“互聯網+”事業單位檔案管理創新

太 雅

（阿拉善盟委機構編制委員會辦公室，內蒙古 阿拉善盟 750300）

隨著科技的進步，互聯網技術和智能化的發展，已經逐步地滲透到我們生活中的方方面面，并且取得了突破性的進展。在這樣的背景下，騰訊公司創始人馬化騰提出了“互聯網+”相關概念和核心，他明確指出“互聯網+”的生活方式的變化，將會是我們未來幾十年發展的主要方向[1]。互聯網的發展機制促進了我國的生產力發展水平的不斷提高，我國經濟發展的增長速度也在呈現出上升的趨勢，事業單位也需要時刻做到與時俱進，抓緊“互聯網+”的時機，積極地對檔案管理工作做出創新。

1 檔案管理工作信息化的基本概況

事業單位的檔案工作管理信息化，就是將傳統的實體檔案管理方式演變成現代信息化的檔案管理的進化過程。這樣在很大的程度上提高了事業單位對于單位人員信息管理的效率，不僅能夠有效提高事業單位檔案管理的科學性和時效性，還可以提升信息技術的安全性。這就需要我們在“互聯網+”的形式下不斷的加快事業單位信息化管理模式的進程[2]。

2 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理創新的積極作用

2.1 信息化的資源共享

在“互聯網+”的時代背景下，科學有效地實現事業單位檔案管理的創新工作，是非常具有跨時代意義的。首先，通過科學步驟逐步實現互聯網下的信息化手段的溝通，可以提高事業單位工作人員日常工作的工作效率，還可以提高信息化、智能化的水平，實現資源的有效共享。其次，事業單位借助互聯網可以實現對事業單位人事檔案的隨時獲取或調配。再次，事業單位的信息化模式將辦公室的各個部門做到了有效的銜接[3]。擴大了事業單位檔案的收集，還擴大了事業單位檔案的內核，通過“互聯網+”的方式，讓檔案管理的方式從過去的紙質的模式進入到了智能化的管理模式。

2.2 不斷地提高工作效率

通過“互聯網+”的科學運用，減輕了事業單位檔案管理工作人員的工作步驟、工作時間以及工作壓力，簡化了很多事業單位的工作流程，改革了事業單位檔案信息化的工作模式，提高了它的利用價值。在檔案管理綜合性的統計過程中，通過一系列信息化的整理，讓辦公室的數據信息科學有效地實現檔案管理智能化、高速化的發展，對于現階段的數據信息整理工作具有非常重要的作用[4]。有效地運用“互聯網+”模式，可以隨時按照需求的變化，對事業單位的檔案管理工作進行系統的升級，并不斷地滿足人們在單位的需求和獲取數據信息的能力。

3 現階段事業單位檔案管理存在的問題

3.1 事業單位信息化管理水平偏低

在“互聯網+”的大時代背景之下，新型產品被不斷地開發運用在社會生活之中，事業單位的檔案管理逐漸被信息化的管理模式所替換。隨著事業單位檔案數據的不斷迭代升級，對于掃描儀、微縮儀工作必需品的需求也越加的強烈，所以導致事業單位信息化的水平偏低。事業單位在檔案室建立的時候，也有很多不符合規定和要求的事情發生。比如檔案室的密封性能不精良，這些都會嚴重影響事業單位檔案管理的穩定高速發展[5]。

3.2 檔案管理風險性較高

雖說事業單位的信息化管理有著很多的優點，但是其智能化發展的時間比較短暫，仍然存在著風險性。對照傳統的事業單位紙質檔案管理的模式，工作人員就要把事業單位人事檔案上傳到終極客戶云端，人員的信息檔案被竊取的風險就會增大，不僅可能會帶來經濟上的損失，甚至還可能給國家信息安全造成威脅。還有一些對于人員檔案安全管理缺乏明確的安全指導規范，造成人員電子信息資料可能被盜或者是濫用的事情發生[6]，都會影響事業單位檔案管理事業的高速發展。

3.3 檔案管理的信息化資源利用率偏低

事業單位工作人員的信息，對于單位來說是非常重要的，它是增強事業單位的經濟價值和社會價值的重要保障。信息化能為事業單位提供最準確的信息資源，從而積極地促進事業單位的長足發展，但是多數事業單位會重保存輕利用，對于事業單位的信息價值和使用價值沒有深入研究和分析。

4 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理創新

4.1 利用好信息化管理手段，加強事業單位的數字化建設

在“互聯網+”時代背景下，擺脫過去紙質管理模式，能夠科學有效的利用好信息化、智能化的運營手段，提高檔案管理信息化的管理手段，保證檔案信息能夠在各個環節上達到事業單位的考核標準，激發出信息化管理手段應有的價值。事業單位的組織者、管理者應該對“互聯網+”模式進行運用，也可以借鑒國外那些在信息化、智能化檔案管理的優良案例[7]。事業單位檔案管理的保密性、安全性、隱私性的性能，讓事業單位的信息記錄不斷地加速更新，讓歷史信息和即時信息能夠合并兼容，將線下的監督管理和服務、智能兼并在一起。為事業單位的工作人員實現一站式的服務提供更多的便捷。

