大數據背景下檔案管理創新路徑研究

姜 銘

（咸寧廣播電視臺，湖北 咸寧 437000）

2020 年6 月20 日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》經第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過，特別增設了“檔案信息化建設”這一重要章節，強調要將檔案信息化納入各級發展規劃，為實現檔案信息數字化管理提出了新要求，為大數據背景下檔案管理事業繁榮發展提供了法律支持，為推動檔案管理創新指明了新方向。

1 大數據的內涵和特質

1.1 大數據的內涵

大數據區別于傳統的數據類型，是一種無法在特定時間內提取、整合和管理內容的數據集合[1]。大數據時代的到來意味著一場理念創新和技術變革，對新時代檔案管理工作影響深遠。

1.2 大數據的特質

1.數據的海量性。數據量龐大是大數據的基礎特質，互聯網信息化時代帶來的是暴增的數據量。因此，為準確認識事物本身的價值，就必須監測、掌握足夠多的數據信息，全面系統地進行數據統計、分析、處理，真正了解事物的本質。

2.數據的多樣性。數據來源的復雜多變就決定了大數據類型的多樣性。互聯網信息技術和社交協作技術的發展，使得大數據類型從傳統的格式化、結構化型的數據逐漸轉變為半結構化、非結構化數據，更加強調精細化體驗。

3.數據的高速性。大數據的另一顯著特質即是高速性，一方面是數據產生的速度快，另一方面是速度處理的速度快。互聯網傳播技術的迅猛發展使得數據量激增，數據類型更加多樣，因此，為確保數據本身的有效性，就必須要求數據處理速度更快，更加強調數據的實時處理。

4.數據的價值性。數據的重要意義在于能夠對各項決策和具體行動提供幫助，在此基礎上，數據的價值和質量就至關重要。而如何在海量的大數據中篩選出所需要的關鍵信息，修正數據的不確定性，提煉出數據的相對價值，也是大數據時代所帶來的挑戰。相較于傳統的結構化數據，現階段大數據的價值更體現于從類型多樣的數據中發掘對未來發展有重要作用的數據資源，并通過系統分析和深度利用，最終實現改善檔案工作的效果。

2 大數據背景下檔案管理創新的現實意義

2.1 適應新時代發展的必然要求

大數據時代新規劃、新媒體、新技術、新設備等的出現，要求檔案工作實現創新發展，積極推進實現檔案數字化目標，提高檔案數據存儲、傳播、開發利用效率，真正契合新時代發展目標。

2.2 提高檔案工作水平的內在要求

無論是檔案管理技術，還是檔案工作人員綜合素養，都必須要進行革新、完善、提高，真正為構建良好的檔案工作生態打好基礎，不斷提升檔案工作服務水平。

2.3 實現檔案價值增值的發展要求

新時代必須要進一步實現檔案數據價值利用最大化，有效整合各類檔案數據資源，方便數據查詢、傳輸、開發和共享，提高檔案工作效率，最大程度地滿足社會公眾實際需要，強化檔案數據價值增值效應。

3 大數據背景下檔案管理的創新思路

3.1 理念創新之檔案治理

大數據時代背景下，檔案管理不再是傳統的單一向、結構化管理模式，檔案治理理念應運而生。檔案治理強調治理主體的多元性，檔案管理部門、各類社會組織以及個人都可以納入其中。它是立足于相應的規章制度，多元治理主體通過加強互助協作，共同推進檔案科學化、精細化、標準化管理，推動檔案工作實現縱深發展。

基于新的理念層次，大數據背景下的檔案治理工作堅持以檔案管理部門為主導、多種社會主體共同參與的多元協作模式。一方面，必須充分肯定檔案管理部門作為主導檔案收集、整理歸檔、存儲利用的重要主體地位[2]。另一方面，也要積極鼓勵拓寬檔案治理多元主體范圍，加快構建檔案治理互助協作機制，科學做好責任分工，實現多元主體參與檔案工作系統化、規范化、制度化，最大化開發利用各類檔案資源，推動檔案治理工作行穩致遠。此外，要鼓勵、支持社會組織和公民個人積極參與到開發利用社會檔案資源的工作中來，而且不能忽視檔案學會在檔案治理中的關鍵性作用。同時，應建立完善的法律法規及制度來規范檔案治理模式，推動各類多元主體在各個層次、各個領域的檔案治理工作中發揮積極作用。

