大數據背景下事業單位檔案管理工作創新思路

劉英志

（鐵嶺縣民政事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

事業單位檔案資料記錄職工的教育情況、榮譽、經歷等，是職工升職、調崗、培訓、退休等的參考依據。因此，在事業單位中，加強人事檔案管理勢在必行。新形勢下，尤其是大數據的引入，給事業單位人事檔案管理。帶來了新的發展機遇和挑戰。目前，大數據、信息化發展已經對事業單位檔案管理提出新的要求，如何才能提高事業單位檔案管理的工作效率，并且能與時俱進，對檔案管理工作進行創新路徑探究，是當前事業單位檔案管理工作研究的新課題。

一、實施檔案管理的必要性

從發展角度而言，檔案管理工作是有意義的、具有長期發展性質的工作，更是實現理想經營目標的基礎。開展檔案管理工作的必要性主要體現在以下兩個方面：一方面是實行檔案管理工作可以進一步優化人才管理工作。社會的發展速度致使各個領域產生了人才需求的缺口，特別是對于綜合素質較高的人才，到目前為止都處于供不應求的狀態。基于這樣的發展情況，嚴重限制了各項工作的有序性。對此，首先要采用科學的招聘方法來招聘專業人才，其次可以利用內部培養的手段提高相關工作人員的綜合能力，以此使人才專業程度符合崗位的發展標準。不管是招聘還是培養專業人才，都需要參考有價值的檔案資料，只有深入分析真實有效的檔案內容，才能掌握培養的人才是否達到崗位標準，以此提高人才管理的有效性和針對性，從而促進行業的健康發展。另一方面，合理有效地管理檔案可以引導單位立即發現并處理在發展中產生的經營問題；同時面對競爭激烈的市場發展，各行業還需要不斷強化自己運營能力，提高管理水平，以此強化自身的核心競爭力，從而進行突破發展。而檔案管理工作就是在單位的發展中對單位職工的工作情況和成績進行有效的整理和總結，以此作為單位處理問題的重要參考依據，提高解決問題的效率，減少經營損失，推動單位的可持續發展。

二、大數據背景下事業單位檔案管理工作創新思路

1.更新轉變檔案管理理念

檔案管理是基層事業單位發展建設中的一項重要工作，加強檔案管理不僅有利于單位的進步，更有利于社會的發展。為此，在當前背景下，基層行政事業單位要能創新檔案管理理念、優化檔案管理思維，從根本上提升檔案管理水平，促進檔案工作高質量發展。具體如事業單位要樹立檔案服務意識、提高檔案管理地位，讓檔案能夠發揮出更大的功能和作用。在開展檔案工作時，各人員要能充分認識到檔案管理對單位及社會的重要性，在此基礎上變被動工作為主動服務，以全新的理念與態度積極對待各項檔案管理工作，積極主動地去了解有關信息、搜集相關資料，并以提升檔案實用價值為目標，從海量檔案信息中整理、提取、分析與鑒定有價值信息，以此更好地為單位及社會的發展服務。最為重要的是，在當前信息化背景下，基層行政事業單位要樹立互聯網意識，結合互聯網對檔案工作的影響，充分利用大數據技術、檔案管理系統平臺等深入挖掘并深刻分析檔案信息，從根本上提高檔案管理水平。

2.銜接管理模式

事業單位開展檔案管理信息化、精細化工作，將形成更為高效的檔案管理模式，為切實激發出新管理模式的優勢，應做好新舊檔案管理模式的銜接過渡。首先，在檔案信息采集、歸納、篩選環節中，需保留傳統檔案管理模式對于基礎業務工作的嚴謹態度，認真對待，但在此期間，可引入信息化管理手段，借助大數據技術提升檔案信息采集效率，降低人工誤差，堅守傳統嚴謹態度，引進先進管理手段，取長補短，以此搭建更具實效的檔案管理模式。其次，搭建一體化管理模式，明確傳統檔案管理模式與信息化檔案管理模式的利弊，相互補充，以此形成更符合事業單位實際情況的檔案管理模式。

2.1 傳統檔案管理模式對于檔案室等固定空間的依賴性較大，但隨著事業單位的發展，其產生的信息數據不斷增加，面臨龐大檔案信息，傳統檔案管理模式將產生極大壓力。而信息化檔案管理模式可依托于互聯網，將紙質檔案轉變為電子數據，降低空間存儲壓力，同時可按照檔案重要程度或保存年限，對部分價值較低的紙質檔案進行銷毀，僅保留電子檔案。

