河南能源醋酸銷售業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的必要性

張加韜 河南龍宇煤化工有限公司

一、河南能源公司介紹和組織架構(gòu)

“河南能源”全稱為河南能源化工集團(tuán)有限公司，2008年12月和2013年9月，經(jīng)過河南省委和省政府的批準(zhǔn)，對其進(jìn)行了兩次戰(zhàn)略重組，成立為國有獨(dú)資超大型能源化工集團(tuán)。集團(tuán)公司分為以下部門：

1.化工事業(yè)部、國貿(mào)集團(tuán)、永城園區(qū)和義馬園區(qū)和均為河南能源的二級單位。

2.化工事業(yè)部分管河南能源所有化工企業(yè)的生產(chǎn)管理和考核；國貿(mào)集團(tuán)負(fù)責(zé)煤炭、十種化工產(chǎn)品及鉬產(chǎn)品銷售的指導(dǎo)、管理和監(jiān)督。

3.永城園區(qū)和義馬園區(qū)都是獨(dú)立法人，全面負(fù)責(zé)園區(qū)的生產(chǎn)經(jīng)營。

4.銷售公司負(fù)責(zé)濮陽、鶴壁、新鄉(xiāng)、安陽、義馬、洛陽、永城七個(gè)化工園區(qū)及開封龍宇生產(chǎn)的相應(yīng)產(chǎn)品實(shí)行集中銷售管理，具體負(fù)責(zé)營銷策劃、資源配置、價(jià)格管理、合同管理、客戶維護(hù)等方面的工作。

5.國際貿(mào)易集團(tuán)包括檢查機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)結(jié)算機(jī)構(gòu)、規(guī)劃和信息機(jī)構(gòu)、運(yùn)輸機(jī)構(gòu)、質(zhì)量控制機(jī)構(gòu)、風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)以及統(tǒng)計(jì)合同機(jī)構(gòu)和其他工作機(jī)構(gòu)。

6.醇醚銷售處負(fù)責(zé)甲醇、二甲醚以及醋酸的銷售執(zhí)行工作。

7.園區(qū)辦事處負(fù)責(zé)銷售公司和各園區(qū)的產(chǎn)銷銜接工作。

從上面我們可以得知，河南能源目前采用的是職能性組織機(jī)構(gòu)，這類型的組織結(jié)構(gòu)是按照組織部門分工，設(shè)置相應(yīng)的管理部門和管理職務(wù)。這樣每個(gè)部門在工作是往往是從自身部門利益出發(fā)，所做的計(jì)劃往往是出于職能導(dǎo)向而不是公司的整體利益。

二、業(yè)務(wù)流程管理現(xiàn)狀

醋酸銷售業(yè)務(wù)的核心流程主要由五部分組成：銷售計(jì)劃管理流程，產(chǎn)品定價(jià)管理流程，合同管理流程，產(chǎn)品發(fā)運(yùn)管理流程和銷售結(jié)算管理流程。

1.制定銷售計(jì)劃。銷售計(jì)劃是由園區(qū)提交下一年度的年度和月度生產(chǎn)計(jì)劃，集團(tuán)公司批準(zhǔn)后下發(fā)，銷售公司根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃來安排年度和月度的銷售計(jì)劃。

2.產(chǎn)品定價(jià)。產(chǎn)品的價(jià)格按照“二級管理”來制定，即國貿(mào)集團(tuán)制定周度最低銷售限價(jià)，銷售公司制定每日產(chǎn)品的實(shí)際銷售價(jià)格和銷售策略。

3.合同洽談與簽訂。每天醇醚銷售處會(huì)組織業(yè)務(wù)人員召開銷售會(huì)議，分析和研判當(dāng)前醋酸市場行情，科學(xué)制定當(dāng)天的銷售指導(dǎo)價(jià)格和銷售策略。業(yè)務(wù)人員按照當(dāng)日制定的銷售價(jià)格與銷售策略與客戶洽談業(yè)務(wù)，有意向的訂單先統(tǒng)一匯總，經(jīng)合同審批通過后與客戶簽訂正式合同，并按照合同約定條款履行。

