檔案信息化管理的優勢與安全問題研究策略

李妍妍

（青島日報社，山東 青島 266101）

0 引言

對大量的檔案數據信息進行處理，在不變更選項的前提下，對檔案信息進行統籌，可以逐步拓展檔案管理工作的邊界，這也成了當前視角下，將數字技術應用于檔案管理工作的底層邏輯。然而，技術的革新雖然賦予了本項工作更多的可用元素，但也對整個工作帶來了挑戰，數據信息的安全，也逐漸成為當前語境下，各企業單位不得不重視的內容。這是因為，檔案數據信息的安全，不僅關乎企業單位的營利，還與盈利后的利潤比存在潛在聯系，為達到企業生產與經營的整體目標，需要對檔案管理工作的優勢，以及安全問題進行研究，帶動管理水平的提升，通過對數據信息的管控，強調檔案管理工作的安全。

1 檔案信息化管理的優勢

1.1 高效、高利用率

一直以來，檔案管理工作的模式是管理人員先根據要求對檔案信息進行錄入和管理，并在原有的工作基礎上，不斷進行優化，這意味著雖然可以對檔案信息進行統籌，但難于保證對后續工作產生一個很好的影響。而檔案信息化管理，給予了管理人員更多的幫助，但也需要管理人員意識到控制成本及安全層面的問題。同時，數字化管理辦法的出現，意味著整個管理工作的流程得到了縮減，也能夠從資源投入的視角，減少各企業單位面臨的成本壓力，而這些影響都是此項管理工具具備高效、高利用率的優勢體現，從根本層面解決了空間使用、成本投入以及檔案信息調取的問題。

1.2 信息查詢速度快

檔案信息化管理的具體方式為，將檔案信息錄入在開放度較高的平臺上，通過移動終端或個人終端進行訪問與操作，如若在此基礎上進行細化，往往需要依托于程序命令進行，這種管理檔案的方式，為各企業單位提供了包括檔案信息存儲、調取以及統籌使用的功能，有利于通過不同設備查詢檔案信息，也可以通過線上操作的方式確保查詢檔案信息的效率，以此提高整個工作的服務質量。從技術層面對信息查詢速度快、精準度強的優勢進行分析后，還需在工作層面探討此類問題，從實際工作層面出發，檔案管理人員可以通過不同管理平臺的功能，通過關鍵詞直接對數據庫中的檔案信息進行查詢，甚至可以根據不同時間錄入的檔案信息，選擇所需使用的資料。

1.3 具備使用便捷性

探討檔案信息化管理這一內容，就不得不對平臺、系統功能以及系統的完整度進行探討，根據目前檔案管理工作的流程來看，以網絡平臺為基礎的管理方式，擁有更加簡潔的交互界面，相關工作人員可在此基礎上選擇不同功能，進行檔案信息的發文、歸檔和應用，在此過程中只需基于自身的需求，點擊程序命令，就可以對需要的檔案信息進行查詢，并對一定時間范圍內的所有信息進行調整等。由此可見，將檔案信息轉化為電信號錄入到統一的管理平臺，不僅削弱了傳統檔案管理工作中物理空間的限制，也能在使用層面，增加整個工作的便捷性。

2 檔案信息化管理的安全問題

2.1 相關人員的影響

檔案信息化管理工作具有高效性和精準性，其本質在于將檔案信息轉化為電信號的形式進行存儲，這導致整個管理工作存在一定的隱患風險，其往往體現在檔案信息的存儲安全以及使用保護兩大方面，這也是被大多數企業單位重視的內容。此外，檔案管理工作的數字變遷，是對互聯網生態系統的衍生與落實應用，是當前視角下值得關注的關鍵點。同時，無論是調整檔案信息化管理平臺的數據信息，還是說對檔案信息進行錄入與調整，都需要依托于相關人員進行。正因此，探討此項管理工作的安全問題，要把視野聚焦于人員層面，只有相關管理人員具備專業的知識，用于進行檔案信息的管理與調取使用，才能把傳統的工作辦法，“搬”到互聯網平臺之上，舉一個很簡單的例子，相關人員想要對某一時期的檔案進行調整，在現實語境下，雖然憑借一個關鍵詞就能處理好分類調整的問題，如若無法正確進行管理與操作，將導致數據信息被遺失、被改動。

