基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析

衛明娟

（中國鐵建電氣化局集團北方工程有限公司，山西 太原 030053）

我國經濟水平和社會的建設水平都在飛速發展，建筑行業抓住了當前非常良好的機遇，發展的勢頭較好，并且在發展的過程當中也取得了很好的成效。但是就目前的情況來看，我國的建筑施工企業數量越來越多，所以建筑行業的秩序越發混亂，很多的施工單位為了能夠讓自身的經濟利益有所提高，往往對施工質量把控不嚴，比如一些豆腐渣工程就頻頻出現，在這些建筑工程投入使用之后，就出現了非常多的問題，這對于人民的生命安全有著非常大的危害，所以必須十分關注建筑工程的安全信息。

1 我國工程建筑檔案管理現狀

工程檔案是十分重要的，因為工程檔案涉及整個工程管理過程，是非常重要的素材，工程建筑檔案從整個工程的立項審批到后期的勘察設計以及項目招標投標等等環節都有涉及，需要妥善保存。

1.1 工程建筑檔案管理信息化建設緩慢

隨著我們國家科學技術的發展，我們對于工程建設越來越重視，檔案的信息化也有加快的趨勢，這就需要提高對檔案的關注度，加大相關的資金投入。但是就目前的情況來看，很多的媒體資料都顯示我國工程建筑檔案信息化建設的步伐還是比較緩慢，對于經濟發展和社會要求也還不能滿足。在工程建筑檔案信息建設當中，檔案來源是非常不同的，信息也比較分散，統一起來是有很大難度的，難以進行更加規范化的管理。其次，雖然我國對于工程建筑檔案管理信息化的建設投資力度加大了，但是很多的單位在進行工程建筑檔案信息管理時，也并不能側重于對工程建筑檔案的信息化管理，只關注于實體的檔案管理，對于信息化建設的檔案管理還是力度比較弱，并不能真正地將這項工作重視起來。

1.2 工程建筑檔案管理信息化建設動力不足

就目前的情況來看，我國目前的檔案信息化的管理還處于起步階段，并且在建設的過程當中仍然存在著非常多的問題和不足。本質的問題就是我們在對檔案進行管理的時候，并沒有具體針對群眾進行檔案管理，綜合種種原因就會讓檔案的信息化速度變慢，并且在進行信息化建設管理的過程當中，也沒有非常專業的技術人才，這也是阻礙工程建筑檔案信息化管理的一個非常重要的原因[1]。檔案工作管理人員對于這項工作的重要性認識也比較差，在工作的過程當中經常會出現弄虛作假的情況，沒有認真地對待這項工作，這樣就沒有辦法讓工程建筑檔案管理信息化建設更加真實和可靠，非常不利于工程建筑檔案信息化管理的深入發展。

2 工程建筑檔案管理信息化建設的重要性

如果企業可以將檔案進行信息化的管理，那么可以在很大程度上提高工作的效率，也可以幫助大家進一步地對于檔案有一個整理，幫助企業未來更進一步地充分發展，對于企業來說是十分有必要的。并且針對檔案提出相應的對策和解決辦法，真正讓檔案管理更加為社會服務。企業檔案信息化建設對于企業的發展重要性主要表現在以下幾個方面當中。

2.1 改善檔案管理工作

讓檔案實現真正的信息化和開放化的管理，發揮它的作用是非常重要的，信息化建設在企業的檔案部門應用時，是非常具有建設性意義的，這樣能夠讓檔案工作從管理逐漸利用起來，從而讓信息得到更好的存儲和服務，真正讓資源得到非常有效的管理和配置，讓其為社會提供更加具有效果的服務。

2.2 拓展檔案服務

從根本上來講，檔案信息管理工作處于一種信息資源的管理層面，信息資源的價值主要體現在采集和利用方面，并且直接關系到信息資源的實效和它能夠使用的規模，因此信息化建設對于目前的檔案工作來說是非常重要的，能夠真正讓檔案工作在服務的領域方面變得更加寬闊，促進社會的發展。

2.3 增加信息儲量

科學技術對于信息技術行業的發展有著非常大的推動作用，尤其是在信息儲存技術方面的成就也是非常大的。同時在各個領域的應用也非常廣泛，信息儲存技術讓企業檔案的管理變得更加方便，信息資源的采集也越來越快速，而且信息的儲存空間也越來越大，和之前的紙質儲存條件相比較來講，組成的條件越來越好，密度也越來越大，質量越來越高。同時信息存儲技術，對于檔案信息資源存儲的安全系數有著非常好的促進作用，從方式比較單一的紙質存儲到現在的多元化存儲方式，有了非常大的發展，比如現在的圖表、影像、動畫等等形式都可以進行存儲[2]。

3 基于信息化的工程建筑檔案管理建設措施

我國的工程管理信息化建設的發展越來越快，這對于我國建筑行業的現代化發展有著非常大的促進作用。所以我國必須加強對于工程建筑檔案管理信息化的關注力度和資金的投入力度，讓工程建筑檔案管理信息化的基礎設置更加的完善，幫助我國工程建筑檔案的信息收集和管理能力越來越強。

3.1 增強工程建筑檔案管理的現代化意識

工程建筑檔案在建筑工程中是非常重要且不可缺少的一個體系。檔案可以十分清楚的展示工程建筑物，以及直接看出施工質量。我國工程建筑檔案的建設是比較緩慢的，而且開放性也比較差，一直處于封閉的狀態，不能與時俱進，這就使得工程建筑檔案不能發揮其效用。為了提高我國的工程建筑檔案管理的現代化意識，就必須讓其管理工作和信息化建設更加有機地進行結合，保證在工作的過程當中能夠脫離傳統的管理模式，讓其不再受束縛和影響[3]。建立起一套比較科學健全的工程建筑檔案信息化管理方案和模式，真正促進我國經濟社會發展。

