新形勢下事業單位檔案管理工作有效路徑分析

楊 彬

（鐵嶺縣現代農業發展服務中心，遼寧 鐵嶺 112008）

一、事業單位檔案管理信息化建設必要性

檔案管理信息化是指把傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，即上傳到電子系統或在電腦上進行登記、錄入，這樣可以讓相關管理人員脫離尋找紙質檔案的麻煩，在電腦上更快捷地找到檔案信息。首先，隨著科學技術的發展，網絡大數據的到來，使人們的生活進入信息化時代，大數據、物聯網等新技術在很多領域的成功應用，引起了社會各界的關注，同時也引發了各種各樣的新興管理方法，這就對事業單位檔案管理提出了新要求。所以，在事業單位檔案管理工作中，需要轉變傳統的思維模式與管理觀念，利用信息化技術更好地將檔案進行收集、管理、歸檔、利用，以滿足新形勢下事業單位檔案管理工作的新需求。其次，在信息不斷更新的時代，不管是社會群體還是事業單位都急切希望使自己的檔案管理方式更加先進、便利，他們對檔案信息化管理懷著極強的熱忱，所以事業單位檔案管理信息化建設這一措施已是大勢所趨，檔案管理信息化建設對事業單位來說是很有必要的。最后，隨著我國經濟水平不斷提高，信息化發展極為迅速，事業單位檔案管理信息化建設這一舉措可以在很大程度上提高其檔案管理水平，優化檔案管理流程。當然，信息化的發展給事業單位帶來機遇的同時，也對事業單位發出了不小的挑戰，如事業單位在檔案信息化管理工作中，因檔案人員缺乏相關經驗，也缺少技術的支撐，嚴重影響檔案信息化工作的效率。事業單位在檔案信息上傳環節中，應實時安排相關責任人對檔案內容進行交接管理，在將檔案信息上傳至電腦系統時，檔案管理交接雙方管理人員都應在場，時刻關注其正確性避免出現失誤，如出現錯誤，及時核對解決。

二、事業單位檔案管理效率的影響因素

1.管理人員缺乏重視度

在事業單位的建設與發展過程中，往往不被大家所重視。甚至許多單位的管理人員對于檔案管理工作也不關心，覺得檔案管理工作無關緊要，這樣的思想觀念不僅會影響事業單位的健康發展，而且還會使檔案管理工作缺乏整體性和完善性，甚至會影響到社會的發展。

2.檔案管理理念落后

當前在事業單位內部還存在重管理、輕使用的錯誤理念。在事業單位職工隊伍中，一些人員仍將檔案看作是一些簡單的紙質材料，認為其沒有價值，所以也不會有利用檔案創造效益的意識。在現代化背景下，檔案工作的主旨早已轉變為服務至上，如果事業單位工作人員不能及時轉變思想觀念，將會拉低檔案管理現代化建設進度和事業單位檔案管理工作水平。

3.檔案信息管理缺乏相應的保護措施

大數據下的檔案信息管理依然是紙質檔案存儲，在電子檔案出現問題的情況下，通過對紙質檔案的查詢來判斷對錯，所以對檔案信息的存儲需要具有安全性和完整性，這樣才能確保電子檔案的可信度，事業單位存儲檔案的過程中，目前很多部門所提供的檔案，并不能將信息化的技術應用在里面，主要還是通過人工的方式進行紙質方式收藏，這種模式，不僅增加了工作人員的工作量也增加了保存的難度。

三、新形勢下事業單位檔案管理工作有效路徑分析

1.健全管理制度

檔案管理模式的創新優化少不了強有力的制度支持，這就要求事業單位結合自身實際情況，健全檔案管理制度，以此更好地應對由事業單位轉型領導交替帶來的檔案管理不規范問題。第一，制訂規范化制度框架，明確制度制訂的方向，確保制度框架實效。第二，對制度框架進行細化，依據檔案管理工作內容及各崗位職責標準，給出標準行為規范，對檔案管理人員產生一定指導與約束。此外，以檔案管理部門為主導細化制度，結合工作細節進行完善，突顯檔案價值，完成初步檔案制度制訂后，邀請業務科室結合自身檔案應用調閱情況提出建議，對檔案制度進行補充，以此提升檔案管理制度實際效果，使后續檔案管理工作能夠在規范化制度指導下有序推進。第三，檔案管理制度應具有一定約束力，約束檔案管理人員的工作行為，并對其他業務科室人員的檔案調閱行為產生限制，提升檔案管理全過程對檔案資源的保護，降低檔案篡改、丟失、竊取隱患。第四，在規范性、約束性制度條例外，輔以績效制度、激勵獎懲制度等，賞罰分明，對于優異員工進行獎勵，形成一定激勵，對于管理失誤犯錯的員工，則需進行懲罰，借助績效獎懲增強檔案管理工作活力，調動檔案管理人員工作熱情，以此更好地促進高效檔案管理模式的形成。