3.2 技術創新之檔案信息化

檔案信息化是大數據背景下對檔案資料進行信息化處理、存儲、開發以及利用的工作手段，強調在充分保障檔案數據安全性的重要前提下，實現檔案資料電子化、信息化、系統化，從而進一步提升檔案資源的完整性和利用價值。特別是大數據背景下互聯網、人工智能、云計算等技術層次方面的創新，為實現檔案治理信息化提供技術可能。檔案治理必須緊跟大數據時代發展目標，全方位、多角度借助新興技術，以構建一個電子化、現代化的檔案治理云平臺，能夠持續實現檔案資源共享，從而不斷提升檔案資源的利用效率和開發效益，真正滿足檔案治理工作需求，更好地服務于國家社會各項事業發展。

4 現階段檔案管理工作存在的問題

4.1 檔案工作整體規劃不夠

因理念、資金、技術、人才等要素影響，現階段檔案管理工作的重點依然停留在檔案數據的收集和歸納等流程，檔案數據資源的開發利用仍處于基礎狀態。檔案治理這一新興發展理念在實際工作中關注度并不高，檔案數據價值的發掘并不深入，更多時候還停滯于具體操作環節，且各環節之間缺乏緊密的聯系。并沒有真正認識到檔案治理運用于檔案工作的必然趨勢，未將檔案治理這一理念納入新時代檔案工作整體規劃之中。

4.2 檔案信息質量不高

大數據背景下，檔案數據呈現出數量多、來源廣、內容雜以及更新速度快等特點。如何從復雜的檔案數據里提取出真正契合需要的高質量檔案信息也是現階段檔案工作面臨的挑戰之一。特別是各類檔案業務管理平臺在檔案數據準確性和規范性等方面存在一定的局限性，檔案數據處理技術以及數據統計口徑的不一致也常常導致檔案信息出現各種偏差，從而影響檔案數據信息的準確性、可利用程度和安全性等，導致在后期校對過程中將浪費許多不必要的人力、財力和物力。因此，如何提高檔案數據質量、建立檔案數據間聯系以及最大化利用檔案資源也是當前亟待解決的問題之一。

4.3 檔案專業人才隊伍建設不夠

檔案工作人員綜合素養對開展有效的檔案治理工作有著重要作用。但在實際檔案工作中，大多數檔案工作者沒有及時適應新時代發展趨勢，在檔案專業知識和新興技術素養等方面存在不足，使得其對檔案數據信息處理的專業度和精確度不高，對新興技術的敏感度和掌握度不夠，特別是對各類數據處理技術的研究不多，對來源多樣和結構多變的各類檔案數據認識不足，無法為檔案工作提供便利，導致不能實現預期檔案工作目標。

4.4 檔案資源發掘和利用效率不高

大數據背景下的檔案治理工作要求能夠充分發現、挖掘、利用檔案數據價值。目前大多數檔案管理業務平臺已經集中了較多的檔案數據信息，但實際對這些檔案資源的利用率并不高。究其原因，一方面是檔案工作人員對檔案數據價值的認知存在局限，不能及時準確地挖掘檔案內在價值；另一方面是檔案數據價值開發方式較為簡單粗放，僅僅停留在表層，檔案數據精細化程度不高，深度治理技術運用不多，導致檔案數據質量不高。

4.5 檔案信息安全保障力度不夠

大數據時代開放的網絡、共享的信息等為檔案工作帶來各種便利的同時，隨之而來的是對檔案數據安全保障的挑戰，檔案信息易被盜取也成為實際工作中的一大難點。特別是一些重要檔案數據的安全與國家利益息息相關，個人信息泄露也會對人民群眾生活帶來不良影響，因此，檔案信息安全工作必須引起高度重視，現階段檔案信息安全保障工作與新時代、新目標、新要求還有較大差距。

5 大數據背景下檔案管理的創新路徑

大數據背景下，檔案工作理念和技術創新是必然趨勢。在檔案治理理念指導下，注重檔案治理技術的革新也將是突破當前檔案工作困境的一大利器。

5.1 吸納多元主體，真正實現檔案治理

大數據時代背景下，檔案工作應該引入治理理念，在檔案數據收集、整理和挖掘利用等各個階段吸納多元治理主體共同參與檔案工作，實現各類資源置換，真正解決現階段檔案工作在資金、人才、技術、硬件設施等各方面的難題。新檔案法特別強調國家鼓勵和支持多元社會主體參與檔案事業的發展。因此，在技術性較強的檔案數據開發利用等環節可引入專業化社會力量，特別是計算機、大數據等專業人員，交流先進經驗方法，實現專業補位，從而進一步強化多元主體參與意識，規范檔案工作流程，推動建設檔案數字化，從根源上改善檔案數據的質量，真正實現檔案治理。