4.產(chǎn)品發(fā)運(yùn)。產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)工作由園區(qū)辦事處配合園區(qū)相關(guān)部門來開展。合同簽訂以后，辦事處將合同信息錄入園區(qū)的銷售辦公系統(tǒng)。客戶按照合同約定的價(jià)格和數(shù)量預(yù)付貨款，園區(qū)在收到貨款以后，根據(jù)客戶提交的提貨計(jì)劃安排提貨。客戶按照園區(qū)的相關(guān)管理要求進(jìn)廠登記、過磅、裝車和出廠。

5.銷售結(jié)算。主要是指合同履行完以后的發(fā)票開具工作。該部分主要是園區(qū)辦事處配合園區(qū)相關(guān)部門來開展。醋酸的增值稅發(fā)票是全部需要開具的，一般來說，只要客戶有需求，當(dāng)月的發(fā)票需要全部開給客戶。但是涉及園區(qū)核算和繳稅的具體情況，一般來說銷售發(fā)票開具時(shí)間截至當(dāng)月25日。特殊情況可以單獨(dú)申請。由園區(qū)辦事處提出開票申請，企管部開具開票通知單，財(cái)務(wù)部依據(jù)開票通知單和銷售合同來開具醋酸銷售發(fā)票。

三、銷售計(jì)劃管理流程

醋酸目前實(shí)行的是“以產(chǎn)定銷”的方式，即園區(qū)安排好生產(chǎn)計(jì)劃以后，銷售公司依據(jù)“產(chǎn)銷平衡”的原則，以園區(qū)的生產(chǎn)計(jì)劃來安排產(chǎn)品的銷售計(jì)劃。銷售公司對醇醚銷售處按照產(chǎn)銷率完成情況來進(jìn)行考核。

1.園區(qū)根據(jù)全年的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)制定下一年的年度生產(chǎn)計(jì)劃和月度生產(chǎn)計(jì)劃，包括裝置短停檢修計(jì)劃和年度大修計(jì)劃，其中短停檢修一次，一般安排在每年的十月份，時(shí)間大概在10天左右；年度大修一次，一般安排在每年的五月份，時(shí)間一般在一個(gè)月左右。

2.化工事業(yè)部對生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行審核，審批后下發(fā)園區(qū)執(zhí)行。

3.銷售公司根據(jù)園區(qū)的生產(chǎn)計(jì)劃，按照“產(chǎn)銷平衡”的原則制定銷售計(jì)劃，下發(fā)醇醚銷售處執(zhí)行。

4.醇醚銷售處按照生產(chǎn)計(jì)劃安排銷售計(jì)劃，一般以周為單位進(jìn)行分解，以永城園區(qū)正常產(chǎn)量1500噸/天進(jìn)行計(jì)算，每周的銷售計(jì)劃為10500噸。并將10500噸銷售計(jì)劃分到每一位業(yè)務(wù)人員的身上。

5.銷售公司月底對銷售計(jì)劃完成情況進(jìn)行考核，超額完成銷售計(jì)劃的按照1元/噸進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，沒有完成計(jì)劃的按照0.5元/噸進(jìn)行處罰。

通過上面的論述我們可以知道，這種“以產(chǎn)定銷”的模式在當(dāng)前產(chǎn)品集中銷售的背景下，生產(chǎn)計(jì)劃和銷售計(jì)劃處于脫節(jié)的狀態(tài)：園區(qū)制定生產(chǎn)計(jì)劃的時(shí)候只考裝置在什么時(shí)候需要進(jìn)行維護(hù)和檢修，銷售公司制定銷售計(jì)劃時(shí)只考慮如何能把當(dāng)月的產(chǎn)品全部銷售出去，而不能因?yàn)殇N售原因?qū)е庐a(chǎn)品滯銷。這樣的生產(chǎn)和銷售計(jì)劃是脫離市場的。