2.2 在安全保護方面，傳統檔案管理模式已形成了規范化體系，但在信息化檔案管理模式下，電子檔案面臨網絡安全威脅，此時應相互補充，進行異地存儲，防止出現電子檔案丟失現象。

2.3 在信息更新方面，傳統檔案管理模式較為煩瑣，需消耗大量時間精力，此時可在信息化的管理手段下，基于檔案信息化管理系統進行刪除、添加、保存等工作，提升檔案實效，確保事業單位內部員工所調閱檔案均為正確真實信息，完成電子檔案更改后，陸續調整紙質檔案內容，以此提升檔案管理模式效率。在新舊檔案管理模式的優勢互補與相互作用下，將極大提升事業單位檔案管理質量，提升管理效益。最后，在新舊檔案管理模式銜接過程中，要加強對檔案管理實效的關注，對檔案采集、補充、整理、鑒別、移交、借閱等主要工作內容進行詳細記錄與跟蹤監督，結合管理模式實際應用情況進行調整，逐步優化，以此提升新檔案管理模式的綜合效益。

3.提高事業單位檔案管理的信息化水平

事業單位的領導需要轉變工作意識，結合單位的實際情況，從實際出發，注重提升事業單位的檔案管理信息化水平。事業單位的管理信息化建設需要構建檔案信息化管理平臺，構建完善的信息平臺，方便檔案信息的檢索，實現檔案檢索的高效化運轉。在信息化建設過程中，相關部門應當增加宣傳力度，擴大相應的影響力，強化學習，構建統一使用的軟件和硬件設施，事業單位的檔案管理部門重點在于存儲檔案，利用檔案，使檔案的管理受損程度降低到最低程度。行政事業單位正處于深化改革、管理轉型的關鍵時期，對干部的綜合素質和能力提出了更高的要求，行政事業單位領導干部的教育培訓在事業單位改革與發展中作為一項全局性、戰略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。

4.大數據背景下檔案管理有效性提高的人才保障

檔案管理人才對于提高檔案管理工作的有效性是非常重要的關鍵所在。為此，在大數據背景下提高檔案管理有效性必須要在檔案管理人才上加以保障。在大數據時代背景下的檔案管理工作模式逐漸發生轉變，對檔案管理從業人員的職業素養和技術能力提出了更高要求。尤其是各種信息技術與檔案管理工作的深入整合，做好人力資源儲備工作，高效完成檔案管理工作任務顯得尤為重要。檔案管理工作人員雖然具備豐富的管理經驗，但由于檔案管理工作量與強度較大，促使其掌握新技術和適應全新網絡管理模式的時間與精力不足。要想確保檔案管理工作的時效性與技術性，需盡快完善檔案部門的人才培訓和激勵等機制，優化檔案管理隊伍的結構體系，為新時期的檔案管理工作創新提供活力。

5.完善信息化檔案管理建設

當今時代是信息化、網絡化的時代，事業單位檔案管理工作也必須適應新時代發展要求，向著信息化的建設方向邁進，將信息化檔案管理模式與傳統檔案管理模式融合到一起，實現相互輔助，相互促進。比如聲像檔案、電子存儲等在事業單位檔案管理中的融入，不僅可以降低紙質檔案管理的勞動強度，延長檔案的保存壽命，還有利于保存和查詢。電子檔案管理的創新性還體現在能夠通過現代技術，將圖片、視頻、聲像等資料進行收集整理之后存儲到計算機或硬盤，讓網絡幫助檔案管理人員進行工作，既節約了人力，又提高了工作質量和效率，實現檔案信息的有效共享，促進事業單位檔案管理的數字化發展。

6.完善檔案閉環管理機制

根據歸檔流程設計，檔案在歸檔環節涉及若干部門，需要這些部門的密切配合與協作，例如辦公室、財務室、人事科等，需要進一步完善歸檔機制，密切部門職責分工，暢通部門間溝通聯系，以健全的檔案管理機制，保障其閉環管理的高效運行。應建立相應的信息反饋機制，及時收集檔案管理過程中的各方意見和建議，用以改進和推動后續檔案管理。以建設項目檔案管理為例，在項目建設伊始需要征求檔案管理人員意見，明確項目檔案歸檔范圍、內容和要求，屬于歸檔范疇的，將其嵌入檔案管理流程，實現自動管理。此外，在檔案查詢、整理、鑒定等環節，均需建立相應的閉環管理機制，滿足機制中規定的標準和要求，便可進入下一環節，提升檔案管理各環節效率。