5.2 運用新興技術，創新檔案工作手段

大數據時代對檔案工作手段提出了新的要求，新興技術工具的開發和利用對檔案治理效果起著至關重要的作用。在有效解決現階段檔案整理效率較低、檔案數據質量不高等問題的同時，能夠進一步提升檔案資源利用價值。目前使用率較高的檔案治理技術有元工具管理工具、數據治理模板[3]。新興技術的運用可以自動接收和提取檔案數據格式及文件大小等，并及時根據實際需要進行分類、對比和交換，從而改善檔案數據資料錄入的準確度和速度，進一步提升各類檔案業務工作效率。此外，大數據的海量性、多樣性、高速性等特質下，檔案數據激增所引發的存儲空間不夠也是亟待突破的困境之一，而云存儲技術等新興手段就為其提供了可能，檔案資源實現電子化存儲是必然趨勢。因此，可以進一步加強建設檔案數據庫，完善檔案工作信息系統，優化檔案資料收集、整理、查詢、分析利用等各個環節，充分運用大數據壓縮等新興工具，為提高檔案治理水平提供技術支持。

5.3 挖掘檔案價值，優化檔案治理環境

檔案治理的終極目標是實現檔案數據資源的價值增值，從而進一步提高檔案工作效率。而檔案數據價值的有效開發和深度利用往往植根于良好的檔案治理環境。因此，檔案工作人員應積極適應大數據時代，主動融入檔案治理工作之中，注重檔案資源的開發和利用，實現檔案數據價值最大化。一方面，要科學設置檔案數據收集和存儲標準，確保數據之間能夠正常流通，真正實現檔案資源共創共建共享。另一方面，依托于新興檔案治理工具，創新檔案開發手段，深度挖掘和有效整合檔案數據，從源頭形成檔案數據集聚效應，更有針對性地提供各類檔案服務，讓檔案數據的實質價值得以真正發揮。同時也要注重宣傳檔案治理的重要性和必然性，吸納多元主體參與進來，進一步優化檔案工作環境，真正實現檔案治理目標。

5.4 注重人才培養，加強檔案隊伍建設

大數據時代對檔案專業人員提出了新目標、新要求，急需掌握適應檔案新業務的操作技能，以真正發揮出檔案資源的實質價值。因此，必須加強檔案專業人才培養和隊伍建設，為有效開展檔案工作奠定良好基礎。首先，要在思想上重視檔案專業人才培養，吸納能夠適應網絡信息化工作方式的年輕人才進入檔案隊伍，進一步優化人員結構，滿足日益增長的檔案專業人才需求。其次，可以采取行業聯合培養模式，積極培養熟練掌握檔案、大數據、計算機等專業知識和技能的復合型人才，適應檔案治理工作。再次，要加大檔案專業人才培養資金投入，為建設專業化檔案隊伍提供物質保障。最后，檔案工作人員自身也要加強學習和管理，提高工作能力和綜合素養，不斷優化工作效果。

5.5 增強防護意識，加強檔案安全保障

大數據為檔案工作帶來便利的同時，也對檔案數據安全提出了挑戰。如何防控網絡隱患及保障檔案安全也成為檔案治理工作的重中之重。因此，必須增強檔案工作人員的防護意識，將檔案數據安全保障放在檔案治理工作的重要位置。其次，注重構建檔案數據安全保障機制，積極引入有效的安全防護技術，充分運用多重加密方法，注重保存多套備份數據，優化檔案數據存儲介質[4]，并定期對檔案數據的完整性、實際價值、安全情況等進行監測，提高檔案數據系統安全程度，避免出現信息泄露等問題。此外，對于較難實現電子化的傳統紙質檔案，要特別注意維持良好的檔案存儲環境，注重防火、防水等，全方位將檔案安全保障工作落到實處[5]。

6 結語

檔案工作在社會發展進步層面有著重要作用，而大數據背景下其理念與技術創新是實現檔案治理的關鍵。因此，要樹立檔案治理理念，善用新技術新工具新方法，高度重視檔案數據安全保障工作，不斷提高檔案專業人員綜合素養，積極實現檔案治理規劃目標，進一步開發和利用檔案數據價值，真正推動檔案工作實現高質量發展。