四、產(chǎn)品定價(jià)管理流程

價(jià)格制定堅(jiān)持“隨行就市、適度從高”“量價(jià)結(jié)合”“階梯價(jià)銷售”的定價(jià)策略以及集體定價(jià)原則。必要時(shí)可召集臨時(shí)價(jià)委會(huì)，研究分析市場，調(diào)整銷售價(jià)格。最低限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)分為每周最低限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和當(dāng)日最低限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。每周二價(jià)委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)小組成員召開周產(chǎn)品價(jià)委會(huì)例會(huì)，研究制定本周產(chǎn)品最低限價(jià)方案和相關(guān)銷售政策；同時(shí)，醇醚銷售處召開當(dāng)日產(chǎn)品定價(jià)例會(huì)，研究制定當(dāng)日產(chǎn)品最低限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和銷售策略。

五、銷售合同管理流程

醋酸銷售合同分為標(biāo)準(zhǔn)合同和非標(biāo)準(zhǔn)合同，一般來說在與經(jīng)銷商和較小的終端客戶簽訂合同時(shí)大多采取標(biāo)準(zhǔn)合同，而在與戰(zhàn)略合作客戶和大型下游廠家簽訂合同時(shí)會(huì)采取非標(biāo)準(zhǔn)合同。

1.簽訂格標(biāo)準(zhǔn)合同，且單份合同（協(xié)議）金額在1000萬元（含本數(shù)）以下，合同數(shù)量分別不大于2500噸的，各銷售處經(jīng)辦人依據(jù)與買受人所達(dá)成的產(chǎn)品買賣意向填寫《合同評審表》，并由主管該產(chǎn)品銷售副處長、處長，計(jì)劃信息部化工價(jià)格管理員、統(tǒng)計(jì)合同部化工合同管理員，根據(jù)各自職責(zé)對買受人相關(guān)證明和合同內(nèi)容進(jìn)行評審并簽字，最后經(jīng)分管化工產(chǎn)品銷售副總經(jīng)理簽署意見并簽字。

2.簽訂非標(biāo)準(zhǔn)合同，或單份合同（協(xié)議）金額在1000萬元以上，或合同數(shù)量大于2500噸的，各銷售處經(jīng)辦人依據(jù)與買受人所達(dá)成的產(chǎn)品買賣意向填寫《合同評審表》，并由主管該產(chǎn)品銷售副處長、處長，財(cái)務(wù)結(jié)算機(jī)構(gòu)、規(guī)劃和信息機(jī)構(gòu)、運(yùn)輸機(jī)構(gòu)、統(tǒng)計(jì)合同機(jī)構(gòu)、風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)根據(jù)各自職責(zé)對買受人相關(guān)證明和合同內(nèi)容進(jìn)行評審并由部門負(fù)責(zé)人簽字，最后經(jīng)分管化工產(chǎn)品銷售副總經(jīng)理、法務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總會(huì)、分管銷售副總經(jīng)理、總經(jīng)理分別對《合同評審表》簽署意見。

3.醋酸由于是化工產(chǎn)品，價(jià)格變化快，現(xiàn)貨合同主要是以小單、多批次簽訂為主，每一天都會(huì)簽訂少則幾個(gè)、多則十幾二十個(gè)的合同。合同的審批涵蓋了幾乎所有相關(guān)和不相關(guān)的職能部門，這樣不僅審批效率低下，而且容易造成銷售信息的泄漏，合同簽訂的數(shù)量、價(jià)格很有可能在不經(jīng)意之間就流入競爭對手和客戶的手中，使得我們的銷售工作陷入被動(dòng)，造成不必要的損失。

六、產(chǎn)品發(fā)運(yùn)管理流程

產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)工作由醇醚銷售處、園區(qū)辦事處協(xié)助園區(qū)來完成。目前園區(qū)醋酸的運(yùn)輸方式全部是通過汽車運(yùn)輸來完成。醋酸產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)流程如下：

1.預(yù)付貨款：合同簽訂完成以后，按照“先款后貨”的原則，客戶需要全額預(yù)付貨款才能夠提貨。

2.貨款查收：客戶打款以后，醇醚銷售處業(yè)務(wù)人員或者園區(qū)辦事處業(yè)務(wù)人員通知財(cái)務(wù)查收貨款，并錄入OA系統(tǒng)。貨款收據(jù)一份交給企管部，一份交給園區(qū)辦事處，園區(qū)辦事處內(nèi)勤人員在月底的時(shí)候?qū)⑹論?jù)與增值稅發(fā)票一起寄給客戶。

