高校檔案館如何助力校友工作淺探

摘 要：高校校友工作是高校整體工作的重要組成部分，對高校的發(fā)展有著非常重要的作用。檔案館作為高校檔案工作的業(yè)務管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的機構，在做好校友工作、促進校友文化建設方面具有得天獨厚的優(yōu)勢。本文以南京工程學院為例，探討了高校檔案館如何發(fā)揮檔案優(yōu)勢，助力高校校友工作。

關鍵詞：高校;檔案館;校友工作

高校校友是指曾在學校各辦學時期學習或工作過的師生員工，含畢業(yè)生、肄業(yè)生、進修生、成教生和兼職教授、名譽教授、客座教授、訪問學者等以及對學校做出重大貢獻的人。南京工程學院高度重視校友工作，積極推進校友組織和校友文化建設，各地校友聯(lián)誼會積極發(fā)揮橋梁紐帶作用，聚力聯(lián)感情、搭平臺、匯資源，聚焦促合作、促發(fā)展、促共贏，不斷提升服務校友的工作能力，不斷提升校友工作對學校發(fā)展的貢獻力，更好打造學校與校友的命運共同體，更好支撐學校高質量發(fā)展和特色鮮明的一流應用型工程大學建設。南京工程學院的快速發(fā)展，得益于廣大校友的關心、支持、鼓勵與貢獻，學校的每一項工作都牽動校友的心，每一點成績都凝聚校友的付出。校友是學校的最大財富，他既是一個身份稱謂，更是一種情感認同，是校友們共同創(chuàng)造母校昨日的輝煌歷史，共同成就母校今天的一座座豐碑，為母校贏得美好聲譽。校友們的支持是推進學校各項事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要保障和堅不可摧的精神力量，是促進學校工作的堅強后盾，是激勵學校前進的不竭動力。

2020年2月，新冠肺炎全球肆虐，在學校繼續(xù)做好疫情防控及開學準備工作的關鍵時刻，校友們心系母校、奉獻愛心、捐贈防疫物資，以實際行動支持學校復學復工，充分體現(xiàn)高度的社會責任與擔當。繼108班校友、中國工程院沈國榮院士委托南京均添榮益慈善基金會向學校捐贈了2臺人像測溫攝像機、10臺移動紫外線消毒車、10020只口罩、16把額溫槍;工程071班校友朱國亮、營銷081班校友施春雷冒著大雨來到學校，向母校捐贈21把醫(yī)用測溫槍和2000只口罩;2006級校友王勁軍捐贈1噸84消毒液、500個醫(yī)用外科口罩;電8913班校友王育華捐贈了3噸中藥成分消毒液……學校陸續(xù)收到校友寄來的醫(yī)用一次性口罩等防疫物資，校友用自己的方式、用善舉溫暖了這個特別的冬天。校友資源和校友文化在一定程度上也是衡量高校成績的重要指標之一，艾瑞深中國校友會網發(fā)布2021中國大學青年創(chuàng)業(yè)精英校友排名，南京工程學院位列全國第19位，躋身全國20強，居江蘇省首位。

做好校友工作，促進校友文化建設，不只是校友會的事，它涉及方方面面，需要學校各部門相互配合，共同推進。檔案館作為學校檔案工作的業(yè)務管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的機構，在做好校友工作、促進校友文化建設方面具有得天獨厚的優(yōu)勢。本文以南京工程學院為例，談談高校檔案館如何發(fā)揮檔案優(yōu)勢做好校友服務工作。

一、要高度重視校友工作和校友文化建設，強化校友檔案意識

學校領導的真正重視，是做好校友工作、促進校友文化建設的基本前提。校友檔案的收集是一項長期而復雜的工作，檔案館在收集校友檔案資料的過程中，需要其他部門的積極配合和支持，沒有學校領導的高度重視，校友工作就會像一盤散沙。因此，學校領導要積極協(xié)調好校友檔案管理工作和學校中心工作的關系，呼吁各部門協(xié)助檔案館做好校友資料的收集工作，解決好校友檔案管理中實際存在的問題。另外，學校要不斷提高各部門工作人員的檔案意識和責任感，充分認識校友工作對學校發(fā)展的重要性，善于發(fā)現(xiàn)校友檔案并及時送交檔案館歸檔，盡可能形成完備的校友檔案大數(shù)據。

