大數據時代的數字檔案室建設探索

王彩春

（朝陽市生態環境局凌源分局，遼寧 凌源 122500）

在大數據時代發展背景下，數字檔案是屬于檔案管理工作部門順應時代發展需求而建設出來的檔案管理平臺，數字檔案是與傳統的檔案管理模式有較大的區別。數字檔案是形成于數字化環境，具有智能性、開放性、自動性特點。數字檔案是建設系統性非常強，需要及時解決在傳統檔案管理中存在的數字化建設問題和數據化轉型問題，創新檔案管理思維和管理手段，提升數字檔案的管理水平，把檔案資源工作利用起來，促進社會創新發展。

一、數字檔案室建設現狀分析

1.雙套管理模式

貫徹落實一體化管理模式以來，檔案管理室都在采用雙套制檔案管理模式。一套紙質檔案管理，電子檔案具有容易篡改、可復制并且依賴于設備系統進行讀取的特點，因此需要留存紙質檔案，使用人工分類整理的方式，按照不同的工作部門、年度、期限和類型錄入到檔案管理系統當中，便于查詢和調取[1]。這種信息化管理也便于查詢，有效實現實體檔案內容的信息化建設，滿足檔案信息化管理目標。二套電子檔案管理，是把傳統的文件檔案通過機械設備掃描之后轉化成為數字化文件檔案，要求數字化文件檔案要占據整個數據資料總量的80%，構建文件目錄和檔案案卷目錄，通過使用現代化計算機檢索文件資料，建立起具有統一標準的檔案數據庫。當前電子政務的建設越來越常見，利用電子公文實現檔案管理，建立起業務網絡和政務網絡，可以幫助解決檔案系統相對獨立的問題。但是雙套管理模式，在一定程度上降低了工作效率，增加了工作成本消耗，過于浪費社會資源，檔案管理工作人員需要進行重復性勞動，并且數字化檔案資源無法共享。

2.數字檔案室設施和設備不全面

目前但是內部退出的基礎服務器，主要業務人員基本上可以每個人操作一臺計算機開展工作，辦公室內部也購置了掃描儀等基礎設施，但是并沒有刻錄機、照相機等，存放電子檔案、聲像檔案的空間內沒有配備防火、恒溫恒濕、防有害生物等必備的基礎設施，也沒有建立相應的檔案網站，沒有跟該區域的業務網和政務網連接在一起，不利于數字檔案室的建設。

3.缺少了信息化管理技術

雖然當前的檔案管理擁有檔案管理軟件的支持，但是由于檔案員流動性比較大，軟件生產廠家只能遠程提供指導，缺少了更加專業的數據庫系統、經驗與方法掌握。一部分單位使用傳統的管理模式，不但工作員數量少，工作壓力大，要承擔的工作任務還十分繁雜，需要投入大量時間來人力搜集、梳理各種檔案，檔案數據庫建設容易被忽略，沒有得到充分的運用。

4.數據檔案室空間不夠

隨著單位發展規模不斷擴大，單位內部的檔案數量和檔案類型也越來越多，意味著檔案保存需要占據更大的空間。內部檔案室的室內空間面積非常有限，不能滿足日益增長的檔案保存規定，很多會計檔案、人事檔案甚至不能進入到綜合檔案室中進行保存。為了能夠讓更多的檔案得到妥善的保管，單位需要加強對檔案管理工作開展的投入力度，不斷擴大檔案保管空間。如果不能在檔案保管過程中及時更新檔案柜，或者是檔案管理不夠科學合理，會導致出現檔案丟失或者是檔案內容不完整的情況。

二、數字檔案特點分析

1.便于查詢和保存

在傳統檔案管理工作當中，但管理人員承受的工作壓力比較大，并且需要通過手動操作的方式，才能夠完成檔案處理，工作效率比較低，無法真正滿足用戶對于相關檔案的查閱和檢索需求，無形當中影響了檔案的利用效率發揮[2]。近些年來數字化檔案管理模式逐漸普及，單位內部的障礙類型也發生了天翻地覆的變化，需要采用計算機等相關設備針對檔案內容進行保管和存儲。用戶可根據自身茶葉的要求隨時調取檔案。電子檔案管理方式還可以解救損壞非常嚴重的歷史檔案，順利地從檔案利用邁向檔案保護。

2.檔案具有保密性

在電子檔案保存過程中需要借助于數字編碼技術，把檔案的內容詳細記錄在電子載體上。這種電子載體能夠保護檔案的內容，如果查閱檔案人員沒有被授權，那么相關人員不能直接查閱檔案的內容。在利用光盤記錄相關信息時，斑點主要是由激光進行刻寫。工作人員可以利用壓縮編碼針對檔案的內容進行加密處理，如果沒有提前針對檔案進行解密和解壓，就無法直接讀取檔案內容，讓檔案更加具有保密性特點。

