“并軌”模式下醫學專業學位研究生檔案管理的問題與對策探究

王芳　馬起龍

摘 要：隨著國家醫藥衛生體制改革和醫學專業學位教育改革的推進， 為了完善醫學人才培養體系，為社會輸送優質醫療人才，“并軌”培養模式應運而生，專業學位研究生的檔案管理也面臨新的挑戰。本文分析了當前醫學專業學位研究生檔案管理中存在的管理意識淡薄、信息化技術滯后、管理人員素質欠缺等問題，提出了提高檔案管理意識、加強檔案全過程督導、加快檔案信息化管理、加強檔案管理人員綜合素質等舉措，旨在提高醫學專業學位研究生檔案管理水平，為醫院做好醫學專業學位研究生檔案管理提供參考。

關鍵詞：并軌模式;專業學位研究生;檔案管理

自2015年國家全面啟動住院醫師規范化培訓（以下簡稱“住培”）工作后，各省市先后出臺了專業學位研究生培養與住培“雙軌合一”（以下簡稱“并軌”）的人才培養模式。“并軌”模式是深化醫改和醫學教育改革的重大舉措，是提高醫療服務質量的治本之策。

專業學位研究生培訓檔案詳細記錄了研究生培養與住培全過程的學習、培訓及考核等具體情況，為研究生評優評先、畢業就業、職稱晉升等提供了重要的參考依據。同時，培訓檔案真實反饋了培訓基地的培訓質量和管理水平，是專家現場評估的重要支撐材料。通過對檔案數據的分析，能夠幫助醫院查找研究生培養與培訓過程中存在的問題，不斷總結改進，不斷優化住培工作，持續提升培訓效果。如何有效、規范地對醫學專業學位研究生檔案進行管理，本文將逐一闡述。

一、醫學專業學位研究生檔案管理現狀

1.醫學專業學位研究生檔案的構成

“并軌”模式下的研究生培養和住培過程中會涉及很多文件和資料，但并非所有的文件都可以稱之為檔案。檔案是由文件有條件地轉化而來的，從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。文件是檔案的前身、基礎和素材，檔案是文件資料的歸宿、精華和組合。醫學專業學位研究生檔案是在研究生培養和住培過程中直接形成的、各種形式的、具有保存價值的原始記錄。從記錄信息的方式上來看，主要分為文本文件、電子文件和視聽檔案（照片和錄像）。目前，“并軌”模式下的研究生檔案主要包括研究生培養檔案與住培檔案兩大部分。

（1）研究生培養檔案

主要包括研究生個人人事檔案、研究生培養過程檔案和學位檔案，其中人事檔案主要是學籍檔案和黨團關系材料，培養過程檔案涵蓋研究生從招生復試、開題、中期考核、黨建、日常管理等各階段形成的檔案材料。學位檔案主要是研究生畢業答辯與學位評定過程中形成的檔案材料。

（2）住培檔案

主要包括住培個人檔案和培訓過程檔案，其中個人檔案由個人簡況表、學歷學位復印件、執業醫師復印件等內容組成。培訓過程檔案是研究生在日常培訓與考核、科室輪轉管理等過程中形成的檔案材料，涵蓋入科教育、崗前培訓、輪轉培訓、教學活動、出科考核、年度考核、結業考核、出勤情況、臨床實踐能力、培訓指導完成情況等方面。

2.檔案管理模式

醫學專業學位研究生檔案管理按照集中領導、分類管理的原則，采取醫院——職能部門——科室三級管理模式，研究生培養檔案和住培個人檔案由職能部門統一負責，設置保密室，歸檔放置研究生人事檔案及研究生培養過程檔案，所有檔案均按照年級、學號排序分類歸檔;住培檔案主要是由各專業基地（科室）自行匯總歸檔，檔案管理由科室教學秘書負責。以濱州醫學院附屬醫院為例，研究生工作辦公室與住院醫師規范化培訓辦公室合署辦公，在醫院黨委的領導下實行檔案二級管理，專門設置了研究生工作管理人員3名、住培工作管理人員4名，分別負責管理研究生培養過程檔案和住培個人檔案，研究生培養過程檔案由科室研究生秘書按年級歸檔，定期送交研究生工作辦公室分類保存。醫院設置住培專業基地25個、住培相關三級科室56個，實行檔案三級管理，基地和科室均設置了教學主任和教學秘書，教學秘書負責研究生在住培期間形成的過程檔案的整理歸檔工作，教學主任負責本科室檔案管理的督導與檢查工作。