3.下達(dá)發(fā)運(yùn)計(jì)劃：客戶將當(dāng)天的裝車計(jì)劃報(bào)給醇醚銷售處和園區(qū)辦事處的業(yè)務(wù)人員，裝車計(jì)劃主要包括客戶名稱，車號(hào)，裝車數(shù)量等。業(yè)務(wù)人員將裝車計(jì)劃錄入OA系統(tǒng)。

4.開裝車單：車輛到達(dá)后（車輛先在北門外等候），客戶先在企管部開具《河南龍宇煤化工有限公司裝車通知單》（四聯(lián)單，以下簡稱“裝車單”）。企管部依據(jù)OA系統(tǒng)中合同、資金余額和車輛信息開具裝車單，裝車單四聯(lián)單白色聯(lián)企管部留存根，其他紅色、黃色、藍(lán)色聯(lián)由客戶拿著流轉(zhuǎn)。

5.門衛(wèi)檢查登記：客戶車輛進(jìn)廠門衛(wèi)要查驗(yàn)企管部開具的裝車單并做好登記，按規(guī)定做好相關(guān)安全檢查、證件檢查、水箱、雜物檢查等。水箱內(nèi)有水的需將水放干凈，檢查合格后，門衛(wèi)開具《龍宇煤化工產(chǎn)品銷售進(jìn)（出）門證》交客戶（以下簡稱出門證、出門證一式兩聯(lián)），安排車輛進(jìn)廠。

6.空車過磅：司磅、監(jiān)磅人員接到客戶三聯(lián)裝車單后，在確認(rèn)裝車單上審核后，按規(guī)程對車輛進(jìn)行空車過磅，過磅后司磅員在裝車單“磅房空車簽字”欄簽字。

7.產(chǎn)品裝車：裝車人員接到客戶三聯(lián)裝車單后和出門證后，登記車輛信息，檢查罐車壓力，對于可進(jìn)行裝車的車輛，裝車人員在確認(rèn)司磅員簽字后按照操作規(guī)程進(jìn)行充裝。充裝噸位的設(shè)定必須以裝車通知單上所開噸數(shù)為準(zhǔn)，不得超過裝車單上的開票噸位。裝車完畢后在裝車單指定位置填寫流量計(jì)充裝噸位及裝車站臺(tái)編號(hào)，簽字留存紅色一聯(lián)，黃色、藍(lán)色聯(lián)交客戶，同時(shí)在門衛(wèi)開具的出門證上簽字確認(rèn)。

8.重車過磅：產(chǎn)品裝好后，客戶過磅時(shí)，將裝車單黃色、藍(lán)色聯(lián)及出門證交司磅人員，司磅人員在確認(rèn)裝車人員已簽字，并填寫流量計(jì)數(shù)后，方可進(jìn)行重車過磅，司磅員在裝車單“磅房重車簽字”欄簽字、并留存黃色一聯(lián)，然后司磅員在出門證上簽字、蓋章。隨后將《河南龍宇煤化工有限公司檢斤單》（以下簡稱“檢斤單”）、出門證傳遞給企管部；企管部根據(jù)合同和檢斤單噸位進(jìn)行核對、在確認(rèn)貨款結(jié)清后在出門證上簽字、蓋章，然后將檢斤單和出門證交給司磅員，司磅員留存一聯(lián)出門證，將黃色、綠色檢斤單及另一聯(lián)出門證交予客戶。

9.車輛出廠：客戶將出門證和綠色聯(lián)檢斤單交予北門保衛(wèi)，保衛(wèi)人員確認(rèn)檢斤單、出門證各單位簽字、蓋章齊全，收回留存，做好登記，方可放行。