3.2 加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度

檔案管理人員在檔案工作中是十分重要的主體，他們直接關系著檔案的質量以及管理，而且也是主要的參與工作人員[4]。檔案管理工作人員的素質和能力，對于工程建筑檔案管理的工作有著直接的影響，如果他們的專業能力不足，必然會導致檔案工作的進行十分困難，同時我們的檔案工作也需要隨著社會的發展不斷發展，因此我們對于檔案工作也需要進行不斷地創新，只有創新才能更好地推動發展。當前我們的管理水平還是比較低的，需要對檔案進行進一步的管理加強，不斷滿足我們現在對于檔案的要求，才能更好地進行檔案事業的發展。對于檔案管理員來說，在工作時需要不斷地進行自我充實，讓自己的知識面越來越豐富，更加廣泛地提升自己的價值，同時很多的管理部門也必須加強對于工程建筑檔案管理工作人員的培養，提高他們的現代化意識，同時也提高他們的專業技能和專業水平，一定要加強對于計算機的使用水平，幫助員工可以更好地進行檔案的管理，只有這樣才能保證檔案的管理效率，同時才能夠提高工程檔案管理的信息化水平。

3.3 樹立工程建筑檔案信息化管理的安全意識

信息技術在我國不斷地發展，這讓工程建筑檔案管理越來越方便，同時管理方法和管理途徑也越來越便捷，這對于我國的工程建筑檔案、信息化管理都有一定的推動作用，尤其是在效率和質量上作用是非常大的[5]。但是因為信息技術有非常大的不確定性，這就埋下了一定的風險和隱患。就目前的情況來看，我國很多的建筑單位對于工程建筑檔案的信息化建設是比較忽視的，而且對于安全性和機密性方面的設置也比較薄弱，這就使得很多的工程建筑檔案會出現非常多的丟失和泄密問題，這對于建筑單位和管理單位的影響是非常嚴重的，對不利于我國建筑行業的發展。針對這樣的情況，相關部門必須加強對于建筑檔案的機密性管理，加強對工程建筑檔案的加密設置，同時運用相關的技術來讓工程建筑檔案的安全系數提高，真正讓信息化管理和實際應用進行科學的結合，促進我國建筑檔案管理的科學性和有效性。

3.4 提高對工程建筑檔案信息化管理的認知程度

通過實際調查了解到，由于我國傳統的工作負責人員自身素養比較低，因此在傳統思想下進行工作所產生的弊端較大，為了有效地減少這類弊端，減少后續順利開展檔案管理工作可能造成的消極影響，就需要我國工作人員在日常生產和工作過程之中予以高度重視，并且立足于當下時代發展的新思想來進行自身意識的改變。隨著經濟的快速發展，科技力量也在逐漸增強，與此同時，我國大量信息技術逐漸應用于當前檔案管理工作之中并發揮出巨大優勢，為了更好地滿足當前市場和檔案發展的實際需要，就需要借助大型的新興設備來進行檔案自動化管理技術的有效提升，這樣可以在最大程度上避免由于人為操作失誤而產生的惡劣影響。因此，這也就要求我國工作人員必須努力轉換自身管理理念，符合現代化的要求，從而在最大程度上推動我國工程建筑檔案信息資料的整理和利用效率進一步提升。不僅如此，我國工程建筑檔案信息化管理水平進一步提升，在最大程度上可以推動我國管理深化改革進程，同時更加滿足當前實際工作的需要，從而在最大程度上推動我國建筑檔案信息化水平不斷提升。

3.5 建立工程建筑檔案管理的信息歸集系統

據實踐調查了解到，當前我國的建筑工人對于內部信息檔案的需求量是比較大的，因此為了更好地滿足建筑工人的實際需要，就需要科學合理地規劃建筑檔案管理的系統[6]。同時為了方便工作人員更加準確地了解工程的信息和相關資料，相關工作人員需建立科學合理的檔案系統，并且運用現代化科技手段在最大程度上支持檔案信息可以以文本的形式進行有效保存，方便后期工作人員進一步對于信息的內容進行了解和掌握，同時有利于后期工程的順利開展。不僅如此，我國企業還需要對工程建筑檔案信息管理部門進行有效的監督，這樣可以更快更好地加強對于信息的處理能力，同時可以把它歸集到具體的工程建筑檔案信息系統中去，通過科學化的手段來加強相關數據的有效處理，并且通過計算機的有效分類與組合可以更好地將檔案進行分類整理，這樣編輯成合適的數據庫，方便后續工程人員可以對于信息進行及時的了解與維護。

4 結語

綜合上述觀點，可以了解到我國當前建筑檔案信息化建設的過程中仍面臨著嚴重的困難與任務。因此，為了更好地強化信息化水平，就需要我國工作人員強化日常的工作流程，并且努力提升自身的知識能力。對于一些突發的問題也要引起相關工作人員的高度重視，這樣可以在最大程度上推動相關工作順利開展，同時方便我國工作人員查找相關的信息內容。我們也了解到檔案信息化建設對于我國的檔案工作發展是非常必然的發展趨勢，同時也是檔案工作在創新發展時的必經之路。就目前的情況來看，現代化社會發展非常迅速，檔案管理部門必須及時地關注好檔案信息化建設，推進其發展進程，讓資源得到充分的利用并提升其質量和效率。在今后的發展過程當中，還必須遵循相關的規定，真正學習到相關的知識，推動我國工程建筑檔案信息化建設的進步。