2.完善人才培訓機制，優化人才考核指標體系

完善人才培訓機制，根據檔案管理信息化的發展進程，不斷調整人才培訓模式和計劃，豐富培訓的內容和形式，更新檔案管理人員的專業知識技能，使其能夠積極適應新工作模式。培養復合型人才，要求檔案管理人員快速掌握計算機技術與網絡通信技術及終端操作系統技術等先進技術，為檔案管理工作模式創新獻計獻策。完善人才考核機制，全方位考核檔案管理人員的職業素養與業務能力，優化考核指標體系，將其考核結果與薪資待遇等掛鉤，將其從傳統的工作觀念和態度中脫離出來，積極適應現代化的檔案管理工作。完善人才激勵機制，要求檔案管理人員貫徹執行規章制度，形成相互制約與相互監督的良好工作氛圍。提高薪資待遇水平，留住員工與吸引人才的同時，激發員工的工作潛能與主觀能動性，樹立終身學習意識，主動借鑒優秀的經驗，摸索性地引入先進的做法，提高檔案管理工作的創造性與科學性及時代性，實現檔案管理人員專業優勢的充分發揮。

3.完善檔案管理隊伍建設

3.1 對檔案管理人員進行培訓教育，提升其業務素質

目前部分人員的專業知識及實踐經驗比較匱乏，業務能力不足以勝任檔案管理工作，所以事業單位要定期組織檔案管理人員參加政治理論學習、專業知識學習及文化知識學習。通過政治理論學習可以堅定檔案管理人員的政治立場，使檔案管理人員擁有更高的政治素養，以此保證檔案工作的真實可靠。通過專業知識學習可以提高檔案管理人員對檔案管理工作的認知、豐富其專業技能，以確保人員熟悉、精通事業單位檔案管理業務，并能夠運用先進的檔案管理理論及手段開展檔案管理工作[1]。

3.2 調整專兼職檔案員隊伍配置

當前的事業單位中，存在兼職檔案管理這一崗位，有些單位因為專職人員較少，所以會招聘或調配檔案管理知識相對匱乏的人員兼職檔案管理工作，以解決檔案管理工作無人開展的問題。從現實角度來講，設置兼職崗是有必要的，但如果對兼職人員運用或管理不當，就會給單位的檔案管理工作及其他業務帶來許多負面影響。

3.3 運用激勵與懲罰措施提高檔案管理隊伍工作積極性與主動性

在經濟高質量發展時期，事業單位可結合當前形勢構建適合自身且有利于檔案管理工作開展的激勵機制，將檔案管理工作納入考核，以此調動各檔案管理人員的積極性與主動性，從而提高檔案管理效率。通過建立激勵機制和懲罰手段，可以增強人員的責任意識，提高人員對檔案管理工作的重視度。例如，事業單位可制訂檔案管理過程管理及結果的考核制度，定期對檔案管理工作進行復盤，對檔案管理人員的專業技能、服務意識、工作作風等進行考察，及時發現思想松懈、作風不端的人員并予以口頭警告或是降薪之類的懲罰。

4.檔案管理的共享模式，互聯網+檔案管理

在信息技術支持下，云技術誕生了，它發展至今也較為成熟，有著廣泛的應用空間、范圍。云技術需要智能設備等物理接口去聯通，智能設備在現階段的普及率也較高。為此，在信息化的檔案管理中，單位需要對云技術的運用提高關注，應該通過它的優勢，讓內部檔案能夠極大地提高共享水平，逐步實現云管理檔案的目標。而在云技術的正確使用中，還需要提高對網絡安全的關注，相應的工作人員也應該具備檔案安全、網絡安全的知識儲備。在技術運用中，從檔案的權限設置、防火墻設置、定期維護等多方面抓起，使得檔案安全獲得充分保障，將檔案放進“保險箱”。最后，在共享模式的建設中，檔案部門不能單獨運轉，需要不同部門之間彼此互通、協作，檔案部門要高度保持工作的主動意識，做好檔案共享的紐帶和橋梁。對于主動完善檔案管理體系，實現共享模式，促使互聯網＋檔案管理能夠順利實施，還需要不斷創新[2]。