2.2 軟硬件層面的威脅

檔案信息化管理，需要軟硬件設備的支持，也需要基于軟硬件的交互，依托于通信技術等，推出一站式管理平臺。由此可見，軟硬件層面的安全威脅，涉及眾多內容，無論是硬件設備的使用壽命，還是軟件基礎，都會影響到整個工作的安全，雖然檔案信息化管理，擴充了原有的工作渠道，也囊括了更多的開放性管理平臺，但為了確保整個工作的服務質量，必須從軟件的交互中、硬件設備的使用保護中，確保電子檔案信息的存儲及使用安全。這意味著，電子檔案信息會長期存儲于統一的軟硬件系統平臺之中，不再以紙質材料為存儲信息的載體，如若不能基于軟硬件的使用要求，保護硬件設備的可用周期，或進行備份工作，只盯著管理效率進行任務的安排，將難于規避軟硬件層面的威脅，更無法依靠標準化的工作流程，使整個檔案管理工作能夠覆蓋到更多的使用場景中。

3 解決檔案信息化安全管理問題的策略

3.1 提高安全管理意識

檔案管理數字化、信息化，并非一個新詞匯、新概念。而是將數字化技術進行了多元的衍生，使之與管理工作、生產工作相互融合。不同的使用方向具有不同的特點，以檔案信息化管理工作為例，提高工作效率，做好數據安全的保護工作為此項工作的基礎，也是重心。在其中，管理人員影響著檔案管理工作中的安全、效率和準確性問題，需要通過提高人員安全管理意識的方式，來解決安全層面的問題，這才是做好檔案管理工作，構建新工作生態的前提條件。也只有在此基礎上，確保數據的安全，把檔案信息化管理的概念擴大，才能使此項技術更具實用價值，更具使用安全性。

3.2 確立安全管理制度

從使用層面分析安全管理問題，應首先從制度層面出發，依據檔案信息化管理將傳統管理工作從線下轉移到線上的特點，基于軟硬件基礎，制定工作規范，并對軟硬件設備的穩定性進行定期排查，避免影響到數據信息的安全。同時，雖然檔案信息化管理的形式、內容以及流程發生了轉變，但其背后的邏輯其實和傳統的工作方式相似，都需要確保檔案信息的安全。以檔案信息的安全管理為例，首先應在實際管理工作中，確保軟硬件層面不會出現使用問題，對大規模數據類信息進行調整的同時，也能通過備份操作，提高整個管理工作的安全度。此外，還需通過歸檔檢查的方式，確定不同版本下檔案信息是否存在差異，最終制定出易于執行的管理制度。

3.3 探討多元化的安全措施

在提高線上化安全管理及操作意識后，企業單位還應從技術方案措施出發，積極尋找第三個帶動檔案信息化管理安全水平提升的可能。這是重構數字化管理生態的基礎，也是解決安全管理問題的基礎保障。同時，檔案信息化管理的本質，在于對數字化管理工具的理解和使用，探討數據存儲和使用安全等問題時，需要從數據信息保護層面出發，通過加密技術、防火墻技術對整個系統進行防護，避免依靠數據包進行訪問，提取檔案信息，導致電子信息數據泄露的問題發生。由此可見，減少檔案信息管理的安全問題，所瞄準的工作點不僅僅是人員、制度這兩大類內容，而是應對整個管理系統進行研究，以便擴大安全管理工作的范圍，確保本地檔案數據信息的訪問、使用以及調取安全。

4 結語

檔案信息化管理的優勢，主要體現在對電子檔案信息的統籌、存儲以及使用三大方面，這一概念的出現，使得檔案管理工作的邊界得到了拓展，同時，將數字技術應用于實際管理工作之中，也為此項工作提供了更多的保障，但由于整個管理工作需要依托于終端系統平臺進行，這使得檔案數據信息的使用安全難以得到保障。正因此，數據信息安全逐漸成了當前語境下，檔案管理人員必須重視的內容。也只有這樣，才能更好地發揮出檔案管理工作的優勢。