4.2 做好信息安全的防范工作，避免信息泄露

隨著互聯網的迅速發展，有關信息泄露事件屢見不鮮，尤其是在“互聯網+”的時代背景之下，事業單位信息安全防范工作就顯得尤為重要。工作人員要不斷地提高自身的安全防范意識，事業單位也要定期對于事業單位內的工作人員進行相關的培訓，對于那些存在著違規操作的工作人員進行相應的處罰或者處分[8]。要切實做好事業單位的安全防范工作，事業單位可以從以下幾個方面入手：對于事業單位的檔案管理信息系統進行訪問設置，避免一些不法分子的闖入和黑客的登錄。添加好防火墻的設置，建立起網絡和網絡之間的屏障，事業單位的檔案管理可以充分利用好防火墻的設置，積極地控制住不法分子對網站的訪問。對于病毒的侵害，按照防病毒的軟件建立起檔案管理安全性能最好的屏障[9]。

4.3 建立起事業單位比較完善的數據信息庫

事業單位的檔案管理工作應該加強對“互聯網+”的了解，能夠把網絡和檔案管理緊密地聯系在一起[10]。構建起一個更加完善的檔案管理信息平臺，對事業單位檔案管理的整理、維護、收集、更新等各種方式，構建出一個比較完善的框架，隨時可以對檔案進行調配，針對檔案管理的需求，不斷對信息進行迭代升級，服務于事業單位[11]。

4.4 引進人才，為創新型檔案管理工作提供人才支持

事業單位要建立創新型檔案管理工作就需要更多的人才支持和智能儲備。事業單位需要招聘更多的創新型人才，支持和助力事業單位的檔案管理工作[12]。為事業單位的工作人員提供專業的培訓和技能支持，讓工作人員對“互聯網+”和信息技術有一定的知識儲備和技能指導，成為符合新時代發展要求的復合型人才，也需要根據實際情況進行檔案管理制度建設，為創新型的人才提供所需要的工作支持和制度制約[13]。這樣事業單位的檔案管理工作就可以符合規范指導要求。事業單位也需要利用現代化的網絡信息技術實現資源互補和技術資源合理化利用，秉承資源優勢和數據分析的能力[14]，做到具體問題具體分析。不斷地進行事業檔案管理的數據分析與整合，提高數據工作的真實性和可靠性，積極地促進好事業單位檔案管理的自身發展[15]，并能夠帶動整個社會經濟的發展。

4.5 建立健全檔案管理的規章制度，不斷地加強組織領導結構

事業單位的檔案管理制度應該不斷地更新完善，不斷地統籌強化。在此基礎上，就應該遵循好相應的原則，建立在科學合理、高度統一的基礎之上。從自身的組織結構出發，滿足事業單位的具體情況，從而可以更好地進行本組織內的檔案管理工作。“互聯網+”檔案管理制度的建立可以更好地約束員工，也能約束事業單位的領導，這種雙向約束的作用既可以把檔案管理的作用發揮到極致，也可以促進“互聯網+”檔案管理工作能夠在事業單位更好地實施下去[16]。檔案管理工作始終要把檔案管理的嚴肅性作為根本的出發點。為了更好的執行“互聯網+”事業單位的檔案管理工作，就要把檔案管理的權威性作為重要原則，在事業單位檔案管理工作的實施過程中，積極地做到獎懲分明。各級行政事業單位要不斷地加強對“互聯網+”檔案事業單位的重視程度，也要積極的納入行政的議事日程[17]。首先建立起行政單位的檔案管理工作的領導機制，定期對事業單位檔案管理工作進行日常的檢查、指導、督促、改進、完善等工作內容，并結合本單位的實際內容，建立起“互聯網+”檔案管理工作的達標升級考核的相關機制。對于事業單位的檔案管理工作進行定性、定量的考核，通過分級分量的終極考核、檔案管理的等級升降來提升信息化的動態管理[18]。不斷地建立和完善檔案管理的質量體系，各個單位可以根據本單位的具體實際情況，積極的研究制定出比較科學可行的質量評價體系，完善測評指標。推進“互聯網+”事業單位檔案管理工作的信息化、制度化、科技化的水平[19]。

加快發展“互聯網+”事業單位的行政改革步伐，為了能夠更好的生存和發展下去，就要朝著一個比較科學、民主的方向發展，事業單位發展的高效運行和“互聯網+”科學管理有著密不可分的聯系，事業單位的發展就應該多多重視“互聯網+”檔案管理工作的創新，不斷提高事業單位檔案管理的工作效率[20]。

5 結語

在“互聯網+”的時代背景之下，信息化、智能化、及時化已經成為了事業單位檔案管理工作今后發展的主要方向，同時也是“互聯網+”檔案管理工作創新的必要途徑。為實現新型檔案管理的最佳模式和發展趨勢，事業單位的檔案管理工作應該針對目前存在的問題，科學有效地分析出檔案管理的特點，創新性地尋找出最佳的路徑。努力提升“互聯網+”事業單位檔案管理的智能化水平和管理機制，有效地利用好資源優勢。在“互聯網+”的背景下，強化整體的互聯網服務意識，突破行業之間的壁壘，對“互聯網+”事業單位的發展提供更加現代化的數據指導具有跨時代的意義。而信息技術的高度運用也推動著事業單位檔案管理工作數字化建設，從而能夠獲得更加廣闊的發展空間[21]。提高“互聯網+”事業單位檔案管理工作的科學化水平與發展，符合時代發展下的信息化和科學化的要求。為充分發揮“互聯網+”事業單位檔案管理水平奠定基礎。