)節(jié)計劃。建設(shè)預(yù)算評估專家?guī)旌涂冃Ч芾頂?shù)據(jù)庫以系統(tǒng)方式完善專家評議機制，新增了科技、業(yè)務(wù)、經(jīng)貿(mào)、財政等方面專家，以使評估過程更加公平公正。建設(shè)績效管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以避免重復(fù)項目，加強績效管理，使高校真正做到少浪費。

（六）加強結(jié)余經(jīng)費運營管理，建立長效機制

探索有效機制，確保上報財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)真實合理。為了有效地配置資源，提高經(jīng)濟效益，必須根據(jù)實際需要考慮各種需要。加強財政績效管理的組織，確保財政預(yù)算剛性。各高校要成立財政績效管理委員會，強化其職能，負責預(yù)算編制和執(zhí)行。財政績效一經(jīng)批準，必須嚴格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。制定科學(xué)合理的財政績效指標和分配標準。在設(shè)定財務(wù)績效標準時，應(yīng)考慮歷史水平和內(nèi)部平均水平。因此，績效指標和配額標準可以激勵所有部門有效管理高校科研成本并確保所有員工的正常運作。績效分析貫穿于科研項目執(zhí)行的全過程，是評價績效執(zhí)行者績效和整個績效系統(tǒng)運行有效性的主要標準，因此，績效管理是指高等學(xué)校運用其市場背景下優(yōu)化資源配置的主要管理手段，在整個高等教育的管理流程中對規(guī)劃、統(tǒng)籌、管理和績效評價起到重要作用，從而降低高校科研成本。

科研盈余是指科研項目執(zhí)行期結(jié)束后尚未用完的資金。高校將分析形成盈余的主要因素，對盈余進行分類方法。而事實上，若由于國家政策調(diào)控或房地產(chǎn)建設(shè)等項目而未能如期完成，則高校將根據(jù)資金回收多余資本。在這種情形下，高校可成立學(xué)科專家組，對建設(shè)項目的社會經(jīng)濟效益、學(xué)術(shù)效益、環(huán)境經(jīng)濟效益等方面進行打分或評估，并用作國家科研產(chǎn)業(yè)發(fā)展經(jīng)費和初步形成和培育項目的扶持資金。以開發(fā)新的科研項目。從而促進了高校科研項目成本盈余投資管理工作逐步走上了正規(guī)化、規(guī)范化、制度化的軌道。

四、結(jié)束語

一個好的管理計劃可以促進全校科研工作的順利開展，對中國經(jīng)濟的發(fā)展也起到重要作用。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科研項目需要一定程度的控制，才能更有利于完成整個科研工作。科研項目成本管理也在很大程度上保證了高校的利益。全面的績效管理要求每個高校都根據(jù)當?shù)厍闆r參考，而不能用作嚴格的操作系統(tǒng)，高校需要及時調(diào)整全面績效管理模型，以響應(yīng)其項目周期發(fā)展和管理重點的變化。在執(zhí)行全面績效管理過程中，需要加強財務(wù)管理，明確區(qū)分授權(quán)管理系統(tǒng)的問責制。總而言之，全面績效管理需要持續(xù)改進。