淺析工程項目變更索賠目標管理

張冬梅

(中國水利水電第七工程局有限公司，四川成都 610213)

水利水電工程項目具有建設規(guī)模龐大、資源投入數(shù)量大、建設周期長、不可預見性大、管理風險較高的特點，且項目施工環(huán)境復雜、施工條件困難，這就導致工程施工過程中存在諸多的不確定因素，例如合同條款、外部自然環(huán)境發(fā)生變化、施工方案修改等，為了能夠按照合同要求順利完成施工任務，需采取趕工措施，就必然導致變更情況發(fā)生，增加額外費用。另外，合同內(nèi)容頻繁變更也是水利水電工程項目合同管理的一大特點。在項目實施過程中發(fā)生影響結(jié)算金額上億元的分部工程變更、工程索賠并不少見，通過變更索賠獲得的收益甚至成為合同二次收入的重要來源，一定程度上也決定著企業(yè)能否走得更穩(wěn)、更遠。除此之外，做好變更索賠管理工作還能為企業(yè)培養(yǎng)大量優(yōu)質(zhì)的商務合同人才，為企業(yè)的長期發(fā)展打下基礎。

本文針對目前水利水電工程項目變更索賠管理中較為常見的問題進行分析并提出相應的策劃。

1 變更索賠現(xiàn)狀

合同管理是工程管理中一項核心工作，而變更索賠的重要意義更是不言而喻的。變更索賠工作需要有較強的主動性與自覺性。在項目實施過程中，很多項目管理人員由于不熟悉合同文件或者合同執(zhí)行力不足、法律意識淡薄、索賠意識不足，導致發(fā)現(xiàn)不了更多索賠點，亦或是錯過變更索賠的時限，變更索賠的成效不是很顯著。很多施工企業(yè)沒有前瞻意識，形成了“先干活，后索賠”的觀念，加之水電項目的復雜性，導致其喪失了很多原本有利的索賠機會。

2 變更索賠目標管理的意義

變更索賠目標管理以目標為導向，為變更索賠工作理清思路，通過科學的管理方式實現(xiàn)變更索賠的目的，同時有利于提高項目和公司的整體管理水平。

2.1 提高盈利能力

目前我國水利水電項目施工單位的盈利方式主要分為3種：

(1)通過提高標書的編制水平，在標前取得利潤。

(2)通過施工過程中的工程量、工程項目的增加或單價的提高，申請變更索賠取得利潤。

(3)通過施工過程的管理，施工方案的優(yōu)化和成本的控制，減少成本提高利潤。

由于目前國內(nèi)工程競爭激烈，受市場因素影響，實體工程利潤空間透明，施工過程的管理水平趨于標準，通過第一種和第三種方式取得利潤空間非常有限，目前部分工程項目已經(jīng)通過開工前的設計圖紙優(yōu)化等方式主動爭取工程變更索賠，以修改設計圖紙或者增加工程項目來提高合同額和利潤，具有非常大的可操作性，因此對提高工程項目盈利能力有重要意義。

2.2 減少合同風險

工程施工過程中由于一些內(nèi)外部因素的變化，導致增加工程投資或延長工期，如果缺乏對合同的管理，沒有變更索賠的意識，將會造成項目虧損和延誤工期，帶來的可能是違約賠款和企業(yè)市場競爭能力的下降。由此要進行工程項目變更索賠目標管理，編制變更索賠策劃，防范施工過程中可能出現(xiàn)的變更事件，再通過變更索賠的動態(tài)管理，爭取工程款和工期的索賠來規(guī)避合同違約風險，為工程的正常履約保駕護航。

2.3 提高管理水平

通過制定變更索賠目標管理，能夠明確變更流程和索賠方式，使變更索賠工作規(guī)范化、常態(tài)化，變更索賠還涉及到的有技術(shù)管理、現(xiàn)場管理、分包管理、合同管理等諸多方面。由于變更索賠是一項系統(tǒng)的工作，在變更索賠目標的指引下，能夠深化技術(shù)研究創(chuàng)新，人、材、機優(yōu)化配置，合理選擇分包成本控制方式以及加強參建單位的溝通交流能力等，使項目整體管理水平得到提高，從而形成創(chuàng)譽創(chuàng)效的企業(yè)文化帶動公司的持續(xù)發(fā)展。