5.制定合理的管理制度

各領域要想不斷提高檔案管理工作的水平，必須要制定符合時代發展的管理制度，同時構建一個完整的檔案管理系統，以此建立科學的文件管理模式。因此就需要各行業不斷革新檔案管理方式，從而強化管理能力，通過現代化管理機制順應時代的變化和進步，圍繞科學的發展腳步，搭建科學化、現代化的檔案管理模式。此外，檔案管理部門必須要明確規定個工作人員的工作職責，具體到當管理出現問題時可以直接落實到人，同時將檔案管理質量與工作人員的業績考核聯系在一起，從而提高薪資分配的合理性和平等性，從本質上強化檔案管理工作的效果。與此同時，各行業開展的檔案管理工作內容必須要符合國家法律法規，同時結合自身的發展需求，選擇合適的管理系統，制定合理的管理機制，從而有效控制檔案管理人員和管理工作。在實際檔案管理工作中，管理人員必須將管理工作的質量和效率放在首位，同時在工作執行中落實相應的管理制度。此外還要加強檔案信息的整理、儲存等工作效果，借助信息技術強化檔案管理效果，從而推動檔案管理資源利用率的提升。

6.健全檔案管理的保護措施

大數據管理中的檔案管理以紙質檔案居多，在電子檔案完善的情況下，建立紙質檔案的現實管理模式，針對檔案管理中紙質檔案的對照和儲存及紙質檔案信息的健全要做好相應的保護措施，解決檔案管理中對事業單位信息的完善和補充，保障信息化安全的情況下，對紙質檔案的保護措施和信息化情況下操作員安全意識的增強，健全檔案管理的保護引領措施，減少工作量，增加可信度和精細化水平，針對工作人員工作量增加的難度要適當減壓，減少后期審核和管理費用[3]。

7.加強安全管控

事業單位部分檔案具有保密性、私密性，要在檔案管理期間加強安全保護，避免泄露，而在現代化檔案管理工作中，已逐步開始了信息化建設工作，檔案管理工作實現了線上、線下同步管理，在此形勢下，不僅需做好線下原始紙質檔案的安全管理工作，更需重視電子檔案的網絡安全，強化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理機制，制定檔案安全制度，健全責任制度，完善追責體系，以此引起檔案管理人員對檔案安全的重視。其次，引入并落實現階段行之有效的安全防范措施，改良優化傳統防火墻，增加加密監控技術，消除病毒隱患，避免事業單位檔案被惡意竊取或篡改。最后，形成規范化安全防控體系，定期組織安全檢查工作，檢查檔案信息化系統運行環境及線路設備，判斷其是否存在潛在隱患，在此基礎上進行維護更新。此外，將病毒、木馬的查殺工作視為日常工作項目，將安全防護措施落實到位，全方位提升事業單位檔案管理安全性[4]。

8.正確認識檔案管理工作

當前，大部分事業單位領導人員對檔案管理的認知程度不高，因此投入的資金不足，管理人員的管理能力較弱。這說明了在單位的發展過程中并沒有意識到檔案管理的重要性。如果檔案管理工作失去相應的資金支持，則管理工作難以在市場競爭激烈的情況下順利進行，因此只有在檔案管理工作中投入足夠的資金，才能不斷提高檔案管理的質量，保證管理工作的價值得到充分發揮，從而確保單位能夠順應時代的發展。對此，相關管理人員要全面認識檔案管理工作的含義，提高檔案管理人員的工作意識，強化工作人員的綜合能力，從而體現檔案管理工作的重要意義。此外全面認識檔案管理工作后，要及時根據發展情況建立合理的管理系統，優化檔案管理流程，確保在發展中充分利用檔案資料的價值作用。

9.改變傳統的管理理念

首先，要改變事業單位管理層人員的傳統思維，使他們在思想上認識到檔案管理創新的重要性和必要性，提升管理層人員對檔案管理工作的重視度，進而推動檔案管理工作的快速改進與提升。其次，加強對檔案管理工作人員的專業化培訓，不僅要提升他們的專業素養水平，還要加強他們的思想政治建設，因為檔案管理工作具有很強的保密性，作為檔案管理工作人員必須要能夠擔負起相應的職責，確保檔案信息的安全性[5]。

結語

綜上所述，作為事業單位工作比較重要的一個環節，事業單位的檔案管理能否有效、合理、完整地進行有效的改革，也是當前需要不斷摸索的過程，對于未來事業單位檔案管理的方法及原則，包括新形勢下事業單位檔案管理數字化信息的實施程度，需要進一步地探討；紙質檔案的保存及電子檔案的實時更新，對事業單位檔案管理人員也提出了新的要求；針對檔案管理中專項費用及參與人員的培訓等，也是未來事業檔案檔案管理中不可或缺的一個重要路徑；在滿足檔案管理要求的同時，明確檔案管理中重點問題和突出問題的集中解決機制，以助力同時為了事業單位長期、有效、合理地發展。