企業采購成本控制的方法和策略研究

姚思銘 廣東粵微食用菌技術有限公司

一、采購成本含義的分析

采購成本的概念需要從兩個角度出發。從狹義角度來看，采購成本也就是以貨物的購買、服務過程之中產生的具體費用。而從廣義的角度來看，采購成本也就是指企業在整個采購管理過程中產生所有費用的總和，企業想要對其加以有效的管理和控制，就需要探尋不同流程之中資金的使用節點，對其分析是否存在著優化的方式，才能更好地控制采購成本[1]。

從理論角度分析來看，企業采購成本有著以下幾方面的屬性：成本管理水平將對企業的發展能力造成直觀的影響；采購成本將以貨幣單位為主進行核算；要以具體采購的內容為核心探究采購成本控制方法，企業采購成本也將對諸多經營活動造成影響。

二、影響企業采購成本因素的分析

（一）采購產品與服務形態

在企業采購之中，采購的形式包含了兩種屬性，一種為一次性采購，一種為持續性采購，如果采購的基本屬性發生了改變，那么對應的采購策略也需要進行全面的調整。因此對于企業采購活動的開展而言，需要對采購的基本屬性加以深入的了解，對采購產品的服務形態進行全面的確定，這也將對采購成本的高低以及產品在市場之中流動的實際情況加以全面的影響，要求企業采購管理部門對企業給予足夠的重視，這也是企業采購成本控制活動開展的基礎所在。

（二）產品所處生命周期

在企業采購活動開展之中，產品的生命周期與企業采購管理活動的開展有著直接且必然的聯系，整個產品會因為市場表現呈現出導入階段、成長階段和成熟階段等不同時期，這也是采購產品的規模逐漸增大的過程，這個過程會隨著企業生產力以及生產技術逐漸達到穩定狀態，產品也會逐漸地被引入到市場之中，最終產品會出現衰退狀態，這種問題產生的主要原因在于市場之中出現了產品的替代品或者生產技術出現了過時的情況。在這種情況下，采購的數量會逐漸降低，在這個階段之下，謹慎的論證企業采購成本以及開展企業采購成本分析工作已經失去了應有的價值。產品的不同的階段有著不同的特點，采購成本管理活動的開展也應該遵循生命周期的具體階段和特點加以確定，才能更加科學有效地進行企業采購成本的控制。

（三）年需求量與年采購總金額

年需求量與年采購總金額會對企業采購成本造成較為重要的影響，企業在與供應商進行價格協商時，企業采購規模越大，對應的采購總價就越高，而在這種情況之下，就可以通過協商的方式獲取較大的折扣，為企業爭取更加良好的權益，從這里也可以看到，年需求量與年采購總金額將會對企業采購成本造成較為直觀的影響。

（四）企業與供應商之間的關系

企業與供應商之間存在的關系，將會對企業直接采購成本造成較為深遠的影響，如果企業與供應商的關系一般，那么將無法獲取具體的成本結構信息與成本體系信息。如果企業與供應商構建了長期戰略合作關系，并達成了戰略同盟，那么供應商就愿意將成本的具體信息和成本結構資料分享出來，企業也能夠更好地開展采購成本的控制工作，進而達到控制采購成本的預期目的。

三、企業采購成本的具體控制方法

（一）談判法

所謂的談判法，也就是指交易雙方為了各自的利益訴求和目標，通過協商論證的方式達成一致的意見，這也就需要采購人員能夠在采購活動開展之中具有較為基本的談判能力。談判法的應用不僅局限在雙方根據采購產品價格的論證之上，還可以縱深到提供服務的協商、特定需求的協商之上，采取的談判方式要以雙方都能接受、價格更加合理、過程更符合雙方期望的形式開展，才能達到預期的目的。如果企業希望通過談判法的應用直接獲取更大幅度的折扣，就需要綜合引入價格分析、價值分析以及成本分析的采購核算方法，在與對手談判之前，要做好調研工作，掌握當前多種材料的市場變化情況，采取更加科學合理的談判技巧，才能獲取更加低廉且合理的采購價格，達到企業采購成本控制工作開展的預期目的。