3 變更索賠目標管理

變更索賠的最終目標一是：經(jīng)濟補償；二是：工期補償。通過項目成本測算確立目標成本，將對索賠目標起著引領(lǐng)作用。目標成本管理簡言之謂項目于生產(chǎn)建設期內(nèi)欲保證目標利潤實現(xiàn)，集合各方目標而設定之一類預計成本，其為成本預測與目標管理方法融合之產(chǎn)物與手段。目標成本管理于項目初期，基于當時市場環(huán)境和條件下對施工項目運行成本的測算，借此編制成本計劃。項目管理過程中通過階段性成本核算和竣工成本核算，將實際值與計劃值比較后分析偏差，做成本檢查后糾偏的管理過程。故目標成本管理既是項目成本管理的手段，又是項目考核的目標。變更索賠目標管理是目標成本管理工作的延伸，作為降低經(jīng)營風險，彌補成本支出、創(chuàng)造效益的重要途徑，須將變更索賠目標管理這項工作貫穿于項目全過程，契合目標成本實施全過程、全方位精細化管理，主要從幾個方面進行策劃。

3.1 項目招投標階段項目策劃

(1)在編制投標文件階段，應仔細閱讀項目招標文件施工環(huán)境、技術(shù)要求、工作變更范圍、工程量清單項目，結(jié)合施工經(jīng)驗，將前期設計工作做到縱向到底，確立施工過程中重點和難點、廣度和細度，橫向精準對比企業(yè)同規(guī)模項目，做實方案比較，就具體子項目認真分析投入、產(chǎn)出的效益關(guān)系，識別潛在風險，能量化的具體量化，預估成本投入，以便投標報價時做好價格調(diào)整策略。

(2)仔細研究比對招標文件、施工設計圖紙、施工現(xiàn)場條件和國家制定的統(tǒng)一工程量計算規(guī)則、分部分項劃分、計量單位，核實有無分部分項清單、措施項目清單、其他項目清單漏項，工作范圍是否存在界定不清、商務與技術(shù)文件要求是否一致等情況。對施工工藝、流程、施工規(guī)范仔細斟酌、消化，避免因?qū)こ碳夹g(shù)或施工工藝在一項清單組項中要完成多個定額內(nèi)容，或一個施工流程包括多個施工步驟不了解，造成清單漏項。切忌只注重工程量大的工作內(nèi)容，而遺漏掉工程量小的工作內(nèi)容。針對招標文件可能與公司不利的條件進行澄清修正或說明，規(guī)避后期合同履約過程中成本增加風險，特別是對招標清單中工程量少的子項，應重點策劃做好不平衡報價策略，力爭從不同視角挖掘變更索賠利潤增長點，提升項目整體盈利。

(3)根據(jù)市場營銷情況，企業(yè)為了中標保飯碗，時常有重規(guī)模輕效益的情況出現(xiàn)，致使項目投標價格普遍偏低，且在投標階段已顯現(xiàn)出硬性虧損。要想為企業(yè)創(chuàng)造良好的利潤，只能通過變更索賠形式去爭取最大利潤，其中尤以工程趕工索賠費用最為突出。通過部分已完工項目施工成本與業(yè)主批復費用收益分析對比，趕工費用利潤空間較大。結(jié)合趕工索賠費用計算組成各要素，主要依據(jù)投標文件中工程進度、施工資源投入、施工技術(shù)措施等非承包人原因造成的工期影響內(nèi)容來計算工期壓縮率、增加施工措施費等費用。因此，投標人員在編制投標文件時應注重投標文件對趕工費用可能造成影響的內(nèi)容，埋下伏筆，為后續(xù)施工過程中可能出現(xiàn)的變更索賠工作做好鋪墊。

3.2 項目施工過程中商務策劃

根據(jù)企業(yè)實際情況，項目投標人員與合同施工人員不是同一系統(tǒng)的人員，因此，項目開工之后負責商務管理的人員應與負責投標文件編制的人員做好溝通工作，或是擬投入商務人員在投標階段就參與編標工作，滲透到各個工作面，形成工作合力，全面了解投標人員在編制投標文件時的思路和意圖，結(jié)合技術(shù)文件、合同條款確立后續(xù)變更索賠工作的方向。同時，負責項目實施過程的商務人員應仔細閱讀、分析招標合同條款、投標報價文件、合同談判紀要、承諾函、招標答疑等文件，逐一了解各分項工程合同清單內(nèi)容，分析合同條款及邊界范圍，再結(jié)合現(xiàn)場實際情況，對比現(xiàn)場實際情況及發(fā)包人提供條件差異，初步判斷哪些部位、哪些分部分項將來可能會變更，找出其中的盈利點、虧損點和風險點，制定出有針對性的措施，把握好索賠的時機，使項目盈利最大化、虧損最小化、風險最小化。把合同清單中虧損的項目通過跟設計溝通或跟業(yè)主提出技術(shù)優(yōu)化等方式進行變更，使項目扭虧為盈。如項目中標后發(fā)現(xiàn)合同清單中有漏項的項目，應提前跟技術(shù)部門做好溝通對接，在編制施工方案時從工藝流程、技術(shù)難度、施工資源投入、工程量放大等方面做出調(diào)整策劃，提升項目收益。

