信息時代數字化檔案管理方法探究

文/新華報業傳媒集團 王寧平

隨著國家經濟實力的不斷提升，國家的發展不斷朝著信息化方向邁進，信息化進程的推進不僅導致現階段的信息種類較為繁雜，并且在信息的數量上呈現一定的增長趨勢。這是由于人們生活質量的提升，導致人們對于信息的需求更加迫切，所以應該積極運用好信息化工具，對相應的信息進行及時有效地傳遞以及梳理，只有這樣，才能更好地滿足人們的需求，不斷提升人們的幸福感。信息化時代的到來能夠實現數字化，傳統的檔案管理工作已經無法適應大數據時代發展的需求，應該對檔案管理工作進行有效創新。因此本文首先對傳統檔案管理工作出現的問題進行分析，然后探討信息化檔案管理的優勢，最后提出信息化時代數字化檔案的管理方法，以期能夠為這一方面的工作提供更多的幫助。

一、傳統檔案管理出現的問題

傳統的檔案管理工作已經無法繼續承擔信息化所帶來的信息梳理及信息規整的壓力，所以對于檔案管理工作來說，主要存在著以下幾點問題：首先，對于檔案管理工作人員來講，面臨較多的檔案管理工作，文件形成者如果沒有按照檔案管理的要求對檔案進行調整將會出現檔案的信息缺少等問題，這些問題的出現不利于工作人員對檔案進行及時梳理歸納，很容易導致檔案管理工作效率低下等問題。其次，對于企業的檔案管理工作來講，之前企業檔案管理工作崗位大多數是虛設的，但是隨著國家的發展、社會的進步，企業在不斷進行變革，并且企業的管理機制導致不同部門之間存在著一定差異，這就需要更多的時間以及精力開展檔案管理工作，由于工作的效率以及工作的準確性存在著一定的差距，導致企業的檔案管理工作出現方式方法不規范等問題，使得檔案管理工作產生一定的管理風險，不利于檔案管理工作的進行。最后，對于檔案管理人員來講，由于工作人員的流動，檔案管理工作往往會出現調動頻繁以及檔案管理工作形式不確定的問題，這不僅不利于檔案管理工作的進行，并且還容易出現檔案管理以及信息匹配錯誤等問題，最終影響企業檔案管理的工作效率，不利于企業整體效益的提升。

二、信息化檔案管理的優勢

檔案管理的信息化是指將檔案實體化向檔案的信息化進行轉換，該過程的進行，一般會受到行政部門的統一調控和調度，由專業部門進行統一的組織。當然，對于企業檔案管理信息化來講，企業只有受到政府以及企業高層的有效管控，才能夠對檔案管理信息化進程實行有效監督管理，進而促進檔案管理信息化的發展。現階段的檔案管理主要以紙質版檔案為主，管理人員在對檔案進行統一整理與歸納時需要逐個按號編排，最后形成紙質版的目錄以及相關內容的簡介。傳統的檔案管理方式有許多缺點，例如在保存的方式上需要防止蟲類的破壞，自然環境很容易引起字跡模糊不清的問題，影響著檔案管理的進程。因此將信息化技術應用到社會檔案管理上，對于檔案管理來講具有很大的優勢，不僅能夠對檔案進行統一歸類與處理，而且能夠實時對檔案進行處理，可以大大提高檔案的規整速率，提高工作效率。同時，信息化的檔案管理模式有利于解放更多的人力以及物力，對檔案管理方式方法進行創新以及發展，能夠有效避免檔案信息缺失以及檔案信息不匹配問題，在提升工作效率的同時，提升了信息化檔案管理的準確性以及高效性。而信息化手段是指將一些現代化的信息手段應用到檔案管理上，實現檔案管理的信息化、數字化以及管理的高效化，實現檔案的長時間保存與查找。

