紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探討

張 靜

（白城市殘疾人就業服務中心，吉林 白城 137000）

隨著信息技術和經濟、社會的交叉和融合，數據的快速發展，已經成為國家的重要戰略資源。數據數字化豐富了生產要素的供給，網絡化拓寬了社交邊界，智能化提高了生產效率。這是推進網絡強國建設的重要內容，也是新時代加快實體經濟提質增效、促動態變化的戰略支撐，全社會越來越重視對各類數據的管理。隨著信息化技術的發展，紙質檔案管理和電子檔案管理的融合策略可以有效地提高整體管理效率，促進工作質量的提高。

一、紙質檔案管理

1.紙質檔案的定義及特性

傳統的檔案文件傳通常以紙張作為保存手稿及其資料的主要載體，是最權威的原始證據和重要的證據文獻。紙張不會留下痕跡，因此具有更高的安全性、可靠性和真實性。但紙張易磨損，不能再生，因此對保存、維護和維修的要求越來越高[1]。現如今的檔案管理主要是指是檔案實體和原始記錄的組織、管理和保存，包括檔案的收集、組織、保存、檢查和借調等工作。隨著時代的發展和發展，檔案的重要性和必要性日益提高，紙質檔案作為最直接、最真實的歷史資料，可以向社會和個人提供更多的有用的資料。例如，在工作中的人事管理、資格審查、保護個人權益等方面，紙質檔案起著不容忽視的重要作用。

2.紙質檔案對檔案管理工作的影響

由于紙質檔案具有很難偽造，無法輕易更改，傳播力極小等等特點，因此它為檔案的保持與管理提供了重大貢獻，提高了信息的安全性。紙質檔案提供了有關個人的基本條件、工作條件、培訓和晉升的客觀和現實信息。同時，與其他服務工作方能得到密切聯系與支持。例如，紙質檔案管理在引入退休、支付社會保障、承認專業職稱和薪酬方面發揮著重要作用。紙質文件的檔案展示了它是什么時候創建的，以及如何讀取過去的數據，它更加一目了然且安全。同時，有些檔案管理人員偏愛因循守舊，不愿突破以往的條條框框，害怕科技手段所帶來的新問題。所以，目前許多單位仍以紙質檔案的方式保存文件。

二、電子檔案管理

1.電子檔案管理的定義與特性

電子檔案是指根據文件管理的相關規范和標準，并基于照片化、數字化、符號、圖像合成，將文件統一為虛擬數據形式。現在電子檔案管理工作只需一張磁盤就可以處理檔案文件的填寫、交接等工作，并使用計算機、硬盤和硬盤等存儲設備，使檔案管理工作效率更高，更上一層樓。

在互聯網普及的今天，信息化給檔案管理帶來了極大的方便，與傳統的檔案相比，它在智能管理中的作用更為顯著。例如，電子檔案不僅提供輸入、輸出、發現、存儲、搜索、傳輸、統計、更新的功能，還可以具有選擇、分類、共享等屬性，極大地提高了檔案管理的效率，滿足了新時代的要求。另一方面，這給電子檔案帶來了新的問題和挑戰。目前，電子檔案的信息安全問題已經引起了各個行業和行業的高度重視。檔案信息的安全，主要體現在檔案內容的真實性、檔案內容的不受破壞、信息內容的泄露、檔案信息的長期使用等方面。此外，由于文件形式的特殊性和身份驗證的生成，它依賴于網絡技術和互聯網工具，而且還不具有穩定性，電子檔案的安全性始終被人們重視。

2.電子檔案對檔案管理工作的影響

近幾年，為了順應國家全面推行的信息化發展戰略，開創了檔案管理新的發展道路，我國頒布了一系列的法律法規，以保障電子檔案的順利實施。《中華人民共和國檔案法》明確提出，要把檔案信息化列入國家信息化建設計劃，確保電子檔案、傳統載體檔案的數字化、安全、高效地使用。電子檔案應當具有來源、程序規范、與傳統文件同等的特點，并能以電子文件的形式作為憑證。《電子簽名法》對電子簽名法的法律效力及證明能力作了明確的規定。《刑事訴訟法》《民事訴訟法》都明確規定，電子檔案文件是電子資料，是一種具有程序性的證據。從這一點可以看出，電子檔案是今后檔案工作的一種新趨勢。

電子檔案記錄了員工、簡歷、參考資料、科學成果、教職員工、職業狀況檢查和工資的個人信息，說明了個人的發展和發展過程。將信息技術引入管理是一種新趨勢，它還擴展到電子文檔管理，即電子文檔、電子簽名、電子人臉識別和指紋識別。當前，由于網絡技術和現有的信息技術手段的制約，電子檔案在管理工作中的運用不能成熟自由地運用，它的應用主要表現于基本個人信息的集中管理，數據的合并和分類，以及通過擴展人事數據庫來輸入、檢索、發布和輸出檔案信息，從而確保數據安全，并使信息可供部門訪問。比如，在醫務人員個人能力展示、職務轉換、人員調配等工作中，各部門可以利用具體的檔案信息系統，迅速查找到需要的教師個人信息，從而優化醫院檔案管理工作業務流程，提升工作效率。