4 變更索賠動態(tài)管理

水電工程變更項目較多且變更審批時間較長，其中尤以合同變更居多，申報時時常與業(yè)主、監(jiān)理存在意見分歧，此時商務人員要爭取合法利益，就必須對變更索賠工作實行動態(tài)管理。重點需把握幾個方面：

(1)及時記錄、收集和整理工程所涉及的各種細項文件(業(yè)主委托、設計通知、施工圖紙、變更指令、往來文函、施工日志、驗收表格、影視資料等)，分析文件的內(nèi)在邏輯性，對合同變更部分進行審核與分析，從而促成變更索賠從資料收集到資料上報的閉合管理。現(xiàn)場條件變化須進行變更的時候，一定要及時報函并持續(xù)追蹤，待業(yè)主方予以確認后，作為后續(xù)變更申報及審核的重要依據(jù)，最大限度減少因變更簽證支撐資料依據(jù)不充分、不合理、不規(guī)范導致的審計風險。所有支撐依據(jù)應具有真實性、及時性、全面性、關(guān)聯(lián)性和有效性。

(2)建立健全各類過程臺賬及簽證。變更臺賬、結(jié)算臺賬、圖紙工程量臺賬、物資采購臺賬、工程量簽證臺賬等關(guān)聯(lián)臺賬，商務人員應定時、定期更新，掌握各類信息數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)有無不合理、不準確的情況，重視施工過程簽證，對于索賠項目中人員進場數(shù)量、材料報驗、機械設備投入相關(guān)資料上報監(jiān)理、業(yè)主予以簽證確認。只有做好這些基礎工作，才能推進變更索賠工作有效開展。

(3)制定變更索賠獎勵制度，強化過程兌現(xiàn)，才能更好更全面的實現(xiàn)項目二次經(jīng)營。通過設立專門的變更索賠組織機構(gòu)，落實機構(gòu)職責，確定責任目標，制定變更索賠各項措施，貫徹變更索賠戰(zhàn)略意義，激發(fā)基層管理人員的創(chuàng)效潛力，加強各部門的團結(jié)緊密協(xié)作，共同確立變更索賠策略，營造較好的變更索賠管理工作氛圍，利用經(jīng)濟杠桿激勵職工的積極性，多勞多得。

(4)變更索賠是除了依靠理論依據(jù)外，還基于溝通和交流的營銷，在溝通與交流中發(fā)現(xiàn)問題，又通過溝通和交流解決問題。溝通與交流是變更索賠工作的催化劑，在合同執(zhí)行階段，要變被動為主動，始終維護好與咨詢工程師及業(yè)主的關(guān)系。商務管理人員要嚴格把握好談判的技巧和尺度，并增加咨詢工程師和業(yè)主的信任感，從而達到變更索賠的目的。變更索賠資料上報后也要注重跟蹤，加強溝通，據(jù)實及時調(diào)整索賠策略、方案，確保審批會向著好的方向發(fā)展。

在合同執(zhí)行過程中，溝通和交流體現(xiàn)在不同的單位和階層，因此，交流與溝通應多層面、多渠道的展開。對內(nèi)建立信息交流機制，要求和鼓勵管理層及作業(yè)層所有員工及時反映各種動態(tài)與問題，群策群力，以便決策層做出正確的抉擇；對外應加強聯(lián)絡，捕捉信息，對各種風險和變更索賠事項做出預判，為項目創(chuàng)造一個有利的外部環(huán)境。

5 結(jié)束語

工程變更索賠是一項長期的、全方位的、難度大、細致、嚴謹?shù)墓ぷ鳎瑢こ痰脑靸r管理有十分重要的影響，是項目實施過程中實現(xiàn)利益最大化采取的有效措施，為項目、企業(yè)提高利潤增長點，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定一個良好的基礎。具體可以從實施專業(yè)化索賠管理、加大合同管理力度和做好施工現(xiàn)場管理工作3個方面入手，高效、有序的開展這項工作，不斷強化變更索賠管理，維護合法權(quán)益，才能提升工程項目的經(jīng)濟效益。