7.保障檔案信息化資料信息安全

在經濟全球化、信息化的背景下，網絡環境也出現了很多問題，人們只要上網就會存在網頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個人上網的足跡，有可能出現信息泄露的事件。尤其是事業單位與國家相關政策緊密聯系在一起，關系到國家機密，這就使事業單位不得不高度重視這個問題。比如，事業單位可以通過聘請專業性、高素質及技術水平超高的人才，結合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網絡時，能夠及時、準確地阻止，從而發揮其保護事業單位網絡安全的作用。此外，事業單位應按照法律規章制度，對相關檔案信息管理人員進行約束。比如，事業單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協議，使其不得觸碰法律的界限，規范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業單位信息泄露，可以以自身發展的需要為基礎，同時著眼于實際情況，以逐漸優化與規范檔案信息化管理機制，為實現檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎。

8.完善設施建設

在事業單位轉型的過程中，檔案管理存在資金緊張問題，繼而出現了信息化設備短缺，面對該問題，要做好現有資源設施的利用，對于閑置或利用率低的設施設備進行調劑或出租，以此緩解因資金緊張引發的信息設備問題。對于現階段檔案管理而言，要以良好的硬件基礎為支撐，確保檔案管理工作能夠順利推進。第一，完善檔案室基礎設施，在室內設置無死角攝像監控，杜絕一切違規調閱行為，安裝溫濕度計量器，確保檔案內部環境適宜，使檔案在干燥環境下完整保存，避免潮濕與蟲蛀。第二，積極引進檔案信息化管理相關設備，如計算機、掃描輸入輸出設備、數據存儲設備等硬件設施，為數據轉化存儲奠定基礎。第三，引進先進檔案信息化管理系統，為全面搭建信息化檔案管理模式奠定基礎，在此基礎上引進檢索系統、文件管理系統、鑒定管理系統，同時結合事業單位實際情況逐漸優化，以此推進事業單位檔案管理模式的進步[1]。

9.深入挖掘檔案自身的價值

檔案管理工作的核心內容就是服務于檔案信息的使用，若檔案管理工作的重點是整理和采集檔案信息，而不是充分利用檔案信息的價值，只會讓檔案管理工作失去原本的價值。對此檔案管理部門還需要借助信息技術等先進技術深入分析和挖掘檔案信息深層次的價值，同時不斷優化檔案信息共享形式，從而將檔案信息的價值充分發揮出來，以此推動檔案管理工作的開展。通過價值共創發揮檔案工作的作用以及實現規模效益，最終在數字記憶中涉及多元化的閱讀主體。縱向聯合檔案機構之間的數據信息，橫向聯合高校、事業單位以及受眾，從而形成多平臺交流，多項合作以及眾多思想聚集的檔案信息權，組最終實現有效的信息共創，發揮檔案工作的價值和規模效益。若在發展中不斷形成多機構合作模式，就可以預防建設資源的浪費，從而組建成科學的集聚效應，產生合理的規模效益[2]。

10.提高人員素質是核心

一切規范、標準的執行都離不開具體的人員去操作和落實，可見，檔案管理人員的業務素質是提升檔案管理效率的核心。一是完善激勵機制。出臺檔案管理科學評價體系，統籌建立以效率、效果和質量為基礎的考核評價體系，將質量和效率作為其檔案管理工作的重要評價因素，以效能引導檔案管理工作，在物質和精神兩個方面給予激勵，從而充分調動其積極性。二是更新思想觀念。事業單位檔案管理人員應從傳統的被動式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來，創新檔案管理模式，真正落實好為黨管檔、為國守史、為民服務職責任務。三是強化業務素能培訓。提升檔案管理效率離不開過硬的檔案管理能力，為此，應要求檔案從業者不斷加強自我學習，單位組織人員強化業務培訓，不斷豐富檔案從業者專業知識，提升專業能力，養成專業精神，提升檔案管理的能力和水平。

結語

綜上所述，大數據背景下的檔案管理工作創新是系統性工程。大數據等現代信息技術與檔案管理工作的整合仍處于摸索性前進階段，其領域有較大的完善空間，非常值得深入研究。在具體的踐行中，單位的檔案管理人員需要主動轉變檔案管理工作的理念，需要打破以往被動式的工作狀態以及重復基礎性工作的模式，需要不斷加強檔案管理工作人員對先進技術的掌握與應用，需要在不斷優化中去構建完善檔案管理規章制度。總之，在大數據背景下提高檔案管理有效性需要檔案管理工人員主動適應大數據所帶來的新情況、新變化，從而最終實現檔案管理的現代化發展。