三、紙質檔案管理和電子檔案管理不同點

不同的檔案搜集和歸檔方法。電子文檔的存檔與傳統的紙質文檔存檔方式不同，它需要全面的信息保護，包括數字簽名、身份驗證、身份驗證和加密，以確保在傳輸過程中不會發生信息或數據共享，并確保從文件接收者那里收到的信息是正確和真實的。而紙質的檔案文件，則是比較直觀的，可以直接進行整理和記錄。與之相比，電子文檔的標準更加苛刻，它對文檔的格式、載體、閱讀方法、操作系統等都有特定的要求。所以，紙質檔案和電子檔案的管理方式有很大的區別，相比而言，紙質檔案的真實性和真實性要高得多，而電子檔案可以被篡改或者偽造，所以它的說服力并不高[2]。

在檔案的分析和整理中，有不同之處。傳統的紙質檔案歸類是一種傳統的歸類方式，它是以單線的形式，以人工的方式對檔案進行管理，并根據檔案的名稱、年份、類型等來實現檔案的排列順序。而電子文檔的整理，則是通過電腦設備，利用相應的軟件系統，對所搜集的文檔進行快速、高效、全方位的整理和整理。管理者能夠根據不同的需求，實現自動檢索。

不同的檔案文件保存方法。電子文檔與紙質文檔的保存環境有很大的不同，而紙質文檔的保存方法則需要14℃以下，24℃以下。相對濕度約為百分之五十。而電子文檔的保存條件是溫度不能低于17攝氏度，不能超過20攝氏度，如果是存放在云端的話，就不需要使用真實的環境，只是需要保密和保密。另外，電子文檔的磁碟也會受到磁場的影響，因此，在保存磁片的時候，要充分考慮磁力的影響，避免磁力的消磁，要遠離磁場，將儲存介質放在一個金屬盒子里，防止劇烈的震蕩造成的損壞。

不同的檔案使用方法有不同。紙質檔案必須經過相關審查、辦理借閱，方能提供原始文件、打印文件等。所有檔案的內容都可以用眼睛直接識別，具體的內容需要自己去尋找。而使用電子文檔的時候，需要通過檔案管理中心或者工作人員的身份驗證，確認無誤后，再由管理員進行查看。只不過電子文檔和紙質文檔不同，需要依靠電腦硬件和辦公軟件，而非紙質文檔，不需要地理位置和時間的限制，可以在網絡上進行查詢和查找。而在信息資料使用的安全性方面，一般采用加密、數字簽名、身份認證等技術來保證其安全性。

四、紙質檔案管理和電子檔案管理的融合策略

1.健全檔案管理體系

任何一項經營活動的實施，都必須建立在其管理體系的基礎上，使其在履行其管理職能時更為規范化。由于電子檔案與紙質檔案不能互相替換，因此，為了防止二者之間的矛盾，必須對其進行平行管理。所以，在審批、規劃等過程中，必須通過健全的檔案管理體系來優化各方面的管理，使其在審批、規劃等方面發揮出其優越性。檔案管理機構要根據實際發展和建設的內容，制定一種新的檔案管理方式，并在此基礎上不斷創新。紙質檔案和電子檔案之間存在著相互依賴的關系，在進行平行管理時，必須對其進行規范化評價，以增強其積極的功能，防止出現檔案管理問題。在完善檔案管理體系時，必須提高行政人員的素質，使之能夠依照制度規范來完成工作。在檔案的平行存儲、檢索、傳輸等方面，必須按照系統的規定，對工作人員進行專門的培訓[3]。另外，系統還需要將管理者的全面評價納入到系統之中，對管理者的素質提出了一個標準，讓他們對紙質檔案的工作和技術知識有一定的了解。醫院可以通過建立獎勵和懲罰機制來規范管理者的行為，使他們能夠更好地發揮平行經營的作用，從而達到更好的管理效果。在傳統的檔案管理工作中，檔案的管理工作大多依靠手工的手工收集和整理，其工作效率低下。當前，我國的檔案管理工作還沒有重視和運用檔案資料，很難使其充分利用。紙質檔案的保存形式傳統，簡而言之就是整理紙張，并進行裝訂分類，主要確保其不會損壞，并將其作為原始材料，詳細資料保存，以備日后查閱。而信息化時代的來臨給人們提供了許多新的技術方法，電子檔案對信息進行分類整理，然后從中快速查找有用信息，運用互聯網數據技術的篩選功能，在必要時省去時間和空間限制的多重麻煩。