3.對于元數據以及背景信息有依賴感

電子檔案的原數據需要與文件內部的信息進行充分結合，不然可能無法及時對電子文件內容進行修復[3]。檔案資料的前身是電子文件，在開展檔案內容傳輸時，必須憑借互聯網信息技術的應用。與檔案相關的背景信息往往也被存放在別的位置，若不能提早表露有關信息，會影響檔案的正常啟動，還會給檔案管理產生較大的安全隱患。

三、大數據時代的數字檔案是建設措施

數字檔案室建設包含有很多內容，比如檔案信息采集、信息加工、信息存儲、信息管理以及檔案利用等，屬于集成化檔案管理體系。相比起傳統檔案室建設來說，數字檔案室的建設從存儲介質方面就發生了較大的變化，傳統檔案要以紙版檔案管理為主，而數字檔案室內部乃是數據檔案資料，該檔案具備可復制性特性。傳統檔案室資料的儲存會占用較大空間，而數字檔案室建設則主要以數據儲存為主，能夠節省更多的物理空間，節省人力資源、物力資源消耗，并且檔案資料可以隨時靈活取用，有效提升了檔案利用效率。數字檔案室的建設需要從規范制度、基礎設計、應用系統以及檔案資料的信息化轉化等方面入手，系統性、復雜性非常強，需要相關部門能夠密切配合，并做好分工合作，優化數字檔案室內部的基礎網絡構架，完善數字檔案室建設工作流程，為后續檔案數字化管理、利用打下良好基礎。

1.重視信息化建設規劃

單位需要把檔案的數字化管理建設納入到總體發展規劃當中，積極構建出檔案管理系統、辦公系統、業務系統和互聯網數字檔案信息傳輸平臺，充分利用互聯網信息技術優勢，打造出健全的檔案數字化管理體系，制定出一系列嚴謹、科學的操作流程，確保在各項工作中產生的電子文件能夠快速地完成傳輸和歸檔，實現文件檔案的妥善保管，提升檔案的利用效率。

2.積極完善基礎設施建設

為了能夠更好地加強線上檔案資源建設，需要制定出規范的具體工作措施，進行數字檔案信息傳輸平臺的信息化規劃，全面提升線上的資源總數[4]。數據傳輸平臺關鍵包含有網絡平臺、業務網平臺、政務網平臺及其局域網平臺。因為局域網與其他網絡存有物理隔離狀況，必要時可以采取有機相連的方式，完成順利的數據交流和傳送，滿足檔案管理需求，符合未來社會發展趨勢。要積極開發利用檔案信息資源管理系統，對于線上的檔案資源加強利用，有效提升單位的數字化檔案管理水平。在檔案管理工作當中融入現代化管理理念，能夠有效提升檔案管理質量，強化檔案的安全性和可靠性。要進一步強化檔案的檢索功能，確保在單位檔案管理中進行檔案查詢時能夠更加快速準確。要打造出合理性更強的檔案檢索體系，以原有檔案資料作為依據進行目錄數據庫建設，從傳統的檔案手動檢索轉變成為計算機全系統檢索。

3.強化數字檔案的轉換能力

電子文件的載體數量非常多，并且可以隨時對其進行更換，通過利用現代化信息技術優勢，能夠提升電子文件的處理效率和質量。這種檔案管理模式能夠有效滿足相關人員的工作需求，幫助提升工作效率和質量，但是無法從源頭上確保電子文件的原始性。工作人員要在數字檔案管理當中，保證電子文件資料的私密性，確保文件內容更加真實可靠，并且也可以保存原始的情況。比如能把文檔設定變成只讀模式，或者是針對文件資料的內容進行加密處理。人們在使用計算機系統時，能夠隨時對系統內部的信息進行更改和處理，原來的文件再改動后會形成新的文檔，如果沒有及時對文件的內容進行備份和處理，會導致原有的文檔消失。

4.提升檢索能力水平

單位需要積極加強電子檔案信息化建設的重視力度，滿足單位內部各項工作開展需求，為廣大職工各類工作開展給予重要的參考依據，提升工作效率和品質。應用人員在查找相關信息時，要根據自身要求選擇相應的關鍵詞，系統則根據人員需求表明與之相關的材料內容。要把現代化信息技術優勢發揮出來，進一步完善系統的檢索功能，確保資料信息能夠快速準確地被查詢。在系統內不需要增加高水平的檢索功能，并按照檔案的標引和目錄完成，在檢索時能夠快速有效地尋找自己想要的信息。單位結合自身具體情況，挑選對應的檢索技術，提升檢索技術的研發和利用，選用多媒體信息搜索及其全篇信息搜索等形式，不斷提升檔案的利用效率。

