大型公立醫院后勤物資采供管理模式探討

吳永仁，王寶姣，管德賽

(江蘇省蘇北人民醫院，江蘇省揚州市 225001)

后勤物資在醫院的成本支出中占有較大比重，在維持醫院健康運轉及醫院社會效益和經濟效益方面發揮著重要影響。醫院后勤物資存在種類多、項目雜、量多面廣的特點，據不完全統計，一所開放床位2 000張以上的三級綜合醫院，后勤物資種類達到2 000種以上。后勤物資采供涉及到的范圍領域廣泛，囊括了除藥品及醫療設備以外的所有物資，主要包括：家具、家電、辦公設備、辦公用品、信息硬件設備、消防保衛設備設施、后勤保障設備、維修材料及衣食住行用品等。

近年來，隨著醫院臨床科室績效考核制度的不斷完善，后勤物資消耗也納入到科室成本核算范圍。如何加強后勤物資采購管理，規范流程、降低成本、提升后勤物資供應滿意度，已越來越多地受到醫院管理者的關注和重視，也成為當前公立醫院管理的主要任務之一。

1 后勤物資供應滿意度調查

2019年，江蘇省蘇北人民醫院對49個護理單元進行了月度滿意度調查，滿意度分為五級：非常滿意、滿意、可接受、不滿意、很不滿意；對應分數分別為：90～100分、70～80分、50～60分、30～40分、10～20分、0分。調查結果見表1，總體滿意度得分84.3。

表1 2019年全院護理單元月度后勤物資供應滿意度調查結果

2 醫院后勤物資采供管理工作中存在的問題及原因分析

對后勤物資供應臨床滿意度偏低的外因進行分析匯總形成魚骨圖(見圖1)，其主要內因歸納如下：

圖1 后勤物資供應臨床滿意度低原因分析魚骨圖

2.1 物資采購流程欠規范

雖然目前大多數公立醫院物資采購基本上實行政府采購模式，但是未能實現全面覆蓋，部分物資采購的方式仍然較為隨意。在日常招標采購中缺乏有效的物資分類匯總，臨時性采購現象普遍存在，計劃性不強，導致采購方式及進貨渠道復雜，進而造成采購成本增加、來源渠道復雜化，增加了流通成本和庫存壓力[1]。

2.2 采供工作人員不專業

醫療體系自身的特殊性導致目前國內大部分公立醫院的采購管理人員多是由非專業采購專業人員組成的，采供人員的專業素質、敬業程度良莠不齊，且采供人員的采供管理知識結構不完善，又缺乏醫院采購相關的培訓機制，造成這些人員的采供能力有限，綜合素質較低，很難適應日趨復雜多樣化的醫院采供工作需要，出現物資供應及時性不夠、物資性價比不高、從而影響到臨床滿意度[2]。

2.3 物資請購權限不清晰

常規物資由后勤物供組直接編制采購計劃，非常規物資由使用科室提出書面申請。但目前缺少常規物資目錄，使用科室常常搞不清申購流程[3]，影響采購效率。這也是影響后勤滿意度的一個方面。

2.4 缺少對供應商的評價管理體系

目前醫院在供應商管理方面較為薄弱，習慣性沿用以前的供應商。沒有及時更新供應商的相關信息，如商品降價信息、供應商經營條件改變的信息、授權期限更改的信息等。由于沒有及時得到供應商的最新信息，增大了合同履行的風險性；供應商準入管理的無序性和盲目性給物資采購帶來了負面影響，增加了物資采購的工作量、降低了采購效率、不利于掌握物資資源、降低了急需物資的供應效率。目前大多數醫院尚沒有明確的供應商準入標準，缺乏評估依據，因而導致了資質審查與管理的無序性[4]。

另外，招標確定供應商后，沒有建立有效的評價機制，對供應商提供的服務及商品缺少記錄與評價，對供應商缺乏實時管理，沒有對供應商的服務質量進行實時追蹤[5]。

2.5 醫院內部監管不到位

醫院物資采購的監督部門包括內部審計、紀檢監察等部門。現階段我國大多數的醫院盡管在實際中監督部門會加入到對醫院物資采購的監督管理中來，然而其所涉及到的監管范圍存在一定的局限性，不能夠對醫院的日常物資采購展開相對較為全面的監督管理。

3 改進措施

3.1 建立健全內控制度并嚴格執行

3.1.1 完善內控制度。在我院集中招標采購管理制度的基礎上，進一步明確后勤物資招標采購的各種情形和相應的招標采購流程。對常規后勤物資進行合理分類后統一招標采購，嚴格遵循政府采購規范及醫院內控制度的同時，對非常規物資的采購加大公開招標及詢比價力度。