通過上面的論述與流程圖我們可以知道，產(chǎn)品發(fā)運(yùn)管理流程涉及六個(gè)職能部門，共有九個(gè)管理流程。中間存在的問題：一是醇醚銷售處和園區(qū)辦事處均可以安排發(fā)運(yùn)計(jì)劃，計(jì)劃沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成車輛集中到廠裝貨，等待時(shí)間過長等問題，在實(shí)際工作中，有的車輛等待時(shí)間超過兩天；二是司機(jī)從進(jìn)入廠區(qū)到出廠區(qū)要在不同地方進(jìn)行登記，要拿著《裝車單》和《出門證》在不同崗位流轉(zhuǎn)、簽字，造成司機(jī)對產(chǎn)品裝車意見比較大。

七、銷售結(jié)算管理流程

每月月底需要給客戶開具醋酸的增值稅發(fā)票，發(fā)票的開具主要是醇醚銷售處與園區(qū)辦事處協(xié)助園區(qū)來完成，具體工作流程如下：

1.提出開票申請：業(yè)務(wù)人員向園區(qū)辦事處提出開票申請，一般來說每月25日之前客戶執(zhí)行完的合同均需要開具增值稅專用發(fā)票。合同每日簽訂以后會(huì)在園區(qū)辦事處備案一份。

2.準(zhǔn)備開票的資料：園區(qū)辦事處打印合同，并審核每一單合同的價(jià)格、數(shù)量，客戶是否欠款等，審核完畢后將合同交給園區(qū)企管部。

3.開具《開票通知單》：園區(qū)企管部收到辦事處的合同以后，首先審核需要開具發(fā)票的客戶合同單價(jià)、數(shù)量、是否欠款，滿足條件以后開具《開票通知單》，并將合同與《開票通知單》一并交給園區(qū)財(cái)務(wù)部。

4.財(cái)務(wù)開具發(fā)票：園區(qū)財(cái)務(wù)部收到合同和《開票通知單》以后，要對合同和《開票通知單》與財(cái)務(wù)ERP上的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，核對無誤以后開具增值稅專用發(fā)票。發(fā)票開好以后通知企管部進(jìn)行領(lǐng)取。

5.企管部領(lǐng)取發(fā)票：園區(qū)企管部到財(cái)務(wù)部簽收發(fā)票，收到發(fā)票以后對發(fā)票進(jìn)行審核、登記，核對無誤后通知園區(qū)辦事處進(jìn)行領(lǐng)取。

6.辦事處領(lǐng)取發(fā)票：園區(qū)辦事處到企管部簽收發(fā)票，收到發(fā)票以后對發(fā)票進(jìn)行審核，登記，核對無誤以后將發(fā)票通過快遞郵寄給客戶。

通過上面的論述我們可以知道，銷售結(jié)算流程主要涉及四個(gè)職能部門，共有六個(gè)管理流程。但是目前結(jié)算流程是串聯(lián)的工作流程，每一個(gè)部門都要一次進(jìn)行審核和登記，流程的時(shí)間較長。在現(xiàn)實(shí)工作中，我們發(fā)現(xiàn)在每月20日提出開票申請，發(fā)票基本上在每月的28日、29日甚至30日才能開出來。有的客戶已經(jīng)將銷項(xiàng)發(fā)票開出去的，如果進(jìn)項(xiàng)發(fā)票開不出來，就會(huì)繳納很大一筆增值稅。因此，發(fā)票開具已經(jīng)成了影響銷售服務(wù)的主要因素。

八、小結(jié)

從上面可以看出來，通過運(yùn)用價(jià)值分析方法和時(shí)間分析方法對現(xiàn)有流程進(jìn)行分析，我們能夠比較清楚地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前銷售流程中，計(jì)劃管理流程比較落后，所以我們需要迎合市場需求來調(diào)整優(yōu)化銷售流程；合同管理流程存在流程效率低下，無效審批較多的問題；產(chǎn)品發(fā)運(yùn)流程主要是影響客戶的服務(wù)效率；而銷售結(jié)算流程中存在大量重復(fù)的人工操作，效率極低。因此，現(xiàn)有銷售流程優(yōu)化勢在必行。