5.檔案門戶網站建設

為了能確保電子檔案信息化建設工作的順利開展，單位要根據自身具體情況與工作需求，構建出專業的檔案門戶網。能把中國內部各個省級檔案網站納入到門戶網之中，全面提升檔案資源的分享能力。企業只需要把檔案信息上傳至專用的網絡之中，就能由相關工作人員立即查詢檔案內容。每個地方、不同種類的檔案，工作員都能夠把成效上傳至門戶網之中，別的有需求的工作員能夠及時開展檔案成果的查看，完成檔案資源的充分共享。這種方式能夠有效提升檔案的利用效率，同時也能夠激發檔案相關管理工作人員的工作積極性，通過不斷上傳高質量的檔案資料，保障檔案保管質量。數字檔案分為照片、圖紙、視頻和文本等不同的類型，要有機整合各類數字檔案資源，提升檔案管理服務的針對性。例如為單位各項決策制定提供有價值的信息，把數字檔案室優勢功能發揮出來。檔案門戶網站建設需要提升交互性，隨時了解市場發展需求，收集用戶的反饋，持續優化檔案管理服務。

6.加強資料的有機整合

建立數字檔案室，需要檔案管理工作部門積極參與其中，提供科學合理的指導，填補當前數字檔案是建設理論研究和實踐創新中存在的不足之處。檔案管理單位主動承擔起數字檔案室建設、指導、監管、管理、培訓、評定等工作，數字檔案室的管理者要積極學習數字化技術，持續提升個人素質檔案的建設能力及管理水平。工作員要積極參與到前線的學術論壇活動之中，根據實地走訪參觀學習前沿的檔案管理經驗與工作模式。在實際的檔案管理過程當中，需要把主動性充分發揮出來，在工作中敢于突破和創新，自主進行問題的反思和糾正，不斷提升檔案管理人員的工作能力和服務水平。要積極加強檔案數字資源的挖掘力度，創新傳統檔案管理模式，借助于現代化信息技術的應用實現數字檔案的自動化檢索。數字檔案室建設必須要具備開放性特點，一開始檔案數據開放與分享要進行納入到數字檔案室建設的總體規劃之中，并在數字化平臺建設之中提升相應功能的。要綜合性剖析不同檔案資源中間存有的相關性，防止重復性數字化資源的轉換，減少成本耗費，全面提升數字檔案的轉化效率。建設數字檔案室一定要配合貫徹執行資源建設工作，豐富檔案數字資源內容，做到管理提升的檔案管理效果，推動數字檔案室建設的高質量發展。

7.提升數字檔案的應用效應

在大數據時代發展背景下，數字當然是建設必須要積極做出回應，徹底解決傳統的信息孤島是檔案資源管理現況，合理加強檔案建設的集成開發與資源利用的效用。要根據當前發展環境與時俱進，創新數字檔案室建設，尤其是要定期更新網絡系統以及軟硬件設施，確保單位內部的數字化檔案管理系統。能夠走在發展前沿。數字檔案室建設具有十分突出的優勢，能夠把線上的信息技術資源充分利用起來，并根據自身的實際需求，打造出更加有特色的主題檔案室。例如地方檔案室在深入挖掘本地檔案資源時，打造出獨屬于自身特色的檔案室，能夠有效提升自身的影響力和知名度，不斷形成檔案管理品牌。要注重檔案管理的集成化，充分利用當前的檔案資源和檔案管理服務，在各個地區積極推行特色化檔案室建設工作，把各自的優勢和互補作用充分發揮出來，建設出更具有開放性的檔案管理體系。該地區內部各個檔案室需要加強交流合作，有效實現數字化檔案室的建設以及整體化發展，有效提升數字檔案的整體應用效應。

結語

綜上所言，在時代發展當中積極加強數字檔案室建設，能夠滿足時代發展需求，體現出科技發展優勢，推動社會各行各業的創新發展。當前數字檔案室建設累積了較多的成功案例，但是也面對著許多現實問題。一定要重視數字檔案室建設幅度，不斷提高數字檔案的資源融合效果，把網絡平臺中信息處理能力以及不同主體間的協同能力充分運用，處理在以往檔案管理存在的問題，保障檔案資源得到充分的利用，提升檔案管理水平。