公開招標，選擇具備ISO9000質量管理體系認證的專職代理機構，拓展代理服務的廣度和深度，發揮其專業優勢[6]。尤其是成套機電設備的招標，努力進行“招前”和“招后”的延伸技術服務，增加技術含量。

除公開招標以外，近幾年我院物資采購進行網上公開詢比價，2019年和2020年分別公開詢比價56次、75次，綜合節約水平達19.6%和22.5%。通過公開詢比價，采用帶量采購模式，2019年度生活垃圾袋采購單價較往年降低了65%；分體空調采購單價降低了31%，僅此兩項年節約成本超過25萬元；2020年通過公開詢比價，分體空調采購單價再次降低26.6%，采購成本再節約8～10萬元；在公寓樓即熱式電熱水器詢價采購中，單臺中標價格比官網價格低1 100元，節約成本近3萬元。

3.1.2 建立專用郵箱發放訂單制度。日常采購盡量避免口頭訂貨，全部實行郵箱發放訂單。訂單包含所采購物資的品牌規格數量及單價，有效提高了采購效率，杜絕了與供貨商之間的扯皮現象，對提高物資供應滿意度起到了關鍵性作用。

3.2 加強學習培訓

加強對采供人員進行業務技能培訓及政策學習。定期分批組織相關人員到周邊醫院學習好的管理經驗，取長補短；邀請行業專家來院授課。在提升業務技能并了解相關政策的同時，強化工作人員的廉潔意識、服務意識。鼓勵工作人員“動起來”，定期到臨床科室了解后勤物資使用情況，聽取科室意見及建議，在采供工作中不斷持續改進。另外對采供人員實行輪崗制，杜絕一切腐化現象發生。

3.3 加強資產管理，明確物資請購權限

加強資產管理，推行臨床科室“同質化”。實行“同質化”管理，加強對科室申購物資的審核。各科室常規辦公物品等配置盡量做到平等對待，由于醫院科室調整常有發生，個性化的物資難以調劑到其他科室使用，因此要盡量減少個性化物資(特別是固定資產類物資)采購。因此，個性化物資申購實行歸口職能部門審核監管模式。

3.4 加強供應商管理，優化供應商隊伍

供應商管理是醫院物資采購不可或缺的一部分。建立供應商評估準入制度，并將其列為物資采購制度的重要組成部分。后勤物資采購部門定期擬定新供應商開發計劃，這些備選供應商可以是自己去發掘的，也可以是供應商毛遂自薦或通過別人介紹的。嚴格按要求進行審核備選供應商，淘汰不符合要求的備選供應商。

另外，利用后勤日巡查契機，對后勤物資使用進行跟蹤調查；按季度發放臨床科室后勤物資供應滿意度調查表，根據調查結果及時整改；定期召開科室座談會，征求意見及建議，做好供應商考核不良記錄。每年年底，根據臨床科室后勤物資供應滿意度調查結果對各供應商進行客觀評價，規定總分低于80分的，第二年終止合作。加強供應商管理，不僅能夠優化供貨商隊伍，還能夠有效提高供貨商的危機意識，提升服務質量。

3.5 多部門聯合監督模式

醫院的所有采購活動均與資金方面存在較大的聯系，因此財務部門是醫院所有物資采購計劃的制定以及監控的關鍵部門，醫院在進行采購的過程中聯合審計、紀檢監察及財務部門一起，從預算執行情況、招投標、合同簽訂以及到最終付款，做到事前、事中、事后全過程監督，從而使得采購過程的監督更加具備實效性。如前期調研階段，主管部門、審計部門及招標采購中心共同參與；項目啟動后由財務審批預算金額是否充足；招投標及項目合同執行階段，除主管部門及招標采購中心外，紀委、審計、財務要共同參與監督，確保整個采購過程的合法合規直至項目驗收，財務根據合同約定履行付款手續。

4 取得成效

經過近三年的摸索，我院后勤物資采供模式得到了不斷優化，后勤物資的成本得到了有效控制。以辦公用品為例，我院門急診量從2019年的1 760 372人次增至2020年的1 897 415人次，辦公用品用量則由2019年的522.90萬元降低至2020年的500.66萬元，同時臨床滿意度也從84.27%升至95.46%。2020年度全院護理單元月度后勤物資供應滿意度調查結果見表2。

表2 2020年全院護理單元月度后勤物資供應滿意度調查結果(%)

醫院后勤物資采供管理是一項專業性、政策性較強的工作，在緊跟國家相關政策形勢的同時，需要不斷創新工作思路、改進工作方法。完善內控制度，加強業務及政策的學習把握，建立后勤物資使用回訪制度，不斷優化供應商隊伍，加強醫院多部門監督，真正實現采購全過程控制，保證醫院后勤物資采購合法合規，提高采購效率，降低采購成本，有效提升臨床服務滿意度。