二、多渠道專門收集和完善與校友相關的檔案，切實加強校友資源建設

1.做好與教職工切身利益相關檔案的收集、整理、歸檔工作

序號 相關檔案 具體內容

1 人事相關檔案 學歷學位、人事任免、職稱評審、職稱聘用、轉正定級、教師資格認定、培訓進修、掛職鍛煉、獎懲情況、考核考評等。

2 教學相關檔案 教學計劃、方案，教學量工作完成情況、教學參考書目、考試題、教學實習材料，教學獎懲情況等。

3 科研相關檔案 科研課題立項及完成情況、科研成果轉化情況、科研專利、科研論文、科技發(fā)明、指導學生在科技競賽中獲獎情況等。

4 民主政治相關檔案 政治面貌、組織關系、政治評價、政治作為、來信來訪、民主選舉、工齡黨齡、獎懲情況等。

5 社會保障相關檔案 工資福利、醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、生育保險和津貼、失業(yè)保險、住房公積金和住房補貼、婚姻狀況、戶籍等。

6 基建相關檔案 涉及個人的征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書、教職工住宅樓圖紙等。

7 其他相關檔案 ─

2.做好與在校學生切身利益相關檔案的收集、整理、歸檔工作。

序號 相關檔案 具體內容

1 個人基本情況檔案 姓名、性別、民族、家庭成員、主要社會關系、學習經歷、體檢表等。

2 學籍檔案 高考成績、普通高等學校錄取新生名冊、學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）、專業(yè)、班級、學歷學位信息等。

3 政治檔案 政治面貌、黨團組織材料、學生干部經歷材料、獎學金證明材料、競賽獲獎情況材料等。

4 成績檔案 學習成績單、外語等級考試成績、計算機等級考試成績、普通話等級考試成績、各類從業(yè)資格證書成績等。

5 畢業(yè)生檔案 實習情況、就業(yè)情況、檔案及黨團關系轉接情況等。

6 升學進修留學檔案 升學進修留學方式、學校機構名稱、入學成績等。

7 聲像相關檔案 入學照片、畢業(yè)照及一些活動照片、視頻等。

8 其他相關檔案 ─

3.持之以恒地做好畢業(yè)生跟蹤工作

高校要樹立終生跟蹤校友的觀念，學校不僅要跟蹤校友在校時的學習情況，還要跟蹤他們學成離校后的工作情況和社會活動情況、優(yōu)秀事跡以及社會影響、聯(lián)系方式等全方位的數(shù)據和信息。這是一項長期而艱巨的工作，需要全體教職員工和廣大校友共同參與，才能保證數(shù)據的準確、完整和及時更新。南京工程學院面向應屆畢業(yè)生按每個班級推薦1～2名畢業(yè)班校友聯(lián)絡員，對擔任畢業(yè)班校友聯(lián)絡員有意愿的畢業(yè)生也可向學院自薦，經同意后產生，畢業(yè)班校友聯(lián)絡員由學校統(tǒng)一任聘，負責本班畢業(yè)生的跟蹤工作。如果說，離開母校后，南京工程學院的校友們猶如一顆顆散落的珍珠，在各自領地散發(fā)著光亮，那么校友聯(lián)絡員就如同一根金線，將這些散落的珍珠顆顆串起。