（二）目標成本法

目標成本法是對企業產品生產過程進行利潤計算和成本分析的方法，其本身有著較高的獨立性，是以市場為導向的成本控制方法，不僅能夠在企業的生產過程之中控制成本，也能在產品生命周期之中對多種產品的成本加以規劃和控制。從企業管理的實際情況來看，一般企業的產品價格確定，需要通過價格與成本利潤的總和加以核算。然而這種情況會導致產品如果市場表現不好，會出現調整市場價格的情況，甚至會因為價格原因導致產品的市場表現難以達到預期，對企業造成較為嚴重的經濟損失。

（三）共同合作法

共同合作法是在產品開發的初級階段，邀請相應的供應商參與到整個產品的研發過程之中，確保供應商對產品的結構、成本組成以及市場利潤情況，共同構建出更加科學、系統、合理的采購方案，從而達成更深一步的戰略合作關系。這不僅能夠起到控制企業采購成本的目的，同時也將夯實企業與采購方的合作關系。

（四）集中和批量采購法

集中和批量采購法的應用，要求企業能夠對各個單位和各個部門對采購產品的需求量加以統一，確保采購量得到有效提升，進而確保采購規模達到可以拓展議價空間的作用。可以通過集中和批量采購的方式，獲取最大程度的折扣和優惠，進而達到控制企業采購成本的預期目的。

（五）價值分析與價值工程法

價值工程也就是以控制采購價格為核心的，通過最低成本確保一系列采購機制得到控制的方法，是通過具體的核算方法，對采購對象的總體價值進行探究的方法。價值工程的計算公式為價值等于功能與成本的比值。從這里可以看到，企業如果想要獲取更多的收益，就需將成本控制到最低狀態，在獲取能夠滿足企業生產需求的材料過程之中，確保產品的質量和數量達到預期，防止因為產能過剩導致企業面臨的經濟損失，從而使企業的產品能夠符合成本較低、質量較高的預期要求。

四、企業采購成本控制的有效策略

從具體情況來看，采購策略的確定需要結合企業采購環境的復雜程度而決定，為了確保采購成本減少，采購人員可以將多種采購方法和策略有機融合，確保采購機制能夠達到預期要求，才能滿足更多人員的使用需求。

（一）根據產品所處生命周期確定采購策略

一個產品有著不同的生命周期，在不同的階段之下，產品也會體現出不同的特點，而不同階段的特點本身也與企業采購成本控制的目標有著直接的關系，接下來我們將從四個角度對其加以論證。

首先是產品的導入階段，這一階段之下，產品尚處于開發階段，企業應該邀請材料供應商參與到產品設計和生產規劃之中，以價值分析和目標成本分析的方法對企業的采購成本加以控制。

其次為產品的成長階段，這一階段之下，產品被投入到市場之中，市場對產品的需求量在不斷提升，產品能夠得到更多的訂單，而在這種情況之下，企業應該充分利用產品特性和市場表現，以集中和批量采購的方式開展成本管理工作，從而使企業的采購能夠獲取市場的最低價格。

再次為成熟階段，這一階段之下，企業產品的市場需求趨于穩定，企業的采購管理人員可以通過價值工程的方法找到不必要的成本，從而使企業的采購成本得到有效控制，達到節約企業人力資源和資金資源的目的。

最后為衰退階段，衰退階段之下的產品，逐漸會退出市場競爭，市場之中也會出現與其功能相同的競品，在這一階段之下，產品的市場需求在不斷減少，企業也不需要通過其他方式進行成本分析，只需要延續既定的采購方案進行采購成本控制即可。

（二）結合供應商關系制定采購策略

企業可以根據采購的主要特點以及企業與供應商的關系來明確采購的特點，在這種情況下，可以通過如下方式進行采購成本的控制：

首先，采購對成本影響較小的情況之下，采購部門需要對市場價格進行調研，并分析采購產品的總體價格，將二者進行對比分析，從而確定采購的價格是否符合公平性和合理性的要求。采購人員應該選擇更加科學的方式開展價格分析工作，橫向的對比供應商的參考價格和市場價格，對比分析供應商已經發出的采購方案，同時也要對比市場之中類似產品的采購價格，才能更好地進行采購成本的控制[2]。