醫院醫學專業學位研究生檔案實行綜合檔案管理模式，一方面對重要的機密性檔案進行統一管理，加強了檔案的安全性;另一方面研究生經常查閱和國家、省不定期進行評估的檔案分到各專業基地和三級科室進行管理和存放，提高了檔案管理的利用率。

二、醫學專業學位研究生檔案管理存在問題及原因分析

1.檔案管理意識淡薄，管理制度不健全

（1）醫院管理部門檔案管理意識淡薄，關注度不夠。一方面管理部門主要側重于教學質量和培訓管理方面，對研究生檔案的收集、整理和歸檔普遍認識不高，出現檔案更新不及時、部分培訓檔案缺失、檔案分散等情況。同時，在基地評估和教學檢查時出現材料不規范、不完整等問題，導致檔案的利用和服務價值無法充分發揮，嚴重影響了評估專家的評價值。另一方面醫院存在“重人事檔案、臨床病案，輕教學檔案”的思想，導致對人、財、物等基礎建設工作投入不足，未設置專職檔案員管理研究生檔案，造成了各專業基地和三級科室不重視研究生檔案管理這一現象。

（2）專業基地或科室重視度不夠，輕視歸檔過程。研究生培養和住培過程檔案多數是在科室輪轉過程中形成的，因部分科室“重臨床、輕教學”的思想，從科室負責人、教學主任到教學秘書、教學組長對培訓工作認識不到位，不重視過程檔案的管理工作。認為醫院的任務主要集中在研究生管理和研究生培養質量方面，固有的思維定式導致科室疏于培訓檔案的收集與管理工作，出現檔案收集不及時、不規范、不連續，造成部分住院醫師培訓檔案不完善、丟失或找不到等問題。

（3）檔案管理制度與約束體制欠完善，監督機制不健全。醫院研究生管理和住培層面均已形成了一系列完善的規章制度，并已逐步落實，但在培訓檔案管理層面缺乏專門的管理制度，管理職能不明確，培訓檔案的歸檔范圍、內容、形式沒有明確的規定，主要結合評估指標體系進行檔案收集與整理工作，最終造成培訓檔案內容不規范、不連貫，無法真實、完整地反映醫院培訓工作的開展情況，無法真正檢驗研究生培訓過程的真實情況。

2.檔案信息化建設不足，開發利用不夠

醫院數字化檔案管理服務和公共信息服務體系欠完善，檔案管理方式基本沿用傳統模式，采用慣性的人工手動收集與歸檔，記錄信息的方式大部分是紙質文件，尤其是在專業基地或科室歸檔存放的檔案材料，80%均是紙質檔案盒或檔案夾存放。

隨著研究生招生規模擴大，參加住培的人數逐年遞增，原有的管理方式遠遠跟不上培訓檔案整體要求的速度，無法實現隨時隨地檢索和利用，檔案收集、管理、檢索難以實現一體化檔案管理模式。據有關調查顯示，大部分醫院的檔案利用率不足30%， 70%的信息被擱置，更多是重視研究生考核、日常表現等檔案信息。同時，紙質檔案不易傳輸、不經濟環保、易損壞性等缺點，很大程度上影響了檔案管理的效果與質量，無法為后續培訓工作提供充足的信息支持。

3.檔案管理人員專業素質不高，管理規范性不夠

隨著醫學專業學位研究生檔案規模的擴大，檔案數量日益增多，檔案管理手段日益先進，對檔案管理人員的要求越來越高。

但目前負責研究生檔案管理的人員主要由醫院行政部門工作人員、專業基地或科室教學秘書兼任，未配備專業的檔案管理人員，且大部分工作人員未接受過檔案管理的正規教育或相關培訓，甚至不了解檔案管理的基本理論知識，普遍存在著專業知識匱乏現象。尤其是專業基地或科室檔案管理人員忙于臨床工作，部分科室檔案管理人員調整頻繁，新舊管理人員工作交接不到位，對檔案管理的要求了解不深入，導致培訓檔案雜亂無章、歸檔不及時甚至丟失。

三、優化醫學專業學位研究生檔案管理的具體對策

1.提高檔案管理意識，加強檔案全過程管理

（1）優化研究生檔案管理模式，明確職責分工。習近平總書記強調，要堅持解放思想、與時俱進，主動來一場思想革命，從一切不合時宜的思維定式、固有模式、路徑依賴中解放出來。