4.做好杰出校友專題檔案建設

在南京工程學院百年辦學歷程中，涌現(xiàn)出了無數(shù)杰出校友，從國民革命時期、抗日戰(zhàn)爭時期為民族解放不惜拋頭顱、灑熱血，前赴后繼、英勇斗爭的尹景伊烈士、王順芳烈士、陳元達烈士、鄭文道烈士、鄭香山烈士、朱覺烈士，到中國現(xiàn)代化建設時期引領電力前沿技術創(chuàng)新成果轉化典范的沈國榮、在平凡中奉獻才智的全國勞模盧宗奎、為核反應堆“把脈問診”的“工人院士”何少華、用執(zhí)著“匠心”做電力“匠人” 的王生強、把紅色基因融入綠色發(fā)展之路的朱共山等，他們都是學校的驕傲和名片，我們要切實做好這些杰出校友的專題檔案建設，發(fā)揮他們在校園精神和校友文化方面的引領、示范作用。

5.運用現(xiàn)代信息技術打造校友信息大數(shù)據平臺，做好校友檔案數(shù)字化工作

南京工程學院非常重視檔案，特別是校友檔案的數(shù)字化工作，開展紙質檔案數(shù)字化工作時，首先，考慮的就是歷年新生錄取名冊、學籍卡、畢業(yè)生成績單、學位授予名冊、畢業(yè)生驗印名冊等，這一部分檔案是日常工作中校友們利用率最高的。其次，是教職工職稱評定、科研項目、人事任免和表彰獎勵等，職稱評審的時候經常會用到。最后，是其他檔案的數(shù)字化。

學校購買了綜合檔案管理軟件，數(shù)字化后的數(shù)據直接掛接到軟件中，實現(xiàn)了校友檔案的全文檢索利用。有關學生的新生錄取名冊、學籍卡、畢業(yè)生成績單、學位授予名冊、畢業(yè)生驗印名冊等，要求一一對應掛接到每個人，有關教師職稱評定、科研項目、人事任免、表彰獎勵等涉及個人切身利益的檔案資料，數(shù)字化的時候在文件標題里要求錄入所有相關人員名字。

四、強化服務意識，做好校友檔案的查詢利用工作

新冠肺炎疫情發(fā)生以來，我校檔案館不斷創(chuàng)新檔案查詢工作方式，努力克服疫情期間校園封閉帶來的影響，積極啟動“居家辦公、線上服務”模式，通過電話、傳真、電子郵件、門戶網站、微信公眾號等非接觸式業(yè)務受理方式遠程查檔，妥善處理教育部學位與研究生教育發(fā)展中心認證處、省高校招生就業(yè)指導服務中心等單位及學生在就業(yè)應聘、出國留學、考研深造、晉升補檔等檔案需求方面的查檔和信息咨詢工作，確保防疫、工作兩不誤，線上查檔不打烊，為戰(zhàn)“疫”出力，做到疫情當前，服務有情。山東濰坊的一位畢業(yè)生收到檔案館寄發(fā)的檔案材料后回信說：母校有如此負責的老師，讓我們學生心里很感動！

五、充分利用信息化手段開展校友工作

依托微信、微博、QQ等現(xiàn)代網絡媒體等各種畢業(yè)生熟知、常用的新媒體聯(lián)系方式，保持畢業(yè)生與學校、院系、老師的聯(lián)系和互動。及時了解校友需求，解答校友提出的問題，推送學校最新資訊，讓校友第一時間了解學校的發(fā)展動態(tài)。每逢傳統(tǒng)節(jié)日，送上母校的節(jié)日祝福，增強校友對母校的親近感。

六、結合“6.9”國際檔案日，做好校友畢業(yè)季檔案主題宣傳

每年“6.9”國際檔案日，檔案館都會同期舉辦“畢業(yè)季，檔案與你同行”主題宣傳活動，工作人員通過設立宣傳展板、發(fā)放宣傳資料、設立咨詢臺等方式，對學籍檔案查閱流程、畢業(yè)生檔案轉遞流程等內容進行宣傳，為師生、畢業(yè)生家長現(xiàn)場答疑解惑。檔案館微信公眾號還同步推送《畢業(yè)季，檔案與你同行》宣傳文章。多種形式的宣傳令廣大畢業(yè)生更加了解檔案在未來人生歷程中的重要性，為畢業(yè)生由“學校人”轉變?yōu)椤吧鐣恕保_啟新的“人生旅程”提供了必要的檔案知識指導。