其次，采購人員也要明確采購工作開展的特性。采購工作的開展有著一定的長期性和持續性，需要與供應商保持著較為密切的合作關系。而在這個過程之中，企業的采購人員也要花費更多的時間和精力開展價格分析活動，配合相應的成本分析，探尋市場之中價格更加低廉的供應商。一般來說，應該先開展價值分析工作，然后對供應商提供的成本結構進行分析，從而進行成本估算，最后對整個過程可能產生的成本進行計算。

再次，也要做好重要計劃的采購工作，主要是以成本分析法為核心，對整體成本進行計算，然后對整個過程之中不同的流程進行分別的核算，進行成本結構的分析，從而使整個重要計劃的采購能夠按照既定的規劃順利開展。

最后，也包含了策略性采購方案，采購人員可以與供貨方形成長期的同盟關系，通過成本分析與價格分析的方式，對供貨方提出更加具體合理的采購合作機制，從而為企業帶來更高的經濟效益。企業采購部門應該對供應商提供的成本資料進行深入的探究，然后對整個過程產生的成本加以全面的計算，在這個過程之中對于具體的成本結構加以分析，引入目標成本的策略，邀請供應商參與到整個產品的生產和管理環節之中，從而確保后續采購活動的順利開展。

五、控制企業采購成本的手段

（一）構建完善的采購制度

企業應該構建出更加嚴格和完善的采購制度，對企業的采購行為加以規范，確保采購效率得到提升，防止部門之間出現相互推諉責任的情況，同時也能徹底杜絕采購人員的多種不良采購行為。采購制度應該對商品采購的具體情況、授權人的審核情況、采購的具體流程、各個部門應該在采購活動之中承擔的具體責任加以明確，要做好供應商詢價、列表分析、供應商選擇的具體管理流程，從而確保財務管理部門和審核部門能夠更好地進行分析。

（二）構建供應商檔案管理機制

對于企業正式展開合作的供應商，應該建立相應的供應商檔案，檔案之中不僅要包含編號信息、聯系方式信息和地址信息，也應該包含供應商的等級評定、交易機制、交貨的時間、貨品的品質和銀行賬號等信息，要經過相關部門的詳細審核之后才能錄入檔案。同時企業也應該以構建出的檔案為管理活動開展的依據，結合時代發展和市場變化情況對其加以革新和優化，引入專門的管理人員進行管理，同時也要建立出完善的供應商管理體系，以不同部門的協調管理結果為依托，確保后續交易活動的有序開展，如果條件允許也應該委派對應的管理人員到供應商的廠家地點加以考察，企業也應該構建出更加完善的考核管理機制，制定出指標控制體系，在達到相關標準要求之后才能進行供應商的歸檔。

（三）構建價格檔案和評價機制

企業的采購管理部門應該對全部采購活動構建對應的檔案管理體系，對所有采購的商品進行詳細的分析，對既有的材料價格加以比較，探究價格出現差異的主要原因。在沒有特殊原因的情況下，不能出現實際成交價格超過檔案價格的情況，如果真的出現這種情況，需要對這種問題產生的主要原因加以說明，對企業生產活動有著重大影響的材料，企業也應該成立采購論證小組，對采購信息加以整合，對當前價格水平加以合理的評定，從而起到完善和優化采購方案的目的，這種評價機制可以通過定期開展的方式來達到控制企業采購成本的目的。

（四）構建標準化采購價格和業績考核機制

企業的財務管理部門應該對重點材料進行跟蹤式管理，結合市場的變化情況和產品的標準化成本制定完善的采購價格管理機制，確保采購人員能夠積極地探尋貨源，以不斷對比的方式控制采購價格，確保標準采購價格能夠與價格評價體系有機融合，提出更加完善的獎勵措施。對于已經完成公司要求的員工，要給予相應的物質獎勵和精神獎勵，而對于沒有完成公司要求的員工，則應該幫助其分析問題產生的主要原因，同時也應該配合相應的處罰機制。

六、結論

綜上所述，采購成本是企業產品成本的主要要素，也是決定了產品價格高低的關鍵所在。在這種情況之下，提升企業采購成本控制效力也成了多種工作開展的關鍵所在。本文結合采購成本的組成因素，分析了能夠對企業采購成本造成影響的多種情況，并提出了提升企業采購成本控制水平的有效策略，希望能對我國企業更好地發展提供良好的基礎。