2.工作人員高度警惕，提高保密意識

電子檔案和紙質檔案雖各有差異，優缺點明顯不同，但它們的使用功能都是一樣的。電子檔案具有高密度、體積小、能儲存海量信息的特點。然而，它的缺點極易被更改，安全性大大降低，而且如果沒有本人的親筆簽名等個人信息的記錄，被修改也不能被快速辨認。在保證檔案資料、實體和電子數據的安全上，必須保證檔案資料的安全。所以在使用電子檔案進行檔案管理工作時，必須有一絲不茍的態度和高度警惕的心理，同時還要有很強的耐心，工作人員要熟練掌握辦公軟件，熟悉管理平臺業務的操作技術人員，這是從一開始就做到的，在業務保證人管理的前提下，可以安全地發揮文件價值，增加使用價值，將基本檔案管理工作規范化、標準化，從而使業務能力得到提升，提高知識儲備，快速解決傳統檔案管理工作中所暴露出來的問題。

3.加強檔案管理人才隊伍建設

運用信息技術對檔案重要信息進行存儲時，如何保證檔案資料的安全是當前最關鍵的問題。紙質檔案與電子檔案并不是互相排斥的，而是互補的、相依相生的。在實踐中，要把紙質檔案和電子檔案的融合工作做到位，充分利用它們的優勢，優勢互補，以有效地解決目前的問題和現狀。檔案管理部門要加強對檔案的管理，把現代科技與傳統的檔案管理取其精華，以提升檔案的質量和效能。運用先進的科技管理技術，提高管理的效能，實現檔案信息的專業化、科學化、分類、標注，促進了檔案管理的數字化。網絡的出現為培養復合型人才提供了便利。第一，采用大數據的方式培訓內部員工，并進行了內部的檔案管理。可以采用以老帶新的方式培養更加全面的人才。第二，通過信息技術的交流，學習國外先進的檔案管理方式，學習國外的先進技術，比如把企業的員工送到國外學習交流，鼓勵員工進行持續的學習。要從多方面進行綜合素質的培養，培養出能綜合熟練地運用兩種形式進行檔案管理工作的高質量人才。第三，鼓勵人才流入，吸納新鮮血液，為優秀的人才提供一個展示的舞臺。

4.重視檔案管理工作建設，必要時將紙質檔案數字化處理

檔案管理要跟上時代步伐，建立健全信息化體系。首先，在軟硬件建設上，要加強軟硬件建設，包括錄入、管理、查詢等，為檔案管理工作奠定了良好的基礎。其次，通過軟件的設計和開發，使檔案管理信息化。同時，將醫院內部的電子文檔規范化，將傳統的紙質文檔數字化，使得檔案管理更加方便，為社會提供便利、高效、優質的服務，能為社會提供更多的資訊服務。

加強紙質檔案的數字化處理，是提高檔案的質量，提高其使用效率的關鍵。電子文檔的數字化工作直接關系到電子文檔的質量，紙質文獻資料出現了許多問題，亟待進行數字化處理。同時，加強對檔案管理工作的管理，也有助于提高檔案管理的效率。利用數字化技術，將無用的文件進行篩選，消除多余的信息，既節約了數字化加工成本，又能有效地提高數字檔案的查準率，提高數字化檔案的建設效果，充分利用數字化資源的優勢。

結語

在數字化的大背景下，國家對檔案管理提倡使用電子化的方式。2020年最新修訂的檔案法中，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證。同年11月，國家檔案局辦公室又針對電子檔案的單套管理發出了征詢意見稿，檔案能夠單獨以電子形式歸檔，同時，大力開展事業單位電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，這些都充分展示了檔案管理工作適應時代進步而不斷發展的特性，所以紙質檔案管理和電子檔案管理的融合探討意義重大。時至今日隨著社會的發展和科學技術的進步，醫院信息化水平和精細化管理制度的提升，國家層面上也出臺了相關標準和戰略規劃，電子檔案也隨之發展和完善越來越受到人們的推崇。但紙質檔案仍有電子檔案無法比擬的優勢，幾千年來人們對紙質檔案的保存和維護積累了大量寶貴的經驗，即使現在檔案數字化已經成為當今社會的主流，我們也要保護好紙質檔案。檔案作為歷史的見證，保留原稿，是最重要且必要的。紙質才是最可靠的載體，作為歷史紀念物，紙質載體才有紀念價值。因此我們也大力推行紙質檔案數字化工作，實行雙套制保存，具體來說就是既保留紙質檔案，也進行電子檔案的填寫工作，這樣可以更好地為需求者提供全方位的服務，相信在不久的將來，紙質檔案與電子檔案管理工作會融合得更好，共同促進檔案管理工作的有序進行。