三、信息時代數字化檔案管理的方法

（一）數字化檔案管理理念的提升。隨著社會的不斷發展和進步，我國的信息化水平發生了翻天覆地的變化，信息化水平不斷提升促使其地位逐漸得以穩固，所以針對目前檔案管理工作的發展現狀來看，其本身不僅與時代的信息化發展趨勢不相符合，而且現階段檔案管理模式以及運行方式已經跟不上時代的發展。因為信息技術對于檔案管理十分重要，所以應該在檔案管理現有的基礎上，積極發揮信息化在檔案管理工作中的作用，對工作人員實施相關的業務培訓，讓工作人員將信息化運用到檔案管理上，發揮信息化在檔案管理中的作用。定期開展檔案管理信息化培訓，讓工作人員對信息化的優點有充分的認識，對其有一定的了解之后，再將其應用到檔案管理上，不僅能夠加快檔案管理的工作效率，而且能夠推動檔案管理的信息化建設，促進檔案管理信息化發展。

（二）檔案管理人才隊伍建設。對于檔案管理工作人員來講，我國現階段檔案管理工作人員年齡普遍偏大，無論是事業單位或是企業單位，檔案管理人才的老齡化較為嚴重，不能滿足檔案管理高效有序的要求。信息化檔案管理建設不僅需要優秀的青年人才，而且對專業人才的綜合素質以及自身的能力有著較高的要求，所以，對于電子化檔案管理模式而言，主管單位應該積極優化單位檔案管理人員的構成，招聘對象應為具有檔案管理技術水平的年輕人才，只有進行人才結構的優化，才能逐漸應用電子信息檔案管理系統，提高檔案管理的效率。檔案部門應該形成青年人才為主、老同志傳幫帶的人才框架，這樣雙方之間可以互相配合工作，共同促進檔案工作的有效進行。對檔案管理團隊實現有效的年齡結構優化不僅有利于檔案管理隊伍的層次提升，并且對檔案管理的開展、工作業務水平以及業務能力的提高能夠起到較為顯著的效果。所以加快優化現階段的檔案管理人才結構，能夠使得檔案管理的整體工作有所改觀，提高檔案管理的效率，也有利于加快檔案管理信息化的進程。

（三）檔案管理數字化平臺的搭建。信息化的出現大大優化了檔案管理的水平以及效率，所以應該積極借助現有的信息化優勢，搭建檔案管理數字化平臺。數字化的檔案管理平臺應該擁有相應的流程，流程的運行應該積極朝信息化的方向發展，只有實現運行流程的信息化，才能夠徹底實現檔案管理的信息化建設。平臺的搭建往往包括以下幾個基本的方面：首先，平臺的搭建需要設計一款信息化運行模式軟件，只有這樣，才能夠繼續開展信息化工作，信息化軟件的主要職能是對流程中所出現的圖片以及信息進行加工處理，這樣不僅節省時間，而且能夠有效提升運行的速率。其次，信息化檔案管理設計應該有一定的規范和標準，對信息化檔案管理流程的建立應該遵循一定的方式方法，只有運用相應的方法，才能夠實現信息的有效處理，最終處理成我們想要的信息模式，只有這樣，才能夠最大限度實現檔案管理的規范化和標準化，最終實現數字化的檔案信息管理。

（四）建立統一的數字化檔案管理標準。首先要制訂文件管理與檔案管理相互統一的規劃，確保它們二者之間能夠實現協同發展。其次要嚴格把握好數字化檔案歸檔關，為了確保數字化檔案形成的質量比較高，應該由檔案部門對數字化檔案管理工作開展前期指導工作，確保數字化檔案的形成、歸檔以及利用等各項工作中，檔案部門都能夠參與，能夠有針對性地檢查問題和解決問題。再者就是要制定科學有效的電子文件歸檔管理標準。最后檔案管理部門在接受基層數字化檔案時，必須要時刻核對和檢查原始電子文件信息的真實性。

四、結語

近年來，信息技術發展突飛猛進，人們的生活中出現了越來越多的信息化元素。所以，檔案管理工作應該積極把握好信息技術這把雙刃劍，優化檔案管理的方式以及人員組成結構，通過這樣的方式，實現檔案管理的信息化以及數字化發展。