七、積極參與校友文化建設，用心搭建有品質、有內涵、有溫度的校友文化，強化校友對母校的精神共鳴和愛校榮校的思想認同

一是積極參與校慶和校友返校日活動。在南京工程學院成立5周年、10周年、20周年以及每年10月底的校友返校日活動中，檔案館積極參與，主動為學校提供學校發(fā)展歷程中的重大事件、珍貴照片、校友信息，隨時準備為需要查檔的校友提供服務。

二是建立杰出校友檔案陳列室，培養(yǎng)學生的愛校情懷，激發(fā)“知校、愛校、榮校、興校”的自豪感、榮譽感和責任感。

三是舉辦主題展覽，展示校友風采，如“弘揚傳統(tǒng)文化 增強文化自信——紅色主題剪紙藝術體驗活動”、校友攝影展、校友書畫展，用人文素養(yǎng)和藝術素養(yǎng)的提升來促進在校學生專業(yè)技能的提高。

四是舉辦“我與母校的故事”征文活動，向全體校友征集回憶性文章，回憶在學校學習、生活、工作過程中難忘的點點滴滴。

五是共繪校友樹，將簽到墻以一棵樹的形式呈現(xiàn)，事先做好形狀，將校友的簽名或手印去填滿這棵校友樹，表達花開滿園，桃李芬芳，學校發(fā)展生生不息的美好寓意。

六是重視校友檔案研究，做好校友檔案編研工作，賦予校友檔案生命力，營造良好的校友文化氛圍，推進學校校園精神的傳承與創(chuàng)新，強化校友對學校精神的認同，強化學校精神在文化引領與社會和諧方面的積極作用，充分發(fā)揮校友資源的育人功能。

七是加強對校友工作的宣傳，在檔案館主頁上開設豐富多樣的專欄。比如，有關學校發(fā)展歷程的老照片、各個年代的畢業(yè)照、校友故事、校友講壇、校友名冊、校友風采等。

八是開展檔案捐贈活動，向校友征集在校就讀時期保存的珍貴實物檔案以及畢業(yè)后取得的榮譽和成果等。捐贈堅持自愿原則，引導畢業(yè)生微捐大愛，表達對母校的感激之情，引導學校捐贈風氣養(yǎng)成。

九是走訪老校友、杰出校友、有困難的校友，定期將校友刊物寄送給校友。走訪校友既能夠與校友建立良好的感情基礎，使校友倍感母校的關懷和溫暖，還能夠讓校友了解到學校的發(fā)展近況。檔案館非常重視校友走訪工作，多次派人專程去嘉興、無錫等地看望1953屆老校友們，給他們送去母校的問候和關愛。

總之，校友工作是一項艱巨而重要的綜合性工作，是高校整體工作的一個重要組成部分。檔案館要充分發(fā)揮自身檔案優(yōu)勢，加強與校友之間的聯(lián)系和互動，與時俱進，不斷創(chuàng)新工作方式，為校友終身發(fā)展服務，與校友攜手并進，共同譜寫母校未來的華彩樂章。

參考文獻：

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[2]陳玉恒.淺談校友資源在高校發(fā)展中的重要性及開展校友工作的方法[J]決策探索，2020

[3]曾玲艷，簡思敏.本科高校校友工作創(chuàng)新實踐研究[J]內蒙古財經大學學報，2021

（作者單位：南京工程學院檔案館）

基金項目：本文系南京工程學院校級科研基金項目，（項目編號：CKJC202104）。

作者簡介：王調江（1973-），男，漢族，湖南隆回人，助理研究員，文學士，研究方向：高等教育管理。