我們要深刻領會這一重要指示精神，從轉變思維方式入手，樹立與新時代檔案工作體制結構、職能任務、目標要求相適應的思想觀念，在醫院原有三級管理模式的基礎上，進一步優化檔案管理模式、明確檔案管理各級的管理職責，尤其是充分利用好醫院住培委員會和學位評定委員會的職能，把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓。

同時，職能部門設置專職檔案員，負責研究生檔案的歸檔、保存、開發和利用;專業基地或科室設置兼職檔案員，負責科室檔案的收集、歸檔及編目等工作。

（2）提高檔案管理人員的重視程度，加強制度建設。一是修訂和完善檔案管理制度、管理機制、工作流程以及檔案管理人員崗位職責，制訂統一、規范的檔案歸檔標準、側簽和目錄，為各專業基地或科室整理過程檔案提供依據，以確保科室檔案材料的一致性。二是加大檔案工作的宣傳力度，使專業基地或科室充分認識檔案的重要性，正確處理好檔案工作與業務工作的關系，更好地支持檔案管理工作。三是建立檔案管理獎懲機制，將檔案管理工作嚴格納入醫院綜合績效考核范圍，各專業基地和三級科室過程檔案整理情況與年終績效和評優評先掛鉤，采取較大力度的獎懲手段，增強檔案管理人員的管理意識，逐步實現檔案管理工作的規范化與同質化。

（3）建立全方位監督反饋機制，加大督導力度。醫學專業學位研究生檔案的監督反饋是提高培訓質量、使研究生培養與住培工作持續有序開展的重要途徑。為加強檔案管理督導強度，醫院專門制定了檔案管理督導實施方案，定期組織專家對專業基地（科室）培訓檔案歸檔情況進行督導檢查。一般采取季度督導與年度督導相結合的形式，抽查科室培訓檔案整理情況，并由督導專家現場反饋檢查問題，下達整改通知單，下一個月組織專家對科室整改情況再次進行督導。通過對檔案管理實施PDCA循環，不斷規范檔案的管理標準，提高科室的檔案管理水平。同時，科室檔案檢查情況嚴格與科室評優、科室績效等掛鉤，不斷優化培訓檔案管理工作，保證檔案管理工作的標準化與同質化。

2.加快檔案信息化建設，提高檔案管理現代化水平質量

積極創新檔案的存儲與歸檔方式，依托研究生管理系統、省住培管理平臺、“24小時頻道”“濱小研”等平臺與工具，逐漸實現紙質檔案向電子檔案轉化，減輕部門及科室在檔案紙質存檔的空間壓力。聯合醫院信息科引進現代化的檔案管理設備，對研究生檔案統一實行數據庫管理，促使管理人員、師資、研究生能夠打破時間、空間等限制去查詢培訓檔案資料，輕松檢索并利用，真正發揮檔案的服務作用。

3.強化檔案人員培訓，提高管理能力

一是加強檔案管理人員基本理論知識培訓。針對檔案管理人員非科班出身的問題，職能部門應每年至少組織一次集中培訓，邀請檔案專業人員圍繞檔案管理業務規范、文件歸檔要求、檔案查閱管理規定和保管期限的界定等基本知識進行系統培訓。鼓勵檔案管理人員積極參加省、市級檔案局組織的線上線下講座，并定期組織科室內部檔案知識的培訓與考核，提高檔案基礎工作質量。同時，職能部門要根據檔案管理人員的變動情況，隨時開展檔案培訓工作，以便歸檔工作銜接及時;二是加強檔案管理人員信息化技術培訓。為迎接信息化時代的到來，檔案管理人員要摒棄守舊的觀念，不能以年齡大、缺乏學習能力等理由為借口拒絕接受檔案信息化技術的學習與培訓，要鼓勵他們積極參加院內院外培訓，努力加強相關業務的學習，掌握先進的信息化知識和技能，切實提高檔案管理能力。

四、結語

科學規范的檔案管理是衡量醫院培訓質量和管理水平的重要尺度。不斷更新檔案管理理念，加強檔案管理方式的創新，探索和嘗試新的檔案管理手段，全力推進“并軌”模式下專業學位研究生的檔案管理工作。

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（作者單位：濱州醫學院附屬醫院）

作者簡介：王芳（1984-），女，漢族，山東禹城人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。

通訊作者：馬起龍（1984-），男，漢族，山東安丘人，研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。